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會務(wù)工作要做到三個到位
把握細(xì)節(jié)規(guī)范辦會
會務(wù)工作是辦公室的一項經(jīng)常性工作，會務(wù)工作的好壞，直接影響到會議的質(zhì)量和效果，而會務(wù)工作能否做好，往往取決于對細(xì)節(jié)的把握。在辦會工作中，一個通知的發(fā)放不到位，一個座位的安排不合理，一個話筒的聲音不正常，一個資料的裝訂不齊全等等細(xì)節(jié)上的問題，都會使會務(wù)工作不到位，給會議的質(zhì)量和效果帶來影響，所以要搞好辦會工作，就必須以細(xì)致的作風(fēng)，對會務(wù)工作中的細(xì)節(jié)細(xì)心觀察，潛心把握，精心組織，實現(xiàn)精益求精辦會的目標(biāo)。具體來說，要從細(xì)節(jié)上做到“三個到位”。
一、從細(xì)節(jié)上做到會前準(zhǔn)備到位
組織一次會議，會前準(zhǔn)備到位是關(guān)鍵，只有會前準(zhǔn)備充分，才能保證會議的順利召開。會前的準(zhǔn)備工作是由若干細(xì)節(jié)組成的，在做會前準(zhǔn)備工作前，就要充分考慮各個細(xì)節(jié)，并根據(jù)考慮到的細(xì)節(jié)制定好會務(wù)工作方案。制定會務(wù)工作方案本身就是一個細(xì)節(jié)，注重這個細(xì)節(jié)就能發(fā)現(xiàn)并把握其他方面的細(xì)節(jié)，完善會前準(zhǔn)備工作，提高工作效率，減少工作中的失誤和差錯，特別是召開緊急的大型會議等，盡管時間要求急，但磨刀不誤砍柴工，制訂了方案，就不會造成手忙腳亂、頭緒不清的局面，避免出現(xiàn)差錯甚至返工等現(xiàn)象。在制定會務(wù)工作方案時，要根據(jù)會議的規(guī)模、層次等，考慮會議有哪些細(xì)節(jié)上的要求，如會標(biāo)的制作、會議通知的發(fā)放、座次的安排、資料的發(fā)放、會場的布置等等，要把這些細(xì)節(jié)上的內(nèi)容安排到人、責(zé)任到人。制定一個完善的會務(wù)工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今年召開的XX考核工作動員大會，其會務(wù)工作時間緊、任務(wù)重、標(biāo)準(zhǔn)高，要求在極短的時間內(nèi)搞好會務(wù)準(zhǔn)備工作，為此，我們在制定方案時潛心把握細(xì)節(jié)，除考慮到會標(biāo)制作、通知發(fā)放、座次安排、資料發(fā)放、會議簽到、會風(fēng)督查等細(xì)節(jié)上的內(nèi)容外，還吸取黨代會會務(wù)個別細(xì)節(jié)上不到位的教訓(xùn)，為確保正常供電，會前三次與縣電力局聯(lián)系，在安排座次時，由于會場座位不夠而需要加排座位，我們考慮到若安排不好將影響與會人員的情緒，便與黨校等單位聯(lián)系，搬來統(tǒng)一的會議椅作為加排，并電話通知安排坐加排的與會人員，向他們說明情況，做好解釋，得到了與會人員的理解和支持。象這樣的細(xì)節(jié)問題，在會務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位，在做會務(wù)準(zhǔn)備工作時才能有條不紊、主動從容，從而保證會議質(zhì)量和效果。
二、從細(xì)節(jié)上做到會中服務(wù)到位
會中服務(wù)是辦會工作的重要一環(huán)，做好會中服務(wù)，要對細(xì)節(jié)細(xì)心觀察，只有把握好每一個細(xì)小環(huán)節(jié)，才能使每一次會議開得井然有序。首先，要對會議中的一些常規(guī)性的細(xì)節(jié)服務(wù)進(jìn)行規(guī)范，針對同類型的會議，要規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，做到有章可循。如縣委常委會議具有很強(qiáng)的政治性和嚴(yán)肅性，其會務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，服務(wù)不能隨意化、簡單化，我們除保證會場整潔等基本要求外，還從細(xì)節(jié)上把握，規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高服務(wù)質(zhì)量，專門制定了《縣委常委會議服務(wù)工作規(guī)程》，其中規(guī)定將茶杯放在與會人員右側(cè)，將統(tǒng)一制作的標(biāo)簽牌放在與會人員的左側(cè)，話筒的傾斜度大概一致，對資料的分發(fā)根據(jù)會議議程按由上至下的順序擺放在與會人員會議桌上的正前方，側(cè)看要求基本成一條直線等，這些細(xì)節(jié)上的規(guī)范，保證了會議桌上的整個擺設(shè)整齊劃一；另外要求在開會前30分鐘打開音響設(shè)備、視天氣情況開啟空調(diào)、會議中每隔30分鐘添加一次開水等，有效降低了服務(wù)工作對會場秩序和會議氛圍的影響，便于維護(hù)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅䦂鲋刃颉?yán)肅的會場氛圍。其次，由于會中服務(wù)還具有不確定性，這就要求會議服務(wù)人員發(fā)揮好主觀能動性，從小處入手，細(xì)心觀察、善于把握細(xì)節(jié)，把握好與會人員的服務(wù)需求，如在一次會議上需傳達(dá)學(xué)習(xí)上級領(lǐng)導(dǎo)的講話精神，我們便找到這名領(lǐng)導(dǎo)同志的講話，復(fù)印發(fā)給每位與會領(lǐng)導(dǎo)，這一服務(wù)舉措，雖然領(lǐng)導(dǎo)沒有要求，但我們提前、主動搞好服務(wù)，確保了從細(xì)節(jié)上做到服務(wù)到位。
三、從細(xì)節(jié)上做到會后整理到位
辦會工作是個整體的動態(tài)過程，不但要搞好會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)，還要搞好會后服務(wù)，但以往工作中我們往往忽略了會后整理工作。對此，我們從細(xì)節(jié)入手，在一個會議召開后，既及時將會議記錄、會議資料等進(jìn)行整理，又及時整理好會場，如對縣委常委會議、書記辦公會議等決策性會議及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，并把握好形成會議紀(jì)要的時間要求；對部署工作、布置任務(wù)等全縣性工作會議及時整理會議資料。對會議資料進(jìn)行整理雖然沒有明確要求，但體現(xiàn)了辦公室服務(wù)工作的主動性、細(xì)節(jié)性，既有利于規(guī)范對會議資料的分類、保管、存檔，又便于以后查找和翻閱相關(guān)資料。我們對每次全縣性大會和重要工作會議的會務(wù)安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、政策文件等裝訂成冊，分送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室，做到會議內(nèi)容一目了然，以便于領(lǐng)導(dǎo)查閱資料，便于督查人員掌握會議精神，加強(qiáng)督促落實。及時整理會場既是一個細(xì)節(jié)問題，也是對工作作風(fēng)的檢驗，如一天晚上召開常委會議后，由于第二天是星期六，加上當(dāng)天會議散會時已達(dá)凌晨，我們便準(zhǔn)備第二天整理會場，當(dāng)晚沒有及時整理，而第二天剛好有個接待活動需要在會議室舉行，這一細(xì)節(jié)上的疏忽，造成了工作上的十分被動。此后我們十分注重加強(qiáng)這項工作，確保了會場整理及時。
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