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協(xié)同OA，提升辦公室主任的素質(zhì)
我們公司用過(guò)一個(gè)辦公軟件～大大提高了我們辦公效率，在此與大家分享，談一下我的心得
辦公室是一個(gè)企事業(yè)單位和黨政機(jī)構(gòu)的重要職能系統(tǒng)，在單位里起到中樞作用，各個(gè)業(yè)務(wù)科室和部門(mén)的日常工作，都需要辦公室來(lái)進(jìn)行協(xié)調(diào)與布置，同時(shí)辦公室又是離單位領(lǐng)導(dǎo)“距離”最近的部門(mén)，領(lǐng)導(dǎo)的政令發(fā)布與執(zhí)行，辦公室往往是重要的參與者和執(zhí)行者。
辦公室可以總結(jié)為三個(gè)中心，即：后勤中心、事務(wù)中心、政務(wù)中心，其“中心”地位的特殊性，使辦公室工作能否正常、高效的運(yùn)行，關(guān)系到單位的工作執(zhí)行力和領(lǐng)導(dǎo)的決策力，甚至有關(guān)單位形象和領(lǐng)導(dǎo)威信。因此，辦公室主任作為辦公室的直接管理者，應(yīng)該具備怎樣的素質(zhì)，以保障辦公室工作的有效開(kāi)展，成為上至黨政機(jī)關(guān)下至企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)們普遍關(guān)心的問(wèn)題。
在電腦和網(wǎng)絡(luò)都非常普及的當(dāng)今社會(huì)，辦公室主任的各項(xiàng)素質(zhì)與技能要求，都與電腦和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用分不開(kāi)。特別是目前流行的協(xié)同化OA軟件，因?yàn)槠湓S多基礎(chǔ)工作與辦公室管理息息相關(guān)，已經(jīng)成為我公司辦公室主任提升自身綜合素質(zhì)的重要輔助工具。協(xié)同軟件是輔助多人多組織共同完成一項(xiàng)事務(wù)的新興管理軟件，OA（辦公自動(dòng)化）是其基礎(chǔ)的應(yīng)用之一，協(xié)同軟件目前的應(yīng)用重點(diǎn)是：公文管理、日程管理、信息共享與交流，這三個(gè)應(yīng)用重點(diǎn)都與辦公室主任的日常工作有密切關(guān)系，因此協(xié)同OA對(duì)于提升辦公室主任的綜合素質(zhì)，在這方面，我們公司是很受益的。
以下辦公室主任應(yīng)具備的三項(xiàng)基本素質(zhì)，我想都可以通過(guò)學(xué)習(xí)和使用協(xié)同OA軟件來(lái)得到提升。
1、公文處理能力。
良好的公文的處理能力，是辦公室主任必須具備的首要素質(zhì)。在日常工作中，辦公室主任需要經(jīng)常起草、審核、發(fā)布一些管理制度，是單位里的政策推進(jìn)者，和領(lǐng)導(dǎo)的言論喉舌。除此以外，辦公室主任還要經(jīng)常上傳下達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、本單位領(lǐng)導(dǎo)、本單位各部門(mén)間的工作意見(jiàn)和精神，這些意見(jiàn)和精神絕大部分以公文形式存在。
目前市面上主流的協(xié)同OA軟件，公文管理都是以單獨(dú)的模組另列出來(lái)，顯示出公文管理在協(xié)同OA中的重要性。以我國(guó)產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力位居第一的復(fù)旦協(xié)達(dá)Ctop.CN為例，公文管理不僅是其重要功能模組，而且做得非常細(xì)化，按日常應(yīng)用習(xí)慣將公文分為：收文、發(fā)文、傳閱、簽報(bào)四大類(lèi)型分別管理，依據(jù)國(guó)家相關(guān)要求和規(guī)定，對(duì)常用收發(fā)文提供可快速調(diào)用的模版，包括：令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、紀(jì)要等。登記、批示、批辦、注辦、辦結(jié)、承辦、歸檔等收文過(guò)程管理，和起草、核稿、簽發(fā)、會(huì)簽、編號(hào)、打印分發(fā)、歸檔等發(fā)文過(guò)程管理，以及傳閱、簽報(bào)的各步驟過(guò)程管理，都在復(fù)旦協(xié)達(dá)的協(xié)同OA中能夠找到對(duì)應(yīng)處理功能。協(xié)同OA中的公文管理，能夠顯著提高辦公室主任公文處理的能力，有效幫助辦公主任提升綜合從業(yè)素質(zhì)。
2、時(shí)間管理能力。
辦公室主任要為自己本人和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)精心安排時(shí)間、日程，使時(shí)間浪費(fèi)降到最低程度，同時(shí)又要顧及領(lǐng)導(dǎo)的工作強(qiáng)度，做到時(shí)間安排松馳有度。我們公司使用的是復(fù)旦協(xié)達(dá)的協(xié)同軟件．我們了解一下，包括復(fù)旦協(xié)達(dá)在內(nèi)的等主流的協(xié)同OA軟件，對(duì)于人員的時(shí)間管理比較細(xì)致，包括了時(shí)間的計(jì)劃、時(shí)間自動(dòng)提醒、時(shí)間和日程的視圖、日程安排的共享和檢索、重復(fù)安排的警告等等。除了個(gè)人時(shí)間安排以外，會(huì)議室、小汽車(chē)等共享資源的使用時(shí)間和日程安排，也是辦公室主任日常主要工作之一。我們用復(fù)旦協(xié)達(dá)的協(xié)同OA軟件的感受是：在共享資源的使用時(shí)間安排上也考慮比較周全，對(duì)會(huì)議室、小汽車(chē)等共享資源的使用情況、使用量和使用時(shí)間計(jì)算等，都有比較完善的體現(xiàn)。協(xié)同OA能夠以軟件為工具，加強(qiáng)辦公室主任在“本人、領(lǐng)導(dǎo)、共享資源”這三個(gè)方面的時(shí)間管理能力，為辦公室主任提升素質(zhì)奠定良好基礎(chǔ)。
3、交流與溝通能力。
辦公室主任對(duì)于信息和決策精神的上傳下達(dá)，除了采用正式公文以外，日常的溝通也是傳達(dá)決策精神，體現(xiàn)本單位工作風(fēng)貌的重要方式。溝通能力作為管理者的基本能力，對(duì)于辦公室主任而言，顯得猶為重要。從廣義溝通而言，即包括了格式化溝通，也包括非格式化溝通；即包括口頭溝通，也包括書(shū)面溝通；即包括雙向溝通，也包括單向溝通。在我們使用的復(fù)旦協(xié)達(dá)的協(xié)同OA軟件中，有多處功能用于輔助溝通工作，這些功能即包括了電子郵件、即時(shí)通訊等用于溝通的軟件功能，還可以包括：新聞、通知、公告、討論等等。這些設(shè)計(jì)對(duì)于我們公司來(lái)說(shuō)，是很實(shí)用的～比較人性化．
協(xié)同OA中的信息共享與交流，能使單位內(nèi)部因信息透明、溝通及時(shí)，而營(yíng)造出和諧的工作環(huán)境。在日常工作中，辦公室主任往往是重要信息的掌握者，通過(guò)協(xié)同OA能使信息的共享與交流能夠通暢，同時(shí)更加正規(guī)化，避免“小道消息”和不良信息的負(fù)面影響。使用協(xié)同OA能夠，能夠改善溝通形式和效率，輔助辦公室主任提升溝通能力。
以上三個(gè)方面的能力，即是一個(gè)合格的辦公室主任必備的基本能力，也是復(fù)旦協(xié)達(dá)等主流協(xié)同OA軟件重點(diǎn)突出的軟件功能。協(xié)同OA軟件在公文管理、時(shí)間與日程管理、信息共享與交流這三方面的應(yīng)用重點(diǎn)，能夠輔助辦公室主任顯著提升綜合素質(zhì)，成為辦公室主任不可或缺的工作助手。
有人講：辦公室主任不是人，做好辦公室主任的人不是人。因?yàn)�，辦公室工作龐雜，象公共汽車(chē)，叫上就上，叫停就停。因此，除了樹(shù)立正確的世界觀、人生觀以外，再以管理軟件作為輔助工具，辦公室工作就一定能搞好，辦公室主任就一定能當(dāng)好。
以上是我們公司的使用協(xié)同軟件的心得～在使用之前，我們對(duì)比了很多，協(xié)同軟件廠家，因?yàn)閺?fù)旦協(xié)達(dá)是依托復(fù)旦大學(xué)，質(zhì)量品質(zhì)過(guò)硬，所以我們選擇了他．在這里僅是對(duì)大家做個(gè)參考作用～謝謝
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