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企業(yè)管理新時代與新型管理信息系統(tǒng)ERP
在本世紀的最后幾年，人類社會正逐步由工業(yè)經(jīng)濟社會步入知識經(jīng)濟社會。在知識經(jīng)濟社會，企業(yè)對知識和信息的有效管理已日益緊迫。企業(yè)管理正進入新的時代，企業(yè)面對瞬息萬變的市場競爭，必須要求企業(yè)作出迅速敏捷的反應，以適應顧客需求的不斷變化，來建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢。這種時代的要求催生了信息技術(shù)與企業(yè)管理的結(jié)合――新型管理信息系統(tǒng)ERP。ERP的生命力何在、它能給企業(yè)帶來哪些益處、成功實施ERP應注意些什么？本文試就以上問題作一粗淺探討。一、ERP適應企業(yè)管理新需求
1、更富有彈性扁平化的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)管理要求隨著信息時代和知識經(jīng)濟社會的來臨，促使企業(yè)以更快和更靈活的方式滿足市場和顧客不斷變化的需要。與之適應，原來金字塔式的職能型層次式組織結(jié)構(gòu)已越來越成為組織發(fā)展的障礙，而將由新型的扁平小組中心型流程式組織替代。建立更富有彈性的流動性組織，組織成員來自不同的部門也可能是企業(yè)外部門專家、顧問。企業(yè)管理已超越企業(yè)本身固有的框架。ERP系統(tǒng)的不斷發(fā)展和改良，目前許多系統(tǒng)已具備高度的彈性可支持隨時調(diào)整的組織結(jié)構(gòu)。
2、供應鏈管理（SupplyChainManagement）要求在面臨更加激烈的市場競爭中，企業(yè)越來越注重產(chǎn)品的研究開發(fā)、質(zhì)量管理、營銷擴張和售后服務等來建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢。但同時企業(yè)也越來越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細化開放合作的年代，企業(yè)僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得被動，而必須把同經(jīng)營過程有關(guān)的多方面如上游的原材料供應商和下游的客戶等納入一個整體的供應鏈中。供應鏈管理體現(xiàn)了以市場需求為導向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應商資源整合在一起。
ERP軟件系統(tǒng)設計的基本思想也正是將企業(yè)的業(yè)務流程視為建立在企業(yè)價值鏈上的供應鏈，將企業(yè)內(nèi)部劃分成多個相互協(xié)同作業(yè)的子系統(tǒng)，如：生產(chǎn)制造、財務、營銷、質(zhì)量控制、人力資源等。ERP可對供應鏈上所有環(huán)節(jié)如：訂單、采購、庫存、計劃、制造、質(zhì)量控制、運輸、分銷、服務、維護、財務、人事等進行有效管理。現(xiàn)代企業(yè)管理更強調(diào)動態(tài)地對企業(yè)執(zhí)行控制實時分析企業(yè)動態(tài)利潤，掌握即時信息。ERP在對整個供應鏈管理中也更強調(diào)了對資金流和信息流的控制，從而上升到價值鏈的控制。
3、支持企業(yè)全球化、多元化經(jīng)營管理要求目前，世界經(jīng)濟一體化和國內(nèi)經(jīng)濟全球化潮流不可逆轉(zhuǎn)。一國企業(yè)跨出國門走向世界，開展跨國經(jīng)營是企業(yè)發(fā)展所向。實現(xiàn)全球范圍內(nèi)多工廠、多地點的跨國經(jīng)營必然需要良好的資訊管理工具，以即時且精確地掌握各地的生產(chǎn)進度、發(fā)貨狀況與財務資源狀況等，以最快的速度滿足顧客需求。而ERP正適應了這一需求。另一方面，企業(yè)為了適應市場的快速變化也紛紛提出“柔性制造”，從單一的生產(chǎn)向混合型生產(chǎn)發(fā)展，生產(chǎn)方式多種多樣，這需要用不同的方法來制定生產(chǎn)經(jīng)營計劃。而ERP正好能滿足這種生產(chǎn)環(huán)境，滿足企業(yè)多元化經(jīng)營的需求。
4、知識管理的要求在知識經(jīng)濟社會，知識管理日益為企業(yè)家所重視。知識管理就是為企業(yè)實現(xiàn)顯知識和隱性知識等各種知識資源共享提供便捷安全的途徑。其目標是力圖能夠?qū)⒆钋‘數(shù)闹R在最恰當?shù)臅r候傳遞給最恰當?shù)娜艘员闶顾麄冏鞒鲎詈玫臎Q策。顯性知識易管理和存儲，但隱性知識是雇員取得經(jīng)驗的體現(xiàn)則難以掌握，是企業(yè)面臨的重要課題。知識型企業(yè)對外部需求作出快速反應、明智地運用企業(yè)資源并預測外部市場的發(fā)展及變化。要實行知識管理建立一個能交流信息的技術(shù)系統(tǒng)是基礎(chǔ)，而ERP正提供了這種基礎(chǔ)。在這個日趨講究協(xié)作溝通的年代，ERP正如ISO9000一樣，已成為企業(yè)選擇合作伙伴的必要基本條件之一。ERP是企業(yè)走向二十一世紀建立全球競爭力的通行證。
二、我國企業(yè)ERP實施步驟及應注意的問題
ERP是一套將組織內(nèi)部及外部相關(guān)聯(lián)的所有資源加以整合的軟件系統(tǒng)，其所需投入的人力物力財力據(jù)已實施企業(yè)的經(jīng)驗來看都相當可觀。企業(yè)運用ERP應根據(jù)企業(yè)的具體情況科學合理地實施ERP，讓ERP發(fā)揮出最佳的經(jīng)濟效益。現(xiàn)結(jié)合筆者參與SAP公司R/3系統(tǒng)在一家高科技公司實施的體會探討我國企業(yè)實施ERP一般要經(jīng)歷的幾個階段及各階段應注意的問題。
第一階段：企業(yè)自身診斷需求分析階段
ERP系統(tǒng)不僅僅是一項先進的信息技術(shù)系統(tǒng)，也體現(xiàn)著管理思想在具體管理中的應用，同時ERP的實施需要各部門的通力協(xié)作。為了使ERP系統(tǒng)符合本企業(yè)的管理特點和管理需求，也必須對本企業(yè)作一徹底的需求分析。為此本階段通常要做的工作有：
(1) 管理思想和管理觀念的自檢與轉(zhuǎn)變
目前大型的ERP系統(tǒng)都是國外的軟件產(chǎn)品，而我國企業(yè)的管理模式、管理制度及企業(yè)文化都同國外企業(yè)有較大的差異。在引進實施ERP的過程中，許多企業(yè)都有這樣一個目的——學習ERP中包含的國外企業(yè)的先進管理思想；事實上即使沒有這樣明確的目的也會潛移默化達到這個效果。但另一方面不要認為外國的東西都是對的都是好的；要注意企業(yè)管理及企業(yè)文化上的差異性，在二次開發(fā)中結(jié)合自己的管理特點，取其精華為我使用。從實施經(jīng)驗看，在項目實施前，尤其是高層管理者作好管理自檢尤其必要，知道企業(yè)要什么而不要什么，這樣也有利于整個項目的順利實施。當然管理思想的轉(zhuǎn)變作相應的宣傳是必要的。
(2) 企業(yè)系統(tǒng)功能需求分析
該項工作是本階段的重點工作，通常要花去相當大的精力。系統(tǒng)功能需求分析是指企業(yè)徹底分析生產(chǎn)制造、市場營銷、財務管理、人力資源管理等各環(huán)節(jié)的管理特點和系統(tǒng)功能需求，主要針對現(xiàn)行體制中的不足及所需的信息，制定出本企業(yè)的系統(tǒng)功能需求方案報告，以便指導系統(tǒng)選型與用戶化二次開發(fā)。許多企業(yè)在決定實施ERP之前，往往可能是總裁需要一份即時動態(tài)的財務報告或人力資源情況表，但對于項目組來說企業(yè)系統(tǒng)功能需求分析將直接關(guān)系到ERP實施的成敗和經(jīng)濟效益，所以必須要同各部門通力合作，做大量的調(diào)研工作，還要反復修改方案。有條件的企業(yè)可以請專門的機構(gòu)進行咨詢，或吸取已實施ERP企業(yè)的經(jīng)驗，但大量的工作還必須由了解本企業(yè)管理狀況的項目組人員來完成。在共性的基礎(chǔ)上，考慮本企業(yè)管理的獨特性需求并作深入分析，只有這樣才不會在系統(tǒng)試運行后才發(fā)現(xiàn)具體的管理要求沒有得到滿足而大費周折浪費財力、物力。從經(jīng)驗看，企業(yè)系統(tǒng)功能需求分析工作做得越細致好，而且必須經(jīng)過反復論證。
(3) 預算系統(tǒng)所需的人力、物力
在系統(tǒng)功能分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)的規(guī)模及管理現(xiàn)狀，合理地確定ERP項目所需的人員和資金，并作出相應的預算報告，同時還要初步確定項目組成員。對于許多企業(yè)來說，為實施ERP項目配置專職的工作人員是相當困難，所以許多項目組成員可能是身兼數(shù)職，因而項目組成員的穩(wěn)定性和受訓程度是應該一開始就注意的問題。
第二階段：系統(tǒng)選型購買階段
第一階段工作的基礎(chǔ)上形成企業(yè)ERP系統(tǒng)項目方案報告在得到公司高層批準后即可進入ERP系統(tǒng)選型購買階段。ERP系統(tǒng)項目方案報告是指導本階段選型購買的基本文件，這階段的工作有
：
(1) 參觀已實施ERP系統(tǒng)企業(yè)演示系統(tǒng)
在企業(yè)欲購買某ERP系統(tǒng)前，最好到已實施該系統(tǒng)的企業(yè)實地參觀并聽取其實施意見和經(jīng)驗。這可以向該系統(tǒng)提供商提出要求并給予安排（一般會安排到管理制度、企業(yè)文化差異不大的企業(yè)）。通過系統(tǒng)演示，企業(yè)可以了解該系統(tǒng)是否滿足企業(yè)的功能需求，在此基礎(chǔ)上挑選出性能/價格比最優(yōu)的系統(tǒng)。
(2) 定型和簽訂購買合同
一旦選定了系統(tǒng)，接下來便是根據(jù)企業(yè)的自身需求情況制定系統(tǒng)采購計劃，簽訂相應的系統(tǒng)采購合同。這一階段可由相應的公司法律顧問和財務人員介入，以便保障公司利益規(guī)避相應的經(jīng)濟風險。
第三階段：系統(tǒng)導入階段
ERP系統(tǒng)的導入，依據(jù)企業(yè)的不同需求和復雜程度不同，項目周期少則一年多則二三年不等。該階段的主要工作有：
(1) 系統(tǒng)軟硬件的安裝調(diào)試
對于具有良好的網(wǎng)絡環(huán)境和高素質(zhì)人才的企業(yè)，這不是一件難事。關(guān)鍵要同系統(tǒng)供應商及時協(xié)調(diào)溝通以便于即時供貨，以免延誤項目進度�；A(chǔ)條件較差的企業(yè)可以部分依賴于咨詢機構(gòu)完成同時配置本企業(yè)項目組成員，這樣可以培養(yǎng)本企業(yè)的員工，簽訂合同時就可以列入這一條。
(2) 項目組成員培訓
ERP系統(tǒng)必須適合本企業(yè)的管理特點，在導入階段系統(tǒng)的二次開發(fā)用戶化是一個重要的工作，主要有賴于本企業(yè)項目組成員來完成，所以項目組成員培訓應先行。為了保證項目的進度，培訓工作還可適當提前，當項目引進合同簽訂后就可進行。
(3) 系統(tǒng)二次開發(fā)用戶化工作
二次開發(fā)是系統(tǒng)實施中最為復雜和關(guān)鍵的一步，此項工作要花去項目組大量的時間，可依據(jù)系統(tǒng)功能需求方案報告對于系統(tǒng)中沒有而企業(yè)必須要有的功能需求進行；對于不適合的功能或保留不用或去除。在此項工作之前要做好系統(tǒng)參數(shù)原始數(shù)據(jù)的采集，這也是一項數(shù)據(jù)量相當大的工作，對于一個有成千上萬名員工的公司來說采集初始化員工檔案信息是一個工作量巨大的工作。要分析系統(tǒng)所有參數(shù)、理解參數(shù)的定義、采集參數(shù)原始數(shù)據(jù)、進行系統(tǒng)參數(shù)設置；有相應的管理信息系統(tǒng)的企業(yè)，可做好相應系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的接口。
(4) 最終用戶培訓
完成以上工作前后期間要安排所有最終用戶按照權(quán)限定義和責任范圍整行分批培訓。最終用戶包括系統(tǒng)的操作者和系統(tǒng)的維護人員。
(5) 系統(tǒng)試運行
導入階段的最后一項工作便是系統(tǒng)試運行，這是一個同企業(yè)管理磨合不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程，一般需要二三個月的時間。從實施經(jīng)驗看，ERP導入過程中會遇到各種問題，高層管理者的重視程度是項、目實施速度快慢乃至成敗的關(guān)鍵因素，因而項目組應即時同中、高層管理者進行溝通，盡量每星期或每半個月行一次項目進度例會，邀請中高層管理者參加。每隔一定時間向公司作相應的報告會。
ERP之所以風靡全球是因為它適應了新時代企業(yè)管理的新要求。盡管ERP是一個技術(shù)系統(tǒng)，但它是信息技術(shù)與企業(yè)管理結(jié)合的產(chǎn)物，內(nèi)含著管理思想的轉(zhuǎn)變。在我國，MRPⅡ的實施喜憂參半，同樣ERP的引入實施中應結(jié)合本企業(yè)的具體情況和需求、正確選型并進行相應的二次開發(fā)用戶化為企業(yè)所用，面向未來，為建立企業(yè)的全球競爭力打下基礎(chǔ)。
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