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電腦禮儀，面試-禮儀篇
電腦是我們工作的重要工具,使用電腦,也不只是開機(jī)、關(guān)機(jī)、上網(wǎng)那么簡單,電腦禮儀也會體現(xiàn)一個人的素質(zhì)和教養(yǎng)。
1.雖然是公司的電腦,但也要倍加愛護(hù),平時要擦拭干干凈凈,不要把白色電腦用成黑色了還沒擦過;擦試顯示屏?xí)r,注意不要為了干凈,用濕抹布一擦了之,損害屏幕;不用時正常關(guān)機(jī),不要丟下就走;外接插件時,要正常退出,避免導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、電腦崩潰等故障。
2.還有的人公私不分,拿著個U盤,一會將個人電腦資料Ctrl到公司電腦上,一會又將公司電腦資料Ctrl到個人電腦上,這種現(xiàn)象被公司發(fā)現(xiàn),肯定堅決制止。
3.在公司里上網(wǎng),要查找與工作相關(guān)的內(nèi)容和資料,而不是自己憑興趣查看自己的東西,既違反公司章程,慢慢的還會導(dǎo)致業(yè)務(wù)落伍。
4.很多公司不允許員工在公司電腦上打游戲、網(wǎng)上聊天,但仍有人利用領(lǐng)導(dǎo)不在時私自偷玩,或用公司的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)“笑傲江湖”,從網(wǎng)站上下載圖片,這些都是違反勞動紀(jì)律的。
5.電子郵件在給人們帶來方便的同時,也帶來了職場禮儀方面的新問題。我們都應(yīng)當(dāng)講究有關(guān)電子郵件的禮節(jié),別讓電子郵件出笑話。電子郵件是職業(yè)信件的一種,而職業(yè)信件中是沒有不嚴(yán)肅的內(nèi)容的。尤其在商業(yè)界,我們崇尚信譽(yù)、掌握時機(jī)及合作分工,信奉顧客至上,著重與顧客的溝通,以達(dá)成促銷、增產(chǎn)與營利的目的。但我們常忽視了有關(guān)電子郵件的禮節(jié),一些邋遢懶散的習(xí)慣,不僅會引起員工的竊笑,更容易在顧客面前鬧笑話。在今天的許多公司里,電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條,與工作相關(guān)的內(nèi)容反而不多。
1)標(biāo)題要提綱挈領(lǐng),切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標(biāo)題,例如:“嘿!”或是“收著!”
添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處,在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容,便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急,分別處理。尤其是回復(fù)的信件,要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié),最好寫上來自**公司的郵件,年、月、日以便對方一目了然又便于保留。
2)電子郵件的文體格式應(yīng)該類似于書面交談式的風(fēng)格,開頭要有問候語,但問候語的選擇比較自由,像“你好”、“Hi”,或者僅僅是一個簡單的稱呼,結(jié)尾也可隨意一些,比如“以后再談”、“祝你愉快”等;也可什么都不寫,直接注上自己的名字。但是,如果你寫的是一封較為正式的郵件,還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士,您好!”結(jié)尾要有祝福語,并使用“此致/敬禮!”這樣的格式。
3)內(nèi)容簡明扼要,針對需要回復(fù)及轉(zhuǎn)寄的電子郵件,要小心寫在電子郵件里的每一個字,每一句話。因?yàn)楝F(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據(jù),是合法的,所以發(fā)電子郵件時要小心,如果對公司不利的,千萬不要寫上,如報價等。發(fā)郵件時一定要慎重,還要定期重新審查你發(fā)過的電子郵件,評估其對商業(yè)往來所產(chǎn)生的影響。
4)一定要清理回復(fù)的內(nèi)容。在美國加州有一位傳播學(xué)專家摩根女士曾舉例說:我最近收到一份電子郵件,其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個人之姓名,我實(shí)在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時采匿名附件收信者(BC) 取代附件收信者(CC) 方式,或是在轉(zhuǎn)寄之前刪除一切無關(guān)緊要或重復(fù)的內(nèi)容,例如:原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。
注意回答問題的技巧。當(dāng)回件答復(fù)問題的時候,最好只把相關(guān)的問題抄到回件 ,然后附上答案。不要用自動應(yīng)答鍵,那樣會把來件所有內(nèi)容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復(fù),那樣太生硬了,而且讓讀的人摸不著頭腦。
5)合宜地稱呼收件者,并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標(biāo)明了郵自哪方,寄與何人,但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節(jié),包括在信件開頭尊稱收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話,以方便收信者未來與你的聯(lián)系。越是在大型的公司,你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名,同時在郵件的結(jié)尾添加個人簽名欄。人們通常會把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給過多的人,打開郵件箱你可能發(fā)現(xiàn)有一半的郵件是與你無關(guān)的,刪除它們費(fèi)時費(fèi)力,所以在轉(zhuǎn)發(fā)前要做一下整理,把郵件的數(shù)量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱,及早回復(fù)郵件。重要郵件發(fā)出后要電話確認(rèn)。另外,重要的機(jī)密和敏感的話題不要使用電子郵件,因?yàn)樗荒鼙ＷC嚴(yán)守機(jī)密。
6)切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強(qiáng)勢,甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟,這仍是種文字溝通方式,遵守標(biāo)準(zhǔn)的文書規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。
宏威職業(yè)顧問總經(jīng)理兼首席咨詢師郭策先生友情提示:
手機(jī)和電腦是傳遞信息必不可少的傳輸工具,也是青年人的新時尚玩具,隨著手機(jī)和電腦的日益普及,給我們的工作帶來了很多方便,但是也帶來了職場禮儀方面的新問題。所以,掌握手機(jī)與電腦使用的禮儀,將是職場新式禮儀的必修課。使用手機(jī)和電腦的人多為受過教育,屬于有一定層次和檔次的人,如果不懂使用禮儀,會讓人反感和討厭,使自己的形象受到損害,層次下降。
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