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論地方文獻(xiàn)的收集和開發(fā)利用
摘要：針對我國當(dāng)前對地方文獻(xiàn)的收集在意識、規(guī)劃、范圍和方法等方面存在問題，提出了收集地方文獻(xiàn)的措施，并就如何開發(fā)利用地方文獻(xiàn)提出了建議。
關(guān)鍵詞：地方文獻(xiàn)；文獻(xiàn)收集；文獻(xiàn)開發(fā)；文獻(xiàn)利用
中圖分類號：G256 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
地方文獻(xiàn)是指從政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個角度記錄、研究和探討特定區(qū)域內(nèi)的自然環(huán)境與社會環(huán)境現(xiàn)狀及其變革和發(fā)展的資料總和。地方文獻(xiàn)作為圖書館中的特殊館藏，不但對圖書館形成自身特色、提高該圖書館在整個圖書館界的地位有重要意義，而且在服務(wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、文化方面也有特殊的作用。因此，對地方文獻(xiàn)的收集和開發(fā)利用工作進(jìn)行研究，是圖書館提高自身價值的一種重要手段。
1 收集地方文獻(xiàn)的制約因素
首先，社會公眾的地方文獻(xiàn)意識極其薄弱。大多數(shù)社會公眾，甚至包括一些黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部，對什么是地方文獻(xiàn)、地方文獻(xiàn)的價值、如何保護(hù)和利用地方文獻(xiàn)、地方文獻(xiàn)主要由何部門來收藏等問題一無所知。認(rèn)識不到地方文獻(xiàn)工作的重要性，就必然給地方文獻(xiàn)的收集帶來很大的難度。
其次，政府對地方文獻(xiàn)缺乏“地方保護(hù)主義”意識。許多圖書館的地方文獻(xiàn)搜集僅僅是采編部門的幾個人或圖書館其他人員的個人行為，這種單打獨(dú)斗面對浩如煙海的地方文獻(xiàn)資源和社會眾多部門的不屑一顧，顯得那么蒼白無力。因此，地方文獻(xiàn)收集往往是掛—漏萬，難成氣候。同時，人員、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等也經(jīng)常得不到保障，圖書館常常是“難為無米之炊”。
再次，地方文獻(xiàn)收集的范圍界定缺乏科學(xué)性。地方文獻(xiàn)具有源遠(yuǎn)流長、內(nèi)容豐富．品種繁多等特點(diǎn)，所以，確定適度的收集范圍是收集地方文獻(xiàn)工作中關(guān)鍵的一環(huán)。但圖書館在進(jìn)行這項(xiàng)工作時，要么范圍定得過寬，很難辦到，也浪費(fèi)了太多的人力、物力和財力資源；要么范圍定得過窄，使文獻(xiàn)出現(xiàn)缺漏。
最后，缺乏關(guān)于地方文獻(xiàn)收集的長遠(yuǎn)而科學(xué)的規(guī)劃。一些圖書館對地方文獻(xiàn)的收集，很大程度上帶有盲目性、隨遇性和不確定性。常常是四處出擊，找到什么是什么，收集多少算多少，很難形成鮮明的館藏特色和科學(xué)的藏書體系，也就很難使地方文獻(xiàn)資源本身所具有的巨大潛能釋放出來。
2 地方文獻(xiàn)收集的應(yīng)對措施
一、是要大力宣傳，提高全社會的地方文獻(xiàn)意識。圖書館要通過各種渠道向各級領(lǐng)導(dǎo)、社會各界和公眾宣傳地方文獻(xiàn)工作的重大意義，讓人們真正認(rèn)識到地方文獻(xiàn)不可替代的重要作用，認(rèn)識到提高地方文獻(xiàn)意識是社會文明進(jìn)步的標(biāo)志之一，并自覺保護(hù)地方文獻(xiàn)和積極參與地方文獻(xiàn)的收集。這樣，地方文獻(xiàn)工作才能打下堅(jiān)實(shí)的社會基礎(chǔ)。
二、是要變部門行為、個人行為為政府行為，把地方文獻(xiàn)收集工作納入政策化、規(guī)范化軌道。地方文獻(xiàn)的所有者應(yīng)該是各級地方政府，圖書館只不過是代其收集、保存的專門機(jī)構(gòu)。因此，各級地方政府都應(yīng)高度重視地方文獻(xiàn)的征集工作，要通過制定、發(fā)布行政命令等手段，規(guī)定本地區(qū)各機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位、新聞出版機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)、廠礦、學(xué)校及個人等編印圖書、雜志、簡報、學(xué)報、教材、目錄、索引、圖片、畫報、手冊、年鑒、地圖、資料匯編、�？�、科技資料、成果匯編、產(chǎn)品目錄等，不論鉛印、油印、影印、錄音帶、錄像帶、CD唱盤、VCD視盤、CD視盤、計算機(jī)軟件資料等，除帶有一定密級另有規(guī)定外，都必須向當(dāng)?shù)毓矆D書館呈繳樣書、樣品。只有建立呈繳制度，絕大多數(shù)地方文獻(xiàn)才能得到完整、有效的保護(hù)。
三、是要科學(xué)界定地方文獻(xiàn)收集范圍，保證收集工作的有效性和效率。首先是地方出版物，包括正式出版物和非正式出版物。其中，非正式出版物中，無論是否獲得出版許可而由個人或團(tuán)體自行印刷、錄制的出版物，只要不是盜版均可收集。其次是地方著述，包括不論是否在本地出版的本地人士的著述，外地籍現(xiàn)仍在本地人士的著述，曾在本地生活、工作、學(xué)習(xí)過很長時間現(xiàn)已離開本地的外籍人士的著述，以及曾在本地生活、工作、學(xué)習(xí)時間較短，但對本地歷史發(fā)展的某一側(cè)面或階段發(fā)生過重大影響，并在全國有較高名望的外地籍人士的著述等。再次是內(nèi)容與本地有關(guān)聯(lián)的文獻(xiàn)。以上3個方面的文獻(xiàn)，無論何種體裁或載體形式，如圖書、報紙、期刊、手稿、文告、碑拓、字畫、圖片、音帶、像帶、膠卷、軟盤、光盤等等，均在收集之列。
四、是要確立地方文獻(xiàn)建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和重點(diǎn)藏書體系，使地方文獻(xiàn)收集工作科學(xué)有序、形成特色。堅(jiān)持把收藏地方文獻(xiàn)作為公共圖書館特色館藏建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)，這是地方文獻(xiàn)事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。要根據(jù)本地區(qū)的特點(diǎn)和發(fā)展需要制定地方文獻(xiàn)收集工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃，確定本館地方文獻(xiàn)的藏書范圍、藏書重點(diǎn)和藏書布局，有計劃、有目的地搜集地方文獻(xiàn)資料，堅(jiān)持長期積累，才能逐步形成具有地方特色、實(shí)力雄厚、效益顯著、適合本地讀者需要的藏書體系。在力求完整、全面、系統(tǒng)的前提下，有代表性的學(xué)術(shù)論著及史料價值高、有效信息量集中、為讀者長期反復(fù)使用的資料可列為重中之重，這不但可以提高地方文獻(xiàn)的整體藏書質(zhì)量，提高服務(wù)能力，而且可以成為地方文獻(xiàn)收集的主要目標(biāo)，形成有個性、有特色的藏書優(yōu)勢。
五、是要優(yōu)化地方文獻(xiàn)收集方法，提高相關(guān)部門和個人對地方文獻(xiàn)收集和管理的積極性、主動性。第一，建立專門機(jī)構(gòu)，明確專人負(fù)責(zé)。圖書館要建立收集地方文獻(xiàn)制度，制定具體計劃，明確專門部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行收集。從事收集工作的人員應(yīng)該學(xué)習(xí)有關(guān)知識，了解本地歷史、地理、人物。第二，調(diào)查走訪與摸清家底相結(jié)合。經(jīng)常到政府機(jī)構(gòu)，如新聞出版局、音像制品與電子出版物管理等部門、出版社、報社、期刊雜志社等單位走訪，了解文獻(xiàn)出版信息，同時，摸清館藏地方文獻(xiàn)情況，編制地方文獻(xiàn)缺藏目錄，做到心中有數(shù)，有的放矢。第三，預(yù)訂與征集相結(jié)合。一方面在各種公開出版和發(fā)行圖書目錄中，訂購地方文獻(xiàn)；另一方面也需走訪大專院校和科協(xié)、作協(xié)、文聯(lián)、社科聯(lián)、方志辦、文史館、檔案館等群眾團(tuán)體向會員和社會公眾散發(fā)地方文獻(xiàn)征集啟事，爭取社會各界人士和團(tuán)體捐獻(xiàn)地方文獻(xiàn)。第四，賞罰分明，實(shí)行目標(biāo)管理。對地方文獻(xiàn)的專、兼職人員分別制定數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，每年按完成情況進(jìn)行評估、考核，將考核結(jié)果與年終獎懲掛鉤，激發(fā)工作人員收集地方文獻(xiàn)的積極性。第五，確定重點(diǎn)，單項(xiàng)承包。根據(jù)本館地方文獻(xiàn)征集的計劃，每年確定3 項(xiàng)收集重點(diǎn)，對每個收集重點(diǎn)制定詳細(xì)的數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和具體要求，并確定經(jīng)費(fèi)指標(biāo)，在全館張榜公布，公開招標(biāo)，館外有能力的人亦可投標(biāo)。凡如期按標(biāo)準(zhǔn)完成該項(xiàng)地方文獻(xiàn)征集任務(wù)的，經(jīng)費(fèi)全部兌現(xiàn)到人。這樣，經(jīng)過幾年的努力，應(yīng)該可以形成較有特色的地方文獻(xiàn)藏書體系。
3 地方文獻(xiàn)的開發(fā)利用
收集、整理地方文獻(xiàn)的最終目的是開發(fā)利用。如何合理開發(fā)利用地方文獻(xiàn)資源，是各級圖書館值得研究的課題，同樣也是各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視的問題，必須把開發(fā)利用工作納入議事日程，根據(jù)本地本館情況，擬定每年的開發(fā)規(guī)劃，采取有力措施。
(1)編制地方文獻(xiàn)信息目錄。要使地方文獻(xiàn)信息便于開發(fā)利用，就要編制很有參考價值的書目、索引、匯編等各種專題資料目錄。編制中要把文章題目、責(zé)任者、刊名、日期、關(guān)鍵詞等著錄清楚，以方便讀者查閱原文。編制加工力求做到資料面廣、內(nèi)容集中、觀點(diǎn)全面，特別是要抓住新的觀點(diǎn)、方法、技術(shù)等，有條件的可利用現(xiàn)代化的電腦設(shè)備來貯存、檢索。
(2)實(shí)行開架借閱。開架借閱可使大量的文獻(xiàn)呈現(xiàn)在讀者面前，他們不僅能在較短的時間內(nèi)廣泛瀏覽，而且可以看到書名、作者、內(nèi)容提要以及文獻(xiàn)本身，大大提高了文獻(xiàn)的利用率。
(3)剪、摘、復(fù)制資料。地方文獻(xiàn)信息所收錄的資料內(nèi)容龐雜、學(xué)科眾多，如果根據(jù)讀者傾向及本地經(jīng)濟(jì)文化等方面的需要，主動剪、摘、復(fù)制一批專題文獻(xiàn)，把零散的專題資料系統(tǒng)地展現(xiàn)在讀者面前，就可使讀者直接獲得原始文獻(xiàn)，不僅節(jié)約了時間，而且加速了研究的進(jìn)展。
(4)舉辦各種專題地方文獻(xiàn)展覽。通過展覽充分發(fā)揮地方文獻(xiàn)信息的宣傳教育功能，讓社會各界了解本地的歷史，了解本地政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展；同時也可利用這樣的機(jī)會大力宣傳利用地方文獻(xiàn)的效果，從而吸引更多的讀者，增強(qiáng)圖書館的社會影響，提高地方文獻(xiàn)的利用率。
(5)建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為文獻(xiàn)的開發(fā)和利用開辟了廣闊的前景，各級圖書館可根據(jù)本地經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的需要，分期分批地建設(shè)一些有較大政治影響和經(jīng)濟(jì)效益的專題地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，為開發(fā)和利用地方文獻(xiàn)提供迅速便捷的服務(wù)，從而把開發(fā)和提高地方文獻(xiàn)利用率上升到一個新高度。
(6)進(jìn)行深入地挖掘和研究�？梢岳帽攫^地方文獻(xiàn)中某一方面較全面的資料，獨(dú)自申請課題，或者與社會有關(guān)部門聯(lián)合申請，共同開發(fā)地方文獻(xiàn)的潛在價值。
參考文獻(xiàn)
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(錢華，女，湖南理工學(xué)院(西院)圖書館助理館員)
〔出處〕 科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì) 2005年第9期
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