我館地方文獻工作略述

1． 地方文獻和地方文獻工作。

地方文獻是“有關本地方的一切資料，表現(xiàn)于各種記載形式的，如圖書、雜志、報紙、圖片、影片、畫片、拓本、表格、傳單、票據(jù)、文告、手稿、簿籍等。”（1）這句話道出了地方文獻的含義及其區(qū)域性強，內容廣泛、形式多樣的特點。而區(qū)域性正是地方文獻的最為顯著的特征，是地方文獻之所以為地方文獻的根本原因所在。

地方文獻的類型主要包括地方志、地方史、譜牒、論著、地方檔案、地方出版物、地方叢書、地方年鑒、地方百科全書、地方人士著作、地方人士碑志、地方圖錄等等�，F(xiàn)代的地方文獻中還包括科技報告、專利文獻、學位論文等，并逐漸出現(xiàn)了非印刷型的縮微品、錄音帶、錄像帶、磁帶甚至光碟等新成員。因此，今天的地方文獻無論是在內涵上還是在外延上都己非昔日可比。

地方文獻工作就是對地方文獻進行收集、整理、保存及利用的工作。在我館，這些工作由我館的地方文獻資料庫（慣稱地方文獻室）承擔。筆者作為我館地方文獻室的工作人員，現(xiàn)就我館的地方文獻工作作一個簡單的回顧和思考，旨在與在座各位同仁相互交流和學習。

2. 我館地方文獻工作回顧。

我館地方文獻工作開展的時間不長，大約始于1989年，是由地方文獻的搜集開始的。我館的地方文獻從無到有，從少到多，幾年來，我館的地方文獻工作的開展也經(jīng)歷了幾個階段：

2．1 地方文獻籌集階段：時間跨度大約從1989年下半年起至1992年底新館正式開放之前。這一階段，我館正處于拆建時期，上級有關部門決定在圖書館新館建成后于其中設立專門從事地方文獻工作的部門。于是我館由特藏部負責，著手收集地方文獻方面的資料。開始只是從各地報刊上摘錄有關文獻，后發(fā)展到從社會上征集。我館的地方文獻征集工作得到了佛山市委、市政府的支持，1991年，佛山市政府頒發(fā)了《關于做好地方文獻征集工作的通知》，規(guī)定凡市直機關、各民主黨派、群眾團體、學術團體和新聞出版、科研機構，廠礦、學校等企事業(yè)單位所編印的史志、簡報、通訊、書籍、雜志、報刊、學報、手冊、年鑒、地圖、圖片、照片、畫報、資料匯編、統(tǒng)計資料、會議特刊、不論鉛印、油印、影印，專刊、科技資料、成果匯編、產(chǎn)品目錄、等公開流通發(fā)行的刊物， “不論鉛印、油印、影印，除按佛辦字［1985」27號文要求送達的部門外，均應一式三份寄送市圖書館”（機密性文件，刊物除外）。據(jù)估計，到新館開放之前，我館通過接受寄送、捐贈、上門收集等方式收集到各類地方文獻資料大約四千冊（份）。這一階段我館新館舍尚未落成，業(yè)務工作還未正常開展，我館地方文獻工作亦僅限于文獻收集。

2．2 地方文獻開放階段：從1993年初到大約1996年上半年。1993年1月8日，佛山圖書館新館落成并正式對社會公眾開放。新館中開設了專門的地方文獻資料閱覽室，它在繼續(xù)地方文獻收集工作的同時，象我館其它閱覽室一樣以開架閱覽的方式向讀者開放。這樣我館的地方文獻工作也從純粹的收集保存發(fā)展到為讀者提供閱覽服務的藏用結合階段。

但是，這一時期，我館地方文獻工作不管是從文獻收集工作上還是讀者服務上看，其成效都非常低。這與我館當時的整體面貌有關。這個階段，由于管理機制等方面的原因，我館雖然館舍面積號稱全省第二，且無論人才配備還是設備在當時全國地市級公共圖書館中都堪稱一流（大專以上學歷者占全館在編職工的一半以上；其中圖書情報專業(yè)28人，占全館在編職工的35％；全館業(yè)務流程實行電腦自動化管理），在面貌上卻處于一種散漫、消極的狀態(tài)，圖書館的業(yè)務停留在借借還還的水平上。這就形成了先進的“硬件”（館舍、設備、人才）與落后的“軟件”（業(yè)務管理水平）之間的強烈反差。我館地方文獻室成立之后，由于上述原因，工作人員上門收集文獻少了，主要靠寄送、捐贈，等人家上門。據(jù)統(tǒng)計，從1994年5月至1996年上半年兩年多的時間里，地方文獻室統(tǒng)共收集各類資料630冊（份）（包括圖書、現(xiàn)刊、散印的資料等，報紙除外）。在讀者服務上也是如此，靠讀者自己找上門來，由于對地方文獻的宣傳工作做得很少，知道地方文獻的讀者并不多。筆者對讀者閱覽登記表的所作統(tǒng)計表明，從1993年新館開放后起至1996年上半年接待讀者900余人次，平均每日不到一個讀者。當然，不排除有些讀者閱覽時未進行登記的情況。即使這樣，讀者之少也是顯而易見的。而讀者人數(shù)是反映文獻利用率的一個重要指標。筆者在統(tǒng)計中還發(fā)現(xiàn)，在地方文獻室的讀者中，查閱報紙的幾乎己占了讀者人數(shù)的一半，除報紙外，查閱各類地方刊物如《佛山文藝》、《外來工》、《佛山陶瓷》、《佛山研究》等，以及各種年鑒、史志讀者稍多。而除此之外的其它地方文獻，則甚少有讀者閱讀，大部分的地方文獻仍然沉睡于書庫之中，“養(yǎng)在深閨人未識”，完全沒有得到利用。

2．3 綜合開發(fā)利用階段：從1996年下半年起，我館完善各項管理機制，整頓館風，并狠抓業(yè)務工作。地方文獻工作作為我館的薄弱環(huán)節(jié)，館里從經(jīng)費到設備，都給予了較大的支持。經(jīng)過一年有多的時間，在我館地方文獻室全體工作人員的共同努力下，地方文獻工作有了較大的起色。這一階段，工作人員的在工作中主動性大大增強。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

2．3．1 在文獻收集上，首先，我們變以往的被動收集為主動出擊，拓寬收集渠道，擴大收集范圍。這一年多來，地方文獻室的工作人員足跡遍及佛山市區(qū)及南海、順德、三水、高明等地，與各地的文聯(lián)、地方志辦公室、政協(xié)、人大等單位和機構取得聯(lián)系，并收集到一批我館缺藏的地方文獻。今年佛山市體委主辦的佛山市武術節(jié)，我們也派工作人員參加了其中的許多活動，到現(xiàn)場獲取第一手的資料。其次，我們還采取了圍繞專題來收集地方文獻的辦法，如在佛山市作協(xié)和文聯(lián)的大力協(xié)助下，在佛山地區(qū)（包括南海、順德、三水、高明）廣泛開展以“地方作家作品”為專題的征集活動，并設立“地方作家作品專柜”對這些作品加以展示。同時，我們打破了以往地方文獻只收紙質文獻的傳統(tǒng)，開始將文獻范圍擴大到照片、錄像帶、錄音磁帶等方面。一年多來，我們共收得各類地方文獻800余冊（份）（報紙除外，），以及佛山武術節(jié)的錄像帶和錄音磁帶若干。

2．3．2 在地方文獻的開發(fā)利用上，我們改變過去完全靠讀者閱覽來利用文獻的做法，采取各種方式主動向外界輸送地方文獻信息，如：由地方文獻室工作人員利用本室的資料，向《佛山日報》的《粱園》副刊提供有關文章，介紹佛山的歷史、文化、民俗、風物；與佛山電視臺合作，在佛山電視信息臺開辦《佛山歷史上的今天》欄目，資料全部由我館地方文獻室提供，等等。其中最值得一提的是，我們在利用地方文獻進行網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫開發(fā)方面所作的嘗試。佛山地區(qū)花卉栽培業(yè)較發(fā)達，順德陳村更是全國著名的花卉產(chǎn)地和花卉集散地，盆桔、蘭花等遠銷海內外。有鑒于此，我們設計開發(fā)了這個《廣東花卉數(shù)據(jù)庫》數(shù)據(jù)庫，并以蘭花為首。佛山歷史悠久，“得名于唐，肇跡于晉”，為我國歷史上的“四大名鎮(zhèn)”之一，是國家級的歷史文化名城。積五千年文化沉淀的佛山在一千多年的歷史中，曾涌現(xiàn)了許許多多的杰出人物，他們都曾為佛山的繁榮和發(fā)展作出過貢獻，在佛山歷史上產(chǎn)生了一定的影響。我們收集了佛山古往今來在政治、經(jīng)濟、文化、藝術、教育等行各業(yè)中的450個名人的生平資料，建立了《佛山歷史名人數(shù)據(jù)庫》。這兩個數(shù)據(jù)庫分別于去年6月和年底完成后，都以超文本的形式，通過我館的網(wǎng)絡中心上了“廣東視聆通”網(wǎng)。（視聆通是“169中國多媒體通信網(wǎng)”廣東網(wǎng)絡之別稱，其服務內容和服務方式均類似Internet網(wǎng)，到目前為止它己連通了廣東省23個市和北京、上海、四川、海南、湖南、浙江等8個省市）。雖然由于時間、資料和工作人員的經(jīng)驗、計算機知識等方面條件所限，上述兩個數(shù)據(jù)庫尤其是前者，存在著檢索點偏少及內容的豐富性、全面性、實用性方面有所欠缺等不足之處，但它為地方文獻資源的開發(fā)利用探索到了一條全新而又可行的路徑。實踐證明，利用地方文獻資源進行數(shù)據(jù)庫開發(fā)大有可為。

3． 尋找突破口，搞好地方文獻工作。

如果我說地方文獻工作是我國圖書館事業(yè)中的薄弱環(huán)節(jié)，大概是不會有很多人反對的。在我國，大部分圖書館地方文獻工作起步較晚，有很多公共圖書館甚至至今尚未成立專門的地方文獻工作部門。有些圖書館雖然有專事地方文獻工作的部門，但由于對地方文獻工作不重視，地方文獻工作長期停留在文獻的收集保管的水平上。我館在這一點上可謂難能可貴。

但是，要搞好地方文獻工作，僅靠觀念上的重視是不夠的，還要講究策略方法，找到正確的途徑。筆者認為，要搞好地方文獻工作，首先要找好突破口，確定工作重點，再在人力、經(jīng)費等方面進行合理的調配，有所側重地開展工作，方能達事半功倍之效，否則就可能吃力不討好。突破口的選定，要依各館的實際情況而行，如才準備成立地方文獻部或成立時間不長，館藏地方文獻數(shù)量較少的，可選擇文獻收集作為目前工作的重點。對于有一定地方文獻藏書基礎圖書館，則應在地方文獻的利用上下功夫，只有將地方文獻有效地利用起來，才能最終體現(xiàn)地方文獻的價值，體現(xiàn)地方文獻工作的價值。從我館地方文獻工作實際情況來看，盡管我館的地方文獻在藏書的豐富性及系統(tǒng)性方面仍有所欠缺，但可以肯定的是我館地方文獻藏書已經(jīng)具備了一定的基礎，因此筆者認為，在繼續(xù)做地方文獻收集工作的同時，我們應逐步將工作重點轉移到地方文獻的開發(fā)利用上來，以現(xiàn)有的藏書為基礎，展開地方文獻電子化數(shù)據(jù)庫的開發(fā)建設，并以各種專題的形式將這些地方文獻信息送上公眾網(wǎng)絡，使地方文獻信息的電子化和網(wǎng)絡化成為我館地方文獻工作的特色。這點筆者在另一篇文章中將有所論述，這里不作詳述。

參考文獻：

[1] 杜定友.地方文獻的搜集整理與使用.省市圖書館工作人員進修班講稿.

〔出處〕 地方文獻理論與實踐研討會論文（1998）

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