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淺談現(xiàn)代地方文獻的搜集整理
地方文獻的搜集、整理是公共圖書館的一項重要工作。經(jīng)過十多年的艱苦努力，我國地方文獻的搜集整理，已經(jīng)從起步階段進入了完善發(fā)展時期。許多地區(qū)圖書館先后組建了地方文獻資料室、參考室等機構，并且形成了具有一定藏書、人員的地方文獻管理隊伍。但是擺在我們面前的問題是：如何加強現(xiàn)代化地方文獻的搜集，整理工作，建立具有一定特色的現(xiàn)代文獻資料庫，這項工作在整個公共圖書館事業(yè)中顯得很有必要。
地方文獻從內容結構上包括：地方史料、地方人士著述和現(xiàn)代出版物三部份構成。這幾部份之間相輔相成不可缺少，但是很明顯，在這幾個構成部份中，人們一般只注重地方史料的搜集、整理而忽視了地方人士著述，特別是現(xiàn)代地方人士著述和現(xiàn)代地方出版物的搜集。
我國地方文獻搜集中，從古至今只重視前人的著述，無論是古代的藏書樓到今天的圖書館，在相當長的一段時期內，人們的頭腦中已經(jīng)形成，一提地方文獻搜集整理工作，只會聯(lián)想到“地方史料”。也就是說：只有古人留下的資料，才能稱之為“地方文獻”，這種思想狀況需要得到根本改變，關鍵在于重視和完善現(xiàn)代地方文獻搜集整理工作。
一、現(xiàn)代地方文獻搜集目標范圍
在當今社會中，面臨信息量爆炸性增長情況下，現(xiàn)代地方文獻出版數(shù)量增長迅速，所以確定現(xiàn)代地方文獻搜集的目標、范圍是搜集整理工作的重要環(huán)節(jié)。
現(xiàn)代地方文獻搜集目標，一般來說是指“現(xiàn)代文獻搜集過程中所涉及的人員、地域，經(jīng)費、管理等等方面”。搜集目標制定時要做到合理的安排人力，經(jīng)費的投入量與整體的比例，即處理好局部與整體的關系。因為現(xiàn)代地方文獻搜集是一項永久性的工作，搜集工作過程中需要相當?shù)娜肆徒?jīng)費投資。這項工作對于一個館來講短時期是不會產(chǎn)生社會效益和間接的經(jīng)濟效益的，因此必須根據(jù)各館實際情況制定出具有各館特色的搜集目標。目標制定時需要考慮確定搜集工作中可預見性目標，綜合分析、研究搜集工作中所涉及到的各個環(huán)節(jié)，最后確定搜集時必備的經(jīng)費、人員、范圍等數(shù)額、標準以保證整個搜集工作流程暢通無阻。
現(xiàn)代地方文獻搜集工作的特點是，類型多、品種雜，搜集范圍較廣。其范圍應該包括以下幾個方面：①本地的及籍貫屬本地但在外地工作的現(xiàn)代、當代文化人士著述。②近年來本地區(qū)著者及文化人士在各種期刊、報紙上公開發(fā)表的各種學術論文、文學作品等專業(yè)文章，論文資料。③公開發(fā)表的各種譯著、小說、散文、劇本、詩歌、雜文、美術作品、攝影、書畫作品等，無論匯集成冊成單張的均屬搜集范圍。④各種學會、協(xié)會及地方史志編纂機構編輯出版的各種正式出版及非正式出版的各種資料（包括手稿、油印稿、文稿）均應收集�？傊F(xiàn)代、當代文化人所著述的一切資料都應屬搜集的范圍。
二、搜集中幾項可行性措施
確定了地方文獻搜集范圍后，還應該針對現(xiàn)代地方文獻的不同特征進行綜合性分析，抓住特征，制定切實可行的搜集措施。
現(xiàn)代地方文獻特征，一般可分為分散性和廣泛性兩方面。分散性指：所搜集的文獻資料比較分散，大部份尚未成冊，多數(shù)分散在各種公開發(fā)表或未公開發(fā)行的期刊中，這些資料往往與新知識、新研究成果密切聯(lián)系，無論是各種類型的論文、學會、協(xié)會資料匯編、經(jīng)驗交流文章，都具活力，反映現(xiàn)代特點快，搜集整理后，深受讀者歡迎，其查閱率較高；廣泛性指：現(xiàn)代地方文獻資料應用范圍較廣，搜集時所涉及的人員、范圍面寬，搜集整理面十分廣泛。當今社會特點是，政治、經(jīng)濟、文化，藝術各個學科之間已經(jīng)形成了一個多元沖擊的整體，各類出版物迅速增長。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國各種期刊（包括內部期刊）已經(jīng)突破一萬種。這些上萬種期刊可分為某一學科、某一領域專業(yè)期刊和跨學科的綜合性期刊兩大類。再從文獻信息的增長量來講，全世界先進技術普及率高的地區(qū)，文獻信息增長量已經(jīng)達到最高水平�，F(xiàn)代地方文獻搜集工作盡管所涉及的范圍僅局限一個地區(qū)，但是如果分散在各個學科的專業(yè)性或綜合性期刊中，其范圍是相當廣泛的。
掌握了現(xiàn)代地方文獻的分散性和廣泛性特征后，為了充分做到搜集時的系統(tǒng)性、完善性工作必須有針對性的制定出搜集整理的具體措施。
1、大膽設想，勇于創(chuàng)新應該作為現(xiàn)代地方文獻搜集工作的主要原則。現(xiàn)代地方文獻搜集除了廣泛調查采訪外，不能局限于填訂書目，訂單單一渠道。必須結合各地具體情況大膽創(chuàng)新。如云南省大理州圖書館，根據(jù)該地區(qū)屬于民族自治區(qū)特點，與州人大及有關部門聯(lián)系、協(xié)作、爭取到以州人大、州政府辦公室的名義，用文件的形式下發(fā)“征集本地區(qū)現(xiàn)代地方人士著述的有關通知�！辈⑶疫�與當?shù)匚穆?lián)、民間文學家協(xié)會配合，利用各種民族節(jié)日活動有目的、有計劃的搜集地方文獻資料。今年5月結合紀念毛澤東同志《在延安文藝座談會上的講話》發(fā)表50周年活動中，大理州圖書館聯(lián)合州作家協(xié)會，州民間文學集成組織舉辦“大理州作家作品展覽�！蓖ㄟ^展覽搜集到該地區(qū)多種民族組成的老、中、青作家在各種報紙、期刊發(fā)表的近百件作品，其中包括詩歌、散文、小說、民間文學、文學評論、論文等方面內容。該館這種創(chuàng)造性的利用各種活動搜集整理現(xiàn)代地方文獻方法是值得提倡和推廣。
2、走捷途，密切與出版部門聯(lián)系，掌握當?shù)爻霭鎰討B(tài)，搜集新近出版的著述，目前各地文化部門先后成立了新聞出版科（室），這類機構一般說來，都屬于文化局管轄。圖書館可以充分利用各種有利因素，草擬出有關征集現(xiàn)代出版物的條文，與新聞出版機構聯(lián)系，給本地所有出版單位下發(fā)“征集贈送現(xiàn)代出版物給圖書館的文件”，文件中注明贈送出版物的種數(shù)、冊數(shù)、時間，有目的性的進行征集。
3、抓住時機，及時搜集。近年來各地盛行編纂各種地方史志，部門志，這些地方志編纂機構某種意義上，都屬于臨時性機構，經(jīng)過一段時間編纂后，各種類型的地方史志、部門志均先后出版發(fā)行。圖書館搜集整理這類地方文獻時必須抓住目前各種地方志、部門志出版發(fā)行的有利時機及時搜集。除了搜集各類型的正式出版發(fā)行的文獻資料外，更重要的是不能放過這些出版物的手稿、油印稿的搜集，這些珍貴資料如果不及時搜集，將會錯失良機留下遺憾。
4、現(xiàn)代地方文獻搜集工作中，必須制定與搜集整理相適應的配套措施，以便搜集整理進一步完善提高。現(xiàn)代地方文獻搜集進館后，一般采取的方式是：將搜集整理后的文獻資料分藏在各個部門中，這種傳統(tǒng)入藏方式，不利于反映一個地區(qū)文化動態(tài)，更不利于讀者檢索利用。為了充分反映出一個地區(qū)文化成果，弘揚本地區(qū)，本民族的民族文化，可以采取將搜集到的現(xiàn)代地方文獻集中起來統(tǒng)一入藏組建“本地區(qū)文化人著述文獻資料檔案庫�！奔泻蟮奈墨I資料按學科以人為基數(shù)入藏，這種統(tǒng)一管理的方式有利于系統(tǒng)、全面完整的檢索利用，對征集者本人還可以針對著者作品數(shù)量、質量發(fā)給“入藏證”證明該作者在圖書館檔案庫的入藏號、作者單位、學科類型。組建現(xiàn)代文化人著述檔案庫后，作者及研究人員可以更廣泛的按人、按學科檢索所需要的資料。
5、針對目前一般作者不愿將作品交圖書館收藏的情況，制定有利于搜集整理的對策。搜集現(xiàn)代地方文獻時往往會碰到著述者成果較多，自已所留的保存本，僅僅只有一份，不愿將保存本交圖書館收藏，針對這種情況可以復制、復印辦法解決。對個別突出人員還可以通過獎勵形式解決，認真處理好搜集整理工作中出現(xiàn)的各種矛盾，以便有利于擴大搜集范圍，形成具有一定規(guī)模的現(xiàn)代地方文獻資料庫。
三、搜集整理中注意的幾個問題
加強現(xiàn)代地方文獻搜集整理，組建具有地方性特點的現(xiàn)代、當代文化人著述資料室，對于圖書館事業(yè)的發(fā)展，形成具有一定特色的藏書體系是一項十分重要的工作，必須不失時機的抓緊抓好，但是具體工作中還應該注意以下幾個問題：
1、搜集整理時應該注意按各個地區(qū)圖書館特點，確定優(yōu)先搜集范圍�，F(xiàn)代地方文獻搜集是一項長久性的工作，搜集之前根據(jù)各個館情況、組建相應的“搜集整理小組”，人員可以專設或兼職。搜集人員在廣泛調查、了解、采訪基礎上區(qū)分搜集的先后。那么怎樣才能確定先后呢？那些方面需要重點考慮呢？首先，應該選擇具有一定時間限制的現(xiàn)代、當代地方文獻。如各地新修的各類地方志、部門志。另外，要選擇對地區(qū)發(fā)展具有促進作用的現(xiàn)代地方文獻資料。如各種戰(zhàn)略性的研討性論文匯編。反映某一地域的資源調查報告、國土資料開發(fā)利用資料等應該采取急用先搜的原則，優(yōu)先進行搜集整理。
2、采取由近到遠原則，逐步擴大搜集范圍�，F(xiàn)代，當代文化人士著述搜集要做到搜集的完整性、系統(tǒng)性并不是件容易的事，需要工作人員作仔細的了解、尋訪、征集的過程。搜集中應該不失時機的了解情況，由遠到近、似點帶面逐步擴大搜集。
3、現(xiàn)代、當代地方文獻搜集整理中，必須重視零散資料的搜集整理工作。零散資料一般來說內容廣泛，人員涉及面廣，搜集起來困難重重。但是這類資料一旦經(jīng)過搜集整理后，最能體現(xiàn)出一個地方文獻特色，也能夠促進該地區(qū)政治、經(jīng)濟、文化事業(yè)的發(fā)展。搜集工作中應該把這類資料列為重點。
4、搜集整理過程中還應該注意對各種搜集的文獻資料作認真仔細的鑒別，最后根據(jù)作者作品數(shù)量、質量區(qū)分出重點入藏和一般入藏的人員和文獻。作品鑒別可以請各學科具有一定影響的人員承擔，鑒別后的作品一經(jīng)入藏后可發(fā)給著者“入藏證”。凡獲得“入藏證”的文化人士著述都屬重要收藏對象，這樣更有利搜集工作的發(fā)展。
總之，現(xiàn)代地方文獻搜集、整理是圖書館工作的一項重要內容，各地圖書館必須針對具體實際情況，有目標、有計劃地進行搜集、整理工作，逐步形成一個具有自己館藏特色的地方文獻藏書體系。
〔出處〕 圖書館理論與實踐 1992（4）
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