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方志傳記資料索引數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
方志是我國(guó)特有的一種歷史文獻(xiàn)，它綜合記述了一個(gè)行政區(qū)劃內(nèi)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等方面的歷史情況，是一個(gè)地方的百科全書(shū)，具有資政、存史、教化的功能。從其發(fā)端至今已有數(shù)千年的歷史，成為人們了解地方歷史，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)和愛(ài)國(guó)主義教育等方面工作的有利工具。并且，由于它記載了一個(gè)地方各方面的基本情況，所以又是一座蘊(yùn)藏著豐富信息的寶庫(kù)。
方志中的人物傳記是方志重要的組成部分。在人物傳記中記載了一個(gè)地區(qū)的知名人士，而這些人士大多數(shù)在正史中是不予以記載的。因此，在方志人物傳記中能夠查到不少正史中所沒(méi)有的人物，這對(duì)于歷史研究來(lái)說(shuō)是非常有幫助的。但是，由于方志中的人物眾多，在使用時(shí)頗感不便，因此，人們開(kāi)始編制方志傳記資料索引。
我國(guó)最早的方志人物傳記索引是1939年江蘇省立圖書(shū)館曹允源編制的《吳縣列傳人名索引》，此后，陸續(xù)編制了《宋元方志傳記索引》、《山西通志人物傳記索引》、《東北方志人物傳記資料索引》、《北京天津地方志人物傳記索引》、《廣西方志傳記人名索引》等，臺(tái)灣地區(qū)也編制了《中日現(xiàn)藏三百種明代地方志傳記索引》等，這些索引的編制對(duì)于人們查找方志中的人物起到了積極作用。但是，限于印刷型載體的篇幅，這些索引也存在著明顯的不足。一是索引的著錄內(nèi)容少，一般為姓名、別名、出處等幾項(xiàng)；二是檢索點(diǎn)單一，僅在索引正文中按人物的姓名排序，另外在書(shū)后再附一種與正文對(duì)應(yīng)的檢索方式，僅此而已；三是編制時(shí)投入的人力、物力多，編制周期長(zhǎng)，一部索引的編制要經(jīng)過(guò)多道工序，諸如寫(xiě)卡片、校對(duì)，再到寫(xiě)清樣、排版、校對(duì)直至印刷等多個(gè)環(huán)節(jié)，投入的人力多，工作量大。正是由于這些不足，限制了人們大規(guī)模編制方志人物傳記索引的工作，從而也限制了人們便捷地查閱方志中人物的需求。
隨著現(xiàn)代高新技術(shù)的發(fā)展，為索引的編制帶來(lái)了新的發(fā)展天地。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的出現(xiàn)，為索引的編制提供了一個(gè)高效、簡(jiǎn)便的工具。采用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)編制索引不僅可以使索引的編制達(dá)到事倍功半的效果，而且還極大地豐富了讀者的檢索途徑，從而實(shí)現(xiàn)以往傳統(tǒng)的印刷型索引所達(dá)不到的效果。
北京圖書(shū)館收藏的新舊方志居海內(nèi)外各圖書(shū)館之首。如何充分發(fā)揮這些方志的作用，使其更好地為社會(huì)主義精神文明和物質(zhì)文明服務(wù)是圖書(shū)館工作者的職責(zé)；在人們開(kāi)始進(jìn)入信息時(shí)代，如何使方志中的大量信息為人們所了解并便于查詢，也是圖書(shū)館工作者的義務(wù)；從全球信息化進(jìn)程發(fā)展來(lái)看，將方志中的大量信息進(jìn)行數(shù)字化處理、使海內(nèi)外廣大讀者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行檢索，也是圖書(shū)館工作者的工作。
據(jù)此，北京圖書(shū)館地方志和家譜文獻(xiàn)中心決定率先著手建立方志人物傳記資料索引數(shù)據(jù)庫(kù)。
一
方志人物傳記資料索引數(shù)據(jù)庫(kù)的目標(biāo)是：要能夠適應(yīng)新舊方志中的人物傳記情況，要準(zhǔn)確和較為全面地揭示人物的基本屬性，發(fā)揮計(jì)算機(jī)檢索的優(yōu)勢(shì)，滿足讀者多途徑檢索人物的需求，為讀者提供一個(gè)快速、便利的查詢工具，使之為廣大讀者所使用。
在這個(gè)目標(biāo)的指導(dǎo)下工作人員進(jìn)行了大量的調(diào)研工作，以最終確定數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目的內(nèi)容。而數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的確立是數(shù)據(jù)庫(kù)檢索的基礎(chǔ)，也是直接影響數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵因素。如前所述，現(xiàn)有的印刷型方志人物傳記資料索引，主要是通過(guò)人物的姓名來(lái)進(jìn)行檢索，檢索途徑單一。所記載的內(nèi)容基本是姓名和主要的字、號(hào)，個(gè)別的有生卒年。對(duì)于出處基本是書(shū)名的簡(jiǎn)稱或代號(hào)。有關(guān)人物的其他內(nèi)容則不予反映。
在掌握現(xiàn)有方志人物傳記資料索引情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)讀者檢索的需求和圖書(shū)館工作人員以往的工作經(jīng)驗(yàn)以及計(jì)算機(jī)所提供的功能，最后確定該數(shù)據(jù)庫(kù)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容為：姓名、別名、性別，民族、籍貫、朝代、生卒年、參考年，肖像、身份類別主題詞、方志省份和出處，總計(jì)12項(xiàng)。
這12個(gè)項(xiàng)目大大超過(guò)了現(xiàn)有印刷型方志人物傳記資料索引所收錄的內(nèi)容。
1．標(biāo)識(shí)人物身份主題詞的使用
在方志的人物傳記中，由于所收錄的人物較多，因此大多數(shù)的方志都將所收人物按其身份進(jìn)行集中編排，并給予相應(yīng)的門(mén)類名稱。在舊方志中，一般將人物分為名宦、儒林、忠義、宦績(jī)、文苑、武功、隱逸、孝友、義行、方伎、仙釋等門(mén)類。在新方志中則分為英烈、勞模、能工巧匠和專家學(xué)者等。顯然，這樣的分類與集中便于讀者使用。
但是，在印刷型方志人物傳記資料索引中是難于做到按上述門(mén)類進(jìn)行編輯檢索的。假如這樣做，那索引的工作量就要成倍的增長(zhǎng)，如果要編制一個(gè)數(shù)千人物的索引，那就是一個(gè)浩瀚的工程。在現(xiàn)有的方志人物傳記資料索引中，讀者只能在掌握了一個(gè)人物的姓名或其主要的別名之后，方可進(jìn)行檢索，而要查尋某一門(mén)類的人物是無(wú)法辦到的。假若讀者想了解某一地區(qū)歷史上在農(nóng)業(yè)種植方面有特殊技藝的人物，就只能將該地區(qū)現(xiàn)存的所有方志一部一部進(jìn)行翻檢，才能得到所需要的人物。
為實(shí)現(xiàn)讀者可以按門(mén)類進(jìn)行檢索的要求，參照?qǐng)D書(shū)館對(duì)書(shū)刊文獻(xiàn)進(jìn)行主題標(biāo)引的工作，在該數(shù)據(jù)庫(kù)中設(shè)置了標(biāo)識(shí)人物身份的主題詞項(xiàng)目。目前主題標(biāo)引多用于書(shū)目、篇名等數(shù)據(jù)庫(kù)中，用于人物標(biāo)引尚未見(jiàn)到。因此，對(duì)人物進(jìn)行主題標(biāo)引是該數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)特點(diǎn)，也是計(jì)算機(jī)檢索有別于印刷型檢索的重要標(biāo)志。
為使計(jì)算機(jī)的檢索達(dá)到應(yīng)有的效果，數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于主題詞的使用考慮了以下三個(gè)問(wèn)題：
第一、用詞的規(guī)范性。在新舊方志中，雖然有大量的志書(shū)對(duì)于人物傳記按門(mén)類進(jìn)行了集中編排，但是，這些門(mén)類名詞的使用由于編纂者的理解不同和所處的歷史環(huán)境的不同往往存在著差異，因而造成對(duì)同一門(mén)類的用詞不統(tǒng)一；另外，各地在編纂方志時(shí)對(duì)于同一人物的傳記在撰寫(xiě)時(shí)側(cè)重點(diǎn)不同，所反映的內(nèi)容不同，所安置的門(mén)類也就不盡相同。如果僅僅按各方志中人物所處的門(mén)類來(lái)進(jìn)行主題標(biāo)引，就會(huì)出現(xiàn)對(duì)同一人物的用詞不一致，從而在進(jìn)行主題檢索時(shí)達(dá)不到應(yīng)有的效果。為規(guī)范主題標(biāo)引的用詞，在標(biāo)引時(shí)遵循了以下四條原則：
首先，選用的詞要具有檢索意義和組配意義，并能夠表達(dá)相應(yīng)的概念；
其次，選用的詞必須詞義明確，一詞一義；
再次，選用的詞要具有一定的使用頻率；
第四，參照《中國(guó)圖書(shū)分類主題詞表》中的詞匯。
按照上述原則編制了一個(gè)人物主題詞表，并在工作中逐步完善。
第二、用詞的準(zhǔn)確性。在標(biāo)引用詞的準(zhǔn)確性方面、由于對(duì)人物的主題標(biāo)引主要是根據(jù)該人物傳記中所反映的這個(gè)人物的生平事跡、主要貢獻(xiàn)和主要活動(dòng)內(nèi)容，給予一個(gè)或數(shù)個(gè)主題詞。因此，大致從以下幾方面來(lái)確定主題詞：
人物的專業(yè)、專長(zhǎng)或所從事的行業(yè)。如政治、軍事、醫(yī)學(xué)等；
人物在社會(huì)生活中所產(chǎn)生較為突出的影響。如義行、劣行等；
人物的某些特定身份。如英烈、君主、宗教徒等；
人物傳記中所記載該人物經(jīng)歷的主要甚至是唯一的重大歷史事件。如辛亥革命、歷次農(nóng)民起義等；人物傳記中所記載該人物對(duì)于某一地區(qū)做出重大貢獻(xiàn)的情況。如鄭成功收復(fù)臺(tái)灣，臺(tái)灣就可以選做主題詞；
人物參加的黨派、社團(tuán)、幫會(huì)等。如興中會(huì)、日知會(huì)等。
第三、用詞的適度性。由于方志所收錄人物的多樣性和復(fù)雜性，使得在對(duì)人物進(jìn)行主題標(biāo)引時(shí)要恰如其份。標(biāo)引太少，就不能全面、準(zhǔn)確地揭示人物的基本情況，在檢索時(shí)難于達(dá)到預(yù)期的效果；反之，標(biāo)引過(guò)多，會(huì)造成對(duì)于人物界定過(guò)細(xì)，同樣會(huì)造成在檢索時(shí)命中結(jié)果的分散，降低檢索效率。因此，恰當(dāng)?shù)貥?biāo)引是保證檢索效果的基礎(chǔ)。為此，數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)定對(duì)于人物的主題詞標(biāo)引控制在八個(gè)之內(nèi)。如：
顧炎武，明末清初杰出的思想家、愛(ài)國(guó)學(xué)者。他的主題詞是“政治”、“哲學(xué)”、“文學(xué)”、“文獻(xiàn)學(xué)”等；
孫叔平，他的主要經(jīng)歷是從事于教育工作和哲學(xué)研究。因此，他的主題詞為“教育”和“哲學(xué)”；
胡也頻，此人主要從事文學(xué)創(chuàng)作，并從事出版發(fā)行工作，參加左聯(lián)，任執(zhí)行委員， 1931年2月7日被國(guó)民黨殺害。他的主題詞為“文學(xué)”、“出版發(fā)行”、“英烈”和“左聯(lián)”。
2．對(duì)于別名較為全面的收錄
在方志的人物傳記資料中，一個(gè)人物除了有一個(gè)正式的或較為通用的名字外，絕大多數(shù)人物還會(huì)有別名。別名的情況較為復(fù)雜。對(duì)于古代帝王等封建統(tǒng)治者，多有年號(hào)、廟號(hào)、謚號(hào)。而這些年號(hào)、廟號(hào)或謚號(hào)又多為后世通用的名稱，其本名反不為一般人所熟知。如：秦始皇、乾隆等；對(duì)于文人墨客，則有字、號(hào)、室名、筆名等，如：倪儹，元朝人，工詩(shī)文，善繪畫(huà)，以山水見(jiàn)長(zhǎng)。他初名珽，字元鎮(zhèn)，又字玄瑛，號(hào)云林，別號(hào)幻霞子、荊蠻民、凈名居士、如幻居士、朱陽(yáng)館主、蕭閑仙卿、海岳居士、無(wú)住庵主、滄浪漫士、曲全叟，變姓名曰奚元朗；
對(duì)于近現(xiàn)代的革命者，則有化名、曾用名等，如：董必武，曾經(jīng)化名“碧吾”；陳潭秋，曾化名“徐杰”；
對(duì)于出家者，則有法名、法號(hào)、俗號(hào)等，如：馬道一，是佛教禪宗的第八代大師，“馬道一”是其俗名，世稱“馬祖”，謚號(hào)“大寂禪師”；
對(duì)于能工巧匠，則有綽號(hào)等。如：余德新，是個(gè)在當(dāng)?shù)仫嬍硺I(yè)有較為突出技能的人物，由于其技藝出眾，人們戲稱其為“一大堆”；
還有一些其他的稱謂。
3．對(duì)于人物生卒年不確定性的處理
人物的生卒年是斷定一個(gè)人物的重要依據(jù)，也是進(jìn)行歷史研究所不可缺少的。在方志人物傳記資料中，對(duì)于人物生卒年的描述也不完全相同，歸納起來(lái)大體有三種情況。為便于檢索，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)了相應(yīng)的著錄要求。
一是有明確的生卒年，特別是在新方志中，對(duì)于近現(xiàn)代人物基本上都有明確的生卒年。對(duì)于這種情況，就在“生卒年”項(xiàng)目中填入具體的年份，并在“朝代”一欄中填入相應(yīng)的時(shí)代。生于1840年以后的，或主要活動(dòng)在1840年以后的，則填入“近現(xiàn)代”。這主要是便于檢索。
如：余德新，生于1913年，卒于1978年，在“朝代”一欄中填入“近現(xiàn)代”；
二是沒(méi)有明確的生卒年，但是有人物活動(dòng)的具體朝代。這樣就將此人活動(dòng)的朝代填入“朝代”一欄中即可，“生卒年”予以空置。
如：朱子才，金代進(jìn)士，生卒年不詳，在朝代一欄填入“金”；
三是沒(méi)有明確的生卒年，但是有此人活動(dòng)的朝代，以及此人任職時(shí)間或此人經(jīng)歷一個(gè)重要事件的時(shí)間。對(duì)于這種情況，著錄時(shí)要求在“朝代”一欄中填入相應(yīng)的朝代，在“參考年代”一欄中填入任職時(shí)間或經(jīng)歷事件的具體時(shí)間，給讀者一個(gè)較為具體的參考時(shí)間，幫助讀者進(jìn)行判斷。
如：田瑜，北宋慶歷年間進(jìn)士，生卒年不詳。但在他的傳記中記載了慶歷四年（1044）歐希范叛亂，田瑜率兵討伐，予以平滅。這樣，在“朝代”一欄中填入“北宋”，在“參考年代”一欄中填入“1044”。
4．其他項(xiàng)目的設(shè)置
籍貫。在方志的人物傳記資料中常常會(huì)有同名同姓者，要予以區(qū)分，籍貫是一個(gè)重要條件。因此，數(shù)據(jù)庫(kù)中設(shè)置了籍貫的項(xiàng)目。它要根據(jù)方志人物傳記所記載的情況而定，對(duì)于不確定的要經(jīng)過(guò)相應(yīng)的考證，予以判斷，最終獲得一個(gè)較為正確的籍貫地名。
肖像。在有些新方志的人物傳記資料中刊登了人物的照片或肖像繪畫(huà)，這是舊方志所不具備的。這對(duì)于進(jìn)行一些專題研究和愛(ài)國(guó)主義教育是十分有利的。
方志省份。這是一部方志所屬的省、市、自治區(qū)，它可以幫助讀者了解該方志所屬的具體省別。
出處。在出處一項(xiàng)中，要著錄五個(gè)內(nèi)容，即書(shū)名、出版地、出版者、出版時(shí)間和頁(yè)碼。眾所周知，方志的編纂出版具有一定的連續(xù)性，舊方志如此，新方志也要如此。按照中國(guó)地方志領(lǐng)導(dǎo)小組的有關(guān)規(guī)走，新方志要20年左右一編修。因此，在出處項(xiàng)中設(shè)置出版地、出版者和出版時(shí)間就是為了區(qū)分同一個(gè)地區(qū)不同時(shí)代編纂出版的方志。
二
方志人物傳記索引數(shù)據(jù)庫(kù)所收錄的內(nèi)容是人物的有關(guān)數(shù)據(jù)，基本上是屬于專題性的題錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其主要功能要求是提供讀者進(jìn)行檢索。數(shù)據(jù)的收錄范圍明確，數(shù)據(jù)內(nèi)容較為規(guī)范，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也基本穩(wěn)定，由此也決定了數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)的軟硬件條件和性能要求。在硬件方面，要求是486／100以上的PC機(jī)，內(nèi)存16兆，最少8兆，200兆的硬盤(pán)，這要根據(jù)數(shù)據(jù)量的多少而定。VGA顯示器。外接針式打印機(jī)或激光打印機(jī)。目前為單機(jī)版，以后將升級(jí)到網(wǎng)絡(luò)版。在軟件方面，操作系統(tǒng)是中文Windows95，應(yīng)用系統(tǒng)則在VisuaI FoxPro 3．0上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。Visual FoxPro 3．0是Mi crosoft公司推出的一種開(kāi)發(fā)工具，它吸收了以往FoxPro的優(yōu)點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了改進(jìn)，包括從面向字符式數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)向面向?qū)ο蟮娘L(fēng)格，完全支持Windows事件模式以及數(shù)據(jù)字典的創(chuàng)建等功能，使其達(dá)到更快捷的速度、更完善的功能和更簡(jiǎn)便的操作。
該數(shù)據(jù)庫(kù)提供了檢索、編輯、顯示、統(tǒng)計(jì)、打印、系統(tǒng)維護(hù)和幫助的功能。
檢索功能。系統(tǒng)提供了姓名、別名、性別、民族、籍貫、朝代、生卒年、參考年、肖像、標(biāo)識(shí)人物身份的主題詞、方志省份和出處12個(gè)檢索點(diǎn)。這些檢索點(diǎn)既可以進(jìn)行單項(xiàng)檢索，也可以進(jìn)行組配檢索；對(duì)于姓名、別名等還可以進(jìn)行前方一致的截?cái)鄼z索；對(duì)于主題詞可以同時(shí)進(jìn)行多個(gè)組配檢索。
編輯功能。這是提供工作人員錄入數(shù)據(jù)時(shí)使用。系統(tǒng)提供了方便的數(shù)據(jù)錄入功能。由于在錄入同一部方志時(shí)，其出處、方志省份內(nèi)容完全相同，為減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，工作人員在錄入同一部方志的不同人物數(shù)據(jù)時(shí)，可以在前一條數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上保持無(wú)需修改的內(nèi)容，僅對(duì)不同的內(nèi)容進(jìn)行修改，以此追加新的記錄。
顯示功能。系統(tǒng)提供了簡(jiǎn)要顯示、文本顯示和卡片顯示，使讀者和工作人員可根據(jù)需要來(lái)選擇。簡(jiǎn)要顯示僅對(duì)命中的數(shù)據(jù)顯示人物的姓名、出處中的方志名稱和頁(yè)碼；文本顯示則顯示人物的姓名、朝代、生卒年、別名、性別（男性不顯示）、民族（漢族不顯示）、籍貫。肖像（有則顯示“照片”或“肖像”，沒(méi)有則不顯示任何信息）、出處；卡片顯示則按一個(gè)卡片格式將人物的12項(xiàng)內(nèi)容全部予以顯示。
統(tǒng)計(jì)功能。系統(tǒng)可以進(jìn)行以下操作：一是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)中所有數(shù)據(jù)記錄的情況；二是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)中有關(guān)某一部方志的數(shù)據(jù)記錄情況，三是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)中所有方志的部數(shù)；四是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)中所收各省方志的部數(shù)。
打印功能。系統(tǒng)可以打印輸出校對(duì)單、別名索引、方志一覽表、主題詞表和按人物姓名為序的表格，提供使用。
系統(tǒng)維護(hù)功能。提供了數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安裝、數(shù)據(jù)鏈接、重新索引和庫(kù)整理的功能。
綜上所述可以看出，該數(shù)據(jù)庫(kù)提供的多途徑檢索、方便的數(shù)據(jù)錄入、多種統(tǒng)計(jì)和打印等功能，不僅方便了讀者使用，也便于工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，是一個(gè)較為理想的方志人物傳記資料索引數(shù)據(jù)庫(kù)的編制工具。
利用該數(shù)據(jù)庫(kù)，北京圖書(shū)館地方志和家譜文獻(xiàn)中心已經(jīng)完成了485部新方志中的近3萬(wàn)條人物數(shù)據(jù)的制作工作，取得了良好的效果，達(dá)到了預(yù)期的目的，并為今后繼續(xù)制作方志人物傳記資料索引數(shù)據(jù)庫(kù)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。這批數(shù)據(jù)即將上網(wǎng)，讀者通過(guò)訪問(wèn)我館的主頁(yè)（http：//www. nlc. gov.cn)就能檢索。
〔出處〕 北京圖書(shū)館館刊 1998（3）
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