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人物信息處理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與使用
［摘要] 我館開發(fā)的人物信息處理系統(tǒng)是一個(gè)具有多種功能的綜合系統(tǒng)，本文對(duì)該系統(tǒng)的開發(fā)目標(biāo)、設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)及系統(tǒng)功能模塊作一簡要闡述。
1 問題的提出與系統(tǒng)開發(fā)的必要性
“人”是每一個(gè)國家最大的資源，也是國家發(fā)展和進(jìn)步的原動(dòng)力。當(dāng)代社會(huì)已愈來愈重視“人”的研究和人才資源的開發(fā)，發(fā)掘人物信息資源，為人才、人物研究提供有效服務(wù)是圖書館義不容辭的責(zé)任。近些年來，湖南圖書館十分重視地方人物信息的收集和利用。80年代末開始有計(jì)劃地收集整理湖南人物資料，成立了湖南名人文庫，在收集湖南名人著作的同時(shí)，廣泛搜集名人生平和學(xué)術(shù)研究資料，90年代利用所收資料編輯出版了《當(dāng)代湖南人名辭典》。目前，“文庫”已收集湖南名人的資料近萬份。如何設(shè)計(jì)一個(gè)功能齊全、性能良好的人物信息處理計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，將所收人物資料便捷地提供社會(huì)利用，是我們考慮了多年的問題。為此，我們?cè)O(shè)計(jì)了本系統(tǒng)。經(jīng)過一年多的研制調(diào)試，現(xiàn)己完成全部預(yù)定設(shè)計(jì)工作并進(jìn)入運(yùn)行使用，本文特對(duì)該系統(tǒng)的開發(fā)目標(biāo)、設(shè)計(jì)思路、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)及系統(tǒng)各模塊功能作一簡要闡述。
2 系統(tǒng)目標(biāo)與設(shè)計(jì)思想
目前國內(nèi)收集名人資料、名人著述的單位不少，采用計(jì)算機(jī)管理人物（人才）信息的也很多，但人物信息處理計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中帶有研究性質(zhì)并為社會(huì)研究服務(wù)的系統(tǒng)尚不多見。隨著各地對(duì)地方名人信息資料收集的重視，各收集單位的收集規(guī)模的擴(kuò)大和對(duì)人物研究工作的加深，人物信息資料利用的需求量將會(huì)有增無減，如進(jìn)行人物研究、人事檔案管理，編寫人物志、人物辭典及人才交流信息管理等。因此本系統(tǒng)的研制不僅立足于圖書館自身工作的需要，而且著眼于社會(huì)需求：
本系統(tǒng)開發(fā)目的是為建立一個(gè)具有人物信息存貯、檢索、統(tǒng)計(jì)與編輯功能的管理系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)三個(gè)目標(biāo)：提高人物信息管理的質(zhì)量與效率；為當(dāng)代湖南和中國人物、人才研究提供系統(tǒng)資料；為實(shí)現(xiàn)我國人物、人才信息資源共享打下基礎(chǔ)。
本人物信息處理系統(tǒng)是一個(gè)具有多種功能的綜合系統(tǒng)，內(nèi)容龐雜，須完成的任務(wù)眾多，設(shè)計(jì)具有一定難度，為完成設(shè)計(jì)目標(biāo)，人物信息系統(tǒng)資料人員、計(jì)算機(jī)人員經(jīng)過反復(fù)研討，力爭使系統(tǒng)設(shè)計(jì)盡可能達(dá)至功能齊全、結(jié)構(gòu)合理、層次清晰、操作簡便，使用符合人們的操作習(xí)慣。考慮本系統(tǒng)的用戶一般都不是專門的使用人員和計(jì)算機(jī)人員，他們大都沒有大多的檢索知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，因此系統(tǒng)必須具備各種檢索指引機(jī)制、“人機(jī)”對(duì)話等功能，使對(duì)檢索和計(jì)算機(jī)比較陌生的用戶也能比較方便地使用。 根據(jù)實(shí)現(xiàn)功能與完成任務(wù)的不同，本系統(tǒng)由數(shù)據(jù)處理、條目編輯、檢索、統(tǒng)計(jì)和輸出打印五個(gè)模塊構(gòu)成，每個(gè)模塊分別有3-5個(gè)層次，由主菜單逐級(jí)下拉到所需屏幕執(zhí)行有關(guān)功能。
3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)在很大程度上取決于系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的好壞。系統(tǒng)的層次和框架確定之后，構(gòu)造理想的數(shù)據(jù)模式，使系統(tǒng)有效地存貯數(shù)據(jù)，最大限度地滿足用戶的需求是數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的任務(wù)。
人物數(shù)據(jù)是一種事實(shí)數(shù)據(jù)，按照人物數(shù)據(jù)的特有情況，本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫由主要數(shù)據(jù)庫和輔助數(shù)據(jù)庫兩部分組成。
數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)示意圖如下：
3. 1主要數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)
主要數(shù)據(jù)庫包括：基本數(shù)據(jù)庫與特殊數(shù)據(jù)庫。 基本數(shù)據(jù)庫用以記錄人物的基本情況，包括姓名、生年、卒年、性別、概括語、別名、字號(hào)、筆名、民族、籍貫、出生地、后入籍、職業(yè)、黨派、加入黨派時(shí)間、最高學(xué)歷、畢業(yè)學(xué)校及專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間、工作單位、職務(wù)、職稱系列與職稱、學(xué)銜、軍銜、通訊地址等30余項(xiàng)內(nèi)容及個(gè)人簡歷等一般檔案數(shù)據(jù)（其中“概括語”是對(duì)傳主的概括性評(píng)價(jià)的詞級(jí)，如某某為“歷史學(xué)家”）。個(gè)人簡歷為不定長字段，采取自由行文方式記錄有關(guān)內(nèi)容，可由用戶隨時(shí)增加新內(nèi)容及其資料來源（注明資料來源可方便使用者查找資料原文），而原內(nèi)容繼續(xù)保留，以便于研究。其它字段采用定長格式。
特殊數(shù)據(jù)庫包括：個(gè)人著述及科研成果數(shù)據(jù)庫、個(gè)人獲獎(jiǎng)數(shù)據(jù)庫、研究書目數(shù)據(jù)庫、親友關(guān)系數(shù)據(jù)庫。
個(gè)人著述及科研成果數(shù)據(jù)庫記錄傳主的著作及科研成果情況。輸入內(nèi)容為：文獻(xiàn)形式（分：專著、文章、手稿、字畫、照片、磁帶等近20種文獻(xiàn)形式）或科研項(xiàng)目類別（分：國際項(xiàng)目、國家項(xiàng)目、省級(jí)項(xiàng)目、市級(jí)項(xiàng)目、合作項(xiàng)目、其他項(xiàng)目）、題名、著作方式、出版（或制作）地、出版者或文獻(xiàn)出處、出版（制作）時(shí)間。
獲獎(jiǎng)情況數(shù)據(jù)庫記錄傳主的著述、成果中的獲獎(jiǎng)項(xiàng)目信息，內(nèi)容包括：項(xiàng)目名稱、獎(jiǎng)勵(lì)名稱及等級(jí)。受獎(jiǎng)時(shí)間、頒獎(jiǎng)（或批準(zhǔn)）機(jī)構(gòu)等。
研究書目數(shù)據(jù)庫記錄社會(huì)外界對(duì)傳主生平與學(xué)術(shù)成果的評(píng)介、研究書目信息，包括文獻(xiàn)形式、題名、著者、文獻(xiàn)出處等內(nèi)容。
親友關(guān)系數(shù)據(jù)庫用于記錄傳主有影響、有成就的親友情況，內(nèi)容包括：親友姓名、稱謂及說明語，說明語是指對(duì)該親友本人的簡短說明。
3.2 輔助數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)
輔助數(shù)據(jù)庫包括漢字排序編碼數(shù)據(jù)庫、職業(yè)類別數(shù)據(jù)庫、黨派名稱數(shù)據(jù)庫、學(xué)歷類別數(shù)據(jù)庫、職務(wù)級(jí)次數(shù)據(jù)庫、職稱級(jí)次數(shù)據(jù)庫、軍銜類別數(shù)據(jù)庫等，其中漢字編碼數(shù)據(jù)庫用于人物姓名的排序，排序方法有按漢字筆劃、漢語拼音、四角號(hào)碼、時(shí)間四種。職業(yè)類別庫是根據(jù)我國職業(yè)劃分習(xí)慣，參照加拿大職業(yè)劃分方法，將人們所從事的職業(yè)劃分為黨政、軍隊(duì)、自然科學(xué)、工程技術(shù)、社會(huì)科學(xué)、教育、文化（圖·博·檔）、新聞·出版·翻譯、電視·廣播、文學(xué)·藝術(shù)、體育、金融·稅務(wù)、財(cái)會(huì)、商貿(mào)、司法·公安、宗教、醫(yī)療·保健、農(nóng)林·水產(chǎn)·畜牧、輕工、機(jī)械·化工·電力、建筑、交通運(yùn)輸、環(huán)保，不能歸類者可由用戶“自輸入”。其他各庫按我國大陸現(xiàn)有情況設(shè)定字段，如職稱級(jí)次類別庫將職稱級(jí)次分為高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)三個(gè)級(jí)次，而職稱系列則按照我國大陸現(xiàn)行職稱系列設(shè)定為21個(gè)系列�？紤]到情況的多樣性，各庫均設(shè)有用戶自輸入功能。
4 系統(tǒng)模塊功能與特點(diǎn)
4.1 數(shù)據(jù)處理模塊
用于人物基本數(shù)據(jù)與特殊數(shù)據(jù)的輸入與維護(hù)。這是整個(gè)系統(tǒng)的關(guān)鍵，是其他模塊實(shí)現(xiàn)其功能的基礎(chǔ)，該模塊能實(shí)現(xiàn)人物數(shù)據(jù)的錄入、修改和刪除及動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)更新的功能。
當(dāng)代人物的學(xué)歷、職務(wù)、職稱、工作單位、聯(lián)系地址、著述成果、卒年情況等均處于變化狀態(tài)，跟蹤人物信息的變化及時(shí)更新數(shù)據(jù)，是人物信息處理系統(tǒng)的特有要求，本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新模塊，可以根據(jù)各個(gè)字段的不同情況對(duì)新舊數(shù)據(jù)進(jìn)行不同方式的處理：或以新代舊，舊數(shù)據(jù)另行保存；或以新代舊，舊數(shù)據(jù)刪除。
4.2 條目編輯模塊
利用數(shù)據(jù)庫中存貯的人物數(shù)據(jù)信息編輯和開發(fā)其他文獻(xiàn)產(chǎn)品是設(shè)置本模塊的主要目的。通過該模塊能匯集有關(guān)數(shù)據(jù)按用戶要求進(jìn)行增刪、修改和文字加工，編輯成所需二次、三次文獻(xiàn)或其他文字產(chǎn)品。對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)編輯處理時(shí)不損壞原有數(shù)據(jù)，編輯后的成品或半成品，可以作為傳主的個(gè)人簡介內(nèi)容保存，以供將來繼續(xù)使用。
4.3 數(shù)據(jù)檢索模塊
這是實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)的重要模塊。該模塊能從人物姓名、別名字號(hào)、生卒年、籍貫、職業(yè)類別。學(xué)歷、職務(wù)、職稱等30余個(gè)入口，進(jìn)行基本數(shù)據(jù)和特殊數(shù)據(jù)的單項(xiàng)和自由級(jí)配檢索，檢索結(jié)果能按人物姓名筆畫、漢語拼音、四角號(hào)碼、生卒年時(shí)間自動(dòng)排序并由用戶選擇打印所需內(nèi)容。
為提高檢索速度，當(dāng)輸入檢索條件為時(shí)間或職務(wù)、職稱級(jí)次等項(xiàng)目時(shí)，可以輸入時(shí)間或級(jí)次的范圍；檢索姓名、籍貫、獲獎(jiǎng)名稱、文獻(xiàn)形式等內(nèi)容時(shí)，可以輸入其中的幾個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索。 該模塊的特點(diǎn)一是檢索入口多，具有多種布爾運(yùn)算功能，用戶可以使用布爾運(yùn)算符任意構(gòu)造表達(dá)式來滿足復(fù)雜的檢索要求，查找所需的各種信息。二是進(jìn)行組配檢索編寫檢索式時(shí)，既可在基本數(shù)據(jù)庫的可檢項(xiàng)目中進(jìn)行組配，又可在基本數(shù)據(jù)庫、個(gè)人著述與成果數(shù)據(jù)庫、評(píng)介書目數(shù)據(jù)庫、獲獎(jiǎng)情況數(shù)據(jù)庫、親友關(guān)系數(shù)據(jù)庫這五個(gè)庫中進(jìn)行相互組配，一次性地檢索符合特定要求的有關(guān)數(shù)據(jù)，為從不同角度進(jìn)行人物整體研究提供了方便。三是職業(yè)、職務(wù)、職稱、學(xué)歷、軍銜等類別庫的設(shè)立，一方面使數(shù)據(jù)錄入和檢索用詞統(tǒng)一，提高錄入速度和檢索效率（不便于納入規(guī)定用詞的，可由用戶“自輸入”）。
4.4 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊
該模塊與檢索塊相似可供統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目多達(dá)30余項(xiàng)，采用布爾運(yùn)算符將各統(tǒng)計(jì)項(xiàng)組合成復(fù)雜的布爾式，因此能滿足用戶從不同角度進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)，快速提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，其功能是手工操作難以實(shí)現(xiàn)的。此外輔助數(shù)據(jù)庫的設(shè)立，大大方便了有關(guān)數(shù)據(jù)的分類統(tǒng)計(jì)。
4.5 輸出打印模塊
為滿足用戶對(duì)輸出內(nèi)容與打印格式的不同要求，該模塊能按用戶需要打印內(nèi)容詳略不同的三種人物數(shù)據(jù)即簡要情況、基本情況和詳細(xì)情況。前者由人物的姓名、生卒年、性別、籍貫、職稱職務(wù)、工作單位等部分基本數(shù)據(jù)加上一定連接詞組成，詳細(xì)情況則可提供有關(guān)人物的全部貯存數(shù)據(jù)�；厩闆r的詳略介于簡要情況與詳細(xì)情況之間以經(jīng)過加工的概括文字提供人物的基本情況、生平簡歷與成果成就、獲獎(jiǎng)、親友等特殊數(shù)據(jù)。
三種數(shù)據(jù)除內(nèi)容詳略的不同，輸出格式亦有區(qū)別，簡要情況以固定格式輸出，可以打印在卡片上；基本情況與詳細(xì)情況可打印在不同大小的紙上。
5 系統(tǒng)實(shí)用范圍
人物信息處理計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，對(duì)湖南圖書館來說，無疑會(huì)推動(dòng)本館的地方人物資料工作，使湖南圖書館成為湖南地方人物的資料中心和咨詢研究中心。但該系統(tǒng)決不僅僅適用于圖書館自身工作的需要，而廣泛適用于社會(huì)其他有關(guān)部門，如可依據(jù)輸入內(nèi)容的不同或者內(nèi)容詳略級(jí)次不同，分別用于人事管理部門、檔案部門、人物研究機(jī)關(guān)、人才信息交流中心等等。
6 今后發(fā)展與更新
本系統(tǒng)是在一般微機(jī)上開發(fā)的，還不能處理圖象與聲音。我們準(zhǔn)備在已有的基礎(chǔ)上，采用多媒體形式，增加圖象與聲音處理功能，將人物的照片、傳主的代表作品如繪畫、錄音、錄像等，也存放在數(shù)據(jù)庫中，使本系統(tǒng)功能更加多元化。
〔出處〕 圖書館 1997.(3)
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