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地方文獻征集工作中的若干問提與舉措
1.地方文獻出版信息零亂散缺，須通過多種渠道全面及時地掌握有關(guān)出版信息
地方圖書按出版范圍分為公開（正式）出版和內(nèi)部（非正式）出版兩大類。由于柳州市目前尚無一家正式出版社，正式出版的本市地方圖書均在外地出版，其征訂信息自然散見于多家征訂書目中。另外，有的地方圖書的編著者有時也會給圖書館發(fā)來征訂通知。對公開發(fā)行的地方圖書，由于種數(shù)不多（每年幾十種），為保證收集齊全有一定復(fù)本數(shù)，我館是采用地方文獻室征集和采編部訂（選）購兩者并行，這就要求采編部采購員與地方文獻室密切配合，一旦在征訂書目中發(fā)現(xiàn)有本地方圖書或收到有關(guān)征訂通知，應(yīng)及時通報地方文獻室，并擬適當(dāng)增加復(fù)本數(shù)。此外，我們還注意到，一些公開發(fā)行的地方圖書的出版信息也常見于本地報紙。據(jù)統(tǒng)計，1991至1993年3年內(nèi)我們收集到的180種正式出版物中，有82種在即將出版或出版不久在《柳州日報》、《桂中日報》等當(dāng)?shù)卮髨笊习l(fā)布有關(guān)消息。因此，地方文獻采訪人員也應(yīng)注意瀏覽本地有關(guān)報紙，一旦發(fā)現(xiàn)有關(guān)信息，應(yīng)查對是否已由采編部訂購，并及時登入地方文獻采訪目錄。
內(nèi)部出版的地方圖書與正式出版圖書相比數(shù)量雖多，但由于它一般是不公開征訂的，其編著者出版者大多不向圖書館提供出版信息，這對征集工作十分不利。近年來，我們主要是通過本市內(nèi)部出版物登記審批部門進行了解。因為在我市內(nèi)部出版的圖書，（按規(guī)定）出版前必須到市委宣傳部登記審查并辦理準(zhǔn)印證，這樣市委宣傳部就可以向我們及時提供內(nèi)部出版圖書的有關(guān)信息，并由我們轉(zhuǎn)登入采訪目錄以供及時下到有關(guān)單位征集查訪。由于尚無制度規(guī)定該部門有責(zé)任向當(dāng)?shù)貓D書館提供有關(guān)信息，目前我們僅靠良好的人際關(guān)系維系這一渠道。如果在市政府（批轉(zhuǎn)）下發(fā)的有關(guān)征集地方文獻的文件中補充入這一內(nèi)容，對地方文獻的征集工作無疑會更加有利。
地方期刊包括本地公開和內(nèi)部出版的報紙和雜志（8開以下的工作簡報我們劃歸入地方資料）。我市目前公開發(fā)行的期刊僅12種，其出版信息的獲取及悉數(shù)征集并不困難，但內(nèi)部報刊目前為我們所知并征集入藏的有253種，其中143種仍在刊行，估計仍有一部分內(nèi)刊還不為我們所知。據(jù)查，我市內(nèi)部報刊僅有一部分是在市委宣傳部辦理準(zhǔn)印手續(xù)，另有一部分是在自治區(qū)有關(guān)部門辦理，也有一些報刊是在市里和自治區(qū)辦理雙重登記的。此外，我們還發(fā)現(xiàn)，不僅是報刊，位于我市的一些自治區(qū)所屬單位及柳州地委、行署所屬單位內(nèi)部出版的圖書很多也是在區(qū)出版局辦理準(zhǔn)印手續(xù)。因此，對于那些只在自治區(qū)有關(guān)部門登記而沒有在我市宣傳部登記的內(nèi)部報刊和圖書，我們至今仍無法及時完整地獲取其有關(guān)出版信息。市委宣傳部曾提供給我們由區(qū)新聞出版局新聞管理處于1992年編印的《廣西內(nèi)部報紙名錄》和《廣西內(nèi)部期刊名錄》各一冊（其中收錄我市報刊61種），盡管有一定的查詢意義，但這僅是該年度的回溯性目錄（不是每年度都有），并不反映在此之前和在此之后地方報刊的增、改、停等變化情況、不過，筆者仍認(rèn)為圖書館從地方各級出版登記審批部門系統(tǒng)獲取內(nèi)部書刊出版信息這一做法是很可取的，但需要多方面聯(lián)手合作，最好是由自治區(qū)圖書館牽頭，如果區(qū)館地方文獻部把從自治區(qū)有關(guān)部門獲取的全區(qū)內(nèi)部書刊出版信息按地域（劃分到地、市級）加以整理，并定期（每半年或每季度）通報各地、市圖書館，而地、市館再據(jù)此進行實查補充，也定期向區(qū)館反饋實查結(jié)果，如需要時可將征集到的若干地方書刊復(fù)本互贈（或交換），這樣對全區(qū)地方文獻的征集工作將有所稗益。
地方資料包括內(nèi)容與本地有關(guān)的圖片、簡訊、簡報、會刊、文告、產(chǎn)品目錄、零散資料等（目前我館地方文獻室尚未收藏非書資料），其出版信息的獲得，一部分是通過本市準(zhǔn)印登記部門，還有就是平時下單位隨訪，考慮到地方資料種數(shù)多、篇幅短、分布廣并且參考使用價值差異很大，我們做不到而且也沒有必要將其一概悉數(shù)收集入藏，而是將那些使用價值較大的如地圖、重大會議會刊、反映本市重大事件與成就的圖片或有關(guān)資料以及具有歷史文物價值的某些資料作為查訪與征集的重點。
2、地方文獻呈繳制度難以全面實施，須輔以多種措施給予扶持
為做好我市地方文獻征集工作，市政府于1980年批轉(zhuǎn)了市文化局《關(guān)于進一步做好地方文獻資料征集工作的報告》，作為正式文件發(fā)至全市各單位。該文件的下達，使我市地方文獻征集工作有了制度保障，并得到不少單位的支持。但是，一方面由于該文件可操作性差，無監(jiān)督檢查措施加以配套，更無處罰措施可言；另一方面，部分單位對地方文獻征集工作不重視，呈繳意識和責(zé)任感淡薄，特別是在近年市場經(jīng)濟大潮的沖擊和影響下，一些單位（甚至包括市政府中的某些職能部門）更以“不能白給”為理由不再向我館呈繳有關(guān)文獻資料（尤其是某些編印成本較高的文獻資料），這就給呈繳制度的全面實施帶來了較大的困難。最近我們擬由市政府再度發(fā)文重申其意義及有關(guān)制度。有同志提出：能否爭取在該文件中加入有關(guān)檢查、監(jiān)督乃至處罰等內(nèi)容，從而使該制度帶有地方法規(guī)的性質(zhì)。但在現(xiàn)階段條件還尚未成熟，主要是受社會法制環(huán)境發(fā)展程度的制約。目前在許多有法可依的重要領(lǐng)域中，由于多種原因，都還未能進入正常的法制軌道，迄今我國的圖書館法都還尚未問世。所以，在地方文獻征集工作一方面有了制度保障，而另一方面又未能實現(xiàn)法制化的情況下，圖書館自身應(yīng)想方設(shè)法，從多方面來推動地方文獻征集工作的正常開展。為此，我們采取了如下措施：
（1）、盡量選用熟悉采訪業(yè)務(wù)、公關(guān)能力強、態(tài)度和藹、勤講、勤跑的同志擔(dān)任該項工作。在進行征集采訪活動時要不失時機和不厭其煩地做好宣傳工作，爭取得到更多單位和個人的理解和支持；還要注意處理調(diào)節(jié)好圖書館與被征集單位和個人的公共關(guān)系。
（2）、每隔一段時間以本館名義由地方文獻室組織召開一次五、六十人參加的座談會。邀請與會的來賓主要有：地方報刊的編輯者，各大單位負責(zé)資料交換的同志、有重要著述的地方作者。這樣的座談會我們于1992年初開過一次，效果很好。來賓們紛紛表示理解和支持，還提了不少建設(shè)性意見，不少刊物負責(zé)人和地方作者也希望通過圖書館擴大他們出版物的影響和知名度，我們也作了積極的答復(fù)。從那以來，與會來賓所在單位向我們呈送的36種期刊，除6種因故�？猓两駴]有中斷過。與會的地方作者也一直主動給館里贈送自己的著作。
（3）、面向全市編印地方文獻目錄。我館歷史文獻部曾與市社科聯(lián)、市文聯(lián)等學(xué)術(shù)團體合作，先后編印出版了《柳州社會科學(xué)著述目錄》和《柳州市文學(xué)工作著述名錄》。近年來，我們又著手編印《柳州地方報刊、圖書目錄》、《收錄館藏地方報刊250余種，圖書近千種），以向全市公布我館多年來地方文獻征集工作的成果。我們從1992年下半年起進行該《目錄》初編工作，并將其信息致函給有關(guān)單位或個人后，兩個月內(nèi)就收到了過去己出版但為我館所缺藏的地方圖書78種、期刊27種，并要求補入該《目錄》中，這樣的效應(yīng)，顯然是館內(nèi)諸目錄難以辦到的。
（4）、為了有利于地方文獻征集工作的開展，我們規(guī)定：對那些長期與地方文獻室合作，主動向我館呈送該單位出版物的單位、其查閱費可適當(dāng)減免。這一舉措雖使我們少了些進款，但卻加強了我們同許多單位的合作關(guān)系，如市志辦、市黨史辦、市文聯(lián)、市社科聯(lián)等單位團體不但一貫按期呈送它們出版的書刊資料，而且還經(jīng)常將他們得到的其他地方著述及出版物轉(zhuǎn)送我們。對于積極捐贈地方圖書資料的個人，我們也擬發(fā)給優(yōu)惠卡，憑此證亦可優(yōu)惠查閱館藏地方文獻資料。
（5）、由地方政府批轉(zhuǎn)的關(guān)于地方文獻工作的文件，作為地方文獻征集工作的制度保障，其根本要求和核心內(nèi)容就是四個字——“無償呈繳”。但不照此辦理的單位并非個別。對此，我們的做法大體是：凡單位出版物，一概動員按制度無償呈繳，不成，也盡可能不向該單位花錢購買，而采用其他途徑：首先，向其兄弟單位或上級部門打聽了解，并憑借我們與許多單位（個人）建立的良好的人際與協(xié)作關(guān)系，通過他們?nèi)ニ魅』蚴撬麄兪稚嫌卸嗟木透纱嘤伤麄兯徒o我們一個復(fù)本，“曲線征集”；其次，如果是正式出版物，已由采編部訂購或已在其他部門入藏的，也可從館里調(diào)撥一個復(fù)本入地方文獻室，而不另向編書單位購買；其三，以我們手上掌握的而又為該單位（圖書、資料室）所需的館藏復(fù)本，交換回需要征集的文獻資料。總之，凡我市現(xiàn)行公費出版物，我們都是盡量想方設(shè)法而且基本上做到是靠非購買方式征集到手。這樣做的主要目的并不是為了節(jié)約幾個錢，而是要維護地方文獻呈繳制度的權(quán)威性。雖然目前該制度并不具備法規(guī)性質(zhì)，而且實行起來還有諸多阻力，但這是根本路子，不容動搖。以上“曲線征集”、資料互換等可算是折衷的辦法，目前尚實用；但動輒花錢向有關(guān)單位購買其出版物，等于是圖書館自己認(rèn)可人家對呈繳制度的否定，其他正常呈繳的單位也會有看法。為長遠計，這樣的口子還是盡量不開的好。
對收集地方文獻的專用經(jīng)費，我們打算主要用在兩個方面：一是對缺藏的年代已久的重要地方文獻的收購和復(fù)制，包括從外地圖書館購入建國前柳州地方報刊的復(fù)印件和縮微膠片等：二是對個人自費出版而又于本部門有收藏意義的出版物或較重要的家藏文獻，如該人提出有償條件，也可酌情從此經(jīng)費中支出。
〔出處〕 《圖書館界》，1995年第4期
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