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建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)促進(jìn)地區(qū)出版物資源共享
一、前言
地方文獻(xiàn)是地區(qū)性出版物的重要組成部分。這些出版物從各方面反映了當(dāng)?shù)馗髯迦嗣襁M(jìn)行四化建設(shè)的歷史進(jìn)程，是國(guó)家的重要資源和財(cái)富。目前，地方文獻(xiàn)在我國(guó)省、市、自治區(qū)公共圖書(shū)館已受到普遍重視，許多館建立了地方文獻(xiàn)專藏，對(duì)文獻(xiàn)的收集、整理、報(bào)道和利用做了大量工作，為當(dāng)?shù)氐乃幕ㄔO(shè)發(fā)揮了積極的作用。但是，我國(guó)的地方文獻(xiàn)工作基本上還是沿用傳統(tǒng)的理論和方法，在各方面已遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今信息社會(huì)的要求。在今天新技術(shù)革命浪潮蓬勃興起的形勢(shì)下，公共圖書(shū)館的地方文獻(xiàn)工作怎樣才能適應(yīng)時(shí)代的需要,這一重要課題，已歷史地?cái)[在我們圖書(shū)館工作者的面前。我們認(rèn)為，面對(duì)新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，地方文獻(xiàn)工作必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，才能使傳統(tǒng)的地方文獻(xiàn)工作獲得新的發(fā)展，從而達(dá)到促進(jìn)地區(qū)出版物資源共享的目的�；谶@種認(rèn)識(shí)，我館在原有地方文獻(xiàn)工作基礎(chǔ)上，開(kāi)始用電腦建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。這項(xiàng)工作已被列入我省的重點(diǎn)科研項(xiàng)目，得到了當(dāng)?shù)厝嗣裾腿「饔嘘P(guān)單位的大力支持，目前建庫(kù)工作進(jìn)展順利。該數(shù)據(jù)庫(kù)建成并投入使用后，將納入我省科技信息管理系統(tǒng)，成為我省地方文獻(xiàn)的查目中心，在我省的四化建設(shè)中發(fā)揮積極作用。
二、收錄范圍與文獻(xiàn)源
建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，首先要明確收錄范圍和解決資源問(wèn)題。對(duì)地方文獻(xiàn)的收錄范圍，我館前館長(zhǎng)杜定友先生曾提出過(guò)著名的“史料、地方出版物和地方人士著述”三部分的論述，這一見(jiàn)解已被我國(guó)圖書(shū)館界所接受和采納。我館的地方文獻(xiàn)專藏也基本上是按照這一模式建立的。我省地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的收錄原則是：
1．具有廣東地方特點(diǎn)，并有一定學(xué)術(shù)、史料價(jià)值的文獻(xiàn)資料（包括有地方特點(diǎn)的科技文獻(xiàn)）。
2．反映本省人物（包括廣東籍知名人士以及在廣東有過(guò)影響的非廣東籍人士）生平、傳記、事跡文獻(xiàn)材料。
3．有廣東地方特點(diǎn)的本省出版物和外省出版物。
4．廣東人士著述（指有地方特點(diǎn)的文獻(xiàn)資料部分）。
對(duì)不予收的文獻(xiàn)，作了如下規(guī)定：
1．雖是地方出版物，但內(nèi)容并無(wú)地方特點(diǎn)的文獻(xiàn)資料。
2．作者雖是廣東人士，但文獻(xiàn)內(nèi)容并無(wú)地方特點(diǎn)的著述。
3．無(wú)地方特點(diǎn)的科技文獻(xiàn)。
4．印刷質(zhì)量差、內(nèi)容貧乏的非正式出版物。
5．同收錄原則相悖的其它文獻(xiàn)資料。
具體的收錄范圍有24項(xiàng)。
地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)收錄文獻(xiàn)的類型包括：專著、期刊、報(bào)紙、會(huì)議錄、匯編、學(xué)位論文、科技報(bào)告、專利文獻(xiàn)、手稿、地方志、族譜、檢索工具、參考工具、圖表、樂(lè)譜、古譜等。其中檢索工具包括反映本省圖書(shū)館館藏的各種書(shū)目、文摘、聯(lián)合目錄；圖表包括地圖、氣象圖、地質(zhì)圖；參考工具包括年鑒、手冊(cè)等。專利文獻(xiàn)只限于本省單位和個(gè)人申請(qǐng)的國(guó)內(nèi)外專利。報(bào)紙限于本省出版報(bào)紙的目錄。
廣泛征集地方文獻(xiàn)資料，保證地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)有充足的文獻(xiàn)源，是建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)極為重要的一環(huán)。我館地方文獻(xiàn)工作，早在解放前杜定友先生任館長(zhǎng)時(shí)，即已引起重視。建國(guó)后，更加廣泛深入地開(kāi)展了地方文獻(xiàn)的收集和整理工作。省人民政府曾先后發(fā)出三個(gè)關(guān)于地方文獻(xiàn)工作的文件，指定我館為全省地方文獻(xiàn)工作機(jī)構(gòu)和收藏中心，要求各級(jí)人民政府和各企事業(yè)單位，將所出版的文獻(xiàn)資料無(wú)償向我館繳送2冊(cè)，為征集地方文獻(xiàn)打下了良好的基礎(chǔ)。在全省各有關(guān)單位的大力協(xié)助下，經(jīng)過(guò)幾十年的努力，我館已逐步建立起擁有18萬(wàn)冊(cè)文獻(xiàn)、在海內(nèi)外有一定影響的廣東文獻(xiàn)專藏，形成了廣東文獻(xiàn)的收藏中心，這是建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。
建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，在確定收錄范圍的同時(shí)，還要認(rèn)真選擇和挖掘文獻(xiàn)源。因?yàn)榈胤轿墨I(xiàn)包括了反映當(dāng)?shù)貧v史和現(xiàn)狀的文獻(xiàn)資料，數(shù)量以萬(wàn)計(jì)，內(nèi)容極為繁雜。圖書(shū)館應(yīng)該首先選擇利用率高，有一定學(xué)術(shù)和史料價(jià)值的文獻(xiàn)存貯進(jìn)電腦，其中科技文獻(xiàn)應(yīng)占有相當(dāng)?shù)谋壤�。這是時(shí)代對(duì)我們的要求。因此，我館在建庫(kù)前對(duì)文獻(xiàn)的選擇進(jìn)行了較深入的研究，最后決定從現(xiàn)代期刊入手，對(duì)符合收錄范圍的期刊論文著錄標(biāo)引，然后輸入電腦。目前文獻(xiàn)的前處理工作正順利進(jìn)行，每月至少產(chǎn)生800個(gè)書(shū)目記錄。我們計(jì)劃今年完成10000個(gè)書(shū)目記錄的任務(wù)。對(duì)于其它類型的文獻(xiàn)資料，今后將有計(jì)劃按步驟地進(jìn)行輸入，從而逐步建立起我省的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。
三、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)目標(biāo)與模式
作為地方性情報(bào)檢索的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，其總目標(biāo)是：收錄和存貯反映本省歷史和現(xiàn)狀的地方文獻(xiàn)資料目錄，編輯出版綜合性的地方文獻(xiàn)通報(bào)（書(shū)目）和各種專題的地方目錄，為當(dāng)?shù)攸h政軍領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和各科研生產(chǎn)單位提供文獻(xiàn)檢索服務(wù)；作為地方文獻(xiàn)的查目中心，將通過(guò)聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)同當(dāng)?shù)氐闹饕獔D書(shū)情報(bào)部門(mén)聯(lián)網(wǎng)，逐步實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)的聯(lián)機(jī)編目和檢索，從而促進(jìn)地區(qū)性的資源共享。
為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，我們根據(jù)本省的實(shí)際情況，為地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)了下述模式：
1．選擇具有良好漢字處理功能和遠(yuǎn)程通訊能力的微型電腦作為數(shù)據(jù)錄入工作站和脫機(jī)檢索系統(tǒng)。這一系統(tǒng)配有完整的外部設(shè)備，可獨(dú)立進(jìn)行地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的錄入、檢索和編輯出版地方文獻(xiàn)通報(bào)。對(duì)已輸入電腦的大量數(shù)據(jù)，可轉(zhuǎn)貯到軟盤(pán)，為將來(lái)在中、大型電腦上建庫(kù)作好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。我館已購(gòu)置了4套IBM5550中文電腦，其中1至2套用于地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)工作。
2．設(shè)置電腦聯(lián)機(jī)通訊線路，同當(dāng)?shù)赜?jì)算中心的中、大型機(jī)聯(lián)網(wǎng)。利用主機(jī)的計(jì)算機(jī)資源建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，一般可存貯幾百萬(wàn)篇的文獻(xiàn)，從而為實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)的資源共享打下基礎(chǔ)，我館已同省計(jì)算中心達(dá)成協(xié)議，利用該中心引進(jìn)的IBM4341主機(jī)建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，并在今年2月成功地進(jìn)行了利用市內(nèi)話線聯(lián)機(jī)通訊的試驗(yàn)，計(jì)劃在明年內(nèi)實(shí)現(xiàn)我館IBM5550同主機(jī)的聯(lián)網(wǎng)。
3．在本館購(gòu)置中、小型主機(jī)后，將進(jìn)一步完善地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，在省、市領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和主要科研機(jī)構(gòu)設(shè)置檢索終端，并同當(dāng)?shù)氐闹饕獔D書(shū)情報(bào)部門(mén)聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行聯(lián)機(jī)編目和檢索，從而使地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)真正達(dá)到資源共享的目的。
4．把電腦同縮微技術(shù)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)地方資料的全文檢索。我館準(zhǔn)備在一、兩年內(nèi)購(gòu)置一套16毫米的縮微拍攝設(shè)備，用于拍攝地方文獻(xiàn)資料。在數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索命中的文獻(xiàn)，可根據(jù)其文獻(xiàn)號(hào)，在縮微閱讀機(jī)上獲得原文。
在我省有關(guān)部門(mén)的大力支持下，經(jīng)過(guò)全館同志的努力，廣東地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)目標(biāo)正在逐步實(shí)現(xiàn)。目前，在IBM5550微機(jī)上已實(shí)現(xiàn)了以下功能：
1．地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)的錄入與存貯。針對(duì)地方文獻(xiàn)具有多種類型的特點(diǎn)，本數(shù)據(jù)庫(kù)根據(jù)國(guó)家文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置了多種文獻(xiàn)類型的自動(dòng)格式識(shí)別程序，不但提供了完善的人機(jī)對(duì)話錄入和修改方式，而且能夠?qū)︿浫氲臅?shū)目數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行著錄格式的自動(dòng)識(shí)別．從而使書(shū)目數(shù)據(jù)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的要求。
2．編輯和打印綜合性檢索刊物《廣東文獻(xiàn)通報(bào)》。該刊物以及時(shí)報(bào)道我館新入藏地方文獻(xiàn)為宗旨，每月出版一期。每期通報(bào)正文約70頁(yè)，按《中圖法》分類體系排列，并附有地區(qū)索引，方便縣、市圖書(shū)館、檔案館等有關(guān)單位從地區(qū)途徑查找文獻(xiàn)。從今年5月起，至今已出版文獻(xiàn)通報(bào)兩期，年底將出版通報(bào)的年度累積索引。
3．自動(dòng)編目功能。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)可根據(jù)輸入的地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成數(shù)據(jù)倒排文檔，供文獻(xiàn)檢索之用。另外，還可根據(jù)指定的專題，編制各種類型的地方文獻(xiàn)專題書(shū)目，以及編制地方文獻(xiàn)的累積本。
4．文獻(xiàn)檢索功能。因受IBM5550系統(tǒng)外存的限制，目前數(shù)據(jù)庫(kù)的存貯容量為25000篇文獻(xiàn)。如將外存擴(kuò)大到40MB，數(shù)據(jù)庫(kù)容量將可擴(kuò)大到10萬(wàn)篇。在此范圍內(nèi)，用戶可從篇名、著者、分類、主題、地名等五個(gè)途徑進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索，并允許用多個(gè)主題詞或多個(gè)檢索途徑進(jìn)行組配，以提高檢準(zhǔn)率。輸出結(jié)果既可在屏幕顯示，也可用打印機(jī)輸出。
5．詞表管理功能。數(shù)據(jù)系統(tǒng)可對(duì)地方文獻(xiàn)標(biāo)引詞表、地名表和機(jī)內(nèi)分類表進(jìn)行插入、修改、刪除等項(xiàng)操作，并提供編輯打印詞表的功能。目前我館已編制出《地方文獻(xiàn)標(biāo)引詞表》、《廣東省地名表》和《地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)分類表》。
6．標(biāo)引管理功能。數(shù)據(jù)庫(kù)能記錄和檢索文獻(xiàn)標(biāo)引的有關(guān)數(shù)據(jù)，從而避免標(biāo)引工作中出現(xiàn)的漏標(biāo)和重標(biāo)等現(xiàn)象。
除了上述功能外，我們計(jì)劃在明年上半年前，為該數(shù)據(jù)庫(kù)MARC機(jī)讀目錄生產(chǎn)地方文獻(xiàn)征集以及遠(yuǎn)程聯(lián)機(jī)通訊等程序，使數(shù)據(jù)庫(kù)的各種功能進(jìn)一步完善。
四、地方文獻(xiàn)的著錄與標(biāo)引
為了達(dá)到資源共享的目的，地方文獻(xiàn)的著錄與標(biāo)引也必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。我館在建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，對(duì)地方文獻(xiàn)的著錄和標(biāo)引十分重視，采取了下面的一些作法：
1．在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)總體設(shè)計(jì)的同時(shí)，請(qǐng)本館有豐富文獻(xiàn)工作經(jīng)驗(yàn)的同志組成科研課題組，起草制定了《文獻(xiàn)標(biāo)引員手冊(cè)》。該手冊(cè)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的收錄范圍、文獻(xiàn)著錄標(biāo)引工作細(xì)則、文獻(xiàn)通報(bào)編制體例都作了規(guī)定，從而為文獻(xiàn)著錄標(biāo)引工作的標(biāo)準(zhǔn)化奠定了基礎(chǔ)。
2．在建庫(kù)前，對(duì)文獻(xiàn)標(biāo)引員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，選擇工作責(zé)任心強(qiáng)，經(jīng)過(guò)圖書(shū)館專業(yè)培訓(xùn)，有3年以上圖書(shū)館工作經(jīng)驗(yàn)，并有一定文獻(xiàn)工作實(shí)踐的同志擔(dān)任文獻(xiàn)標(biāo)引員。在標(biāo)引的過(guò)程中，還注意幫助他們總結(jié)標(biāo)引工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，逐步提高他們的標(biāo)引業(yè)務(wù)水平。
3．印制地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)錄入工作單，要求文獻(xiàn)標(biāo)引員根據(jù)國(guó)家文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄，并按錄入單格式進(jìn)行填寫(xiě)。這樣可以減少不熟悉著錄格式而產(chǎn)生的錯(cuò)誤。
4．標(biāo)引員標(biāo)引的數(shù)據(jù)錄入單，由數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)工作組最后審核，審核的內(nèi)容包括：著錄文獻(xiàn)的選題、著錄的格式、分類和主題標(biāo)引。在實(shí)踐中我們感到，標(biāo)引文獻(xiàn)的審核，對(duì)提高數(shù)據(jù)的文獻(xiàn)質(zhì)量有著十分重要的作用，因此，應(yīng)由有較高業(yè)務(wù)水平的同志負(fù)責(zé)把關(guān)，并注意文獻(xiàn)標(biāo)引人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。
5．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)書(shū)目均采用《中圖法》分類體系。對(duì)同一文獻(xiàn)的多個(gè)主題，盡量采取了組配方式生成分類號(hào)，以便充分發(fā)揮電腦多途徑檢索的優(yōu)勢(shì)。
6．以《漢語(yǔ)主題詞表》為基礎(chǔ)，根據(jù)地方文獻(xiàn)的特點(diǎn)編制標(biāo)引詞表�！稘h語(yǔ)主題詞表》是一部綜合性的文獻(xiàn)標(biāo)引工具，收詞多而廣泛。但用其標(biāo)引地方文獻(xiàn)，仍有部分文獻(xiàn)未有準(zhǔn)確的表達(dá)主題。因?yàn)樵撛~表不可能收錄眾多的帶有地方特點(diǎn)的詞匯。如“經(jīng)濟(jì)特區(qū)”、“花市”、“嶺南畫(huà)派”等詞就未收錄。為了建立有特點(diǎn)的、實(shí)用的文獻(xiàn)標(biāo)引詞表，我們?cè)谖墨I(xiàn)標(biāo)引時(shí)首先由標(biāo)引員根據(jù)主題標(biāo)出標(biāo)引詞，最后由文獻(xiàn)標(biāo)引組根據(jù)《漢語(yǔ)主題詞表》進(jìn)行規(guī)范，對(duì)查不到的詞則選用新的標(biāo)引詞。經(jīng)過(guò)兩個(gè)多月的積累，數(shù)據(jù)庫(kù)已存貯了2000多個(gè)標(biāo)引詞。隨著地方文獻(xiàn)的不斷增加，該詞表也必然會(huì)不斷擴(kuò)大，我們計(jì)劃在標(biāo)引詞積累到一定數(shù)量時(shí)，將編制一部正式的《廣東地方文獻(xiàn)標(biāo)引詞表》。
五、結(jié)束語(yǔ)
隨著我國(guó)圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展，地方文獻(xiàn)工作的現(xiàn)代化已是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，不但是我國(guó)地方文獻(xiàn)工作的新發(fā)展，而且必將推動(dòng)和促進(jìn)地區(qū)出版物的資源共享，其意義是十分重大的。我們衷心希望和各省、市、自治區(qū)公共圖書(shū)館的同志們共同努力，使地方文獻(xiàn)工作的現(xiàn)代化走向新的水平。
〔出處〕 《圖書(shū)館學(xué)通訊》，1986年第3期
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