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關(guān)于地方文獻(xiàn)收集與管理的思考
地方文獻(xiàn)是某一地域內(nèi)自然現(xiàn)象、社會(huì)現(xiàn)象以及人的群體活動(dòng)方式的記錄,是地方文化的沉淀,也是人們認(rèn)識(shí)某一地域的工具。它反映一個(gè)地域的經(jīng)濟(jì)、政治、科技、文化等方方面面,以各種載體形式記載,在社會(huì)高度信息化的今天,具有其它文獻(xiàn)不可替代的作用。地方文獻(xiàn)工作則包括對(duì)地方文獻(xiàn)進(jìn)行收集、加工、整理、開(kāi)發(fā)和利用的全過(guò)程。
近年來(lái)地方文獻(xiàn)工作受到各地公共圖書(shū)館普遍重視,促進(jìn)了地方文獻(xiàn)的建設(shè)。但日漸成熟的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和不斷發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì),給相對(duì)封閉和固定的地方文獻(xiàn)工作思維、管理模式、服務(wù)方式等提出新的挑戰(zhàn)。部分圖書(shū)館由于條件限制或觀念束縛,投入地方文獻(xiàn)建設(shè)的人力和資源仍顯不足,地方文獻(xiàn)的收集與管理尚處于不平衡發(fā)展?fàn)顟B(tài),阻礙了地方文獻(xiàn)工作的發(fā)展。因此,地方文獻(xiàn)工作者應(yīng)勇于開(kāi)拓,善于創(chuàng)新,以新的思維去探索、開(kāi)展地方文獻(xiàn)工作,使地方文獻(xiàn)的收集和管理齊頭并進(jìn),充分發(fā)掘出文獻(xiàn)的價(jià)值。
1 因地制宜,廣開(kāi)渠道,構(gòu)筑地方文獻(xiàn)收集保障體系
1.1 全力爭(zhēng)取政府支持,加大宣傳力度
地方文獻(xiàn)工作的地域特征,決定了地方政府成為開(kāi)展該項(xiàng)工作最合適的組織者。所以,全力爭(zhēng)取當(dāng)?shù)卣闹С?利用政府的管理體制來(lái)掌握地方文獻(xiàn)出版信息,征集地方文獻(xiàn),才能保證收集到地方文獻(xiàn)的數(shù)量和質(zhì)量。此外,充分利用廣播電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等媒體,發(fā)動(dòng)宣傳攻勢(shì),讓社會(huì)各界都來(lái)了解和關(guān)心地方文獻(xiàn)工作,地方文獻(xiàn)的重要性深入人心,從而踴躍捐贈(zèng),將令收集到的地方文獻(xiàn)更為全面系統(tǒng)。以順德圖書(shū)館為例,由于積極爭(zhēng)取到當(dāng)?shù)卣闹С?由政府向當(dāng)?shù)馗髌笫聵I(yè)單位下發(fā)征集地方文獻(xiàn)的文件,明確規(guī)定凡新出版地方文獻(xiàn)均有義務(wù)向圖書(shū)館免費(fèi)提供,較好地保證了該館地方文獻(xiàn)的來(lái)源。順德圖書(shū)館還與當(dāng)?shù)匦麄鞑拷㈤L(zhǎng)期合作,由宣傳部定期向圖書(shū)館提供地方文獻(xiàn)的出版動(dòng)向和目錄,使圖書(shū)館能第一時(shí)間全面了解地方文獻(xiàn)的出版動(dòng)向,開(kāi)展收集工作。宣傳方面,順德圖書(shū)館利用其網(wǎng)站發(fā)布地方文獻(xiàn)征集公告,并和當(dāng)?shù)貓?bào)社、電視臺(tái)合作,適時(shí)發(fā)表、播出相關(guān)報(bào)道,地方文獻(xiàn)收集工作得到大眾理解,面對(duì)征集時(shí)也更為合作。
1.2 主動(dòng)上門收集,建立地方文獻(xiàn)提供者檔案
地方文獻(xiàn)具有分布廣泛、種類繁多、載體多樣的特點(diǎn),收集工作有較大難度,僅依靠政府、宣傳以及社會(huì)的主動(dòng)捐贈(zèng)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。公共圖書(shū)館有必要在掌握地方文獻(xiàn)的出版發(fā)行情況后,主動(dòng)上門拜訪,以“走出去,請(qǐng)回來(lái)”的方式,掌握地方文獻(xiàn)收集的主動(dòng)權(quán)。地方文獻(xiàn)提供者往往在行業(yè)、文化程度、年齡、提供頻率上具有某些群體特征。因此,建立地方文獻(xiàn)提供者檔案,記錄聯(lián)絡(luò)方式,分析提供渠道和規(guī)律,與提供者保持長(zhǎng)期的合作關(guān)系,有利于地方文獻(xiàn)的收集。圖書(shū)館征集到地方文獻(xiàn)后,應(yīng)及時(shí)向提供者送發(fā)收藏證書(shū),對(duì)提供者表示致謝,對(duì)其支持地方文獻(xiàn)工作給予肯定。
1.3 分工合作,確保地方文獻(xiàn)特色鮮明
地方文獻(xiàn)是隨時(shí)代的發(fā)展和地域的變遷而演變的。相鄰地區(qū)圖書(shū)館、同一地方的各級(jí)圖書(shū)館、同一圖書(shū)館里的工作人員在收集地方文獻(xiàn)的過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系和溝通,組織協(xié)調(diào),分工合作,各有側(cè)重,互通有無(wú),資源共享。各館都將地方文獻(xiàn)工作落實(shí)到專人,分工協(xié)作、各司其職。這樣地方文獻(xiàn)的收集保障體系和網(wǎng)絡(luò)得以形成,既保證了地方文獻(xiàn)收集渠道的暢通,減少了文獻(xiàn)收集的盲區(qū)和遺漏,又避免了重復(fù)建設(shè)。圖書(shū)館根據(jù)本地區(qū)的歷史文化狀況、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地域特征等制定地方文獻(xiàn)的收藏重點(diǎn),確保收集到的地方文獻(xiàn)具有濃郁的地方特色,亦十分重要。畢竟要收集包羅萬(wàn)象、面面俱到的地方文獻(xiàn)是不現(xiàn)實(shí)的。如順德地處珠江三角洲腹地,其地方文獻(xiàn)收藏重點(diǎn)為嶺南水鄉(xiāng)文化和日新月異的現(xiàn)代化發(fā)展,包括文學(xué)、藝術(shù)作品、嶺南園林、粵菜、粵劇、龍舟、自梳女以及城市化建設(shè)、家電、家具、花卉等,使地方文獻(xiàn)成為該地風(fēng)貌的真實(shí)再現(xiàn)。
2 妥善保管,合理開(kāi)發(fā),提升地方文獻(xiàn)利用價(jià)值
2.1 改善存放條件,加強(qiáng)對(duì)地方文獻(xiàn)的保護(hù)
地方文獻(xiàn)的保護(hù)是開(kāi)發(fā)和利用的基礎(chǔ)。地方文獻(xiàn)有圖書(shū)、報(bào)刊、照片、手稿、音像制品甚至古籍等眾多載體形式,這就注定保護(hù)文獻(xiàn)的方法措施的多樣性。圖書(shū)館一方面要添置現(xiàn)代化設(shè)施,不斷改善存放條件,針對(duì)載體的不同特點(diǎn),分門別類地存放和排架;另一方面則要鉆研保護(hù)技術(shù),注意文獻(xiàn)的防潮、防蟲(chóng),盡力修復(fù),盡量避免使用復(fù)印機(jī)復(fù)印,使文化瑰寶完好地流傳后世。
2.2 選用適當(dāng)?shù)墓芾硐到y(tǒng),采用先進(jìn)的技術(shù)手段
“工欲善其事,必先利其器�！钡胤轿墨I(xiàn)工作者應(yīng)想方設(shè)法爭(zhēng)取資金,積極創(chuàng)造網(wǎng)絡(luò)條件和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),根據(jù)自身情況,購(gòu)買或開(kāi)發(fā)地方文獻(xiàn)管理系統(tǒng)軟件,實(shí)行對(duì)地方文獻(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)管理。條件許可的情況下,選用管理系統(tǒng)的原則為系統(tǒng)規(guī)范、功能齊全、操作簡(jiǎn)單、易于維護(hù)且經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。順德圖書(shū)館就根據(jù)實(shí)際,充分采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和分布式應(yīng)用處理技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段,與軟件公司合作開(kāi)發(fā)了一套“地方文獻(xiàn)管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)是一個(gè)較綜合的地方文獻(xiàn)管理軟件,可實(shí)現(xiàn)對(duì)各種載體文獻(xiàn)編目、館藏登記、分類檢索、文獻(xiàn)和工作量統(tǒng)計(jì)、文獻(xiàn)提供者資料管理、全文數(shù)字化加工、網(wǎng)頁(yè)發(fā)布、網(wǎng)上查詢等功能。系統(tǒng)投入使用后,對(duì)地方文獻(xiàn)的管理和查閱更得心應(yīng)手。
2.3 建立并開(kāi)發(fā)利用地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)
地方文獻(xiàn)館藏信息的網(wǎng)絡(luò)化是圖書(shū)館信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容,也是圖書(shū)館為讀者提供文獻(xiàn)信息服務(wù)的前提。要實(shí)現(xiàn)館藏信息的網(wǎng)絡(luò)化,先要實(shí)現(xiàn)館藏信息的數(shù)字化。所以應(yīng)首先對(duì)地方文獻(xiàn)館藏信息進(jìn)行數(shù)字化加工,建立完整而規(guī)范的文獻(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù),為系統(tǒng)管理地方文獻(xiàn)創(chuàng)造條件。建立地方文獻(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí),要嚴(yán)格著錄格式,采用統(tǒng)一的分類主題標(biāo)引。
地方文獻(xiàn)資源管理的基本任務(wù)就是地方文獻(xiàn)資源的開(kāi)發(fā)和利用。提高信息加工深度和綜合處理水平,更好地為讀者服務(wù),是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書(shū)館地方文獻(xiàn)工作的重要內(nèi)容。建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)勢(shì)在必行。要選定專題,由小到大,從簡(jiǎn)單到復(fù)雜,將散見(jiàn)于地方文獻(xiàn)中相同的、相近的和相關(guān)的零星資料匯集起來(lái),將地方文獻(xiàn)數(shù)字化,建立專題數(shù)據(jù)庫(kù),供讀者檢索使用。這樣不僅能發(fā)揮地方文獻(xiàn)資源的效益,也有利于地方文獻(xiàn)的保存和保護(hù)。建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)與收集地方文獻(xiàn)一樣,要有鮮明的地方特色。數(shù)據(jù)庫(kù)要能反映當(dāng)?shù)氐母艣r、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、招商引資和產(chǎn)業(yè)動(dòng)向、旅游信息等等。順德圖書(shū)館陸續(xù)開(kāi)發(fā)了《家用電器》、《信息文摘》、《決策參考》、《順德文體》、《順德歷史名人錄》、《順德邑賢錄》等地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù),放置于網(wǎng)站上,既方便讀者遠(yuǎn)程查閱,又提升了文獻(xiàn)的利用率和價(jià)值。
3 雙管齊下,不斷創(chuàng)新,推動(dòng)地方文獻(xiàn)事業(yè)走向輝煌
綜上所述,地方文獻(xiàn)工作是圖書(shū)館業(yè)務(wù)中要求比較全面的,從文獻(xiàn)的采集、加工到開(kāi)發(fā)、利用,涉及到圖書(shū)館業(yè)務(wù)的各個(gè)方面,這對(duì)地方文獻(xiàn)工作者提出較高要求。地方文獻(xiàn)工作者應(yīng)該加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)和服務(wù)技能的鍛煉,重視并抓好地方文獻(xiàn)的收集與管理,雙管齊下,不斷創(chuàng)新。只有在收集和管理好地方文獻(xiàn)后,才能活躍地方文化氣氛,以文獻(xiàn)收藏帶動(dòng)文獻(xiàn)研究,以文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)促進(jìn)文獻(xiàn)利用,把圖書(shū)館建成地方文獻(xiàn)收藏中心、地方文化活動(dòng)中心、地方信息檢索中心和鄉(xiāng)土教育培育中心,進(jìn)而推動(dòng)地方文獻(xiàn)事業(yè)走向輝煌。
〔出處〕 圖書(shū)館工作與研究2003(5)
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