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圖書館地方文獻(xiàn)與檔案化因素
「摘要」以圖書館地方文獻(xiàn)與檔案化因素存有關(guān)聯(lián)為念，論述了圖書館地方文獻(xiàn)與檔案獻(xiàn)之間的共同特征，指出地方性檔案就是一種特定形態(tài)的地方文獻(xiàn)，地方文獻(xiàn)與地方檔案工作之間并無“鴻溝”。
「中圖分類號]G256
「文獻(xiàn)標(biāo)識碼」A
[文章編號]1005一8214(2004)01一0077一03
筆者以為，從歷史環(huán)境與歷史文化資源意義上考察，圖書館館藏結(jié)構(gòu)中的地方文獻(xiàn)，在文獻(xiàn)形態(tài)上與特定地方空間形成的檔案雖不等同，但確有諸多類似。探究地方文獻(xiàn)與地方檔案的概念關(guān)系，有益于文獻(xiàn)情報(bào)與檔案工作的功能互補(bǔ)，從而有利于增強(qiáng)圖書館地方文獻(xiàn)工作自身的社會服務(wù)功能。
l地方文獻(xiàn)與檔案文獻(xiàn)的共同特征
圖書館的地方文獻(xiàn)在區(qū)域性上有狹義與廣義之分。狹義的地方文獻(xiàn)，是指僅在內(nèi)容特征上反映地方區(qū)域性的文獻(xiàn);廣義的地方文獻(xiàn)，是指除了在內(nèi)容特征上，還在其他非內(nèi)容的“本地”形式特征上反映地方區(qū)域性的文獻(xiàn)，如本地(含籍貫)組織或個人撰寫的文獻(xiàn)，反映本地人物(包括原籍在本地的，或原籍雖不在本地但曾在本地任職、居住，并有影響的所謂“寓賢，”)或組織情況的文獻(xiàn)，本地采用出版等形式形成的文獻(xiàn)等。
無論是采用廣義還是狹義的提法，地方文獻(xiàn)最為本質(zhì)的屬性有二:一是對內(nèi)容或形式特征反映上的地方區(qū)域性;二是在查考重復(fù)使用上的資料性。由于時代的進(jìn)步，以地域特征為反映對象的地方文獻(xiàn)除了傳統(tǒng)的形式外，其記錄知識的符號、手段及其載體形式已是多元化。此外，地方文獻(xiàn)作為特定的文獻(xiàn)類型，反映了特定地域階段性發(fā)展的歷史軌跡，因而作為一個體系的地方文獻(xiàn)，還具有歷史的累積性。
故而，筆者以為，地方文獻(xiàn)可定義為:“是一種以內(nèi)容或形式上的地方區(qū)域特征作為反映對象的、在查考與重復(fù)使用上具有資料價值的、在記錄方式及載體的表現(xiàn)上文獻(xiàn)形式較為多元的、在特定地域階段性發(fā)展的反映上存有歷史累積性的文獻(xiàn)�！�
按《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》(GB/T15418一94)的定義，檔案是“過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。
其定義的基本含義有四:(l)檔案是政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動的主體在特定社會活動中直接形成的，因而是原始的歷史記錄;(2)并非所有的活動記錄都能成為檔案，它必須是具有查考與利用價值的;(3)上述活動主體既有現(xiàn)在的，又有過去的，因而檔案作為體系具有歷史的累積性;(4)在記錄方式及載體上，檔案的形式又是多元的。
至于“地方檔案”，將其形成一個特定概念反倒不妥，因?yàn)闄n案總是在特定的地方空間形成的，地方檔案機(jī)構(gòu)的館藏在整體上總是一種對該區(qū)域自然與社會領(lǐng)域基本信息的原始反映。以筆者所見，檔案也是“一種具有多種記錄方式及載體的、在地方區(qū)域性特征上又是具有歷史累積性與查考利用價值的特定社會活動的歷史記錄”。
地方文獻(xiàn)與檔案均為知識載體，都是人們在社會活動中形成的，它們之間的差異主要有二:一是地方文獻(xiàn)并非都是特定主體在社會活動中直接形成的原始?xì)v史記錄，地方文獻(xiàn)所反映的內(nèi)容，對其作者來說，更多地表現(xiàn)為間接經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過選擇與加工，主要用于社會交流之目的;二是地方文獻(xiàn)往往不全是原稿、原本、或“孤本”，其依據(jù)和憑證作用一般要遜于地方檔案。
但從另一個角度來說，二者之間的差異又是相對的，因?yàn)樵加涗浶噪m然是檔案最重要的屬性，充當(dāng)依據(jù)與憑證雖然是檔案的重要作用，卻不是所有檔案文獻(xiàn)共同具有的、足以與其他非檔案文獻(xiàn)相區(qū)別的唯一標(biāo)志。
但在一定空間范圍的自然環(huán)境、人文地理、歷史發(fā)展、人物、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、城鄉(xiāng)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)管理、政治、法律、社會、文化、教育和藝術(shù)等地方基礎(chǔ)信息的反映上，地方文獻(xiàn)
與檔案各自都能形成相對獨(dú)立的文獻(xiàn)信息體系，它們在經(jīng)濟(jì)與社會特征、人文和文化傳統(tǒng)的反映上都具有地方性區(qū)域性這個共同的基本特征。同時在區(qū)域性的自然地理、生產(chǎn)與經(jīng)濟(jì)、歷史與政治、文化與藝術(shù)等內(nèi)容的查考上，地方文獻(xiàn)與檔案在文獻(xiàn)利用上又都具有重復(fù)使用的價值，因而“備以查考”又成了它們共同的文獻(xiàn)基本特征。
2地方性檔案是一種特定形態(tài)的地方文獻(xiàn)
如前所述，檔案就其形成主體社會組織與個人的活動范疇而言，總是和一定的地方空間密切相關(guān)的。由此，如果不拘泥于特定的概念因素，某一地區(qū)的檔案在很大程度上就是這一地區(qū)的地方文獻(xiàn)。而圖書館的地方文獻(xiàn)就包含了那些直接反映特定主體社會活動的具有原始依據(jù)和憑證作用的歷史記錄，如本地歷代各界著名人士的照片、手稿、日記、信函及本地區(qū)的宗譜、族譜、地方志、民族志、山川志等，以及其他記錄自然資源、災(zāi)害、農(nóng)作物、林業(yè)、畜牧業(yè)、漁業(yè)、手工業(yè)、人口變遷、政治斗爭、歷史人物、科舉、教育、風(fēng)俗、方言、宗教、名勝古跡等原始內(nèi)容的文獻(xiàn)形態(tài)就完全具備檔案的屬性。
因此，依據(jù)上文地方文獻(xiàn)的定義，如果我們強(qiáng)調(diào)采用以下定義要素，即:具有重復(fù)使用及查考價值，在內(nèi)容特征與其他非內(nèi)容的“本地”特征上反映地方區(qū)域性，在記錄方式及載體的表現(xiàn)上較為多元，在特定地域階段性發(fā)展的反映上存有歷史累積性;那么，作為特定主體在社會活動中直接形成的歷史記錄，地方性檔案文獻(xiàn)也具有以上屬性，它是一種特定形態(tài)的地方文獻(xiàn)。
由此，筆者以為，時下有關(guān)建立地方文獻(xiàn)收藏中心地方文獻(xiàn)檢索和咨詢服務(wù)中心、地方文獻(xiàn)研究中心的設(shè)想與舉措，雖說有益于地方文獻(xiàn)事業(yè)的發(fā)展，但如若無視地方文獻(xiàn)與地方檔案在概念及文獻(xiàn)類型上的從屬關(guān)聯(lián)，只是側(cè)重于收藏正式和非正式出版的文獻(xiàn)形態(tài)，那么，在地方文獻(xiàn)情報(bào)資源開發(fā)與利用的過程中，上述“中心”，社會職能的發(fā)揮將必然是殘缺而不充分的。
3地方文獻(xiàn)與地方檔案工作之間并無“鴻溝”
如若采用文獻(xiàn)工作機(jī)構(gòu)的屬性作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，那么，在兼容的意義上，圖書館的地方文獻(xiàn)會包含某些作為原始記錄形態(tài)的成分，而且這種現(xiàn)象在非出版物形式的反映歷史性活動地方文獻(xiàn)中占有相當(dāng)?shù)谋壤牧硪环矫嬲f來，地方檔案機(jī)構(gòu)的文獻(xiàn)形態(tài)也會包含某些經(jīng)過選擇與加工主要用于社會交流的成分，究其成因，一是來自檔案編研工作程序的成果，二是由于某些文獻(xiàn)資料因使用及屬性上的轉(zhuǎn)換而成為檔案。
基于以上認(rèn)識，就文獻(xiàn)情報(bào)的工作角度而言，有必要以反映地方區(qū)域性和“備以查考”的共同文獻(xiàn)特征來確定地方文獻(xiàn)的文獻(xiàn)范疇，從而對圖書館機(jī)構(gòu)地方文獻(xiàn)的收藏界域做出認(rèn)定，進(jìn)而對圖書館地方文獻(xiàn)館藏中的檔案成分做出認(rèn)定。
當(dāng)然，上述種種認(rèn)定并不是要以“徑渭分明’，為目的在地方文獻(xiàn)與地方檔案工作領(lǐng)域之間開挖“鴻溝”，而是要從圖書情報(bào)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)不同的工作程序中，尋求對那些反映區(qū)域性基礎(chǔ)信息文獻(xiàn)共同處理的規(guī)范。
4地方文獻(xiàn)工作與檔案程序化方法
4.1采集
由于檔案文獻(xiàn)是社會組織及個人各項(xiàng)活動的直接記錄，并且通常不具備出版物的屬性，因此，檔案的收集主要依賴常規(guī)的接收制度與特定的征集方法。而具有地方研究性質(zhì)的文獻(xiàn)，有的本身就是社會組織與個人活動的直接記錄，許多較有價值的地方文獻(xiàn)也往往不具備正式出版物的屬性，因此在文獻(xiàn)的采集上，非正式出版物形態(tài)的館藏地方文獻(xiàn)的主要來源與館藏檔案的補(bǔ)充源極為類似，即多數(shù)來自現(xiàn)行組織的文獻(xiàn)、非現(xiàn)行組織的文獻(xiàn)、散存在組織或個人那里的文獻(xiàn)以及文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)之間移交的文獻(xiàn)。
除現(xiàn)時的圖書、雜志等形式的地方文獻(xiàn)外，非現(xiàn)時的圖書、雜志及其他形式構(gòu)成的地方文獻(xiàn)，在采集制度上一般應(yīng)采用檔案程序化的文獻(xiàn)呈繳與文獻(xiàn)征集方法。如同歸檔是一種按照國家明文規(guī)定把檔案交由檔案部門集中保存的制度那樣，為集中收藏、妥善保管和充分利用某一區(qū)域的地方文獻(xiàn)，使其發(fā)揮應(yīng)有的社會功能，有必要積極爭取采用政府的政策、法規(guī)手段，建立圖書館地方文獻(xiàn)采集方面的基本制度。
筆者以為，圖書館地方文獻(xiàn)工作領(lǐng)域?qū)δ承v史記錄性文獻(xiàn)的采集，與地方歷史檔案文獻(xiàn)間會出現(xiàn)“類無專屬”的現(xiàn)象，但在通常情況下，圖書館地方文獻(xiàn)的采集一般應(yīng)側(cè)重于區(qū)域范圍內(nèi)、反映地方特征的“非檔案或非現(xiàn)行檔案形態(tài)”的文獻(xiàn)。至于圖書館地方文獻(xiàn)館藏中出現(xiàn)一些檔案成分，那也是正常的，因?yàn)槲墨I(xiàn)類型之間本無固化的界限，類型的轉(zhuǎn)化則是絕對的規(guī)律。
4.2整理
檔案的整理較為注重文件之間的歷史聯(lián)系，而歷史聯(lián)系又具體反映在來源(形成檔案的社會組織與個人)、內(nèi)容(檔案所涉及的具體問題)、時間(檔案文獻(xiàn)的形成時間)、形式(檔案文獻(xiàn)存在與表達(dá)的形態(tài)方式)等方面。圖書館的地方文獻(xiàn)在整理的過程中，也應(yīng)當(dāng)引進(jìn)這個原
則。筆者以為，在具體的處理中應(yīng)按如下觀念“吸收”檔案整理工作的“歷史聯(lián)系”原則:
來源—檔案學(xué)理論認(rèn)為，具有社會獨(dú)立性的組織或個人作為立檔單位，其所形成的全部檔案可以構(gòu)成一個“全宗”。如此，則有利于匯集、區(qū)分及檢索不同社會主體所形成的檔案。地方文獻(xiàn)工作雖說不必采用“全宗’，概念，但在“文獻(xiàn)集合體”的意義上，以某一社會組織或某一個人為“確立單位”，將反映某一“確立單位”的地方文獻(xiàn)匯集為一個“文獻(xiàn)集合體”，如此，則在地方文獻(xiàn)資源的價值利用意義上，有利于形成組織及個人的高效檢索體系。
內(nèi)容—涉及同一問題的檔案文獻(xiàn)之間必然具有聯(lián)系。因此，雖說地方文獻(xiàn)不必強(qiáng)調(diào)“解決同一問題、處理同一事務(wù)”的形成過程，但在涉及同一匯集性主題(如地貌水文、特產(chǎn)資源、自然災(zāi)害、名勝古跡、戲劇曲藝等)的地方文獻(xiàn)之間，仍應(yīng)建立某種文獻(xiàn)集合或檢索意義上的聯(lián)系。時間—保持檔案在形成時間上的聯(lián)系，可以反映歷史活動的完整與真實(shí)。地方文獻(xiàn)在形成時間上雖說不必拘泥與歷史活動的發(fā)生同步，但在特定地域階段性發(fā)展的反映上存有歷史累積性的地方文獻(xiàn)，應(yīng)當(dāng)以“涉及同一歷史發(fā)展階段”為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合有關(guān)主題內(nèi)容，形成反映不同歷史階段性的“文獻(xiàn)集合體”。
形式—檔案文獻(xiàn)的存在與表達(dá)形式可以反映不同的作用、功能與任務(wù)。圖書館的地方文獻(xiàn)之間，在形式上雖說不一定非要去反映什么特定的工作關(guān)系，但對于某些在存在與表達(dá)形式方面直接反映特定信息形態(tài)的地方文獻(xiàn)，依據(jù)形式來組織“文獻(xiàn)集合體’，反倒是切實(shí)可行的。雜志、唱片、標(biāo)貼、報(bào)紙以及“文物”型的地方文獻(xiàn)，如譜碟(家譜、族譜)、輿圖、碑拓、刻石、印譜、圖片、信函、傳單、布告等，就是以外部形式作為分類標(biāo)準(zhǔn)，按載
體類型排列的。
4.3鑒定
在確定價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)的情況下，檔案鑒定主要是判定材料的價值，以保管期限表為依據(jù)，從而確認(rèn)檔案的保管期限。這種劃分保存級次的方法，一是有效地確定了有價值的值得保存的檔案范圍，二是較為精選的檔案其館藏地位得到了切實(shí)的保證。 筆者以為，圖書館的地方文獻(xiàn)工作，雖說不可照搬，但也可借鑒檔案鑒定的某些方法，其要有三:
一是編制各種層次的“地方文獻(xiàn)分類表”用以確定地方文獻(xiàn)的類目體系，其類目等級一般擬展開為三級，從而解決什么樣的文獻(xiàn)才能列入地方文獻(xiàn)館藏范圍的問題;
二是制定鑒定地方文獻(xiàn)價值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將入藏的有保存價值的地方文獻(xiàn)劃分為永久(重要)、長期(較重要)、短期(一般)三種保管期限，其時限依據(jù)圖書館文獻(xiàn)的特點(diǎn)，宜短于文書檔案的保管期限，如長期為10一30年，短期為10年以下，并慎重?cái)M定永久保存的地方文獻(xiàn)的范圍，從而保證較為有價值的地方文獻(xiàn)在館藏結(jié)構(gòu)中占有一定的優(yōu)勢比例;
三是以“地方文獻(xiàn)分類表”為基礎(chǔ)，將“類目”改造為“條款”，并設(shè)立“保管期限”、“附注”、“說明’，等項(xiàng)目，形成“地方文獻(xiàn)保管期限表”，并使之與“地方文獻(xiàn)分類表”配套，成為對地方文獻(xiàn)的價值進(jìn)行評價與預(yù)測、優(yōu)化地方文獻(xiàn)館藏與檢索結(jié)構(gòu)的有效工具。
4.4編研
檔案編研是一種以館藏檔案為基礎(chǔ)的編輯和研究業(yè)務(wù)，對于檔案信息資源的開發(fā)利用具有重要的作用。檔案編研成果并不限于二次文獻(xiàn)形態(tài)，相反，一次及三次文獻(xiàn)形式的編研成果占有較高的比例。
為利于地方文獻(xiàn)資源的開發(fā)與共享，圖書館地方文獻(xiàn)的開發(fā)工作應(yīng)改變以編制各種專題聯(lián)合目錄、提要、題錄、索引等二次文獻(xiàn)為主的狀況，即便是進(jìn)而形成地方文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)，也不能稱之為地方文獻(xiàn)信息資源開發(fā)的最終成果。
因此，對一些確有價值、較為珍貴的地方文獻(xiàn)來說，出于資源共享、便于傳播、利于保護(hù)的目的，圖書館的地方文獻(xiàn)工作必須建立一種充分利用館藏地方文獻(xiàn)，專門的“地方文獻(xiàn)編研”業(yè)務(wù)。其主要內(nèi)容有四:
一是依據(jù)特定的主題與形式，對地方文獻(xiàn)的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析與綜合加工，形成多種類型的三次文獻(xiàn)形態(tài)的參考性資料;
二是提供地方文獻(xiàn)的查找線索，編制二次文獻(xiàn)形態(tài)的檢索和報(bào)道性的目錄、索引、文摘以及某些提要性的匯編;
三是按照一定的文獻(xiàn)特征與邏輯次序，將地方文獻(xiàn)的原文內(nèi)容選編成一次文獻(xiàn)形態(tài)的匯編、叢編、輯錄或叢刊;
四是與檔案編研一樣，以館藏地方文獻(xiàn)為基礎(chǔ)參與史志的編修與有關(guān)著述的編著工作。
圖書館建立“地方文獻(xiàn)編研業(yè)務(wù)”，有利于在市場經(jīng)濟(jì)條件下深化對地方文獻(xiàn)的開發(fā)與利用，有利于地方文獻(xiàn)工作由單純的“文獻(xiàn)服務(wù)型”向“文獻(xiàn)資源開發(fā)型’，轉(zhuǎn)換，同時也有利于地方文獻(xiàn)工作者基本素質(zhì)的提高。
「參考文獻(xiàn)]
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「作者簡介」王金夫，上海大學(xué)情報(bào)學(xué)研究中心教授。
〔出處〕 圖書館理論與實(shí)踐2004(l)
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