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編制地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫的體會
［摘 要］ 本文對地方文獻(xiàn)索引的編制及索引數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進(jìn)行了詳細(xì)論述，對公共圖書館地方文獻(xiàn)的開發(fā)
利用有一定的借鑒意義。
佳木斯市圖書館是一個中等城市公共圖書館，從２００２年１１月起應(yīng)用索引學(xué)的原理，利用人工和計算機(jī)相結(jié)合的方法編制地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過半年多的學(xué)習(xí)和探索，基本上解決了相關(guān)問題，現(xiàn)將我們的認(rèn)識及做法整理成文。
１ 地方文獻(xiàn)特點和讀者需求是編制索引的依據(jù)編制地方文獻(xiàn)索引是一項復(fù)雜艱巨的工作，這是由地方文獻(xiàn)的特點決定的。
首先，地方文獻(xiàn)范圍廣、時間長、載體多。涉及歷史學(xué)、社會學(xué)、地理學(xué)以及政治、經(jīng)濟(jì)、文化和自然科學(xué)的許多學(xué)科知識和資料。有照片、地圖、光盤、錄像帶、剪報、單篇文件資料、手稿等多種文獻(xiàn)形態(tài)，其中還有大量內(nèi)部出版物和非出版物。
其次，地方文獻(xiàn)面向社會公開使用，讀者對象有工人、學(xué)生、教師、科研人員、機(jī)關(guān)干部、作家、宣傳媒體等多層次、多成份人員。他們查閱地方文獻(xiàn)的目的不同，需求也不同。
第三，地方文獻(xiàn)作為圖書館具有一定價值的文化遺產(chǎn)留傳后世，必須考慮到后代人的檢索方便和個性需要。
面對這樣復(fù)雜的情況，我們要盡可能地增多檢索途徑，索引系統(tǒng)、索引款目、索引語言一定要通俗易懂、使用方便，使各類型讀者都容易掌握。
２ 解決好編制地方文獻(xiàn)索引的基本問題
編制地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫，既要符合傳統(tǒng)索引理論的基本原則，又要適應(yīng)利用計算機(jī)建立索引數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)狀。在具體工作中要解決好以下幾個基本問題：
２．１ 收錄范圍的界定 將歷史上反映佳木斯地區(qū)的文獻(xiàn)納入收錄范圍。側(cè)重資料性、史料性強(qiáng)的文獻(xiàn)，對技術(shù)方法、管理方法和一般理論研究的文獻(xiàn)不收，但具有地方特點的技術(shù)方法和管理方法除外。
２．２標(biāo)目的標(biāo)引 即從文獻(xiàn)的篇名和內(nèi)容中編選各種類型的索引標(biāo)目。根據(jù)設(shè)計，擬建立的地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫應(yīng)具有題錄索引、人物索引、地名索引、單位索引等幾種
類型索引。現(xiàn)分別論述如下：
２．２．１ 題錄索引。編制題錄索引首先要解決各種類型文獻(xiàn)篇名標(biāo)引統(tǒng)一的問題。我們規(guī)定，報刊均以原有自然篇名標(biāo)引；整冊圖書如內(nèi)容全部屬于地方文獻(xiàn)的以書名作為篇名標(biāo)引，而圖書中有些章節(jié)屬于佳木斯地方文獻(xiàn)的則以章節(jié)名稱作為篇名標(biāo)引；文集、匯編等有多篇文章的以各篇文章的篇名標(biāo)引；重要的照片、地圖、單篇文件及錄像帶、光盤均應(yīng)著錄篇名，以篇名標(biāo)引。題錄索引以篇名所包含的主題概念按類序法整序編列。每個篇名都要有一個作為歸類、整序依據(jù)的主要主題概念，這一主題概念必須反映�。骸、贋槭裁磳⑦@篇文章收入地方文獻(xiàn)；�、趯儆诘胤轿墨I(xiàn)類目表的哪個類目。如《烏蘇春秋》是紀(jì)實小說，被收入地方文獻(xiàn)是因為其內(nèi)容描述了１９４６年饒河縣土地改革的情況，歸入解放戰(zhàn)爭時期的土地改革史料類；又如《赫哲族漁村和我的繪畫道路》收入地方文獻(xiàn)是因其反映了三江地區(qū)赫哲民族的文化，因而取"赫哲族"為主要主題概念，歸入赫哲族類。
標(biāo)引篇名主要有３種方法：①原篇名照錄。適用于篇名不長，且表達(dá)的地方文獻(xiàn)主題概念清楚者。②原篇名刪節(jié)。對原篇名較長、特別是報刊文章，一般刪除其虛詞或副標(biāo)題，留下反映地方文獻(xiàn)主題概念的主標(biāo)題即可。③原篇名加注。篇名中地方文獻(xiàn)主題概念不清者應(yīng)當(dāng)標(biāo)出。此有兩種形式，一是加副標(biāo)題，如《舞臺上下五十年》加副標(biāo)題后標(biāo)為：《舞臺上下五十年--評劇表演藝術(shù)家李岱山生平事跡》�。弧《羌永ㄌ�，如《黑瞎子與狐貍》加括號后注為：《黑瞎子與狐貍（赫哲族民間故事）》。
２．２．２ 人物姓名索引。只標(biāo)引收錄范圍內(nèi)的重要人物。對人物的曾用名、別名等均加括號在常用名后標(biāo)引，不必做像手工索引那樣的輪排和參照。因為計算機(jī)會自動將任意一個人名檢出。
２．２．３ 地名索引�？脊虐l(fā)掘、重要事件發(fā)生地均要標(biāo)引出所在市、縣名以及村、屯或山川名。凡涉及地名變遷的，要將原地名加括號標(biāo)于現(xiàn)地名之后。
２．２．４ 單位名稱索引。 單位名必須標(biāo)引全稱，并連同市、縣名一起標(biāo)出。已變更的單位名加括號標(biāo)于現(xiàn)單位名之后。
２．３ 排序方法的應(yīng)用 地方文獻(xiàn)索引的編制以及數(shù)據(jù)庫檢索中款目的排序占有重要的地位。傳統(tǒng)的索引理論使用類序法和字序法，我們認(rèn)為更應(yīng)重視時間排序法的應(yīng)用。
２．３．１ 編制類目表。題錄索引是以篇名的主要主題概念按類序法排序的。我們要做的是編制一部實用的類目表，這是一項困難的工作。我們曾兩次仿照《中圖法》的２２大類進(jìn)行編制但均告失敗，其原因是《中圖法》是按學(xué)科分類的，而地方文獻(xiàn)要按事物、事件和人物分類。后來我們又進(jìn)行了第三次的大膽嘗試，完全依照地方文獻(xiàn)的內(nèi)容自編了一部類目表。其主要特點：①將最常見、最重要的專題放在突出地位單獨立類，如"行政區(qū)劃和建置沿革"、"著名人物傳記"、"重要單位事跡"、"赫哲族"等設(shè)為一級類目。②設(shè)置的２１個類目均為獨立的專題，它們之間沒有邏輯關(guān)系，但其內(nèi)部的上下級類目之間嚴(yán)格按照邏輯關(guān)系設(shè)置類號。③盡量減少類目級次，一般只設(shè)二級類目，少數(shù)文獻(xiàn)量較大的類目設(shè)至三級。這樣設(shè)置類目表十分簡潔，方便了工作人員的歸類和讀者的檢索利用，而且類目名稱及其說明注釋文字使用的大部分是規(guī)范主題詞，為計算機(jī)檢索創(chuàng)造了條件。
２．３．２ 人物、地名、單位名的索引，均使用漢語拼音音序排序，由計算機(jī)自動生成，在應(yīng)用中比較方便。
２．３．３ 時間排序法的應(yīng)用。在編制和使用地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫中時間排序法起到了重要作用。我們規(guī)定在輸入的每條索引數(shù)據(jù)中要包含一個時間項，盡可能準(zhǔn)確地標(biāo)出地方文獻(xiàn)中事件發(fā)生的時間。如歷史人物和革命領(lǐng)導(dǎo)干部要標(biāo)引其到達(dá)佳木斯或在佳木斯任職的時間��； 勞動模范、先進(jìn)人物要標(biāo)引出被授予榮譽的時間；優(yōu)秀運動員要標(biāo)引其創(chuàng)造
紀(jì)錄或奪取名次的時間；科學(xué)家要標(biāo)引研究成果被評定的時間；革命英雄要標(biāo)引其在佳木斯參加革命的時間；文章、講話著作標(biāo)引其出版、發(fā)表的時間等等。在索引數(shù)據(jù)庫中時間成為一個檢索點，并具有排序功能。它可使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按時間次序排列，形成一部大事記的資料線索。題錄索引、人物索引、單位索引也有二次排序、三次排序的功能。對題錄索引按類排序后再按時間排序，如抗日斗爭史料，按時間排序后對研究抗日斗爭歷史有很大益處。
３ 利用計算機(jī)建立索引數(shù)據(jù)庫
我們設(shè)計制作的地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件共有４個界面。
３．１ 輸入界面 具有輸入、儲存、建庫的功能。共有篇名、著者、出處、附加說明、人物、地名、單位和類號、時間等９欄，與手工索引格式完全相同。按照格式準(zhǔn)確輸入即可完成建庫。其中除附加說明項內(nèi)容不直接在界面反映外，其他８項均有檢索、聚合、排序的功能。每輸入一次即可完成分屬于題錄、人物、地名、單位等４個索引的功能。在輸入界面上還附加瀏覽、編輯修改和鏈接已輸入數(shù)據(jù)的功能。
３．２ 檢索界面 檢索界面是地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫最重要的界面，體現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫的主要功能。
滾動瀏覽檢索功能。采取列表顯示的辦法將每個輸入界面的１組數(shù)據(jù)列為１格，一個界面可同時瀏覽２０多條數(shù)據(jù)，并可用鼠標(biāo)拖動瀏覽，為檢索提供了有利條件。
聚合、排序檢索功能。對人物、地名、單位、類號、時間５項做了排序功能的限定，只須在界面上點擊列在標(biāo)頭上的名稱，便可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的聚合排序，讀者可輕松查到所需的大部分?jǐn)?shù)據(jù)。
專指對象檢索功能。已有明確的查找對象，可以通過鍵入專指的篇名、人名、地名、單位名查到所需要的數(shù)據(jù)。如地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫收錄了佳木斯市各屆黨政領(lǐng)導(dǎo)人員、各界名人活動的資料，只要鍵入人名便可將他們每個人的重要講話和一切活動資料檢索出來。一人多名者，也可以通過其任意姓名檢出其全部資料。
多層次逐級檢索功能。第一層次可將以人名、地名、單位名標(biāo)目的標(biāo)引名稱檢出（同名稱者全部聚合在一起顯示出來），確定檢索對象。第二層次可在界面上通過通用款目的篇名、著作、出處等檢索到檢索對象在文中的地位。第三層次檢索可通過附加說明項的記載了解。通過３個層次不斷加深對資料的探求，讀者完全可以確定自己要檢索的文獻(xiàn)對象。
分解、重組、異排檢索功能。通過邏輯操作，使用大于、小于、等于、包含等標(biāo)識符號，對各種數(shù)據(jù)重新分解、組合和排序。
也可通過時間途徑直接進(jìn)行檢索，如提供"３·１５"這一數(shù)據(jù)，即可查到佳木斯市１９３８年日寇對地下黨員和愛國人士的大搜捕事件的全部資料線索。如要查找歷史上各年"８月"或"８月１５日"發(fā)生的事件，亦可通過這一途徑使有關(guān)數(shù)據(jù)單獨聚合起來。
鏈接檢索功能。附加說明項因文字較多，沒有排入檢索界面列表，只在列表格式項目中標(biāo)注了"ＭＥＭＯ"代碼，用鼠標(biāo)點擊即可顯示為附加說明項單獨設(shè)立的界面。附加說明項界面的文字量不受界面限制。
３．３ 印刷界面 地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫具有自動生成題錄、人物、地名、單位４部文本索引的功能，為此設(shè)計了印刷界面，預(yù)先將要印刷的文本索引（或其部分內(nèi)容）調(diào)入，進(jìn)行預(yù)覽，確認(rèn)無誤后打印出文本索引�！�
３．４ 圖片界面 以鏈接方式瀏覽儲存于計算機(jī)硬盤或光盤上的與地方文獻(xiàn)相關(guān)的照片、地圖、表格等。
通過以上多個界面和多種檢索功能的設(shè)立和實現(xiàn)，建成了較為細(xì)密的地方文獻(xiàn)索引網(wǎng)絡(luò)。模擬讀者的檢索要求做了多次實驗，并不斷補(bǔ)充使之趨于完善。我們計劃配合專家學(xué)者，進(jìn)行歷史學(xué)、社會學(xué)、地理學(xué)、民族學(xué)、人物傳記等方面的研究，為其提供豐富的資料線索。地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫還可為網(wǎng)上宣傳，舉辦地方歷史展覽，編寫愛祖國、愛家鄉(xiāng)的政治思想教育材料提供豐富的資料來源。
４ 邊學(xué)習(xí)、邊工作取得雙豐收
佳木斯市圖書館最近幾年沒有編制過任何索引，也沒有人員研究索引學(xué)，更沒有自行開發(fā)任何應(yīng)用軟件。這次建設(shè)地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫中我們大膽嘗試，勇于創(chuàng)新，積極學(xué)習(xí)索引學(xué)，舉行多次報告會，召開十多次研討會，翻閱各種類型索引達(dá)幾十部，對索引學(xué)和編制索引的辦法有了初步理解，為開展工作打下了堅實基礎(chǔ)。我們本著科學(xué)性、實用性和可操作性的原則，反復(fù)研究設(shè)計，先后修改６次，其中涉及的各個問題都是從模糊到清晰逐步解決的。我們深感地方文獻(xiàn)索引在圖書館應(yīng)用的意義及計算機(jī)軟件用于索引開發(fā)的價值。
［作者簡介］
王微 女，佳木斯市圖書館館員，發(fā)表論文多篇。
〔出處〕 圖書館建設(shè)2004(3)
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