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電子政務與辦公自動化初探-
全球性的網(wǎng)絡化、信息化進程正改變著人們的生活方式，Internet技術應用以及電子商務的飛速增長給人們生活工作的各個層面帶來了深刻的影響�；仡櫸覈⻊招畔⒒倪M程，大致可分為三個階段：（1）以桌面字處理工具為典型的個人辦公工具軟件階段，計算機應用提高了個人工作效率。（2）基于關系型數(shù)據(jù)庫技術，以C/S體系結構應用為特征階段，這一階段基本實現(xiàn)了部門級的數(shù)據(jù)處理、公文處理等的自動化。（3）基于符合Internet/Intranet技術標準的平臺應用階段，這一階段，不僅在技術上有了很大進步，而且應用范圍已從部門內(nèi)部、部門之間擴展到行業(yè)/系統(tǒng)內(nèi)部，乃至跨部委跨系統(tǒng)。在Internet應用方面，政府部門已陸續(xù)建立了自己的Web服務器和網(wǎng)站，有的還實現(xiàn)了一些簡單的網(wǎng)上業(yè)務。但由于各相關單位在信息化建設中的技術差異和經(jīng)驗欠缺，電子政務并未在真正意義上得以實現(xiàn)，相反，不少政府站點在規(guī)劃建設、管理維護以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應用開發(fā)，安全性保證，與后臺應用系統(tǒng)（如OA和業(yè)務系統(tǒng)）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術平臺。
電子政務應用與一般的辦公自動化系統(tǒng)既緊密相關，又在應用側(cè)重點、用戶群體以及采用的技術等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。
實施原則：
實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節(jié)約性原則
實施步驟
首先，在組織內(nèi)部構建通信平臺（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。
第二，在組織內(nèi)部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡內(nèi)進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請 、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務等。在這一階段，基本實現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進行信息采集、發(fā)布，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業(yè)、跨部委。此時，基本實現(xiàn)電子政務。
在以上過程中，網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網(wǎng)絡信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。
第一部分 內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建設
功能需求：
一般來說，政府部門辦公自動化系統(tǒng)應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統(tǒng)應該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求
在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應用系統(tǒng)，辦公自動化應用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設計思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。
二、處理大量的復合文檔型的數(shù)據(jù)信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結構化數(shù)據(jù)”、“復合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。
一般認為，關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQL Server、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領域，其目標就是針對新出現(xiàn)的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數(shù)據(jù)”。 當然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。
辦公自動化系統(tǒng)由于其對復合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數(shù)據(jù)庫。
三、包含大量的工作流應用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應用系統(tǒng)的大多數(shù)應用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機關與機關的相關單位之間。
在相當程度上工作流自動化有三種實現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術的角度出發(fā)，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發(fā)揮了不同技術的優(yōu)點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具。
四、支持協(xié)同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡，通過電話線或廣域網(wǎng)絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。 辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡應用系統(tǒng)應提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。
五、應有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及
電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
六、能集成其他業(yè)務應用系統(tǒng)和Internet
隨著Internet技術的普及和應用，辦公自動化系統(tǒng)作為Intranet的重要應用必須能夠與Internet相連接，包括電子郵件、Web發(fā)布等，這不僅溝通了機關內(nèi)外的信息、對外宣傳了機關單位，而且還可以進一步提供網(wǎng)絡服務，實現(xiàn)電子商務與參與電子社區(qū)。
事實上，從用戶使用角度出發(fā)，“數(shù)據(jù)存訪中心”的概念可以最大限度地提高應用系統(tǒng)的友好性和易用性。辦公自動化系統(tǒng)應該成為這樣的“存訪中心”，也只有辦公自動化系統(tǒng)可以承擔這樣的角色。
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