檔案信息的管理與利用

　　檔案信息的管理與利用
　　
　　作者/黨秀麗
　　
　　摘 要：對檔案信息加以科學高效地管理，靈活地對檔案信息資源進行開發(fā)和利用，并使其在高校各單位實現更好地服務，是當今檔案信息管理人員繼續(xù)重點考慮的問題之一。通過對檔案信息管理技巧論述的同時，還提出了檔案信息的利用策略。
　　
　　關鍵詞：檔案信息；管理；利用
　　
　　隨著社會的發(fā)展和時代的進步，人們對于信息的需求量也越來越大，而檔案信息也開始發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，如何對檔案信息加以科學高效的管理，靈活地對檔案信息資源進行開發(fā)和利用，并使其在高校各單位實現更好的服務，是當今檔案信息管理人員繼續(xù)重點考慮的問題之一。
　　
　　一、檔案信息管理技巧
　　
　　檔案信息是一種重要的信息資源，新形勢下可以運用以下管理技巧來做好檔案信息的管理工作：
　　
　　1.提高管理人員素質
　　
　　要想做好檔案信息管理，首先必須提高管理人員的素質。因為，檔案管理人員水平的高低、專業(yè)知識的好壞，直接關系到檔案信息管理的成效和發(fā)展。因此，提高管理人員的素質顯得尤為重要。
　　
　　比如，應組織培訓讓管理人員掌握熟練的專業(yè)知識，并通過不斷學習來提高他們的現代化管理技能以及科學管理與開發(fā)檔案資源的能力，只有通過培訓和學習才能有效提高檔案人員對檔案資源的使用效益。所以，相關單位應充分充實檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓工作。
　　
　　同時，還應組織管理人員集中學習現代化科學知識，計算機操作技能等。因為隨著信息化時代的到來，檔案信息電子化、辦公自動化是檔案管理的發(fā)展趨勢，只有提高檔案管理者的專業(yè)知識、計算機操作技能以及綜合能力，才能使之成長為時代需要的復合型人才或信息專家，才能促進檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。
　　
　　并且還應積極培養(yǎng)檔案工作人員的敬業(yè)愛崗精神以及樂于奉獻、全心全意為用戶服務的品質和良好的職業(yè)道德。還應讓他們了解一定的法律法規(guī)，以做好相關檔案信息的保密工作。只有這樣，才能真正促使他們做好檔案信息管理工作，才能為用戶和各單位，甚至為社會提供快速、優(yōu)質的信息服務。
　　
　　2.完善檔案信息管理制度
　　
　　要想對檔案進行科學規(guī)范的管理，還必須完善檔案信息管理制度。(www.panasonaic.com)只有建立健全的管理制度，才能保障檔案信息管理工作的順利開展，并使高校的檔案資源充分發(fā)揮出應有的效用。
　　
　　比如，可以根據高校檔案資源管理的實際情況，制訂科學合理的兩級檔案管理制度，如一級管理主要是由高校檔案室來進行檔案信息管理工作，另一極管理則由基層立卷單位來進行高校檔案的管理工作。兩級同時進行管理，并制訂相應的管理細則，就可以在分工明確的基礎上，依據制度來進行管理。這樣可以取得良好的管理效果。
　　
　　在高校的檔案管理過程中，建立有效的檔案管理機制，可以規(guī)范檔案管理并形成規(guī)范的檔案信息管理體系。比如，對檔案管理人員建立崗位責任制，對失職失責的管理人員依照懲罰制度進行相應的懲罰，可以防范或杜絕泄密違法事件發(fā)生，比如，建立檔案信息借閱或使用制度，可以在保障信息安全的同時充分發(fā)揮其利用價值。只有建立健全的管理制度，才能使整個檔案信息管理工作做到有章可循。
　　
　　3.加快檔案信息現代化管理
　　
　　當今是科學技術高度發(fā)展的社會，檔案信息管理只有順應時代發(fā)展加快現代化管理進程才能更好地發(fā)揮其作用和價值。因為傳統(tǒng)的檔案管理，大多是以紙質檔案為主進行保存，或者以照片、錄音、錄像等實體作為檔案載體，工作人員主要是以手工操作為主完成檔案管理，因此，費時費力，管理過程繁瑣且工作量較大，以致很多有價值的檔案信息資源大量被閑置或浪費。
　　
　　隨著電子信息時代的到來，為了提高檔案信息的利用價值，
　　
　　為了優(yōu)化其存儲環(huán)境，可以借鑒計算機存儲技術，以便于檔案信息的長期保存，同時還可以有效避免紙質檔案造成的受潮、蟲蝕以及火災等災害，減少一定的損耗和保管經費等。同時，現代化的科學技術管理還有利于檔案信息的反復借閱。
　　
　　在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎上加快檔案信息現代化管理，運用電腦多媒體技術等科學技術的信息管理，不僅順應了信息社會的發(fā)展趨勢，還能加快檔案信息系統(tǒng)化建設，并且能有效地實現檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的現代化發(fā)展，比如，借助計算機、光盤、縮微、多媒體等技術進行管理可以更好地為當代檔案管理的現代化提供良好的幫助。
　　
　　二、檔案信息利用策略
　　
　　檔案信息是檔案管理者進行各項管理工作的依據，作為檔案管理者可以運用以下策略，充分發(fā)揮高校檔案信息的利用價值：
　　
　　1.打破傳統(tǒng)的檔案信息服務形式
　　
　　檔案工作服務的目的是為用戶提供他們需要的檔案信息服務，尤其是在當今信息化的社會，信息服務顯得越來越重要。因此，管理人員必須打破傳統(tǒng)的檔案信息服務形式，將過去檔案信息待查的服務模式轉變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用，這樣才能真正發(fā)揮檔案信息的使用價值。
　　
　　打破傳統(tǒng)的檔案信息服務形式，還要求工作人員將檔案的工作重心進行轉移，應積極主動地對那些需要檔案服務的用戶提供引導，提高檔案信息的利用率。比如，對那些處于雪藏式的檔案信息，應將其分類重新歸檔，并設置索引編號，加注檔案類別，以供用戶查閱并發(fā)揮出檔案本身應用的價值；同時還應改變傳統(tǒng)的被動坐等服務形式，應積極改變單一的查詢檢索
　　
　　工具，同時還應積極做好檔案利用信息反饋等工作，這樣才能充分發(fā)揮出檔案信息資源的利用價值，并促使檔案信息管理的健康發(fā)展。因此，作為管理者必須主動轉變服務觀念，強化服務意識，積極改變傳統(tǒng)的檔案管理和服務形式，創(chuàng)造新的服務模式，以為用戶提供他們所需要的檔案資料，并有效實現檔案信息的服務價值。
　　
　　2.創(chuàng)建檔案信息開發(fā)利用的網絡平臺
　　
　　檔案信息的有效利用還需要積極創(chuàng)建檔案信息開發(fā)利用的網絡平臺，以借助網絡來充分發(fā)揮檔案信息的利用價值。比如，利用網絡傳輸速度快、存儲容量大，以及資源共享效率高等特點搭建信息網絡平臺，以方便用戶、服務用戶。
　　
　　例如，以一個檔案館為中心，組建網絡中心，在網上利用數據庫進行檔案信息收集、存儲各種檔案信息源等，再集中取舍分析、定量分析、效益分析，并利用網絡平臺高校圖書館以及各級直屬單位等進行網絡信息樞紐相互交流，對有價值的信息進行開發(fā)共享，以發(fā)揮出檔案信息的利用價值。
　　
　　利用網絡平臺還可以創(chuàng)建虛擬空間來發(fā)揮相應的檔案數據信息，將那些可選性強、目的性強、利用效果好的檔案信息，提供在線瀏覽功能，檔案管理者可以根據用戶的需要及時補充信息內容，以為用戶及時提供準確的檔案信息。因此，利用網絡平臺可以對檔案資源的開發(fā)利用帶來理想的效果。
　　
　　高校檔案信息是高校辦學資源中重要的組成部分，現代檔案信息資源的管理和利用是聯(lián)系在一起的，是一個整體，科學高效的管理方式可以有效促進檔案信息的利用，通過對檔案信息資源的利用也可以很好地促進檔案信息的管理，甚至還可以提升檔案信息資源的社會貢獻力。因此，作為檔案信息管理人員，應積極做好這兩方面的工作。
　　
　　參考文獻：
　　
　　[1]唐祖芳。淺談信息時代檔案信息資源的開發(fā)利用[J].航空檔案，2013（02）。
　　
　　[2]呂小瑞。網絡檔案信息資源開發(fā)利用探析[J].科技檔案， 2014（01）。

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