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高校二級學(xué)院檔案管理工作亟待加強(qiáng)
高校二級學(xué)院檔案管理工作亟待加強(qiáng)作者/ 賴華紅
加強(qiáng)檔案管理工作在高校管理與建設(shè)過程中具有重要意義。 《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，重視本組織、本單位、本職務(wù)工作的檔案建設(shè)與管理，是每位工作人員的基本義務(wù)。檔案是一個(gè)國家各類社會組織、機(jī)構(gòu)、個(gè)人歷史的真實(shí)記錄，是傳承國家、民族、社會發(fā)展歷史的基本工具，是對后人負(fù)責(zé)的精神體現(xiàn)。從學(xué)院組織、機(jī)構(gòu)和個(gè)人的微觀層次而言，檔案還具有總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，反映本院各方面發(fā)展的歷史面貌，強(qiáng)化工作紀(jì)律，杜絕濫用職權(quán)，防止職務(wù)腐敗等重要作用。為此，教育部專門頒布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》。從當(dāng)前高校的發(fā)展趨勢來看，依法加強(qiáng)二級學(xué)院的檔案管理，已成為高校在構(gòu)建和完善現(xiàn)代大學(xué)制度過程中強(qiáng)化內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要舉措。
一、高校二級學(xué)院的學(xué)院秘書
隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展和高等教育體制改革的深入，我國許多大學(xué)設(shè)立了若干二級學(xué)院，并逐步建立了校院（系）二級管理體制。這些學(xué)院作為高校辦學(xué)的基礎(chǔ)組織，在大學(xué)教育事業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮著極為重要的作用。所謂“大學(xué)”，實(shí)際上就是學(xué)校機(jī)關(guān)與各個(gè)學(xué)院的綜合體。各個(gè)學(xué)院承載著大學(xué)各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)和發(fā)展的重任，在黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研等管理上既有較強(qiáng)的統(tǒng)一性，又具有不同程度的相對獨(dú)立性。學(xué)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展既關(guān)系到學(xué)院自身各項(xiàng)工作的未來走向，又關(guān)系到整個(gè)學(xué)校的協(xié)調(diào)發(fā)展。
然而，不論是學(xué)校的整體工作，還是學(xué)院內(nèi)部的各項(xiàng)事務(wù)，落實(shí)到具體操作層次，總是無法離開學(xué)院辦公室的各項(xiàng)秘書工作。學(xué)院秘書是學(xué)院乃至高校重要的基礎(chǔ)崗位，學(xué)�；�?qū)W院的各項(xiàng)工作都程度不同地依賴于學(xué)院秘書的具體運(yùn)作。因而各個(gè)學(xué)院依照秘書工作的內(nèi)容和性質(zhì)，根據(jù)自己的辦學(xué)規(guī)模專門設(shè)置了黨總支秘書、團(tuán)委秘書（書記）、行政秘書、教學(xué)秘書、科研秘書、研究生秘書、行政秘書、財(cái)務(wù)秘書等秘書崗位。
二、學(xué)院秘書與檔案管理工作
二級學(xué)院的檔案管理工作是高校管理系統(tǒng)中重要的基礎(chǔ)工作之一，也是檢查、評估學(xué)院辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要方面。二級學(xué)院檔案是學(xué)校檔案的重要來源，除其中一部分重要資料要上交學(xué)校檔案室歸檔保存外，絕大部分資料留在學(xué)院保存。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第九條規(guī)定： “高等學(xué)校各部、處、院、系、所等部門，必須有一名負(fù)責(zé)人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至兩名專（兼）職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作�！痹趯�(shí)際工作中，大部分高校要求各院（系）和職能部門配備一名兼職檔案員，從而在全校形成了以兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。但是，在二級學(xué)院檔案管理的實(shí)踐中，檔案管理任務(wù)往往是由辦公室秘書承擔(dān)，也就是說，學(xué)院秘書實(shí)際上同時(shí)充當(dāng)著兼職檔案員的角色。
隨著學(xué)院事業(yè)的發(fā)展，學(xué)院在黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研等活動中了產(chǎn)生許多文件材料；同時(shí)，教師在各自的教學(xué)科研活動中，也產(chǎn)生了不少重要資料。這些檔案材料來源分散，涉及的內(nèi)容和范圍越來越廣，導(dǎo)致學(xué)院兼職檔案員的工作任務(wù)越來越重，學(xué)院檔案管理工作的壓力越來越大，形成了工作內(nèi)容無法分解而工作負(fù)荷又難以承載的現(xiàn)實(shí)矛盾。
三、學(xué)院檔案管理中存在的問題
�。ㄒ唬┤睋p遺漏嚴(yán)重
近幾年來，高校二級學(xué)院各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展迅速，各種檔案資料隨之日益增多，一些重要的檔案資料在工作流程中不經(jīng)意地被遺失或損毀。除了上級“紅頭文件”、學(xué)院黨政會議記錄、學(xué)生工作榮譽(yù)、學(xué)院人事考核等檔案資料，以及秘書工作必需的案頭材料保存較為齊備外，其他檔案資料則嚴(yán)重缺損或遺漏，其中缺損最為嚴(yán)重的當(dāng)屬教學(xué)檔案、科研檔案和黨務(wù)檔案。
�。ǘ┓指畲鏅n
高校機(jī)關(guān)職能部門與二級學(xué)院基本維持著單線歸口劃塊的業(yè)務(wù)管理體制。比如，學(xué)院教學(xué)秘書歸口學(xué)校教務(wù)處，研究生秘書歸口學(xué)校研究生處，團(tuán)學(xué)秘書歸口學(xué)校學(xué)工處團(tuán)委，黨總支秘書歸口學(xué)校黨委各部門等，因此，學(xué)院的檔案資料處于切塊劃歸各對口部門管理的狀態(tài)。在這種管理體制下，重點(diǎn)抓了檔案源的管理工作，而忽視了檔案的全宗化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。分割存檔反映了學(xué)院檔案管理體制上的弊病。
�。ㄈn案管理意識薄弱，隨意性強(qiáng)
由于體制不健全等原因，各歸口秘書實(shí)際上都是兼職檔案管理員，他們忙于日常秘書事務(wù)，缺少對檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對檔案管理工作往往缺乏系統(tǒng)的協(xié)調(diào)。因此，對于日常工作中形成的各種資料，哪些該存檔、如何存檔、如何延續(xù)等，難以做到系統(tǒng)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理工作存在著事務(wù)活動忙忙碌碌，存檔材料寥寥無幾，檔案質(zhì)量不高的現(xiàn)象。
�。ㄋ模╅_發(fā)利用率低
各個(gè)學(xué)院的檔案管理工作，僅僅停留于“保管”的層面，或者為迎接某項(xiàng)評估和檢查而準(zhǔn)備。除了紅頭文件、黨政會議記錄等，因當(dāng)前工作所需而偶爾調(diào)閱或使用外，其他檔案資料的利用率則非常低。這與學(xué)院檔案資料普遍缺損，檔案資料的基本功能受到嚴(yán)重?fù)p害等有著密切聯(lián)系。
�。ㄎ澹└鲗W(xué)院管理水平不平衡
發(fā)展不平衡是我國的基本國情。高校二級學(xué)院檔案工作的管理水平也不平衡。比如，有的學(xué)院嚴(yán)格按行文制度辦事，學(xué)院內(nèi)部的各項(xiàng)重要決策均能以學(xué)院文件形式下發(fā)各系、所、室，并及時(shí)存檔；有的學(xué)院實(shí)行嚴(yán)格的成就備案制度，個(gè)人重大成就均被同時(shí)視為學(xué)院進(jìn)步和發(fā)展的成果，各種證件、榮譽(yù)、專利、發(fā)明、論著、實(shí)驗(yàn)成果等科研（技）成就的原（復(fù)）件，均予以存檔。個(gè)別學(xué)院對國內(nèi)著名學(xué)者的重要用品或重要紀(jì)念物均有收集，比如社會交往聲像、著名手稿等。
四、二級學(xué)院檔案管理不瞢的原因
�。ㄒ唬⿲W(xué)院秘書工作任務(wù)繁重
學(xué)院發(fā)展規(guī)模與學(xué)院秘書崗位設(shè)置不平衡，造成學(xué)院秘書工作量有增無減。檔案資料發(fā)生量越大的學(xué)院，辦公室日常的繁雜事務(wù)越多，這些日常事務(wù)工作，反過來又制約著學(xué)院秘書對檔案資料及時(shí)有效的整理。另外，學(xué)院秘書與學(xué)院實(shí)驗(yàn)室、資料室、教輔人員工作量嚴(yán)重失衡，也造成了學(xué)院秘書的心理失衡，影響了學(xué)院秘書的工作心態(tài)和工作績效。
�。ǘ⿲W(xué)院秘書地位低、待遇差
學(xué)院秘書是高校管理體系中的基礎(chǔ)崗位，崗位的基層性、服務(wù)性，決定了學(xué)院秘書與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人以及教學(xué)科研人員相比，自然在工作地位和待遇上存在著一定距離。同時(shí)，學(xué)院秘書地位低、待遇差，還集中體現(xiàn)在學(xué)院秘書與學(xué)校機(jī)關(guān)秘書，以及學(xué)院秘書與學(xué)院辦公室、資料室、實(shí)驗(yàn)室其他工作人員勞資收入等對應(yīng)比較方面。這就造成學(xué)院秘書除了完成日常應(yīng)急事務(wù)以外，對檔案管理工作缺乏積極性。
�。ㄈ┕芾韺�(shí)體分散，缺乏專門管理制度和長遠(yuǎn)規(guī)劃
國內(nèi)多數(shù)大學(xué)二級學(xué)院的檔案工作，實(shí)行劃塊分散管理，黨務(wù)類秘書與行政類秘書的檔案資料互不溝通，黨務(wù)秘書與團(tuán)學(xué)秘書（書記）的檔案資料互不溝通，教學(xué)秘書、科研秘書、財(cái)務(wù)秘書、行政秘書的檔案資料互不溝通。這種分散管理體制對實(shí)行系統(tǒng)化、規(guī)范化檔案管理提出了強(qiáng)烈的制度要求。
然而，大多數(shù)高校二級學(xué)院并沒有與檔案分散管理體制相配套的專門制度和長遠(yuǎn)規(guī)劃，學(xué)院的檔案資料遺漏損毀嚴(yán)重，檔案工作普遍停留于應(yīng)付當(dāng)下事務(wù)工作需要的層面上。這是一種嚴(yán)重背棄《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的違法違規(guī)行為。
�。ㄋ模⿲W(xué)院秘書檔案收集工作難度較大
在二級學(xué)院的檔案管理中，許多領(lǐng)導(dǎo)、老師、秘書在思想意識上存在著許多誤區(qū)。比如，有的學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)院黨政集體做出的重大決定，有了黨政會議記錄文件性資料就不必保存了。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)和老師把工作中形成的文件資料看作個(gè)人的私有財(cái)產(chǎn)，不愿意上交歸檔：有的覺得把材料留在身邊，自己用起來方便；有的覺得資料是自己的心血和汗水，極為珍貴，理應(yīng)由自己珍藏；有的覺得所做工作尚未取得重大成就，相關(guān)資料沒有歸檔必要。這嚴(yán)重妨礙了學(xué)院秘書的檔案收集工作。
五、學(xué)院檔案管理優(yōu)化策略
（一）領(lǐng)導(dǎo)干部要增強(qiáng)檔案管理意識
高校二級學(xué)院檔案是學(xué)院師生員工在開展教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，對學(xué)院改革、建設(shè)和發(fā)展事業(yè)起著重要作用。加強(qiáng)檔案管理工作，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)干部。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)增強(qiáng)檔案意識，重視檔案管理工作，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案’法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，認(rèn)真做好學(xué)院檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，建立健全相關(guān)管理制度，在人員配備與培養(yǎng)、檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)等方面逐步進(jìn)行具體部署。
�。ǘ┘哟笕珕T宣傳力度
學(xué)院秘書要利用各種機(jī)會和形式向全院教職工宣傳檔案法規(guī)和檔案知識。首先，要通過宣傳，使廣大教職工明確檔案的含義、地位和作用。其次，要使每一個(gè)教職工認(rèn)識到檔案管理的必要性，從而自覺地收集資料，及時(shí)歸檔。再次，要讓廣大教職工認(rèn)識到檔案在開發(fā)信息資源、服務(wù)教育教學(xué)中的作用，認(rèn)識到檔案是一種信息資源，能給學(xué)院工作帶來較大效益。只有逐步提高全體教職工對檔案工作的認(rèn)識，大家才能較好地利用檔案，自覺地保護(hù)好文獻(xiàn)資料，積極參與檔案工作，維護(hù)檔案的完整和安全。
（三）建立有效的歸檔制度
學(xué)院要結(jié)合本單位檔案管理實(shí)際建立行之有效的檔案歸檔制度，并嚴(yán)格執(zhí)行、定期檢查，對于違反者，要依據(jù)有關(guān)制度給予相應(yīng)的處理。同時(shí)，在教職工年度考核和專業(yè)技術(shù)職稱評聘工作中，學(xué)院要明確規(guī)定有關(guān)教師個(gè)人的課時(shí)、論文、科研資金、科研成果等考核材料須由檔案負(fù)責(zé)人出具證明，證實(shí)其真實(shí)有效性，這樣才能促使教職工及時(shí)主動地將有關(guān)文件材料上交歸檔。
�。ㄋ模┨岣邫n案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理人員只有具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)、高度的責(zé)任感和服務(wù)意識，努力學(xué)習(xí)檔案管理新技術(shù)、新方法，熟練掌握信息數(shù)字化檔案管理工作技能，才能適應(yīng)新時(shí)期檔案現(xiàn)代化建設(shè)的需要。
1.業(yè)務(wù)知識和能力。學(xué)院秘書要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案法規(guī)和檔案管理專業(yè)知識，增強(qiáng)檔案管理意識和能力。一方面，要認(rèn)真做好檔案信息的收集和整理工作，確保檔案的全宗化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為學(xué)院檔案工作的規(guī)范管理和持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；另一方面，要認(rèn)真做好檢索和查詢工作，形成一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、系統(tǒng)嚴(yán)密的檔案管理體制與服務(wù)體系，方便教職工查詢使用。
2.信息服務(wù)意識。學(xué)院檔案材料來源于各項(xiàng)工作實(shí)踐，只有滿足教職工需求，才能發(fā)揮檔案材料的作用，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。學(xué)院秘書要樹立主動為教職工服務(wù)的意識，不斷探索開發(fā)利用檔案資料的新途徑、新方法，重視檔案利用的社會性、有效性，更好地為學(xué)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。
3.信息數(shù)字化工作能力。根據(jù)檔案現(xiàn)代化和辦公自動化要求，檔案管理人員應(yīng)提高信息數(shù)字化工作能力，掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)管理和網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和相關(guān)軟件，做好檔案數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理和服務(wù)工作。 （1）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)院可以在校園網(wǎng)上建立學(xué)院網(wǎng)站，由學(xué)院秘書負(fù)責(zé)管理相關(guān)區(qū)域，定期公布相關(guān)非保密性檔案信息，為教職工了解和利用信息服務(wù)。 （2）檔案信息查閱網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)院網(wǎng)站公布的相關(guān)檔案信息，有關(guān)部門或個(gè)人可根據(jù)需要在權(quán)限范圍內(nèi)查詢和調(diào)閱，并實(shí)現(xiàn)輸出打印。
參考文獻(xiàn)：
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�。ㄗ髡邌挝唬焊＝◣煼洞髮W(xué)地理科學(xué)學(xué)院辦公室）
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