論數(shù)字化檔案管理的新思路

論數(shù)字化檔案管理的新思路
　　
　　李瑋
　　
　　（黑龍江省投資總公司，黑龍江哈爾濱150090）
　　
　　摘要：當前，檔案管理工作步入了數(shù)字化時代，利用現(xiàn)代化技術有效管理各種信息資源，已經(jīng)成為當務之急。結合前沿技術，進行數(shù)字化檔案管理勢在必行。關鍵詞：數(shù)字化；信息；檔案；新思路
　　
　　一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵
　　
　　所謂數(shù)字化檔案管理是指對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數(shù)據(jù)等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管并實施電子存取服務。數(shù)字檔案館是檔案信息化建設發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設綜合實力的體現(xiàn)，是檔案館建設在信息時代的必然要求。隨著數(shù)字技術處理和內(nèi)容管理技術的飛速發(fā)展，新—代的檔案管理將是數(shù)字化全息檔案管理的方式。
　　
　　二、數(shù)字化檔案管理的重要性
　　
　　檔案信息數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術以及多媒體技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。計算機的廣泛使用，使大量的數(shù)字檔案信息形成，同時也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。
　　
　　而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化檔案管理還能使資料能及時歸檔，盡快提供利用。同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。從而提高了辦公效率。
　　
　　數(shù)字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
　　
　　檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工后，社會公眾（開放檔案）和各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統(tǒng)檔案利用方式對檔案實體多次輾轉造成的時間浪費和重復勞動，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實現(xiàn)資源共享，提高工作效率
　　
　　檔案因經(jīng)常外借翻閱易產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進行數(shù)字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護檔案實體的安全。
　　
　　三、實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路
　　
　　（一）管理人員的素質(zhì)需提高
　　
　　隊伍素質(zhì)的提高是有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設的必要準備。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一
　　
　　項非常重要的工作。沒有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，就不可能實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化管理和服務。檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，更要努力學習掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡管理等基本技能。堅持用新思路、新體制、新機制、新方式進行培訓，在短時間內(nèi)走出加快檔案數(shù)字化建設的新路子，不斷推進網(wǎng)絡信息共享，同時，堅持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的再培訓、再教育，使廣大檔案工作者加強檔案業(yè)務基礎知識的更新，樹立檔案數(shù)字化工作是第一要務的思想。從基本知識人手，全面細致掌握檔案工作中的每個環(huán)節(jié)和知識點，熟練運用現(xiàn)代化技術手段來管理檔案，早日實現(xiàn)數(shù)字化檔案室。
　　
　�。ǘ�）數(shù)字化管理中需要個性化服務
　　
　　數(shù)字化管理不能局限于單個檔案館管理系統(tǒng)，而是要集成全社會的資源構成
　　
　　強大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動態(tài)性檔案管理服務。檔案管理要求根據(jù)用戶的實際任務搜集選擇各種信息，檔案管理強調(diào)利用自己獨特的檔案信息和能力為用戶創(chuàng)造價值，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現(xiàn)價值；通過直接介入用戶課題的最關鍵部分來提高服務價值。檔案工作人員通過發(fā)揮自主的管理能力、研究能力和創(chuàng)新精神為用戶提供創(chuàng)新性的服務，做好個性化服。
　　
　�。ㄈ�）實現(xiàn)檔案信息與社會信息相聯(lián)結
　　
　　要建立檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息與社會信息的聯(lián)結，這既是提高數(shù)字化檔案利用率的要求，也是加強檔案數(shù)字化管理軟件發(fā)展自身的要求。在檔案信息網(wǎng)上設立站點或網(wǎng)頁，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡的互聯(lián)。打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。
　　
　　同一種檔案在數(shù)字化后可以生成不同的格式，在實際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲生產(chǎn)圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲輸出分辨率要求不高或者多頁的文字內(nèi)容較多的文件。
　　
　　采用服務器、磁盤陣列、光盤等多種存儲方式對數(shù)字化后的文件進行安全存儲，依據(jù)檔案的類別建好相應的目錄結構，以文件的檔號為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲到對應的目錄下。規(guī)范文件名稱及存儲邏輯結構，便于對加工好的文件進行組織和掛接利用。
　　
　　

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