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關(guān)于文書立卷改革的思考
【 正 文】國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》的發(fā)布，是檔案工作改革的重大突破，它順應(yīng)了檔案工作的發(fā)展方向，使計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)勢(shì)充分地應(yīng)用于檔案管理工作，大幅度提高了工作效率，推動(dòng)了檔案工作由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，文書立卷改革在全國(guó)得到迅速的推廣。但在具體操作中。我們發(fā)現(xiàn)，有不少人存在著認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，對(duì)一些問(wèn)題作了不慎重的簡(jiǎn)單處理。如何更好地?fù)P長(zhǎng)避短，處理好具體工作中存在的問(wèn)題，并且吸收傳統(tǒng)做法中的一些優(yōu)點(diǎn)，使文書立卷改革不斷完善。是本文探討的重點(diǎn)。
一、文書立卷改革中存在的問(wèn)題
文件級(jí)管理模式與傳統(tǒng)立卷模式相比，主要有以下幾方面的變化：1、取消案卷，實(shí)行文件級(jí)管理；2、分類方法固定為年度，保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三種，允許進(jìn)行不同組合；3、裝訂以“件”為單位；4、增設(shè)歸檔章；5、文件不編頁(yè)號(hào)；6、簡(jiǎn)化檔案盒填寫。其中最根本的改變只有一點(diǎn)，就是管理單位的不同，傳統(tǒng)上以“卷”為單位，改革后以“件”為單泣。這就涉及到具體的兩個(gè)工作環(huán)節(jié)：“件”的界定和裝訂。“件”的界定是關(guān)鍵，它是文書立卷改革的核心；裝訂對(duì)檔案保管和利用有著很大的影響。但目前，實(shí)際工作中這兩方面部存在著一定的問(wèn)題。
1.對(duì)“件”的處理問(wèn)題
在試行《歸檔文件整理規(guī)則》的工作中。我們發(fā)現(xiàn)不同的人對(duì)“件”的理解各不相同，實(shí)際操作中對(duì)“件”的確定也存在著較大的差異，特別是對(duì)成套性文件的處理。有的單位過(guò)分地強(qiáng)調(diào)計(jì)算機(jī)因素，過(guò)分強(qiáng)調(diào)文書檔案“一事一文”的特性，對(duì)具有成套性的文書檔案全部進(jìn)行平面化處理，實(shí)行一文一欄；有的單位則是將成套性的文件拆開，逆行一定組合，再分別作為“件”處理。筆者認(rèn)為，這些做法違背了“保持文件之間有機(jī)聯(lián)系”這一基本原則，前一種做法更是本末倒置：應(yīng)當(dāng)明確的是，檔案管理終究是主體，而計(jì)算機(jī)只是輔助檔案管理的工具，在檔案管理中最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)是我們追求的目標(biāo)，但不能僅僅為了追求計(jì)算機(jī)管理而淡化甚至放棄本位的東西。
2.裝訂和保管方式問(wèn)題
文書立卷改革以后，按照《規(guī)則》的要求，文書檔案的裝訂現(xiàn)在一般都采用了單份文件裝訂方式。關(guān)于案卷級(jí)裝訂和文件級(jí)裝訂各自的利弊，已有不少文章進(jìn)行了討論，這里不再贅述。但毫無(wú)疑問(wèn)，單份文件裝訂保管存在著文件易損、翻查不便、易亂、調(diào)卷歸位易錯(cuò)易造成死檔等缺點(diǎn)，給實(shí)體管理和利用帶來(lái)很大的不便。如何解決這些問(wèn)題，檔案界也提出了不少方法，如采用專門的借閱夾解決檔案借閱時(shí)的易損易丟問(wèn)題，用硬三角套套裝量少的文件解決保存時(shí)的易折易損問(wèn)題，要求檔案人員增強(qiáng)責(zé)任心以防檔案丟失和死檔問(wèn)題等等.但這些辦法不能根本有效地解決文件級(jí)管理帶來(lái)的弊端。
二、解決問(wèn)題的設(shè)想
1.遵循檔案工作基本規(guī)律，客觀地界定“件”
對(duì)“件”的把握是文書立卷改革中的一個(gè)重點(diǎn)和難點(diǎn)：定義和劃分“件”的關(guān)鍵，就是在遵循檔案整理中關(guān)于“保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”和“有利于保管和利用”原則的基礎(chǔ)上，建立合乎檔案歷史形成特征和人們檢索思維的最小管理單位。
檔案整理必須遵循其自身的形成特點(diǎn)，在整理過(guò)程中保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，這也是檔案有別于圖書、情報(bào)及其它信息的最本質(zhì)屬性。檔案管理改革是對(duì)檔案工作外在的、具體的方式方法的改送，對(duì)基本的、客觀的檔案工作規(guī)律不能違背。
不管哪種類型檔案，從問(wèn)題來(lái)分，大體上都可分為“一事一文”和“一事多文”這兩種形式。目前進(jìn)行的文書立卷改革針對(duì)的是文書檔案，原因就在于；一是傳統(tǒng)的立卷方法不適應(yīng)檔案計(jì)算機(jī)管理的要求；二是文書檔案“一事一文”的特征非常明顯，傳統(tǒng)的檔案管理模式只要稍加改革，就可以借助計(jì)算機(jī)輔助管理的優(yōu)勢(shì)。對(duì)大多數(shù)文書檔案來(lái)說(shuō)，都可實(shí)行平面化管理。但事實(shí)上文書檔案中也有“一事多文”形式，如一次會(huì)議、活動(dòng)、事件中產(chǎn)生的文件。如果將這些文書檔案拆散，與“一事一文”的文書檔案并列，進(jìn)行平面化處理，會(huì)帶來(lái)多方面的問(wèn)題：
一是割裂了成套性檔案中文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使檔案的歷史性價(jià)值受到損害。
二是分類層次混亂�！耙皇乱晃摹焙汀耙皇露辔摹眱煞N形式的檔案實(shí)體從事由角度劃分，屬于同一個(gè)分類和管理層次。將不同層次的文件混在一起，勢(shì)必帶來(lái)分類層次的混淆。檔案整理實(shí)際上存在著實(shí)體結(jié)構(gòu)和目錄結(jié)構(gòu)兩種方面。實(shí)體結(jié)構(gòu)就是要按照全宗原則、實(shí)體分類原則及最低類目中檔案特征整理方法，最大限度地保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，它是目錄結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)。目錄結(jié)構(gòu)是對(duì)實(shí)體結(jié)構(gòu)的抽象，可形成與實(shí)體結(jié)構(gòu)一致的體系，還可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行不同的組合，形成多樣化的目錄結(jié)構(gòu)，以滿足不同角度、不同層次的檢索需要，目錄結(jié)構(gòu)相對(duì)實(shí)體結(jié)構(gòu)更加靈活。為了方便檔案信息管理和檢索，可以對(duì)目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行變通處理，將不同層次的內(nèi)容進(jìn)行組合。但對(duì)實(shí)體管理來(lái)說(shuō)，一般還是應(yīng)當(dāng)最大限度地保持文件之間的層次結(jié)構(gòu)。特別從長(zhǎng)期檔案保管的角度來(lái)說(shuō)，更應(yīng)如此。
三是不利于檢索，文書立卷改革不僅是為了提高工作效率，也是為了提高檢索質(zhì)量，提高查全率、查準(zhǔn)率。精確檢索不僅包括對(duì)單份文件的精確查找，也包括對(duì)成套性檔案的精確查找。對(duì)成套性文件實(shí)行平面化管理以后，固然滿足了對(duì)每份文件的檢索，但不利于成套性檢索。而且，成套文件打散后，其中一些無(wú)獨(dú)立性的文件事實(shí)上已經(jīng)失去了檢索意義。在實(shí)際操作中有將成套性文件緊靠在一起排列，或采用參見號(hào)的方式解決成套性問(wèn)題，亦有不完善之處。
因此，在借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，檔案實(shí)體整理不能回避成套性問(wèn)題，不能淡化或放棄成套性要求。當(dāng)然，并不是說(shuō)實(shí)體整理方式一定要保持一成不變，它也是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，但經(jīng)過(guò)時(shí)間和實(shí)踐驗(yàn)證的基本原則不能違背，不能純粹為了追求技術(shù)而拋棄本質(zhì)的東西。事實(shí)上，檔案實(shí)體管理有一定的滯后性和穩(wěn)定性。檔案信息管理和檢索體系管理有一定的超前性，可采用多樣化的方法和手段進(jìn)行有機(jī)的融合。
各類檔案都存在“一事一文”和“一事多文”的特征，從這個(gè)意義上講，文書檔案和其它檔案在管理上不存在本質(zhì)上的區(qū)別，只是不同類型檔案在某一方面特征更強(qiáng)一些而已。因此，在實(shí)體整理上，文書檔案的立卷應(yīng)根據(jù)文書檔案的內(nèi)容特征，按照“一事一文”和“一事多文”兩種情況分開處理，不可全盤采用文件級(jí)的整理方法。對(duì)“一事一文”的，實(shí)行文件級(jí)管理，對(duì)“一事多文”的要組成案卷，這樣做能更好地保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，也便于保管和利用。
對(duì)文書檔案的目錄組織可靈活一點(diǎn)。畢竟文書檔案“一事一文”的特征性很強(qiáng)，其中必須進(jìn)行成套處理的文件較少。針對(duì)這一特點(diǎn)，可采用兩種做法：一是按照傳統(tǒng)的方法，進(jìn)行案卷和文件兩級(jí)管理和組織，在檔案信息系統(tǒng)中采用分庫(kù)管理的方式。二是采用變通的方法，將成套性文件作為一件檔案與“一事一文”文件并列處理，同時(shí)將成套性檔案中的每份文件也并列在整個(gè)檔號(hào)體系中，但每份文件的檔號(hào)多一級(jí)。采用“歸檔文件檔號(hào)+件內(nèi)文件小流水號(hào)”的式樣。這樣不僅解決了成套性整理問(wèn)題，也解決了成套性檢索和單份文件檢索的問(wèn)題。用觀測(cè)方法，成套性文件通過(guò)標(biāo)識(shí)后，在機(jī)構(gòu)成套檢索并不成問(wèn)題。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn)中，只要檔案號(hào)定義長(zhǎng)一點(diǎn)，即可避免分庫(kù)檢索的問(wèn)題
。我們認(rèn)為后一種方式更具有統(tǒng)一性、靈活性和實(shí)用性。
2.對(duì)裝訂方法的設(shè)想
“便于保管和利用”也是檔案整理工作的原則之一，其實(shí)針對(duì)這種情況，完全可以采用變通的方法，借鑒傳統(tǒng)案卷裝訂形式，進(jìn)行多份文件的合訂。這里講的合訂，是在最低一級(jí)類目下的合訂，合訂時(shí)要注意四個(gè)原則：一、不同密級(jí)的檔案分開裝訂，以滿足保密要求；二、數(shù)量較多的成套性文件應(yīng)單獨(dú)裝訂，以方便利用；三、需經(jīng)常借出的文件要單獨(dú)裝訂；四，裝訂件數(shù)要適當(dāng)，盡量保持厚度一致，并以方便復(fù)印為宜。這種變通的裝訂和保存方法，大大降低了檔案的零散程度，有效地彌補(bǔ)了文件實(shí)體管理的缺陷。需要強(qiáng)調(diào)的是，這里只是為了檔案保管和使用的方便，對(duì)裝訂方法進(jìn)行變通處理，對(duì)整個(gè)文件級(jí)管理體系并未造成任何影響。
此外，對(duì)尚未數(shù)字化的檔案的裝訂應(yīng)盡量采用可逆的裝訂方式。對(duì)合訂的文件建議采用“三點(diǎn)一線”線裝方式，單份文件裝訂建議采用不銹鋼訂書針等便于拆裝的方式。這樣做便于以后數(shù)字化時(shí)的拆裝掃描.有利于保護(hù)檔案原件不受損害，
隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案工作本身和社會(huì)對(duì)檔案信息的需求兩方面都會(huì)促進(jìn)檔案工作的改革和發(fā)展，這就要求我們一要堅(jiān)持原則，遵循檔案工作的基本規(guī)律，二要用創(chuàng)新思維，在實(shí)際工作中不斷研究和探索，使檔案工作逐步走向完善。
【參考文獻(xiàn)】
郭樹根：《歸檔文件整理工作指南》，中國(guó)大百科全書出版社2001年2月版
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