文件運(yùn)動規(guī)律新論

　　【內(nèi)容提要】文件運(yùn)動始終在矛盾的對立統(tǒng)一和物質(zhì)運(yùn)動的普遍聯(lián)系之中，它階段性、螺旋式地向前發(fā)展，其過程與形式具有多樣性、不平衡性等特點。
【摘  要  題】文件理論
【關(guān)  鍵  詞】文件運(yùn)動規(guī)律/階段性/螺旋式……
【  正  文】
　　文件（檔案）作為一種客觀存在物，它與所有的客觀事物一樣，總是在一定條件下按照一定規(guī)律階段性、螺旋式地向前發(fā)展變化的。其階段性表現(xiàn)為文件（檔案——下同）運(yùn)動的周期性，其螺旋式表現(xiàn)為文件運(yùn)動周期的連續(xù)性與循環(huán)性。在檔案學(xué)研究中，其階段性特點已為檔案學(xué)家發(fā)現(xiàn)并概括為文件生命周期理論，而螺旋式特點則為檔案學(xué)家們所忽略，近年來，國內(nèi)檔案學(xué)者有所研究，但主張為“文件運(yùn)動的回流形式”，其認(rèn)識仍未超越文件生命周期理論。筆者認(rèn)為，文件運(yùn)動的階段性和螺旋式正是文件運(yùn)動微觀與宏觀的兩個互補(bǔ)性規(guī)律，并就此略陳管見。
　　　　　　一、文件生命周期理論作為文件運(yùn)動階段性質(zhì)變的微觀規(guī)律，既是世界檔案實踐和理論的一般原理，也是各國檔案實踐和理論的個別結(jié)論
　　文件從現(xiàn)行——半現(xiàn)行——非現(xiàn)行是一個相對獨(dú)立而完整的運(yùn)動過程，通常稱作文件生命周期，它是客觀世界物質(zhì)運(yùn)動階段性在文件運(yùn)動中的一種表現(xiàn)形式。最早發(fā)現(xiàn)文件運(yùn)動周期性特點的是美國檔案學(xué)家，最早形成理論成果的是英國檔案學(xué)者，該理論自20世紀(jì)50年代初誕生以來，經(jīng)過半個多世紀(jì)的發(fā)展，現(xiàn)已相當(dāng)成熟了。隨著經(jīng)濟(jì)全球化和科技國際化的加速，各國文件、檔案工作實踐的發(fā)展，國際檔案界對該理論的認(rèn)識和運(yùn)用也顯現(xiàn)出求同存異的時代特性，即在不斷增強(qiáng)和擴(kuò)大共識之時，也很重視與本國實際相結(jié)合，這一特征既符合事物發(fā)展的客觀規(guī)律，也順應(yīng)了世界多元化發(fā)展潮流。
　　首先，從文件生命周期理論的形成過程和運(yùn)用范圍來看，它實際上是國際檔案界集體智慧的結(jié)晶。現(xiàn)代世界檔案學(xué)史表明，文件生命周期理論的實踐和理論源頭來自：20世紀(jì)40年代美國的文件中心和文件生命周期論述，正式提出則是由英國檔案學(xué)者在1950年第一次國際檔案大會上完成的，其后又經(jīng)加拿大、阿根廷等國檔案學(xué)家的豐富和發(fā)展，才不斷完善起來。作為新的檔案工作實踐的科學(xué)總結(jié)，文件生命周期理論不僅清晰地揭示了“文件”轉(zhuǎn)化為“檔案”的階段性質(zhì)變的基本規(guī)律與特點，而且普遍適用和作用于各國檔案工作實踐。盡管各國國情不盡相同，對該理論認(rèn)識和接受的程度也參差不齊，但是，只要建立了檔案工作的國家大多受到這一理論的影響，這是不爭的事實。
　　其次，從文件生命周期理論的具體運(yùn)用情況來看，各國又結(jié)合本國社會經(jīng)濟(jì)制度、歷史文化背景與文檔工作實際，作出了不同的理解、反映和表達(dá)，又表現(xiàn)出一定的實踐與理論的個性。我國檔案學(xué)者在這方面的研究成果就很有典型意義，如20世紀(jì)的60年代初曾三從我國文檔工作實踐中發(fā)現(xiàn)的“檔案自然形成規(guī)律”，80年代陳兆＠①提出的“文件運(yùn)動周期理論”，90年代何嘉蓀提出的“文件運(yùn)動規(guī)律”等。這些中國式的文件生命周期理論，不僅具有我國檔案實踐和理論的特色，而且豐富了世界檔案學(xué)理論寶庫，為文件生命周期理論更加國際化充實了新內(nèi)容。
　　第三，文件生命周期理論的重大貢獻(xiàn)。文件生命周期理論雖然只是反映文件運(yùn)動階段性質(zhì)變規(guī)律的理論，但是，從半個多世紀(jì)檔案工作實踐和理論發(fā)展的實績來看，其貢獻(xiàn)是不可低估的。一是理論貢獻(xiàn)，它對于深入研究和把握文件運(yùn)動的周期規(guī)律、正確認(rèn)識和處理文件與檔案對立統(tǒng)一的辯證關(guān)系、科學(xué)地指導(dǎo)文檔工作實踐，具有十分重要的理論意義。二是實踐貢獻(xiàn)，它對于科學(xué)合理地組織文檔工作流程、切實有效地實行文檔一體化管理、促進(jìn)文件向檔案健康有序的轉(zhuǎn)化，具有極其重大的實踐意義。三是創(chuàng)新性貢獻(xiàn)，除包括上述兩大貢獻(xiàn)外，它還對進(jìn)一步探索文件運(yùn)動的基本特征，拓寬研究視野和提高認(rèn)識層次，為發(fā)現(xiàn)文件運(yùn)動的其他規(guī)律，奠定了基礎(chǔ)、創(chuàng)造了文件和提供了可能性，因此，檔案學(xué)界稱它為20世紀(jì)檔案學(xué)史上“劃時代的里程碑”。
　　　　　　二、文件運(yùn)動螺旋式發(fā)展作為文件運(yùn)動整體性變化的宏觀規(guī)律，既是文件運(yùn)動周期性質(zhì)變的擴(kuò)展和深化，也是文件運(yùn)動周期之間質(zhì)變的內(nèi)在邏輯聯(lián)系
　　從系統(tǒng)論、信息論、控制論的角度來認(rèn)識，文件運(yùn)動作為社會大系統(tǒng)中的一個信息系統(tǒng)，它是根據(jù)利用者需要，通過人工干預(yù)使“文件”與“檔案”兩種不同的社會價值循環(huán)轉(zhuǎn)化的一個信息流。其特點有時間的無限性、空間的轉(zhuǎn)換性、內(nèi)容的一致性、價值的互變性和動態(tài)的可控性等；其實質(zhì)是客觀世界物質(zhì)運(yùn)動質(zhì)量互變規(guī)律和否定之否定規(guī)律在文件運(yùn)動中的具體表現(xiàn)，也真實地反映了社會主體對文件和檔案的需求愿望、利用目的及工作機(jī)制的發(fā)展變化�，F(xiàn)作下述簡要分析。
　　　　（一）在一個相對獨(dú)立的文件運(yùn)動周期內(nèi)，“文件——檔案”的轉(zhuǎn)化呈線性運(yùn)動狀態(tài)，文件生命周期理論的科學(xué)性就是揭示了這一規(guī)律，同時其局限性也正在于此，所以，它無法對“檔案——文件”的轉(zhuǎn)化過程及其關(guān)系作出合理的解釋�！皺n案——文件”的轉(zhuǎn)化，作為檔案利用中不可回避的客觀事實，首先在理論上正視和研究它的是何嘉蓀、潘連根，他們稱之為“文件運(yùn)動的回流形式”，并試圖用文件生命周期理論來作其“回流”觀的理論依據(jù)。然而，由于文件生命周期理論本身的局限性和研究者認(rèn)識的局限性，何、潘兩人僅勉為其難地作了一些形而上學(xué)的論證，并沒有透視出該運(yùn)動形式的實質(zhì)�？梢姡�就文件運(yùn)動而言，文件生命周期理論只是揭示了其中一部分規(guī)律，并沒有窮盡它的全部規(guī)律。盡管如此，文件生命周期理論仍然啟發(fā)我們：文件與檔案之間在社會利用價值上存在著一定或明或暗的必然聯(lián)系。這就為我們提供了一把解開文件運(yùn)動規(guī)律秘密的鑰匙。從文檔工作實踐和檔案學(xué)基本理論來看，筆者認(rèn)為，“文件——檔案”轉(zhuǎn)化規(guī)律體現(xiàn)了兩者之間的顯性聯(lián)系（明），“檔案——文件”轉(zhuǎn)化規(guī)律則反映了兩者之間的隱性聯(lián)系（暗）。前者已獲得中外檔案界的普遍認(rèn)同，并已形成文件生命周期理論；而后者則剛剛進(jìn)入檔案學(xué)者的研究視野，正所謂“路慢慢其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索”。
　　　　（二）辯證唯物主義認(rèn)為，事物總是在矛盾的對立統(tǒng)一和普遍聯(lián)系中不斷向前發(fā)展的，靜止不變是相對的，運(yùn)動變化是絕對的�！拔募�——檔案——文件——檔案”螺旋式發(fā)展的運(yùn)動過程充分證明了這一點。
　　1.文件運(yùn)動的普遍聯(lián)系性表現(xiàn)在其價值定位的縱、橫兩個方面。
　　從橫向來看，文件運(yùn)動中各種價值的定位，總是與利用者的價值取向、需求意愿和預(yù)設(shè)目標(biāo)的定位密切相關(guān)的，即文件（檔案）一定的價值形態(tài)與利用者一定的需求期望值是基本一致、相輔相成的。從縱向來看，“文件——檔案”或“檔案——文件”的轉(zhuǎn)化，總是與其自身價值實現(xiàn)方式的定位緊密聯(lián)系的，即一定的文件運(yùn)動形態(tài)與其一定的價值時態(tài)是基本一致、相輔相成的。因此，在一定的主、客觀條件下，文件就是文件，檔案就是檔案，其價值定位是十分明確的；當(dāng)主、客觀條件發(fā)生變化的，“文件——檔案”或“檔案——文件”的價值轉(zhuǎn)化也就隨之發(fā)生了。
　　2.文件運(yùn)動的對立統(tǒng)一

性表現(xiàn)在其價值轉(zhuǎn)化的時、空兩個方面。
　　從時間上看，“文件——檔案”的轉(zhuǎn)化是信息的現(xiàn)行價值與歷史價值從對立到統(tǒng)一，“檔案——文件”的轉(zhuǎn)化則是信息的歷史價值和現(xiàn)行價值的再對立統(tǒng)一。從空間上看，“文件形成者——檔案管理者”的轉(zhuǎn)移是信息的文件價值與檔案價值由對立而統(tǒng)一，“檔案管理者——文件形成者”的轉(zhuǎn)移則是信息的檔案價值與文件價值的再對立統(tǒng)一。決定上述轉(zhuǎn)化的內(nèi)因是文件和檔案之間具有信息來源一致性、信息內(nèi)容等同性及其利用價值可互變性，其外因是文件和檔案的信息價值都具有社會需求性和可實現(xiàn)性，而且僅當(dāng)內(nèi)、外兩方面條件都充分具備時，“文件——檔案”或“檔案——文件”的價值轉(zhuǎn)化才由可能變成現(xiàn)實。
　　3.文件運(yùn)動螺旋式發(fā)展的基本形式及其特點。
　　（1）文件運(yùn)動螺旋式發(fā)展呈現(xiàn)出文件生命周期連環(huán)結(jié)構(gòu)的運(yùn)動狀態(tài)。如圖所示：
　　附圖
　�。�2）分析上圖，我們可以發(fā)現(xiàn)文件運(yùn)動螺旋式發(fā)展的以下特點：a.從信息內(nèi)容來看，具有轉(zhuǎn)化關(guān)系的各期文件與檔案之間均保持著信息內(nèi)容的同一性，即此信息即彼信息；從信息存在來看，具有轉(zhuǎn)化關(guān)系的各期文件與檔案之間又都保持著時、空的獨(dú)立性，即此文件（或檔案）非彼文件（或檔案）。這樣就形成了既相對獨(dú)立又相互聯(lián)系的不同的文件生命周期，為文件運(yùn)動的持續(xù)進(jìn)行提供了物質(zhì)條件和實踐支撐。b.從信息利用價值的角度來看，“文件——檔案”的轉(zhuǎn)化是檔案對前文件利用價值的揚(yáng)棄，“檔案——文件”的轉(zhuǎn)化則是后文件對前檔案利用價值的再揚(yáng)棄。從社會職能的角度來看，“文件——檔案”的轉(zhuǎn)化是檔案對前文件社會職能的否定，“檔案——文件”的轉(zhuǎn)化則是后文件對前檔案社會職能的再否定。其中“檔案”身兼二用：一為鏈接前、后文件利用價值和社會職能的路徑；二作兩次揚(yáng)棄和否定從低級向高級發(fā)展的階梯，“后文件”的作用亦然。這樣就使文件和檔案遵循著自然形成規(guī)律、一個周期套著一個周期連續(xù)不斷地螺旋式地向前發(fā)展，構(gòu)成了文件運(yùn)動的全部歷史過程。
　　4.文件運(yùn)動的基本規(guī)律、定律、判斷和規(guī)則。
　　（1）基本規(guī)律：在一定條件下，文件能直接轉(zhuǎn)化為檔案，檔案也可直接或間接轉(zhuǎn)化為文件。
　�。�2）定律：當(dāng)文件的現(xiàn)實目的已經(jīng)實現(xiàn)或基本實現(xiàn)且具有備以查考價值和歷史文化價值時，現(xiàn)行文件就直接轉(zhuǎn)化為檔案。當(dāng)檔案能在現(xiàn)實社會活動中發(fā)揮現(xiàn)行文件作用時，檔案可以并能夠直接或間接轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行文件。
　�。�3）判斷：a.凡現(xiàn)實目的已經(jīng)實現(xiàn)或基本實現(xiàn)了的現(xiàn)行文件都可以直接轉(zhuǎn)化為檔案，凡檔案都是現(xiàn)實目的已經(jīng)實現(xiàn)或基本實現(xiàn)了的前現(xiàn)行文件。b.凡具有備以查考價值與歷史文化價值的現(xiàn)行文件都必然直接轉(zhuǎn)化為檔案，凡檔案都必是具有備以查考價值與歷史文化價值的前現(xiàn)行文件。c.凡能在現(xiàn)行社會活動中發(fā)揮現(xiàn)行文件作用的檔案都可以直接或間接轉(zhuǎn)化為有效現(xiàn)行文件，凡能轉(zhuǎn)化為有效現(xiàn)行文件的檔案都必須具有現(xiàn)行文件價值。
　　（4）規(guī)則：a.文件能直接轉(zhuǎn)化為檔案且只能通過檔案來作用于后文件，而檔案則不能逆轉(zhuǎn)為和反作用于前文件。b.檔案可以轉(zhuǎn)化為后文件且只能通過已轉(zhuǎn)化的文件來作用于后檔案，而文件則一般不宜反作用于前檔案。
　　　　　　三、文件運(yùn)動規(guī)律給予我們的新啟示
　　　�。ㄒ唬┪募�運(yùn)動具有多樣性和不平衡性的特點。
　　文件運(yùn)動作為一個物質(zhì)運(yùn)動系統(tǒng)，在一定主觀與客觀、內(nèi)部與外部等因素的影響和制約下，通過文件與檔案、主體與客體的相互作用，總是在階段性質(zhì)變規(guī)律的基礎(chǔ)上按照螺旋式發(fā)展規(guī)律不斷向前運(yùn)動的。這一現(xiàn)象正是客觀世界物質(zhì)運(yùn)動多樣性和不平衡性在文件運(yùn)動中的綜合反映。只有認(rèn)識到這一點，建立在“文件——檔案”運(yùn)動基礎(chǔ)上的現(xiàn)行理論中才會有“檔案——文件”運(yùn)動的合法地位。
　　　�。ǘ�）文件運(yùn)動是文件的周期運(yùn)動和周期連續(xù)運(yùn)動有機(jī)結(jié)合的歷史過程。
　　“文件——檔案”和“檔案——文件”作為文件運(yùn)動兩種基本形式，充分反映了文件運(yùn)動規(guī)律普遍性和特殊性的辯證統(tǒng)一。從普遍性來說，“文件——檔案”的轉(zhuǎn)化是文件運(yùn)動中普遍存在的顯性運(yùn)動方式，也是文件運(yùn)動的主流。從特殊性來說，“檔案——文件”的轉(zhuǎn)化是文件運(yùn)動中個別存在的隱性運(yùn)動方式，也是文件運(yùn)動的支流，并常常為主流所遮蔽而令人“不識廬山真面目”�！扒嗌秸诓蛔�，畢竟東流去”，由于它們的客觀存在，并在其價值規(guī)律的作用下統(tǒng)一于一個共同的運(yùn)動體內(nèi)，因此才構(gòu)成了一個完整的文件運(yùn)動的歷史過程。這一事實告訴我們，文件運(yùn)動規(guī)律不僅要揭示“文件——檔案”的微觀運(yùn)動規(guī)律，而且也要揭示“文件——檔案——文件——檔案”的宏觀運(yùn)動規(guī)律，只有這樣，它才是符合文件運(yùn)動實際的科學(xué)理論。
　　　�。ㄈ�）文件與檔案相互轉(zhuǎn)化是一定歷史條件下文件、檔案價值規(guī)律和社會需求規(guī)律相互作用的結(jié)果。
　　文件與檔案之所以能夠相互轉(zhuǎn)化，一方面是因為利用主體隨著社會實踐的發(fā)展對客體價值的認(rèn)知不斷深化和需求不斷發(fā)展，另一方面是因為客體價值可互變規(guī)律為利用主體的認(rèn)知和需求提供了客觀依據(jù)，兩者相互作用就推動了“文件——檔案——文件——檔案”的周期性、螺旋式的向前發(fā)展。
　　　�。ㄋ模┪募�運(yùn)動規(guī)律為正確認(rèn)識文件與檔案的性質(zhì)及其關(guān)系提供了理論根據(jù)。
　　從表象上看，文件和檔案似乎為同一種事物，但文件運(yùn)動規(guī)律清楚地說明：一是文、檔在物質(zhì)形式上是一種繼承關(guān)系，在實質(zhì)上是社會職能完全不同的兩種事物，有著不可混淆的界限。二是不同時期的文件、檔案是在不同時期的社會活動中根據(jù)利用主體的需要而形成的，它們在適用對象和具體作用上都有明確的分工，在時間和空間上是不可替代的。因此，把“檔案——文件”的轉(zhuǎn)化認(rèn)為是“文件運(yùn)動的回流形式”的觀點就值得商榷了：一是缺乏充分的理論和實踐根據(jù)；二是將會產(chǎn)生時間可以倒流、歷史可以篡改、檔案可以偽造的誤導(dǎo)。
　　綜上所述，深入探索文件運(yùn)動規(guī)律，對于電子信息時代深入認(rèn)識文件和檔案的本質(zhì)屬性、科學(xué)構(gòu)建文檔管理模式及其理論體系，都是重要的和必要的。
【參考文獻(xiàn)】
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　　4.鄒吉輝、何永斌：《檔案本質(zhì)屬性再研究》，《上海檔案》2002年第2期。
　　5.何嘉蓀、潘連根：《論文件運(yùn)動的特殊形式：跳躍與回流》，《檔案學(xué)通訊》2000年第3期。
　　6.吳品才：《文件運(yùn)動跳躍與回流的幾個疑點》，《檔案學(xué)通訊》2001年第3期。

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