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企業(yè)印章管理中的法律風險防范

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企業(yè)印章管理中的法律風險防范

  企業(yè)印章管理中的法律風險防范
  
  作者/ 魏兆兵 魏夢雅
  
  印章風險歷來是企業(yè)法律風險防控的重點。隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大,工作地點不斷變化,企業(yè)印章管理中的法律風險尤為突出。本文試結(jié)合企業(yè)印章管理實際,分析印章管理中存在的主要問題,提出印章管理法律風險防范對策。
  
  一、企業(yè)印章的種類及其主要風險
  
  印章是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要憑證,在法律上意味著企業(yè)的承諾、認可和證明。一般來說,企業(yè)印章分為以下幾類:一是公司和下屬分公司的行政印章、合同專用章以及財務(wù)專用章,二是公司機關(guān)部門印章,三是公司黨務(wù)、工會、團委及協(xié)會印章,四是項目部印章,五是公司法定代表人、負責人的個人名章。
  
  上述不同類別的印章在企業(yè)的內(nèi)部效力雖然不同,對外效力卻有一定的相似之處,用印后企業(yè)都要承擔相應(yīng)的法律后果,都會給企業(yè)利益帶來不同程度的影響。因此,企業(yè)一定要防范印章管理中可能出現(xiàn)的風險。
  
  1.未經(jīng)批準擅自刻制的風險?讨朴≌聭(yīng)當經(jīng)過本單位領(lǐng)導批準,未經(jīng)批準不能擅自刻制印章。
  
  2.未在公安機關(guān)指定單位刻制印章的風險。在公安機關(guān)指定單位刻制印章,可以直接在公安機關(guān)備案,以后需要鑒定印章真?zhèn)螘r就有案可查。
  
  3.未經(jīng)批準擅自使用的風險。使用印章必須經(jīng)過有關(guān)部門批準,未經(jīng)批準不能使用,更不能在空白介紹信或紙張上用印。
  
  4.擅自攜帶印章外出的風險。印章不能離開保管人,不能擅自攜帶外出,特殊情況下經(jīng)過批準攜帶外出應(yīng)指定監(jiān)印人。
  
  5.未建立印章使用臺賬、無原始證據(jù)查詢的風險。
  
  6.印章被盜或丟失的風險。在被盜期間若有人使用,在沒有充分證據(jù)的情況下,企業(yè)要承擔相應(yīng)責任。
  
  7.印章特別是項目部印章被仿冒的風險。
  
  二、當前企業(yè)印章管理中存在的主要問題
  
  雖然印章管理中存在著各種風險,許多企業(yè)卻熟視無睹,不采取措施加以防范,而是在印章管理中出現(xiàn)了較大問題給企業(yè)帶來訴訟風險時才去亡羊補牢。目前,企業(yè)印章管理中主要存在著以下問題:
  
  1.印章刻制的業(yè)務(wù)流程不清晰,沒有審批程序,只要業(yè)務(wù)需要,領(lǐng)導或部門就可隨便刻制印章,刻制后沒有下發(fā)正式啟用文件,沒有明確印章使用范圍和使用時間。
  
  2.印章刻制不在公安部門指定的單位進行,不在公安機關(guān)備案,隨便找一家單位刻制公章,刻完就用,為以后發(fā)生印章使用風險埋下了隱患。
  
  3.個別企業(yè)沒有印章管理方面的規(guī)章制度,使用印章未經(jīng)過嚴格審批。印章管理人員對使用印章材料不嚴格審查,更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章,在沒有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。
  
  4.個別企業(yè)沒有統(tǒng)一的印章使用臺賬,采用一頁紙請示的方式,請示完成后,領(lǐng)導審批用印的簽批單由經(jīng)理辦公室保存,時間長了很容易丟失,無法追溯。個別單位雖有統(tǒng)一的用印臺賬,但對領(lǐng)導在材料上簽字直接上報的文件則沒有登記用印事項和用印人,以后涉及此類文件的問題同樣無法追溯,形成法律風險。
  
  5.個別企業(yè)印章保管制度不健全,未設(shè)專人保管,印章丟失或被盜后不及時報告,不及時報案,也不主動在報紙上發(fā)布公告聲明作廢,從而留下了潛在的用印風險。
  
  6.個別企業(yè)為追求收益,允許不具備資質(zhì)的企業(yè)掛靠施工,個別情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章,一旦掛靠單位出現(xiàn)問題,企業(yè)就要承擔相應(yīng)責任。
  
  7.個別企業(yè)不重視管理項目部印章,意識不到項目部印章對企業(yè)的重要性,項目部印章管理不規(guī)范,沒有限定項目部印章的使用范圍和使用審批程序,沒有設(shè)立項目部印章使用臺賬,形成了項目部印章管理的空白,給企業(yè)帶來較大的法律風險。
  
  8.個別企業(yè)印章被仿冒后,未采取正確的應(yīng)對措施,放任風險發(fā)生,給企業(yè)帶來了不可挽回的損失。
  
  9.個別企業(yè)在下屬單位、部門、項目部被撤銷和關(guān)閉后,沒有及時收回和銷毀這些單位的印章,造成印章的流失,形成了潛在的法律風險。
  
  三、企業(yè)應(yīng)對印章管理法律風險的措
  
  要解決企業(yè)印章管理中存在的問題,防范可能帶來的法律風險,企業(yè)應(yīng)當采取以下措施:
  
  1.企業(yè)要建立崗位法律風險防控體系,印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書,明確印章管理崗位的法律風險防控職責;同時,要加強對印章管理崗位人員法律風險防范的教育,使其認識到印章對企業(yè)管理的重要意義,不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。
  
  2.企業(yè)要制定印章管理規(guī)定,指定印章歸口管理部門,明確企業(yè)各部門印章管理職責,明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程,做到有規(guī)可依、有章可循。
  
  3.企業(yè)新注冊設(shè)立的單位在領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照后,應(yīng)直接到行政服務(wù)中心公安機關(guān)刻制印章并備案。
  
  企業(yè)臨時刻制印章,包括項目部印章,必須由印章管理部門統(tǒng)一提出,經(jīng)過法律部門、專業(yè)部門審查,報公司主要領(lǐng)導審批。經(jīng)批準后,由印章管理部門統(tǒng)一在公安機關(guān)指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前,應(yīng)下發(fā)印章啟用文件,未經(jīng)啟用的印章不能使用。
  
  4.企業(yè)應(yīng)當建立統(tǒng)一的印章使用臺賬,制定印章使用申請表。申請使用印章的單位必須按印章管理規(guī)定履行審批程序,經(jīng)過有權(quán)部門和企業(yè)領(lǐng)導批準。經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導批準后,印章使用單位應(yīng)填寫統(tǒng)一的用印登記表,企業(yè)文書人員對用印文件要認真審查,審核與申請用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致,然后才能在相關(guān)文件上用印。用印時必須由印章保管人員親自用印,不能讓他人代為用印,同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。
  
  5.印章保管人員必須加強對印章的保管,未經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導批準,不允許將印章攜帶外出,特殊情況下需攜帶外出時,必須指定監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關(guān)報案,并取得報案證明,同時在當?shù)鼗蝽椖克诘貓蠹埳峡沁z失聲明。
  
  6.企業(yè)必須定期檢查印章使用情況。企業(yè)印章管理部門應(yīng)按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取相應(yīng)措施。
  
  7.企業(yè)應(yīng)加強對項目部印章、部門印章的使用管理,限定其用途和使用審批程序,嚴格按公司行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位。項目部印章和部門印章要嚴格限定使用范圍,不能用于對外簽訂合同,不能在對外承諾、證明等材料上使用,必要時要將使用權(quán)限通知業(yè)主、原材料供應(yīng)商等利益相關(guān)方。項目部和企業(yè)的部門要指定印章用印和保管人,建立使用臺賬,絕不允許分包方使用項目部印章。
  
  8.企業(yè)所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后,印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄;所屬分公司注銷后,在工商注銷手續(xù)完成后,必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財務(wù)專用章、負責人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄;項目部關(guān)閉后,項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門。企業(yè)印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀,用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。
  
  9.企業(yè)在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時,企業(yè)印章管理部門要及時將有關(guān)情況通報法律管理部門,由法律管理部門按法律規(guī)定解決;咀龇ㄈ缦拢菏紫,及時向公安機關(guān)報案,追究仿冒人的法律責任;其次,在相關(guān)報紙上發(fā)布澄清聲明,及時知會潛在客戶;再次,及時通知仿冒合同的相對人,陳述相關(guān)事實,解除相關(guān)合同,如果相對人不予配合,要及時向當?shù)胤ㄔ荷暾,通過法律途徑認定合同無效,解除相關(guān)合同。
  
  隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,企業(yè)印章管理的難度不斷加大,法律風險防范的責任更加重大。因此,企業(yè)必須將印章管理作為法律風險防控的重要內(nèi)容加以謀劃,以印章管理制度為基礎(chǔ),以印章管理業(yè)務(wù)流程為主線,以印章管理崗位法律風險承諾書為抓手,形成印章管理法律風險防控體系,只有這樣,才能保證企業(yè)的和諧穩(wěn)定健康持續(xù)發(fā)展。
  
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