檔案管理規(guī)章制度15篇(精選)
在現(xiàn)在的社會(huì)生活中，很多情況下我們都會(huì)接觸到制度，制度是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，為了維護(hù)正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習(xí)、生活的秩序，保證國(guó)家各項(xiàng)政策的順利執(zhí)行和各項(xiàng)工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的檔案管理規(guī)章制度，歡迎閱讀與收藏。
檔案管理規(guī)章制度1
一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關(guān)業(yè)務(wù)科集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得私自存放。
二、檔案的.收集、整理、移出、銷毀必須按《檔案法》和上級(jí)檔案管理部門有關(guān)規(guī)定辦理，嚴(yán)禁擅自銷毀或出售檔案。
三、凡是調(diào)閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)檔案管理人員審核后，方可提供查閱。
四、檔案必須在檔案所在科室內(nèi)查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、復(fù)印、抄錄等，須經(jīng)分管副主任同意后方可進(jìn)行。
五、嚴(yán)禁檔案使用者私自抄錄、復(fù)印、涂改、拆開、撕毀檔案。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在調(diào)閱者歸還檔案時(shí)進(jìn)行必要的檢查，確保檔案完好無(wú)損。
六、本局全體工作人員必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、保衛(wèi)制度，杜絕檔案中機(jī)密文件和材料遺失、泄密事故的發(fā)生，確保檔案安全。
七、檔案存放處要保持清潔衛(wèi)生，存放檔案要井然有序，排列有系統(tǒng)化，以便調(diào)閱。
八、檔案管理人員因工作調(diào)動(dòng)，須按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
檔案管理規(guī)章制度2
第一條為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的.具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測(cè)繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、
第四條調(diào)度員、測(cè)繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門是檔案信息資料的來(lái)源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門及時(shí)
第七條舊管
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
檔案管理規(guī)章制度3
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，提高科學(xué)管理水平，更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的法律、法規(guī)，制定本制度。
一、會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料。它是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄，具有重要的憑證、參考作用和史料價(jià)值。
二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門形成的會(huì)計(jì)檔案，從會(huì)計(jì)年度（公歷1月1日起至12月31日止）終了之日起，保管一年期滿后，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編制移交清冊(cè)移交綜合檔案室保管。
三、檔案室接收的`會(huì)計(jì)檔案，必須符合下列要求：
1、會(huì)計(jì)核算材料必須齊全、完整;
2、會(huì)計(jì)材料必須分類整理、立卷、裝訂成冊(cè);
3、案卷必須有統(tǒng)一制作的封面，并將封面和卷脊上的項(xiàng)目填寫清楚;
4、會(huì)計(jì)檔案按分類體系排列上架，存放有序，便于查找和利用。
四、會(huì)計(jì)檔案原則上保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別卷冊(cè)確需拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同進(jìn)行，以分清責(zé)任。
五、檔案室應(yīng)編制必要的會(huì)計(jì)檔案檢索工具，積極提供會(huì)計(jì)檔案，為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)服務(wù)。
六、檔案室必須妥善、安全地保管會(huì)計(jì)檔案，防止會(huì)計(jì)檔案的破損或褪變。
檔案管理規(guī)章制度4
第一章 總 則
第一條 為了進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的管理,維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系,促進(jìn)人才合理流動(dòng),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱流動(dòng)人員人事檔案是指:
1、辭職或被辭職的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
2、與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
3、待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;
4、自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人員的人事檔案;
5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營(yíng)科技企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等非國(guó)有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
6、外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案;
7、其它流動(dòng)人員人事檔案。
第三條 流動(dòng)人員人事檔案管理遵循:“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級(jí)黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)
第四條 流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門素?cái)?shù)的人才流動(dòng)服務(wù)就(以下簡(jiǎn)稱人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)),其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案;嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動(dòng)的人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理,也可由其現(xiàn)在工作單位所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。
第六條 尚未建立人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的地區(qū),流動(dòng)人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、管理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作,人證做好與流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作,經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。
第三章 流動(dòng)人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第八條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動(dòng)的有效文書,向流動(dòng)人員原單位開具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函十五天內(nèi),將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu),轉(zhuǎn)遞的流動(dòng)人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無(wú)誤后,及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來(lái)的檔案材料不齊全或不清楚,應(yīng)要求原單位補(bǔ)齊或查清楚。
第九條 流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞,應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。對(duì)流動(dòng)人員本人自帶的人事檔案,人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)不得接受。
第十條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)接管人員人事檔案,須由流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位簽定檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容。
第十一條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),與機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同的'效力。機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位必須憑人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),方可接收流動(dòng)人員人事檔案。
第四章 流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與流動(dòng)人員及其現(xiàn)在工作單位的聯(lián)系做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作,不斷充實(shí)流動(dòng)人員認(rèn)識(shí)檔案的內(nèi)容。收集的材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別。需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照干部檔案整理工作的有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好流動(dòng)人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過(guò)程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動(dòng)人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《干部檔案工作條例》中的有關(guān)規(guī)定,建立健全流動(dòng)人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項(xiàng)。
(一)查閱流動(dòng)人員檔案應(yīng)辦理審批手續(xù)。查閱單位應(yīng)申名查閱理由,管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應(yīng)派中共黨員到人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)查閱流動(dòng)人員人事檔案。對(duì)不符合規(guī)定條件的,人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關(guān)情況。
(三)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員和涉及國(guó)家秘密的流動(dòng)人員人事檔案要嚴(yán)格保管,嚴(yán)格查閱手續(xù)。
(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
第五章 流動(dòng)人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備流動(dòng)人員人事檔案的物質(zhì)條件,建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房,配備鐵制的檔案柜;經(jīng)常檢查庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施;檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第十六條 建立健全流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)部規(guī)章制度,加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實(shí)行目標(biāo)管理,不斷提高流動(dòng)人員人事檔案管理的效率和質(zhì)量。
第十七條 流動(dòng)人員人事檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。檔案管理人員必須是黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)的共產(chǎn)黨員。
第六章 監(jiān)督與處罰
第十八條 對(duì)違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會(huì)同有關(guān)部門進(jìn)行處理:
1、擅自管理流動(dòng)人員人事檔案的單位或個(gè)人;
2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的;
3、擅自向外公布、泄露檔案材料的;
4、在流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中,出現(xiàn)違反本規(guī)定行為,造成嚴(yán)重后果的。
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一、 凡公司各個(gè)基層單位、部門在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。
二、各基層單位、部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
四、歸檔內(nèi)容
1、 凡是反映本單位、本部門工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的原始文件材料（文字、圖表、聲像等）均屬歸檔范圍。
2、 各基層單位、部門應(yīng)歸檔的文件材料。
3、 黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本單位工作時(shí)有特殊保存價(jià)值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。
4、 股東會(huì)、董事會(huì)、年度工作會(huì)議、總裁辦公會(huì)、項(xiàng)目論證會(huì)、業(yè)務(wù)專題會(huì)議等重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、記錄的成套文件材料以及會(huì)議形成的聲像材料等。
5、 頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
6、 請(qǐng)示與批復(fù)文件。
7、 年度工作計(jì)劃、總結(jié)、參考價(jià)值的考察報(bào)告，重要工作匯報(bào)材料等。
8、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，來(lái)自外單位的與公司有關(guān)的文件材料。
9、 員工花名冊(cè)、員工個(gè)人信息檔案、入離公司記錄、勞動(dòng)合同（協(xié)議）、薪酬制度，以及職務(wù)任免、職級(jí)評(píng)定、績(jī)效考核、培訓(xùn)等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年4月做歸檔封存。
10、 財(cái)務(wù)預(yù)決算、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)協(xié)議、合同等。以上資料以3至5年為期限視情況做存檔。
11、組織機(jī)構(gòu)、人員編制，各基層單位、部門批準(zhǔn)執(zhí)行的規(guī)章制度。
12、 企業(yè)歷史沿革，包括企業(yè)簡(jiǎn)介、大事記、反映企業(yè)重要活動(dòng)、事件的.剪報(bào)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物宣傳冊(cè)及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。
13、 月度（或季度）的工作綜述、項(xiàng)目動(dòng)態(tài)等文件材料的定稿，編印的企業(yè)要聞、簡(jiǎn)報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物（企業(yè)報(bào)、企業(yè)雜志等）的定稿、樣本。
14、 解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料。
15、 企業(yè)所有對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議書。
16、 固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。
17、 在購(gòu)置大型辦公設(shè)備中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙、使用說(shuō)明書等設(shè)備資料。
18、 審計(jì)、考核及接受上級(jí)單位檢查等活動(dòng)中形成的重要文件。
19、 外單位與本企業(yè)的工作來(lái)往文件等。
五、 歸檔要求
1、 公司各基層單位、部門應(yīng)在每年三月底以前將上年度已辦理完畢、
需歸檔的文件材料整理、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門移交。
2、 公司各基層單位、部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，在接收相關(guān)文件后的`3個(gè)工作日內(nèi)做好文件資料原件的歸檔工作，不得無(wú)故延期或不移交應(yīng)歸檔的文件材料。不能及時(shí)歸檔的，或無(wú)法原件存檔的，要做出相應(yīng)說(shuō)明。如因工作需要還需使用相關(guān)文件，應(yīng)按先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
六、檔案的鑒定與銷毀
1、 行政管理部對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，提出存毀意見，經(jīng)企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
2、 任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，檔案管理人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，經(jīng)報(bào)總裁批準(zhǔn)后方可銷毀。
七、 檔案的借閱
1、 公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需到行政管理部填寫檔案借閱單，經(jīng)直接上級(jí)批準(zhǔn)后方可借閱。
2、 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門主管同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、 機(jī)密檔案的借閱需經(jīng)總裁（或分管副總裁）批準(zhǔn)。
4、 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理人員要及時(shí)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，并在登記薄上注銷借用記錄。
5、 借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6、 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
7、 借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經(jīng)濟(jì)處罰。
8、 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
9、 公司人員崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，必須將借閱的檔案及時(shí)歸還。否則，人事專員有權(quán)拒絕辦理調(diào)崗手續(xù)。
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一、檔案資料
招標(biāo)過(guò)程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項(xiàng)目完成后都必須整理歸檔。公司設(shè)立檔案室和檔案管理員，公司所有項(xiàng)目（含分公司項(xiàng)目）都必須統(tǒng)一歸檔，分公司項(xiàng)目除未中標(biāo)人投標(biāo)文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時(shí)，未到期的未中標(biāo)投標(biāo)文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應(yīng)對(duì)自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對(duì)各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。
二、歸檔及備案時(shí)間
總公司項(xiàng)目，在項(xiàng)目分成前必須完成檔案資料的'歸檔。分公司項(xiàng)目在簽發(fā)中標(biāo)通知書前必須完成除中標(biāo)通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個(gè)項(xiàng)目資料歸檔前將該項(xiàng)目的中標(biāo)通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應(yīng)督促分公司及時(shí)將應(yīng)由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時(shí)交回總公司。
監(jiān)管機(jī)構(gòu)資料備案時(shí)間：
1、電子資料
電子資料文件夾格式為“項(xiàng)目編號(hào)+項(xiàng)目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標(biāo)），所有與本項(xiàng)目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、補(bǔ)充文件、資格審查報(bào)告、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項(xiàng)目，資料應(yīng)上傳中央投資項(xiàng)目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認(rèn)后才能辦理歸檔手續(xù)。
2、除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料，資料整理時(shí)應(yīng)注意按過(guò)程順序整理，特別是招標(biāo)過(guò)程比較復(fù)雜的項(xiàng)目。
檔案盒：除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，保存期限為15年。
湖南省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨(dú)裝訂成冊(cè)的資料首頁(yè)設(shè)冊(cè)目錄，標(biāo)注冊(cè)內(nèi)編碼（用號(hào)碼機(jī)編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：
盒內(nèi)目錄
備案資料
招標(biāo)文件
投標(biāo)文件正本
中標(biāo)通知書
資料移交登記表
客戶反饋意見表
其它資料
成冊(cè)的資料要求膠裝（中標(biāo)通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。
公開招標(biāo)采購(gòu)歸檔盒內(nèi)目錄：
邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)歸檔盒內(nèi)目錄：
檔案管理規(guī)章制度7
為切實(shí)加強(qiáng)我單位系統(tǒng)內(nèi)人事、文件檔案的管理，由單位辦公室指定專人對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、保管，結(jié)合本單位實(shí)際，特制定以下制度：
一、檔案工作職責(zé)
1、搜集、保管檔案、材料，為國(guó)家和部門積累檔案史料（含聲像檔案）；
2、收集鑒別和整理檔案材料；
3、辦理檔案、材料的查閱、借閱和傳遞；
4、登記干部職工職務(wù)、工資的變動(dòng)情況；
5、為有關(guān)部門提供檔案、材料情況
一、目的
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司過(guò)去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。
第二章檔案歸檔二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
56、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、
7、工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造假、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量空hi）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。
8、合同：原輔料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。
9、設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉(cāng)庫(kù)等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。
10、員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。
11、供應(yīng)商檔案
四、歸檔時(shí)間
1、各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
2、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔。
3、員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
4、計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
5、供應(yīng)商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
6、記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔一次。
7、批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
8、未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。五、歸檔份數(shù)
1、原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。
2、使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。六、檔案要求
1、由檔案室和各部門指定派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。 2、對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。 3、文件必須通過(guò)系統(tǒng)整理后再歸檔。
4、文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。
5、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。 6、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
7、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
8、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,整。
七、歸檔手續(xù)
各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記簿》，貴當(dāng)然和檔案員共同簽字確認(rèn)。
第三章檔案的收集與整理八、檔案的收集
1、由各部門指派專人，每周一對(duì)其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。
2、由檔案管理人員定期到各部門對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)
9、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完行系統(tǒng)的、全面的.整理。
3、收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量，如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不全的檔案，要做好記錄。
九、檔案的整理
1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。
2、檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。
第四章檔案建檔十、分類梳理
歸檔的資料，由檔案員分類、編號(hào)、于文件歸檔的當(dāng)天入庫(kù)，并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》
十一、檔案專用章
所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。
十二、檔案編號(hào)章
檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫，檔案編號(hào)章置于檔案室，由檔案員保管，對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。
十三、檢索目錄
所有歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對(duì)。
十四、電子備份
重要資料的原件須通過(guò)掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。
第五章檔案使用和歸還十五、檔案使用
1、文件復(fù)�。河墒褂萌颂顚憽稒n案復(fù)印件登記簿》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。 2、借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記簿》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過(guò)十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。
3、借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記簿》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室制定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。
4、外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫《檔案借出登記簿》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。
5、按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記簿上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
十六、檔案歸還
1、檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無(wú)誤后，應(yīng)在《檔案借出登記簿》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。
2、發(fā)生損壞、丟失的，對(duì)使用人處以200-100元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
3、檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案員進(jìn)行更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。
十七、檔案保管與檢查
1、公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門或個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
2、每月底，由綜合部負(fù)責(zé)人將對(duì)檔案室的資料進(jìn)行抽查；每三個(gè)月與檔案元共同對(duì)檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。
3、檔案管理應(yīng)賬實(shí)相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。十八、檔案的銷毀
1、對(duì)需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，并制作《檔案銷毀清冊(cè)》，包括：本單位和卷宗的簡(jiǎn)短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。
2、檔案員進(jìn)行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進(jìn)行監(jiān)銷，檔案銷毀須協(xié)同保衛(wèi)部門共同處理。
3、檔案銷毀時(shí)檔案員要在銷毀清冊(cè)上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。
十九、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
二十、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
杭化新材料綜合管理部
20xx年10月
檔案管理規(guī)章制度8
一、分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1.組織本單位檔案工作的宣傳、貫徹，執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。
2.加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入本單位的整體發(fā)展計(jì)劃，列入本單位議事日程，督促分管部門按上級(jí)和本單位檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。
3.關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的`重大問(wèn)題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、檔案人員職責(zé)
1.貫徹實(shí)施《檔案法》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。
2.對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3.負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。
4.負(fù)責(zé)管理本單位各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。
5.按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。
6.按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
三、兼職檔案人員職責(zé)
1.堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2.負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3.歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。
4.保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5.主動(dòng)接收本單位檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
6.積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。
7.按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8.按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。
檔案管理規(guī)章制度9
一、學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，、檔案管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》，迅速準(zhǔn)確地收繳并把各類信息、資料、文件歸檔保存。
二、凡能反映教育教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)面貌，凡是具有憑證和信息查找價(jià)值的各種文字圖表、影像等不同形式的歷史記錄，必須要妥善保管。
三、歸檔范圍。
1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位直接有關(guān)系的學(xué)年或?qū)W期指導(dǎo)性文件。
2、每學(xué)期師生花名冊(cè)。
3、各年級(jí)組、班主任、教研組、個(gè)人的學(xué)年或?qū)W期工作計(jì)劃、總結(jié)、論文、獲獎(jiǎng)材料等。
4、德育材料、各種統(tǒng)計(jì)資料、班主任工作手冊(cè)等。
5、學(xué)校各部門制度。
6、學(xué)校教育教學(xué)的剪報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、錄象、錄音、圖片等。
7、其他與教學(xué)活動(dòng)有關(guān)的重要資料。
四、學(xué)校各部門上交教務(wù)處的教學(xué)資料必須充分、準(zhǔn)確、完整。須歸檔的必須用碳素墨水或檔案墨水，以利檔案永久保存，計(jì)劃、總結(jié)、方案、統(tǒng)計(jì)表等材料必須打印。
五、對(duì)檔案材料要分門別類，歸檔立卷，分類編號(hào)，以利保管查閱。立卷時(shí)要做到標(biāo)題明確，格式正確、字跡工整清楚，頁(yè)碼準(zhǔn)確，目錄與卷內(nèi)文相符。
六、重要文件、秘密文件除規(guī)定可以翻印或?qū)W校主管部門同意翻印外一律不準(zhǔn)翻印和載抄、借閱。
七、借用檔案時(shí)，重要文件必須校長(zhǎng)同意，一般性資料如學(xué)生學(xué)籍，家長(zhǎng)情況、成績(jī)統(tǒng)計(jì)等可由借閱人直接與教務(wù)員聯(lián)系，但要寫好借條登記按時(shí)歸還。
八、借閱人不得將其文件資料轉(zhuǎn)借、拆散損壞、涂改、遺失。否則追究責(zé)任。
九、外單位人員不得查閱有關(guān)資料，經(jīng)學(xué)校同意方可借閱。
十、有關(guān)人事檔案的內(nèi)容不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)�、泄露�?/p>
十一、采取保護(hù)措施，定時(shí)投放樟腦丸等以保證檔案材料無(wú)蟲蛀、霉變。
十二、所有檔案資料必須擺放整齊，按類整理，注意保持檔案室的清潔衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙。
十三、檔案材料要進(jìn)行編目登記，便于使用時(shí)查找。
十四、學(xué)校教學(xué)用書、教學(xué)材料一定要妥善保管。教師使用時(shí)一定也要及時(shí)發(fā)放、回收，不得遺失。
十五、若教務(wù)員變動(dòng)，必須將全部文件材料及有關(guān)業(yè)務(wù)事宜交代清楚，嚴(yán)格辦好交接手續(xù)。
一、檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，學(xué)校所有工作部門均應(yīng)按照上級(jí)教育部門和的規(guī)定進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔等工作。
二、凡本學(xué)期的檔案，原則上由行政、德育、教學(xué)、總務(wù)、安全辦分塊建檔，每學(xué)期末，統(tǒng)一匯總交學(xué)校檔案室歸檔管理。學(xué)校檔案室工作目前由辦公室分管。
三、行政辦公室、教務(wù)處和政教處必須明確專人分管本部門工作。如有人員調(diào)動(dòng)，必須做好移交工作，檔案管理員和各處、室負(fù)責(zé)檔案工作的人員，應(yīng)熟悉有關(guān)檔案工作的規(guī)定的業(yè)務(wù)，及時(shí)、認(rèn)真、規(guī)范地做好檔案工作，并做好歸檔記錄。
四、學(xué)校檔案室的檔案材料原則上不得外借，查閱檔案必須在檔案室內(nèi)進(jìn)行。特殊情況須經(jīng)校長(zhǎng)同意才能借出檔案室外，并于當(dāng)天歸還。
五、借閱檔案要履行借閱登記手續(xù)。檔案必須整本借閱，不得散借，摘錄檔案內(nèi)容需征得管理員同意。
一、分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，確保學(xué)校檔案工作的宏觀建設(shè)，努力提高檔案工作科學(xué)管理水平，確立檔案為學(xué)校和部門服務(wù)思想。
2、把檔案工作列入學(xué)校議事日程，納入目標(biāo)管理，定期研究、檢查、督促，確保完成檔案工作任務(wù)。
3、根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作要求，支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財(cái)力、物力。
4、關(guān)心檔案室和檔案工作人員的工作、學(xué)習(xí)，表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)作出貢獻(xiàn)的檔案人員，以促進(jìn)、提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作積極性。
二、檔案管理人員職責(zé)
1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，熱愛檔案工作，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
2、建立健全檔案工作制度，規(guī)劃草擬本學(xué)校檔案工作計(jì)劃和管理制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
3、按規(guī)定做好文書檔案的工作和平時(shí)的歸檔工作。
4、集中統(tǒng)一管理本學(xué)校全部檔案，做好各類檔案及有關(guān)資料收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作。
5、熟悉本學(xué)校室藏檔案，積極開展檔案的利用工作，熱情接待查檔人員，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，注意掌握利用效果的收集，編制必要的檢索工具和參考資料。
6、認(rèn)真做好庫(kù)房管理，維護(hù)檔案的完整、安全。
7、開展檔案行政執(zhí)法檢查，對(duì)違反《檔案法》的行為予以制止，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，提出處理意見。
8、完成領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案部門交辦的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
三、兼職檔案人員職責(zé)
1、嚴(yán)格遵守相關(guān)檔案法律法規(guī)，協(xié)助專職檔案員在學(xué)校開展檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)全體教師歸檔意識(shí)。
2、認(rèn)真參加學(xué)校年度文件材料歸檔等檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，注意收集本部門工作所產(chǎn)生的檔案材料，依照分類隨時(shí)歸入有關(guān)卷夾盒內(nèi)。
3、每學(xué)期末按照要求對(duì)本部門所收集的檔案進(jìn)行整理、裝訂，并向檔案室移交。
一、學(xué)校檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理、專人負(fù)責(zé)的管理辦法，任何處室和個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。
二、檔案室做到專室、專柜、專夾，配備必需的工作設(shè)施，任何處室和個(gè)人不得挪措檔案室設(shè)備。
三、按照《檔案法》和檔案工作程序，嚴(yán)格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。
四、學(xué)校干部職工查閱檔案要認(rèn)真履行借閱登記手續(xù)，不得損壞，散開漏頁(yè)，劃圈涂抹，并按期歸還。
五、學(xué)校檔案不向外人借閱，特殊情況需經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人簽字同意方可辦理，但必須在閱文室內(nèi)并在專職檔案人員的監(jiān)督下抄錄有關(guān)內(nèi)容或出具有關(guān)證明。
六、定期做好檔案的統(tǒng)計(jì)、分析和編研工作，要圍繞工作的需要和針對(duì)本校各處室工作的特點(diǎn)，編制出有使用價(jià)值的資料匯集及檢索工具，最大限度地發(fā)揮其綜合效益。
七、經(jīng)常性地做好庫(kù)房管理工作，嚴(yán)格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對(duì)檔案的侵蝕，學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。
八、做好安全保衛(wèi)、防特、防盜工作。嚴(yán)格值班制度。因保管不善造成檔案丟失或毀壞的，要追究有關(guān)人員法律責(zé)任。
一、檔案保密制度
1、嚴(yán)守黨和國(guó)家有關(guān)保密的工作規(guī)定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關(guān)保密的內(nèi)容。
2、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責(zé)任心強(qiáng)的專（兼）職人員進(jìn)行集中管理。
3、嚴(yán)禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閱，必須履行審批手續(xù)。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的`檔案材料和不需要?dú)w檔的材料，應(yīng)指定專人進(jìn)行銷毀，不得當(dāng)廢紙?zhí)幚怼?/p>
5、檔案工作人員要嚴(yán)守工作崗位，堅(jiān)持下班、外出時(shí)認(rèn)真清理、存放好檔案和關(guān)窗、落鎖制度。
6、檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失情況時(shí)，要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門報(bào)告，采取措施進(jìn)行查找，并追查責(zé)任。
二、立卷歸檔制度
1、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由各部門進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，并按有關(guān)規(guī)定向檔案室移交，任何部門和個(gè)人不得占為己有或擅自處理。
2、學(xué)校檔案室的歸檔時(shí)間：文書、會(huì)計(jì)檔案材料每年五月份進(jìn)行立卷歸檔；教學(xué)、學(xué)籍檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔�？萍紮n案、基建、科研檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
3、學(xué)校檔案分為永久、30年、10年三個(gè)保管期限。
4、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果；發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件；來(lái)往文書應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù)；處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處分結(jié)果。
5、卷內(nèi)文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號(hào)。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、園珠筆和復(fù)寫紙書寫，并拆除卷內(nèi)金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問(wèn)題、名稱，能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，政治上無(wú)誤，文詞上簡(jiǎn)明確切。封面填寫要字跡工整清潔。
7、文件材料歸檔后，檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號(hào)。
8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。
三、檔案保管制度
1、檔案庫(kù)房需保持適宜溫濕度，適時(shí)通風(fēng)降溫。
2、檔案庫(kù)房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險(xiǎn)鎖，庫(kù)房照明必須使用白熾燈。
3、嚴(yán)禁在庫(kù)房吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品用其他物品。對(duì)庫(kù)內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)搶修，防止短路引起火災(zāi)。
4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
5、要堅(jiān)持定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)工作，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，對(duì)破損或褪變檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救處理。
6、檔案庫(kù)房要經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫(kù)房。
7、檔案室管理人員進(jìn)出檔案室應(yīng)隨手關(guān)門，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意入內(nèi)。
四、檔案查閱制度
1、積極開展檔案的利用工作，改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，滿足各方面的查檔需求，充分發(fā)揮檔案在社會(huì)主義兩個(gè)文明建設(shè)中的作用。
2、檔案人員要熟悉家底，了解需求，掌握規(guī)律，做到主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確提供利用。
3、本單位工作人員查閱其所屬業(yè)務(wù)檔案，需經(jīng)辦理登記手續(xù)后，方可查閱并有責(zé)任及時(shí)將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。
4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，注明查檔內(nèi)容和用途，履行登記手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意的方可查閱。
5、檔案一般不許外借，確因工作需要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)，方可借出。但必須按期歸還。如超過(guò)規(guī)定時(shí)間還需借用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
6、凡查、借閱者對(duì)所查借閱的檔案材料，應(yīng)確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁(yè)、水濕、煙燒，以保證檔案的完好無(wú)損。
7、利用者必須遵守保密規(guī)則，所查、借閱的檔案材料，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，不準(zhǔn)復(fù)制、拍照和對(duì)外公布。凡摘抄的有關(guān)檔案材料，用后一律交檔案室保存。
8、借閱歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)。
9、如遇借閱人員將檔案丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，寫出書面材料，利于采取補(bǔ)救措施。
五、學(xué)校檔案的鑒定、銷毀和移交制度
1、學(xué)校檔案室應(yīng)按上級(jí)教育行政部門和檔案管理部門關(guān)于檔案鑒定的規(guī)定，認(rèn)真做好檔案的鑒定工作。
2、失去保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊(cè)，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上一級(jí)檔案管理部門審批后方可銷毀。
3、銷毀時(shí)應(yīng)指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字，方可執(zhí)行銷毀。
4、檔案專（兼）職人員因工作變動(dòng)，需辦移交手續(xù)時(shí)，應(yīng)將全部檔案材料清點(diǎn)后，交予新的負(fù)責(zé)檔案工作的專（兼）職人員。
5、交接檔案材料必須嚴(yán)格履行手續(xù)，有關(guān)人員簽字，并注明交接時(shí)間，案卷數(shù)目等，以備查考。
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅(jiān)持值日值班制度，堅(jiān)持每天下班前檢查門窗是否關(guān)好，電源開關(guān)是否關(guān)閉。對(duì)所保管的案卷，半年進(jìn)行一次抽查，年終進(jìn)行一次全面檢查。嚴(yán)禁在檔案室抽煙、吐痰。外來(lái)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。
三、新接收的檔案資料，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格核查和消毒處理后才能進(jìn)庫(kù)上架
四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄，做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作（標(biāo)準(zhǔn)溫度為攝氏14—24℃，相對(duì)濕度為45%—60%）。
五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進(jìn)行檢查，壞了要及時(shí)報(bào)告或維修，保證各項(xiàng)設(shè)施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生，堅(jiān)持做到每周一小掃，每月一大掃。
檔案管理規(guī)章制度10
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課(寧波地區(qū))負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件(畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書)復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案(內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料)并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的.所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司人事
離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題;員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期(每月25日)對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后;對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失;發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等;檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3轉(zhuǎn)遞(員工異動(dòng))：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)(或總裁)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。人事檔案管理規(guī)章制度6
一、牢固樹立保密觀念，嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密制度，嚴(yán)防失密、泄密事故發(fā)生。
二、不得向與工作無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)用電話、傳真提供密秘級(jí)以上檔案。
三、凡借閱秘密級(jí)以上檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案館長(zhǎng)批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借出、復(fù)制或摘抄。
四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨(dú)保管。
五、密級(jí)檔案要經(jīng)常查對(duì)，失泄密時(shí)要及時(shí)上報(bào)局主管領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)責(zé)任者進(jìn)行追究處量。
六、非檔案工作人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。
七、任何人不準(zhǔn)私自保存檔案或攜檔案進(jìn)入公共場(chǎng)所。
八、檔案管理人員應(yīng)熟知本局各類檔案的密級(jí)劃分，調(diào)密級(jí)檔案時(shí)不少于兩名工作人員。
九、檔案在傳遞時(shí)應(yīng)以機(jī)密件通過(guò)機(jī)要通信轉(zhuǎn)出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。
檔案管理規(guī)章制度11
檔案保管制度
一、綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實(shí)行科學(xué)管理，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號(hào)科學(xué)規(guī)范、查找方便。
三、定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。
檔案借閱制度
一、查閱檔案時(shí)，首先由借閱人認(rèn)真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時(shí)，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對(duì)所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對(duì)外傳播。如需復(fù)制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。在借閱期間發(fā)生的一切問(wèn)題，一律由借閱人負(fù)責(zé)。
四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個(gè)人需查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)后，方可查閱。
檔案立卷歸檔制度
一、凡記錄反映本院職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁(yè)號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標(biāo)題，裝訂。
三、編號(hào)抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。
四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對(duì)不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀制度
一、對(duì)檔案要認(rèn)真進(jìn)行鑒定，確無(wú)保存價(jià)值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在院辦公室主任的'主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。
三、經(jīng)過(guò)鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。
四、銷毀檔案時(shí)，必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
五、銷毀檔案清冊(cè)要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
檔案庫(kù)房管理制度
一、檔案庫(kù)房門窗牢固，及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫(kù)房，因工作需要進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，必須有本室人員陪同。
三、庫(kù)房要配備好“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強(qiáng)光），庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具排列要整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
五、做好室內(nèi)外溫濕度記錄，除濕，降溫。
檔案管理規(guī)章制度12
第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)公司各類檔案的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第二章 檔案管理體制
第三條
1、統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。
2、保守秘密原則：?jiǎn)T工都有保守檔案秘密的義務(wù)，維護(hù)公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機(jī)密。
第四條 公司檔案分為：文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、各項(xiàng)規(guī)章制度檔案、工程技術(shù)檔案各項(xiàng)目資料、圖紙資料、建設(shè)工程、拆遷檔案等其他資料。
1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。未經(jīng)董事長(zhǎng)許可，任何人不可動(dòng)用。
2、有關(guān)文書、各項(xiàng)規(guī)章制度方面的資料，由辦公室保管。
3、設(shè)計(jì)方案、施工圖、設(shè)計(jì)變更、監(jiān)理、洽商、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來(lái)資料以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來(lái)資料、采購(gòu)的設(shè)備、材料說(shuō)明書、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書等，由工程部自行歸檔保管。
4、銷售部方面資料：由銷售部保管對(duì)外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢后，辦公室應(yīng)保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。
5、前期部方面資料：項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料，由前期部自行歸檔保管。
6、拆遷部方面資料：征地、拆遷批復(fù)等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。
7、各部門向辦公室移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、
報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。
第五條 各部門形成的文件材料等由本部門負(fù)責(zé)歸檔管理，辦公室有責(zé)任對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條 因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將文件材料交接清楚，才能離職。
第三章 檔案的歸檔范圍
第七條 凡是映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門含部門以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃，各種重決議和各種重要通知、通報(bào)，及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、事記等。
2、各種工程圖紙、設(shè)計(jì)變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。
4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說(shuō)明書。
5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊(cè)及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。
7、公司各種管理規(guī)章制度。
8、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。
10、公司的重奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)，及用于營(yíng)銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展事記，和董事長(zhǎng)親自起草或修改的重要文稿。
12、其他需要?dú)w檔的重要文件。
第四章 檔案的借閱管理辦法
第八條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫《檔案借閱審批單》，簽批后方能借閱。
第九條 借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批
1、公司各部門因工作需要，借閱、查閱需辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，董事長(zhǎng)助理或
總經(jīng)理審批后，可辦理借閱、查閱手續(xù)。
2、重要檔案及財(cái)務(wù)檔案，須由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，方可借閱。
第十條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，依據(jù)《檔案借閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的.完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)董事長(zhǎng)助理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
第十一條 公司檔案借閱查閱只供公司內(nèi)部各部門。檔案借閱時(shí)間為3天，如需延長(zhǎng)，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員須及時(shí)催還。借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，承擔(dān)一切賠償責(zé)任。
第十二條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。
第十三條 加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。
第五章 檔案的銷毀
第十三條 辦公室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料。
第十四條 對(duì)已失去作用或已超過(guò)保管期限的檔案資料，經(jīng)辦公室確認(rèn)，報(bào)董事長(zhǎng)助理、總經(jīng)理審批，并進(jìn)行登記后予以銷毀。
第十五條 銷毀時(shí)要有二人監(jiān)督，銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。
第六章 罰 則
第十六條 有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級(jí)查閱者檔案管理者同罰。
6、泄露公司檔案機(jī)密者。
7、其他危害公司利益的行為。
第二七條 本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充。 對(duì)未盡事宜，辦公室隨時(shí)調(diào)整更新。
檔案管理規(guī)章制度13
第一條設(shè)立專門的檔案庫(kù)房或檔案柜對(duì)檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三條對(duì)照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號(hào)盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級(jí)別人事檔案托管機(jī)構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時(shí)入庫(kù)并及時(shí)完成檔案匯總統(tǒng)計(jì)、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時(shí)要核對(duì)是否有遺漏或損害，及時(shí)放回原處。
第八條定期對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行清理、核對(duì)工作，做到帳物相符。對(duì)破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請(qǐng)單》
三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)過(guò)相關(guān)審批流程后方可借閱。
四、外單位來(lái)人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請(qǐng)單》并經(jīng)科長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應(yīng)立即知會(huì)辦公室進(jìn)行處置。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第六條檔案的銷毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的`公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
一、設(shè)備檔案的歸檔范圍
(一)設(shè)備儀器依據(jù)性文件材料。
(二)設(shè)備儀器隨機(jī)文件室材料。
(三)設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)文件材料。
二、設(shè)備檔案的立卷歸檔要求
凡重要設(shè)備須歸檔的文件材料，在設(shè)備進(jìn)單位時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守設(shè)備開箱驗(yàn)收制度，驗(yàn)收時(shí)，須由檔案室人員、設(shè)備使用部門雙方到場(chǎng)驗(yàn)收并填寫設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄，以保證設(shè)備檔案的完整、齊全。驗(yàn)收完畢交檔案室保管。
三、設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間
設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間是隨時(shí)歸檔。
四、設(shè)備檔案的立卷要求
1、設(shè)備檔案文件材料要收集齊全，系統(tǒng)整理，書寫材料優(yōu)良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利于長(zhǎng)遠(yuǎn)保存。
2、案卷裝訂應(yīng)在組卷、卷內(nèi)文件排列和編目的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
3、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面，一般以A4圖幅為標(biāo)準(zhǔn)。
4、長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時(shí)，其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀。
五、設(shè)備檔案的借閱和保管
1、設(shè)備檔案應(yīng)及時(shí)歸入檔案室專柜存放。各部門需要查閱時(shí)，可按規(guī)定向檔案室借閱，若要復(fù)印或常借等，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，方可實(shí)施，任何科室和個(gè)人不得將其原始材料占為已有。
2、安監(jiān)局檔案室負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
檔案管理規(guī)章制度14
一、目的：
為使學(xué)校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規(guī)則。
二、內(nèi)容：
1、歸檔制度
(1)對(duì)資料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔要求。
(2)按照資料屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。
(3)將資料放入檔案，并輸入資料庫(kù)。
2、核查制度
檢查核對(duì)一般定期進(jìn)行。但突發(fā)事件之后或?qū)τ行n案發(fā)生疑問(wèn)之后也要進(jìn)行檢查核對(duì)
3、保衛(wèi)制度
(1)、指定專人負(fù)責(zé)檔案保管。
(2)、備齊必要的存檔設(shè)備。
(3)、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。
(4)、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。
4、統(tǒng)計(jì)制度
(1)人事檔案的數(shù)量。
(2)人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
(3)檔案整理和保管情況。
(4)檔案及設(shè)備利用情況。
5、轉(zhuǎn)遞制度
檔案轉(zhuǎn)遞一般由工作調(diào)動(dòng)等原因引起
(1)取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
(2)填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄;
(3)按發(fā)文要求包裝、密封
6、借檔制度
(1)由有關(guān)單位部門開具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章。
(2)其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料;
(3)證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的`完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔
如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè)，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案�？偨�(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì)，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
檔案管理規(guī)章制度15
為促進(jìn)教育科研檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，不斷提高學(xué)校管理水平，使教育科研檔案更好地為教師服務(wù)，為提高教育質(zhì)量服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和我校教育科研檔案工作實(shí)際，特制訂本制度。
一、立卷歸檔
學(xué)校、區(qū)、市、省、全國(guó)級(jí)教育科研立項(xiàng)課題均要立卷歸檔。各級(jí)的立項(xiàng)課題結(jié)題二個(gè)月后由學(xué)校教科室負(fù)責(zé)人將所有材料（立項(xiàng)文件、課題申報(bào)表、實(shí)施方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告或結(jié)題論文，以及調(diào)查材料等）立為一卷。
二、裝訂成冊(cè)
檔案按文件內(nèi)容進(jìn)行分類并裝訂成冊(cè)，標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，書寫整齊，編好明碼。
三、分類存放
按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設(shè)施。
四、保管期限
省、國(guó)家級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為永久，區(qū)、市級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為長(zhǎng)期，學(xué)校立項(xiàng)課題保管期限為短期。
五、借閱利用
因工作需要借閱教育科研檔案，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)，用后及時(shí)歸還。查閱時(shí)不得污損、卷折，不得在卷內(nèi)劃線、打圈、批注和涂改。若需要復(fù)印，請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
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