檔案管理規(guī)章制度(優(yōu)秀)
在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。擬定制度需要注意哪些問題呢？以下是小編為大家收集的檔案管理規(guī)章制度，歡迎大家分享。
檔案管理規(guī)章制度1
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。
第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，文清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽的，應(yīng)在蓋章簽后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報(bào)請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
第十二條人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。？
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。
第十四條對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。
第十五條根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅(jiān)固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十七條嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。
第十八條做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。
第五章檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十一條人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個(gè)月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個(gè)月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。
第二十五條公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案室，以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的'各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報(bào)表（包括上報(bào)的考察材料），鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)參加革命工作時(shí)間等過程中形成的個(gè)人申請表，組織審查報(bào)告，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書（1—2份系統(tǒng)的）和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級批復(fù)、個(gè)人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生（學(xué)員）登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書，學(xué)習(xí)鑒定材料。
16、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。
17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評定表。
18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。
檔案管理規(guī)章制度2
一、目的
1、加強(qiáng)檔案管理工作，保證檔案的及時(shí)收集、歸檔、完整和有效利用。
1.1適用范圍
適用于公司檔案室的各種檔案的管理工作。
二、職責(zé)
1、主管行政公司領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)外單位〔個(gè)人〕查閱檔案的審批。
2、行政管理部經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司員工借閱檔案的審批。
三、檔案員職責(zé)
1、檔案員負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放。
2、檔案資料的交接。
3、辦理檔案的借閱、登記、統(tǒng)計(jì)。
4、執(zhí)行相關(guān)保密制度。
5、檔案室設(shè)備、設(shè)施的管理等。
四、工作步驟
1、凡屬以下幾類資料均屬歸檔資料：
1.1本公司根本情況資料，包括批文、營業(yè)執(zhí)照、代碼本、財(cái)產(chǎn)登記臺(tái)帳、管理制度、合同、人事勞資、工作根本情況描述等資料；
1.2公司行文，包括發(fā)文、發(fā)函、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、請示等；
1.3各部門資料，包括業(yè)務(wù)、行政管理等材料；
1.4外來資料，包括中央、省、市、區(qū)、集團(tuán)公司來文、友鄰單位及其它單位、組織來文及法律法規(guī)等；
1.5圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報(bào)紙及其它宣傳資料等。
五、檔案編號、檔案分劃
為便于系統(tǒng)化管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式特征，將公司檔案劃分為八大類（為一級分類），每一大類下再劃分出假設(shè)干子類（為二、三、四級分類）。
1、具體分劃詳見檔案分劃編號表
1.1檔案編號
為方便查閱檔案資料，根據(jù)檔案分劃對檔案進(jìn)展編號。編號采用八位阿拉伯?dāng)?shù)字。具體編號方法如下：
1.2分類圖示：
┌─┬─┬─┬─┐
│Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│
└┬┴┬┴┬┴┬┘
│ │ │ └─────第四級類，類數(shù)0～99 │ │ │
│ │ └───────第三級類，類數(shù)0～999 │ │
│ └─────────第二級類，類數(shù)0～9 │
└───────────第一級類，類數(shù)0～99每一編號的具體意義。
案卷號、文件順序號按電腦輸入時(shí)間自動(dòng)排序，從00000001開場。
2、檔案地址確定
檔案存放位置利用分類編號來確定。
2.1確定檔案一級類存放區(qū)：根據(jù)各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區(qū)。各一級類檔案存放區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標(biāo)出。
2.2各一級類檔案區(qū)內(nèi)的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。
2.3每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內(nèi)。
2.4同一個(gè)檔案盒內(nèi)的檔案資料按編號順序從上到下排列存放。
2.5每一類檔案在柜架存放時(shí)均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。
六、歸檔前管理
1、歸檔前資料管理
1.1分散在各部門的資料歸檔前由各部門兼職資料員負(fù)責(zé)管理。
1.2各部門必須設(shè)置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內(nèi)。
1.3各部門負(fù)責(zé)人對應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。
七、歸檔時(shí)間
各類檔案資料視其類別、性質(zhì)等不同，分別按如下：
1、確定歸檔時(shí)間
1.1公司批文、供水、供電增容方案指標(biāo)下達(dá)執(zhí)行書等重要文件隨時(shí)歸檔；
1.2法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔；
1.3用戶資料在用戶辦理完各項(xiàng)手續(xù)后即行歸檔；
1.4各項(xiàng)工程資料在驗(yàn)收后一個(gè)星期內(nèi)歸檔；
1.5各部門當(dāng)年的業(yè)務(wù)、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內(nèi)歸檔；
1.6圖書資料購置后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。
2、其它資料按公司領(lǐng)導(dǎo)確定的時(shí)間歸檔。
八、歸檔要求
1.歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計(jì)圖紙及其更改通知等都必須齊全。
2.歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復(fù)印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆，純蘭墨水。
3.歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動(dòng)，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確〞，設(shè)計(jì)的'修改也須在圖紙上反映出來。
九、檔案資料移交
1.資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫檔案資料移交清單。
2.移交時(shí)，檔案員須仔細(xì)核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。
3.移交清單一式兩份，交接人各留存一份。
十、資料編號歸檔
1.檔案員把各類移交資料按編號方法進(jìn)展整理、編號。
2.檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時(shí)間等逐一登記在登記冊上。
3.編號后的檔案，按“檔案地址確定〞的規(guī)定上架排列存放。
十一、檔案管理
檔案室由行政管理部負(fù)責(zé)管理，行政管理部指定檔案員負(fù)責(zé)具體管理工作。
十二、檔案員崗位職責(zé)
1.檔案員必須熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，了解、掌握公司職能活動(dòng)和檔案材料情況。
2.檔案員負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理等工作。
3.檔案員負(fù)責(zé)催促各部門檔案資料的移交工作。
4.檔案員負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計(jì)等工作。
5.各部門兼職資料員必須配合公司檔案員做好有關(guān)檔案資料的收集、整理及交接等工作。
6.檔案員必須按要求做好保密工作。
7.檔案員必須做好檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)工作。
8.檔案員必須完成公司安排的其它相關(guān)工作任務(wù)。
十三、檔案保管
1.檔案架合理排放，既保證光線充足、通風(fēng)，又能方便使用。
2.檔案室必須每天清潔一次，每周大掃除一次，保持清潔衛(wèi)生。
3.檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，室內(nèi)須配滅火器材，檔案員必須掌握正確使用滅火器材的方法。
4.保持檔案室枯燥，定期在柜架中投放枯燥劑。
5.雨季加強(qiáng)檢查，每逢大雨必須檢查檔案室有無漏水、滲水現(xiàn)象，雨后即檢查檔案有無潮霉現(xiàn)象。
6.檔案柜架內(nèi)須定期投放防霉、防鼠藥品，定期檢查檔案有無霉變、鼠咬現(xiàn)象。
7.發(fā)現(xiàn)檔案有潮霉、鼠咬情況，應(yīng)立即采取措施加強(qiáng)防范，對已造成損壞的檔案進(jìn)展修復(fù)、補(bǔ)制。
8.下班時(shí)或檔案員離開時(shí)應(yīng)仔細(xì)關(guān)好、鎖好門窗。檔案室鑰匙除檔案員外，其他人不得持有。
十四、檔案鑒定與銷毀
1.文書檔案資料保存期限分別為短期15年、長期25年、永久三類。
2.城建檔案的保存期限分為短期30年，長期70年，永久三類。
3.公司抽調(diào)各部門有關(guān)人員組成檔案鑒定小組，鑒定小組負(fù)責(zé)審議、鑒定檔案資料的保存期限。
4.鑒定小組于每年的最后一個(gè)季度內(nèi)召開一次鑒定會(huì)，審議、鑒定新增資料的年限及應(yīng)銷毀的資料。
5.檔案資料的銷毀由檔案員具體執(zhí)行，鑒定小組委派一人監(jiān)視執(zhí)行。
十五、銷毀檔案編號的處理
1.經(jīng)鑒定不需保存但暫時(shí)不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用X（表示暫存記號）標(biāo)識(shí)記號，并將其裝訂放入專門存放區(qū)內(nèi)。
2.檔案銷毀情況均須登記在物業(yè)管理檔案銷毀登記表上。
十六、檔案借閱
1.檔案資料一般只限于公司員工及集團(tuán)公司需要查閱的人員查閱。
2.外單位及個(gè)人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)主管行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.檔案一般只限于在檔案室內(nèi)查閱，因工作需要借出時(shí)，必須填寫檔案借閱申請審批表。
4.審批表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，交行政管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字，方可借出檔案。
5.借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點(diǎn)等，不得缺頁、遺失、私自復(fù)印，并保證如期歸還。
6.檔案借還情況須在登記本上登記。
十六、檔案統(tǒng)計(jì)
1.檔案資料定期進(jìn)展清理、統(tǒng)計(jì)。
2.檔案員必須每季度統(tǒng)計(jì)一次檔案增刪、使用及管理情況，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)行政管理部負(fù)責(zé)人。
十七、檔案管理意外事件處理程序
檔案失盜、借出檔案人喪失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管理中的意外事件。
1、處理程序
1.1發(fā)生意外事件時(shí)，首先應(yīng)立即將事件情況報(bào)告行政管理部負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)。
1.2當(dāng)發(fā)生檔案失盜或借出檔案人喪失檔案事件時(shí)，應(yīng)立即設(shè)法追回所失檔案。
1.3當(dāng)發(fā)生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時(shí)，應(yīng)立即對損毀檔案設(shè)法進(jìn)展修補(bǔ)、復(fù)原。
1.4假設(shè)無法追回、修補(bǔ)損失的檔案，那么應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。
1.5在進(jìn)展補(bǔ)救工作的同時(shí)，對意外事件發(fā)生的原因進(jìn)展調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。
1.6根據(jù)意外事件發(fā)生的性質(zhì)及檔案損毀程度，對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)展行政和經(jīng)濟(jì)處分。
檔案管理規(guī)章制度3
第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)公司各類檔案的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第二章 檔案管理體制
第三條
1、統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。
2、保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務(wù)，維護(hù)公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機(jī)密。
第四條 公司檔案分為：文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、各項(xiàng)規(guī)章制度檔案、工程技術(shù)檔案各項(xiàng)目資料、圖紙資料、建設(shè)工程、拆遷檔案等其他資料。
1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。未經(jīng)董事長許可，任何人不可動(dòng)用。
2、有關(guān)文書、各項(xiàng)規(guī)章制度方面的資料，由辦公室保管。
3、設(shè)計(jì)方案、施工圖、設(shè)計(jì)變更、監(jiān)理、洽商、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來資料以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來資料、采購的設(shè)備、材料說明書、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書等，由工程部自行歸檔保管。
4、銷售部方面資料：由銷售部保管對外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢后，辦公室應(yīng)保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。
5、前期部方面資料：項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料，由前期部自行歸檔保管。
6、拆遷部方面資料：征地、拆遷批復(fù)等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。
7、各部門向辦公室移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、
報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。
第五條 各部門形成的文件材料等由本部門負(fù)責(zé)歸檔管理，辦公室有責(zé)任對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條 因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將文件材料交接清楚，才能離職。
第三章 檔案的歸檔范圍
第七條 凡是映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門含部門以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃，各種重決議和各種重要通知、通報(bào)，及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、事記等。
2、各種工程圖紙、設(shè)計(jì)變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測、鑒定報(bào)告。
4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說明書。
5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告。
7、公司各種管理規(guī)章制度。
8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。
10、公司的重奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展事記，和董事長親自起草或修改的重要文稿。
12、其他需要?dú)w檔的重要文件。
第四章 檔案的'借閱管理辦法
第八條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫《檔案借閱審批單》，簽批后方能借閱。
第九條 借閱的檔案密級與領(lǐng)導(dǎo)簽批
1、公司各部門因工作需要，借閱、查閱需辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，董事長助理或
總經(jīng)理審批后，可辦理借閱、查閱手續(xù)。
2、重要檔案及財(cái)務(wù)檔案，須由董事長批準(zhǔn)，方可借閱。
第十條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，依據(jù)《檔案借閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)董事長助理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無誤方可辦理手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
第十一條 公司檔案借閱查閱只供公司內(nèi)部各部門。檔案借閱時(shí)間為3天，如需延長，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員須及時(shí)催還。借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，承擔(dān)一切賠償責(zé)任。
第十二條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。
第十三條 加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。
第五章 檔案的銷毀
第十三條 辦公室每年對公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料。
第十四條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)辦公室確認(rèn)，報(bào)董事長助理、總經(jīng)理審批，并進(jìn)行登記后予以銷毀。
第十五條 銷毀時(shí)要有二人監(jiān)督，銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。
第六章 罰 則
第十六條 有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級查閱者檔案管理者同罰。
6、泄露公司檔案機(jī)密者。
7、其他危害公司利益的行為。
第二七條 本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充。 對未盡事宜，辦公室隨時(shí)調(diào)整更新。
檔案管理規(guī)章制度4
一、目的：
為使學(xué)校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規(guī)則。
二、內(nèi)容：
1、歸檔制度
(1)對資料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔要求。
(2)按照資料屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。
(3)將資料放入檔案，并輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進(jìn)行。但突發(fā)事件之后或?qū)τ行n案發(fā)生疑問之后也要進(jìn)行檢查核對
3、保衛(wèi)制度
(1)、指定專人負(fù)責(zé)檔案保管。
(2)、備齊必要的存檔設(shè)備。
(3)、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
(4)、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
4、統(tǒng)計(jì)制度
(1)人事檔案的.數(shù)量。
(2)人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
(3)檔案整理和保管情況。
(4)檔案及設(shè)備利用情況。
5、轉(zhuǎn)遞制度
檔案轉(zhuǎn)遞一般由工作調(diào)動(dòng)等原因引起
(1)取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
(2)填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄;
(3)按發(fā)文要求包裝、密封
6、借檔制度
(1)由有關(guān)單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章。
(2)其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料;
(3)證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔
如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案。總經(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
檔案管理規(guī)章制度5
為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：
一、檔案管理的范圍
本公司所有需要?dú)w檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。
二、檔案的管理部門
公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。
三、檔案的分類
在切實(shí)遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實(shí)際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、財(cái)會(huì)檔案。
4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。
5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。
6、基建檔案。
7、外來文件。
8、聲像檔案。
9、實(shí)物檔案。
10、其他檔案。
財(cái)會(huì)檔案是公司財(cái)務(wù)工作過程中形成的憑證、賬簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。
實(shí)物檔案是公司各類活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈(zèng)品、證書、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類進(jìn)行管理。
四、歸檔要求
1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。
3、存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。
4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。
5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價(jià)值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
7、歸檔時(shí)間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
五、檔案的查閱和借閱
1、查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。
2、查閱檔案資料時(shí)一般不得對其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。
3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找。
�。�2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的.，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。
�。�3）要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。
（5）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任。
�。�7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
六、檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。
七、檔案的保管
1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。
2、檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。
3、檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。
4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制；對于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。
5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。
八、檔案的銷毀
公司對各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。
檔案管理規(guī)章制度6
1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
業(yè)主入伙資料
業(yè)戶家庭資料
業(yè)戶聯(lián)系電話
包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、E-mail地址等。
業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料
包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。
業(yè)戶日常維修資料
包括:維修、維修回訪等記錄情況。
業(yè)戶反饋資料
包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。
2、物業(yè)檔案管理的具體措施
業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理::資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
業(yè)戶檔案的收集
xx物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的.原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。
業(yè)戶權(quán)籍資料管理
從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。
業(yè)戶檔案的整理
各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。
3、業(yè)戶檔案的歸檔xx廣場xx號樓項(xiàng)目(---)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。xx物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
4、檔案的利用
為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
5、業(yè)戶檔案的管理
業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件::的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
檔案管理規(guī)章制度7
為切實(shí)加強(qiáng)我單位系統(tǒng)內(nèi)人事、文件檔案的管理，由單位辦公室指定專人對檔案進(jìn)行分類、整理、保管，結(jié)合本單位實(shí)際，特制定以下制度：
一、檔案工作職責(zé)
1、搜集、保管檔案、材料，為國家和部門積累檔案史料（含聲像檔案）；
2、收集鑒別和整理檔案材料；
3、辦理檔案、材料的查閱、借閱和傳遞；
4、登記干部職工職務(wù)、工資的變動(dòng)情況；
5、為有關(guān)部門提供檔案、材料情況
一、目的
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。
第二章檔案歸檔二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
56、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的`剪報(bào)、照片、錄音、
7、工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造假、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量空hi）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。
8、合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。
9、設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。
10、員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。
11、供應(yīng)商檔案
四、歸檔時(shí)間
1、各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
2、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔。
3、員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
4、計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
5、供應(yīng)商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
6、記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔一次。
7、批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
8、未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。五、歸檔份數(shù)
1、原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。
2、使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。六、檔案要求
1、由檔案室和各部門指定派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。 2、對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。 3、文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。
4、文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。
5、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。 6、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
7、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
8、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,整。
七、歸檔手續(xù)
各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記簿》，貴當(dāng)然和檔案員共同簽字確認(rèn)。
第三章檔案的收集與整理八、檔案的收集
1、由各部門指派專人，每周一對其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。
2、由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)
9、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完行系統(tǒng)的、全面的整理。
3、收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量，如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。
九、檔案的整理
1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。
2、檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。
第四章檔案建檔十、分類梳理
歸檔的資料，由檔案員分類、編號、于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》
十一、檔案專用章
所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。
十二、檔案編號章
檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。
十三、檢索目錄
所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。
十四、電子備份
重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。
第五章檔案使用和歸還十五、檔案使用
1、文件復(fù)�。河墒褂萌颂顚憽稒n案復(fù)印件登記簿》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。 2、借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記簿》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。
3、借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記簿》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室制定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。
4、外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫《檔案借出登記簿》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。
5、按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記簿上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
十六、檔案歸還
1、檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在《檔案借出登記簿》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。
2、發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-100元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
3、檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案員進(jìn)行更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。
十七、檔案保管與檢查
1、公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門或個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
2、每月底，由綜合部負(fù)責(zé)人將對檔案室的資料進(jìn)行抽查；每三個(gè)月與檔案元共同對檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。
3、檔案管理應(yīng)賬實(shí)相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。十八、檔案的銷毀
1、對需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。
2、檔案員進(jìn)行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進(jìn)行監(jiān)銷，檔案銷毀須協(xié)同保衛(wèi)部門共同處理。
3、檔案銷毀時(shí)檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。
十九、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
二十、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時(shí)歸還,如需延長借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
杭化新材料綜合管理部
20xx年10月
檔案管理規(guī)章制度8
第一條為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的`、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、
第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門是檔案信息資料的來源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門及時(shí)
第七條舊管
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
檔案管理規(guī)章制度9
目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
管理職責(zé)
行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。
各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。
文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：
制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。
負(fù)責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。
總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。
歸檔資料的范圍、內(nèi)容
計(jì)劃性文件資料
包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。
批示性文件材料
包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。
法規(guī)性文件
包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。
公司的重大決議
包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
總結(jié)性文件
包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。
憑證性材料
包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
匯報(bào)性材料
包括公司向各上級主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等
勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。
調(diào)研性資料
包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。
聲像制品資料
包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。
證件性文書資料
包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
饋贈(zèng)行資料
包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
文件資料的立卷歸檔
檔案的收集
凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存；各類報(bào)表（應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。
業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。
各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。
公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。
立卷歸檔的時(shí)間
凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。
對于某些專門文件，或駐地分散在外的'個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。
立卷歸檔的要求
各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。
填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
立卷應(yīng)把上級文件于本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。
立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。
聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
文秘檔案的借閱
文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。
各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有**，酌情處罰。
對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。
必要時(shí)，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。
文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。
文秘檔案保密要求
檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。
檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。
有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。
企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。
超期檔案的銷毀
對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。
經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。
銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
檔案管理規(guī)章制度10
一、 凡公司各個(gè)基層單位、部門在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。
二、各基層單位、部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
四、歸檔內(nèi)容
1、 凡是反映本單位、本部門工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的原始文件材料（文字、圖表、聲像等）均屬歸檔范圍。
2、 各基層單位、部門應(yīng)歸檔的文件材料。
3、 黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本單位工作時(shí)有特殊保存價(jià)值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。
4、 股東會(huì)、董事會(huì)、年度工作會(huì)議、總裁辦公會(huì)、項(xiàng)目論證會(huì)、業(yè)務(wù)專題會(huì)議等重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、記錄的成套文件材料以及會(huì)議形成的聲像材料等。
5、 頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
6、 請示與批復(fù)文件。
7、 年度工作計(jì)劃、總結(jié)、參考價(jià)值的考察報(bào)告，重要工作匯報(bào)材料等。
8、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的'重要文件、電報(bào)、電話記錄，來自外單位的與公司有關(guān)的文件材料。
9、 員工花名冊、員工個(gè)人信息檔案、入離公司記錄、勞動(dòng)合同（協(xié)議）、薪酬制度，以及職務(wù)任免、職級評定、績效考核、培訓(xùn)等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年4月做歸檔封存。
10、 財(cái)務(wù)預(yù)決算、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、相關(guān)財(cái)務(wù)往來協(xié)議、合同等。以上資料以3至5年為期限視情況做存檔。
11、組織機(jī)構(gòu)、人員編制，各基層單位、部門批準(zhǔn)執(zhí)行的規(guī)章制度。
12、 企業(yè)歷史沿革，包括企業(yè)簡介、大事記、反映企業(yè)重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物宣傳冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。
13、 月度（或季度）的工作綜述、項(xiàng)目動(dòng)態(tài)等文件材料的定稿，編印的企業(yè)要聞、簡報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物（企業(yè)報(bào)、企業(yè)雜志等）的定稿、樣本。
14、 解決法律糾紛問題形成的文件材料。
15、 企業(yè)所有對外簽訂的各種合同、協(xié)議書。
16、 固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。
17、 在購置大型辦公設(shè)備中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙、使用說明書等設(shè)備資料。
18、 審計(jì)、考核及接受上級單位檢查等活動(dòng)中形成的重要文件。
19、 外單位與本企業(yè)的工作來往文件等。
五、 歸檔要求
1、 公司各基層單位、部門應(yīng)在每年三月底以前將上年度已辦理完畢、
需歸檔的文件材料整理、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門移交。
2、 公司各基層單位、部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，在接收相關(guān)文件后的`3個(gè)工作日內(nèi)做好文件資料原件的歸檔工作，不得無故延期或不移交應(yīng)歸檔的文件材料。不能及時(shí)歸檔的，或無法原件存檔的，要做出相應(yīng)說明。如因工作需要還需使用相關(guān)文件，應(yīng)按先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
六、檔案的鑒定與銷毀
1、 行政管理部對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，提出存毀意見，經(jīng)企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
2、 任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，檔案管理人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，經(jīng)報(bào)總裁批準(zhǔn)后方可銷毀。
七、 檔案的借閱
1、 公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需到行政管理部填寫檔案借閱單，經(jīng)直接上級批準(zhǔn)后方可借閱。
2、 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門主管同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、 機(jī)密檔案的借閱需經(jīng)總裁（或分管副總裁）批準(zhǔn)。
4、 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理人員要及時(shí)對歸還的檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，并在登記薄上注銷借用記錄。
5、 借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6、 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。
7、 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經(jīng)濟(jì)處罰。
8、 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
9、 公司人員崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，必須將借閱的檔案及時(shí)歸還。否則，人事專員有權(quán)拒絕辦理調(diào)崗手續(xù)。
檔案管理規(guī)章制度11
第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機(jī)構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。
第六條確定接收的'移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時(shí)入庫并及時(shí)完成檔案匯總統(tǒng)計(jì)、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時(shí)要核對是否有遺漏或損害，及時(shí)放回原處。
第八條定期對庫房檔案進(jìn)行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》
三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。
四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準(zhǔn)，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應(yīng)立即知會(huì)辦公室進(jìn)行處置。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第六條檔案的銷毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
一、設(shè)備檔案的歸檔范圍
(一)設(shè)備儀器依據(jù)性文件材料。
(二)設(shè)備儀器隨機(jī)文件室材料。
(三)設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)文件材料。
二、設(shè)備檔案的立卷歸檔要求
凡重要設(shè)備須歸檔的文件材料，在設(shè)備進(jìn)單位時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守設(shè)備開箱驗(yàn)收制度，驗(yàn)收時(shí)，須由檔案室人員、設(shè)備使用部門雙方到場驗(yàn)收并填寫設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄，以保證設(shè)備檔案的完整、齊全。驗(yàn)收完畢交檔案室保管。
三、設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間
設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間是隨時(shí)歸檔。
四、設(shè)備檔案的立卷要求
1、設(shè)備檔案文件材料要收集齊全，系統(tǒng)整理，書寫材料優(yōu)良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利于長遠(yuǎn)保存。
2、案卷裝訂應(yīng)在組卷、卷內(nèi)文件排列和編目的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
3、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面，一般以A4圖幅為標(biāo)準(zhǔn)。
4、長遠(yuǎn)保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時(shí)，其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀。
五、設(shè)備檔案的借閱和保管
1、設(shè)備檔案應(yīng)及時(shí)歸入檔案室專柜存放。各部門需要查閱時(shí)，可按規(guī)定向檔案室借閱，若要復(fù)印或常借等，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，方可實(shí)施，任何科室和個(gè)人不得將其原始材料占為已有。
2、安監(jiān)局檔案室負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
檔案管理規(guī)章制度12
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課(寧波地區(qū))負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件(畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書)復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案(內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料)并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的`人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司人事
離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無遺留問題;員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期(每月25日)對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后;對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失;發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等;檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3轉(zhuǎn)遞(員工異動(dòng))：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)(或總裁)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。人事檔案管理規(guī)章制度6
一、牢固樹立保密觀念，嚴(yán)格遵守黨和國家的保密制度，嚴(yán)防失密、泄密事故發(fā)生。
二、不得向與工作無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)用電話、傳真提供密秘級以上檔案。
三、凡借閱秘密級以上檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案館長批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借出、復(fù)制或摘抄。
四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨(dú)保管。
五、密級檔案要經(jīng)常查對，失泄密時(shí)要及時(shí)上報(bào)局主管領(lǐng)導(dǎo)，并對責(zé)任者進(jìn)行追究處量。
六、非檔案工作人員不得進(jìn)入檔案庫房。
七、任何人不準(zhǔn)私自保存檔案或攜檔案進(jìn)入公共場所。
八、檔案管理人員應(yīng)熟知本局各類檔案的密級劃分，調(diào)密級檔案時(shí)不少于兩名工作人員。
九、檔案在傳遞時(shí)應(yīng)以機(jī)密件通過機(jī)要通信轉(zhuǎn)出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。
檔案管理規(guī)章制度13
第一章擬建立的規(guī)章制度
一、擬建立的公眾管理制度包括業(yè)主臨時(shí)公約、業(yè)主委員會(huì)章程、客戶服務(wù)指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設(shè)施設(shè)備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進(jìn)出停放管理須知、消防管理須知、環(huán)境衛(wèi)生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業(yè)場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。
根據(jù)招標(biāo)書要求提供的《業(yè)主臨時(shí)公約》附文如下,其他詳細(xì)內(nèi)容此處略。
注:《鳳凰城業(yè)主臨時(shí)公約》建議稿附后。
二、擬建立的內(nèi)部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎(jiǎng)懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項(xiàng)決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
三、擬建立的質(zhì)量手冊及程序文件包括質(zhì)量手冊、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計(jì)開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
四、擬建立的工作手冊包括各級崗位職責(zé)工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊、費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報(bào)修工作手冊、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務(wù)工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
五、擬建立的質(zhì)量記錄文件因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;
客戶家庭資料;
客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的.聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、E-mail地址等;
客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動(dòng)情況等;
客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;
客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。
二、物業(yè)檔案管理的具體措施客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
1、客戶檔案的收集設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對客戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。
資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。
在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行客戶一戶一檔。
2、客戶權(quán)籍資料管理從客戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。
管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。
3、客戶檔案的整理各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。
物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
5、檔案的利用為客戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
6、客戶檔案的管理客戶檔案的使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。
客戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
檔案管理規(guī)章制度14
第一條為了加強(qiáng)城市地下管線工程檔案的管理，保障地下管線安全，充分發(fā)揮地下管線檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。
第二條本辦法適用于本市城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)地下管線工程檔案的管理。
本辦法所稱城市地下管線工程檔案，是指本市城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建的包括城市供水、排水、燃?xì)�、熱力、電力、電信、廣播電視、工業(yè)等在內(nèi)的各類地下管線及相關(guān)的人防、地鐵等工程檔案。
第三條市建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本市城市地下管線工程檔案管理工作。
市城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)城市地下管線工程檔案管理的具體工作，業(yè)務(wù)上受市檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。
第四條建設(shè)單位在編制建設(shè)項(xiàng)目修建性詳細(xì)規(guī)劃前，應(yīng)當(dāng)?shù)绞谐墙n案管理機(jī)構(gòu)查詢施工地段的地下管線工程檔案，取得該施工地段地下管線現(xiàn)狀資料。并在申請領(lǐng)取建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)，報(bào)送規(guī)劃行政主管部門。
第五條建設(shè)單位辦理地下管線工程施工許可手續(xù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)與市城建檔案管理機(jī)構(gòu)簽訂《移交檔案責(zé)任書》。
第六條施工單位在地下管線工程施工前應(yīng)當(dāng)取得施工地段地下管線現(xiàn)狀資料；施工中發(fā)現(xiàn)未建檔的管線，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通過建設(shè)單位向建設(shè)行政主管部門報(bào)告。
建設(shè)行政主管部門接到報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)單位查明地下管線的性質(zhì)、權(quán)屬，責(zé)令地下管線產(chǎn)權(quán)單位測定其坐標(biāo)、標(biāo)高及走向。地下管線產(chǎn)權(quán)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)將測量的資料報(bào)送市城建檔案管理機(jī)構(gòu)。
第七條地下管線工程覆土前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的工程測量單位，按照《城市地下管線探測技術(shù)規(guī)程》采用gps定位技術(shù)進(jìn)行竣工測量，形成準(zhǔn)確的竣工測量數(shù)據(jù)文件和管線工程測量圖，并經(jīng)地下管線產(chǎn)權(quán)單位進(jìn)行確認(rèn)。
實(shí)施監(jiān)理的地下管線工程，監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)對地下管線工程檔案資料進(jìn)行審查確認(rèn)。
對重要的地下管線工程施工中檔案資料的形成，市城建檔案管理機(jī)構(gòu)可進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督檢查，有關(guān)部門、單位應(yīng)當(dāng)給予配合。
第八條地下管線工程竣工驗(yàn)收前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)提請市城建檔案管理機(jī)構(gòu)對地下管線工程檔案進(jìn)行專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收，合格后方可進(jìn)行地下管線工程竣工驗(yàn)收。
市重點(diǎn)項(xiàng)目的地下管線工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)通知市檔案行政管理部門派員參加預(yù)驗(yàn)收并參加竣工檔案的驗(yàn)收。
第九條工程測量單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)向市城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交有關(guān)地下管線工程的1：500城市地形圖和控制成果。
對于工程測量單位移交的城市地形圖和控制成果，市城建檔案管理機(jī)構(gòu)不得出售、轉(zhuǎn)讓。
第十條建設(shè)單位在地下管線工程竣工驗(yàn)收備案前，應(yīng)當(dāng)向市城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交下列檔案資料：
(一)地下管線工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖；
(二)地下管線竣工測量成果；
(三)其他應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件、工程照片、錄像等資料。
城市供水、排水、燃?xì)�、熱力、電力、電信等地下管線專業(yè)管理單位(以下簡稱地下管線專業(yè)管理單位)應(yīng)當(dāng)及時(shí)向市城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交地下管線專業(yè)圖。
第十一條地下管線專業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)將更改、報(bào)廢、漏測部分的地下管線工程檔案，及時(shí)修改補(bǔ)充到本單位的地下管線專業(yè)圖上，并在一個(gè)月內(nèi)將修改補(bǔ)充的地下管線專業(yè)圖(含電子和紙質(zhì)圖)及有關(guān)資料向市城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。
第十二條建設(shè)單位向市城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交的檔案資料應(yīng)當(dāng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《遼寧省建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定及其他有關(guān)要求。
第十三條地下管線工程竣工檔案必須完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，不得涂改和偽造，并需編制單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章。
第十四條市建設(shè)行政主管部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同專業(yè)地下管線工程管理部門不定期組織地下管線普查，并對地下管線信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修正。
本辦法實(shí)施前地下管線工程已投入使用的，由市建設(shè)行政主管部門組織普查，各專業(yè)地下管線工程管理部門予以配合。普查成果經(jīng)各專業(yè)地下管線工程管理部
門確認(rèn)后，由市城建檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一接收和管理。
各專業(yè)地下管線工程管理部門可從市城建檔案管理機(jī)構(gòu)免費(fèi)查詢本部門管理單位的專業(yè)地下管線工程檔案資料。
第十五條市城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)繪制地下管線綜合圖，建立地下管線信息系統(tǒng)，并及時(shí)接收普查和補(bǔ)測、補(bǔ)繪所形成的地下管線成果。
市城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)地下管線專業(yè)圖等有關(guān)地下管線工程檔案資料和工程測量單位移交的城市地形圖和控制成果，及時(shí)修改城市地下管線綜合圖，并輸入城市地下管線信息系統(tǒng)。
第十六條市城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的管理制度，配備專業(yè)人員，做好地下管線工程檔案的接收、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用和保密工作。
第十七條市城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立地下管線工程檔案資料的利用制度，積極開發(fā)地下管線工程檔案資源，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供服務(wù)。
第十八條違反本辦法規(guī)定，建設(shè)單位未報(bào)送地下管線工程檔案的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令改正，并處1萬元以上10萬元以下罰款；對單位直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員，處單位罰款數(shù)額5％以上10％以下罰款；因建設(shè)單位未報(bào)送地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，建設(shè)單位依法承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
第十九條違反本辦法規(guī)定，建設(shè)單位不按期報(bào)送地下管線工程檔案資料或者報(bào)送的.地下管線工程檔案資料不符合規(guī)定要求的，由市城建檔案管理機(jī)構(gòu)責(zé)令其限期報(bào)送；逾期不報(bào)送的，市城建檔案管理機(jī)構(gòu)可以委托具備相應(yīng)資質(zhì)的單位進(jìn)行測繪，測繪費(fèi)用由建設(shè)單位承擔(dān)。
第二十條違反本辦法規(guī)定，地下管線專業(yè)管理單位未移交地下管線工程檔案的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令改正，并處1萬元以下罰款；因地下管線專業(yè)管理單位未移交地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，地下管線專業(yè)管理單位依法承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
第二十一條違反本辦法規(guī)定，建設(shè)單位和施工單位未按照規(guī)定查詢和取得施工地段的地下管線資料而組織施工，損壞地下管線給他人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任。
第二十二條違反本辦法規(guī)定，工程測量單位未按照規(guī)定提供準(zhǔn)確的地下管線測量成果，致使施工時(shí)損壞地下管線給他人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任。
第二十三條建設(shè)行政主管部門實(shí)施行政處罰后須報(bào)市檔案行政管理部門備案。
第二十四條市城建檔案管理機(jī)構(gòu)因保管不善，致使檔案丟失，或者違反保密制度提供地下管線工程檔案資料的，或者因匯總管線信息資料錯(cuò)誤致使在施工中造成損失的，應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；相關(guān)責(zé)任人員，由有關(guān)部門依法給予行政處分。
第二十五條規(guī)劃區(qū)以外的地下管線工程檔案管理參照本辦法執(zhí)行。
第二十六條本辦法自10月1日起施行。
檔案管理規(guī)章制度15
一、分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1.組織本單位檔案工作的宣傳、貫徹，執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。
2.加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入本單位的整體發(fā)展計(jì)劃，列入本單位議事日程，督促分管部門按上級和本單位檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。
3.關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、檔案人員職責(zé)
1.貫徹實(shí)施《檔案法》等檔案工作的.法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。
2.對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3.負(fù)責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。
4.負(fù)責(zé)管理本單位各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。
5.按時(shí)向上級主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。
6.按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
三、兼職檔案人員職責(zé)
1.堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2.負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3.歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要。
4.保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5.主動(dòng)接收本單位檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
6.積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。
7.按檔案室要求對檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8.按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。
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