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公司印章管理標(biāo)準(zhǔn)
公司印章管理標(biāo)準(zhǔn)
范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司總部印章的刻制、印章的啟用（更換）、作廢、印章的保管、印章的使用等要求。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司總部各部門及所屬單位的印章管理工作。
規(guī)范性引用文件
無(wú)
術(shù)語(yǔ)和定義
下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
印章
本標(biāo)準(zhǔn)所提及的印章是指公司公章、人名章、部門名章以及公司各類業(yè)務(wù)專用章。
公司公章
是指公司處理內(nèi)外部事務(wù)的印鑒，包括公司法定名稱章（簡(jiǎn)稱公司名章）、公司董事會(huì)印章和公司黨委印章。
人名章
是指有法定效力的公司法定代表人名章。
部門名章
是指冠以公司部門名稱的印章。
公司業(yè)務(wù)專用章
是指用于公司對(duì)外開展各類具體業(yè)務(wù)時(shí)使用的印章，業(yè)務(wù)專用章只用于該章所標(biāo)示的具體業(yè)務(wù)。
電子印章
電子印章技術(shù)以先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)模擬傳統(tǒng)實(shí)物印章，其管理、使用方式符合實(shí)物印章的習(xí)慣和體驗(yàn)，其加蓋的電子文件具有與實(shí)物印章相同的外觀、相同的有效性。
職責(zé)
公司領(lǐng)導(dǎo)
負(fù)責(zé)對(duì)重要用章事宜的審批。
印章的管理和使用部門
綜合管理部
負(fù)責(zé)公司總部各部門的印章啟用（更換）、刻制、作廢管理。
負(fù)責(zé)公司公章（包括公司名章、公司董事會(huì)印章和公司黨委印章）的使用管理。
負(fù)責(zé)公司法定代表人名章（用于經(jīng)法定代表人授權(quán)后的相關(guān)業(yè)務(wù)工作）的使用管理。
負(fù)責(zé)公司合同專用章的使用管理。
負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章和用于本部門業(yè)務(wù)的法定代表人名章的使用管理。
負(fù)責(zé)對(duì)公司總部、各單位各類印章和公司法定代表人名章使用管理的監(jiān)督、檢查、考核。
紀(jì)委監(jiān)察部
負(fù)責(zé)內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司紀(jì)委監(jiān)察部名章的使用管理。
工會(huì)
負(fù)責(zé)內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司工會(huì)各類印章的使用管理。
財(cái)務(wù)資產(chǎn)部
負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)專用章和用于本部門業(yè)務(wù)的法定代表人名章的使用管理。
人力資源部
負(fù)責(zé)公司人力資源部各業(yè)務(wù)專用章和用于本部門業(yè)務(wù)的法定代表人名章的使用管理。
住房資金管理中心
負(fù)責(zé)住房資金管理各業(yè)務(wù)專用章的使用管理。
總部各部門
負(fù)責(zé)本部門名章的使用管理。
所屬各單位
負(fù)責(zé)本單位各類印章的使用管理。
管理活動(dòng)的方法和內(nèi)容
本標(biāo)準(zhǔn)所依據(jù)的流程
本標(biāo)準(zhǔn)所依據(jù)的包括：
Q/ND 21501 06-LC 01-2016 公司公章使用審批流程（附錄圖A.1）；
Q/ND 21501 06-LC 02-2016 公司法定代表人名章使用（工程項(xiàng)目相關(guān)業(yè)務(wù)）審批流程（附錄圖A.2）；
Q/ND 21501 06-LC 03-2016 印章啟用（更換）作廢流程（附錄圖A.3）。
印章刻制
公司所有印章的刻制均由綜合管理部負(fù)責(zé)。公司公章、公司法定代表人名章、公司各類業(yè)務(wù)專用章需經(jīng)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)核準(zhǔn)備案，到指定單位刻制。公司各部門名章需到公安機(jī)關(guān)指定單位刻制。印章的規(guī)格、樣式按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
因業(yè)務(wù)需要、機(jī)構(gòu)變動(dòng)、印章磨損等原因需要刻制印章時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，填寫《內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章刻制審批單》（附錄表B.1），經(jīng)使用部門領(lǐng)導(dǎo)同意簽字，送綜合管理部負(fù)責(zé)人審核，必要時(shí)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部統(tǒng)一刻制。
各部門不得擅自刻制印章。
印章的啟用（更換）、作廢
印章啟用、作廢時(shí)，需由印章的管理和使用部門下發(fā)啟用、作廢通知，明確啟用日期、主送單位、啟用印模，更換印章的需同時(shí)附作廢印模，業(yè)務(wù)專用章啟用、作廢通知需抄送業(yè)務(wù)相關(guān)單位并告知本單位業(yè)務(wù)相關(guān)部門。
各部門應(yīng)在印章啟用、作廢通知發(fā)布的五個(gè)工作日內(nèi)將作廢的印章交由綜合管理部封存。綜合管理部對(duì)交回的公司公章、公司法定代表人名章、公司各類業(yè)務(wù)專用章要登記造冊(cè)，并于十五日內(nèi)交回備案或批準(zhǔn)刻制的公安機(jī)關(guān)；對(duì)交回的部門名章移交檔案部門存檔。
人名章按其干部任免規(guī)定時(shí)間啟用、廢止。
印章保管
各印章的管理和使用部門必須按相應(yīng)管理職責(zé)設(shè)專人保管印章。
印章保管必須安全可靠，必要時(shí)須配備保險(xiǎn)箱等硬件設(shè)施。
印章保管人不得將印章隨意放置，使用后和下班前查看是否已將印章妥善存放。
印章保管人如因請(qǐng)假、休假等原因不在崗時(shí)，需指定其他人員代管印章，印章保管人與代管人交接工作時(shí)應(yīng)說(shuō)明注意事項(xiàng)，并填寫《內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章管理交接單》（附錄表B.2）。
印章保管人離職或調(diào)離工作崗位后，必須將印章管理工作全部交接，并填寫《內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章管理交接單》（附錄表B.2）。
印章不得轉(zhuǎn)借，一般不得帶離保管場(chǎng)所，如需帶出應(yīng)在《內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3）注明外出使用，同時(shí)由印章攜帶人填寫《內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章外出使用登記審批表》（附錄表B.4）。印章攜帶人應(yīng)妥善保管印章，辦理完畢后應(yīng)立即返回。
公司公章、公司法定代表人名章、公司各類業(yè)務(wù)專用章丟失時(shí)，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門書面報(bào)告，并立即公告印章作廢，同時(shí)通知當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)相關(guān)單位，按上述規(guī)定重新履行印章刻制手續(xù)。其他印章丟失時(shí)，應(yīng)立即公告印章作廢，按上述規(guī)定重新履行印章刻制手續(xù)。
印章使用
印章使用總體原則
貫徹“一口對(duì)外”的原則，凡以公司名義對(duì)外聯(lián)系的事宜，必須使用公司公章或公司各類業(yè)務(wù)專用章。
印章的管理和使用部門應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)用印事宜，遵循使用審批流程，逐級(jí)審批后方可用章。對(duì)用印手續(xù)不全的，堅(jiān)決不予用印。
內(nèi)蒙給電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司紀(jì)委監(jiān)察部名章的管理和使用可參照本標(biāo)準(zhǔn)制定相應(yīng)管理規(guī)范。
內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司工會(huì)名章、法定代表人名章、財(cái)務(wù)專用章的管理和使用可參照本標(biāo)準(zhǔn)制定相應(yīng)管理規(guī)范。
公司公章的使用
公司名章
公司發(fā)文加蓋公司名章。
凡需加蓋公司名章的材料，需填寫《內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3），經(jīng)主辦部門（單位）、業(yè)務(wù)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，綜合管理部負(fù)責(zé)人審核，必要時(shí)送公司領(lǐng)導(dǎo)審批后用印，并由印章保管人登記并留存審批資料。
凡在介紹信上加蓋印章時(shí)，需經(jīng)介紹信使用部門、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，綜合管理部負(fù)責(zé)人同意，必要時(shí)填寫《內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3）后，方可在介紹信上加蓋印章。
一般不得在介紹信、便函、材料證明等空白紙頁(yè)上加蓋印章。如需加蓋須在《內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3）上特別注明加蓋原因，并經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審核，必要時(shí)請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)后方可用印。
蓋章材料必須與審批表上登記內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，并嚴(yán)格按照印章使用范圍用印。已加蓋公司名章需替換的材料，需附情況說(shuō)明，必要時(shí)重新履行印章使用審批流程，并將原加蓋印章的材料交回后，方可用印。
凡公司總部職工個(gè)人因私出境、出國(guó)等相關(guān)證明材料需加蓋公司名章的，需填寫《內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3），經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核，公司廠局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員和總部部門及掛靠單位處（科）級(jí)管理人員（含四、五級(jí)職員和相應(yīng)退二線人員）由公司組織部、干部管理部登記備案用章事宜，公司總部、掛靠單位處（科）級(jí)以下職工因私出國(guó)（境）由人力資源部登記備案用章事宜，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審核后用印，并由印章保管人登記并留存審批資料。
辦理授權(quán)委托相關(guān)業(yè)務(wù)需加蓋公司名章的，需在公司法律事務(wù)信息系統(tǒng)中履行授權(quán)委托審批流程，由法定代表人簽字確認(rèn)后，方可加蓋。
除對(duì)外投資、擔(dān)保類合同經(jīng)法律事務(wù)室審批后可加蓋公司名章外，其他合同不得加蓋公司名章。
公司董事會(huì)印章
董事會(huì)發(fā)文、董事會(huì)決議、董事會(huì)履行所出資企業(yè)章程中規(guī)定的股東職權(quán)相關(guān)文書，需經(jīng)董事長(zhǎng)審批，綜合管理部負(fù)責(zé)人審核后加蓋公司董事會(huì)印章。
公司黨委印章
公司黨委發(fā)文加蓋公司黨委印章。
凡需加蓋公司黨委印章的材料，需填寫《內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3），經(jīng)主辦部門、業(yè)務(wù)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，綜合管理部負(fù)責(zé)人審核，必要時(shí)送公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批后用印，并由印章保管人登記并留存審批資料。
公司法定代表人名章
如遇法定代表人外出等特殊情況，可經(jīng)法定代表人對(duì)相關(guān)工作事項(xiàng)進(jìn)行口頭授權(quán)后，由綜合管理部負(fù)責(zé)人審核，登記備案后加蓋。
涉及工程備案等業(yè)務(wù)需加蓋公司法定代表人名章的，需由工程項(xiàng)目相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門填寫《XX工程備案申請(qǐng)表法人簽字表單》（附錄表B.5）并附上相關(guān)證明文件及材料，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，法定代表人審批后加蓋印章。
公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部使用的法定代表人名章，是按照有關(guān)法律法規(guī)授權(quán)取得，是內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司銀行賬戶預(yù)留印鑒（主要用于賬戶開立、撤銷、變更、日常對(duì)賬及銀行柜臺(tái)業(yè)務(wù)）、支票簽發(fā)、承兌匯票背書以及公司收付款業(yè)務(wù)等的使用。由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部制定相應(yīng)管理規(guī)范，嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定管理使用。
公司人力資源部使用的法定代表人名章，是按照有關(guān)法律法規(guī)授權(quán)取得，是內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司養(yǎng)老保險(xiǎn)基金委員會(huì)以及內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司企業(yè)年金管理委員會(huì)銀行賬戶預(yù)留印鑒（主要用于賬戶開立、撤銷、變更、日常對(duì)賬及銀行柜臺(tái)業(yè)務(wù)）、支票簽發(fā)以及該賬戶下的收付款業(yè)務(wù)等的使用。由人力資源部制定相應(yīng)管理規(guī)范，嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定管理使用。
公司綜合管理部機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)處使用的法定代表人名章，是按照有關(guān)法律法規(guī)授權(quán)取得，是內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部銀行賬戶預(yù)留印鑒（主要用于賬戶開立、撤銷、變更、日常對(duì)賬及銀行柜臺(tái)業(yè)務(wù)）、支票簽發(fā)以及公司收付款等業(yè)務(wù)的使用。由綜合管理部制定相應(yīng)管理規(guī)范，嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定管理使用。
各法定代表人名章管理和使用部門需將授權(quán)委托書復(fù)印件及法定代表人名章印模交綜合管理部備案。
公司業(yè)務(wù)專用章
公司各類業(yè)務(wù)專用章，由印章的管理和使用部門制定相應(yīng)管理規(guī)范，建立逐級(jí)審批流程，涉及一般業(yè)務(wù)事項(xiàng)需加蓋印章的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后用印；涉及公司重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)需加蓋印章的，需逐級(jí)審核，經(jīng)公司分管、主要領(lǐng)導(dǎo)審批后用印。
凡以公司名義簽署的各類對(duì)外協(xié)議、合同，應(yīng)使用公司合同專用章，并在履行法律事務(wù)信息系統(tǒng)相應(yīng)審批流程后加蓋。
部門名章
部門名章僅適用于以本部門名義印發(fā)的文件以及本部門與其他業(yè)務(wù)相關(guān)部門、系統(tǒng)各單位工作聯(lián)系等事宜。
部門名章一般不得用于對(duì)外簽訂協(xié)議、合同，不得用于對(duì)外提供擔(dān)保、承諾和開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，不得用于對(duì)外回復(fù)、答復(fù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
部門名章均由各部門自行管理，各部門需根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)制定本部門印章管理標(biāo)準(zhǔn)。
電子印章的使用
電子印章使用管理流程與其對(duì)應(yīng)的實(shí)物印章一致。
印章使用考核
各部門、單位必須嚴(yán)格遵守本標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定事項(xiàng)，公司綜合管理部將按照業(yè)績(jī)考核細(xì)則考核各部門、單位執(zhí)行情況。
檢查與評(píng)價(jià)
電力公司綜合管理部對(duì)本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的管理活動(dòng)進(jìn)行檢查，并對(duì)表1所列的指標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)性評(píng)價(jià)，依據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果提出考核意見(jiàn)，各部門、單位負(fù)責(zé)對(duì)本部門、單位內(nèi)部進(jìn)行指標(biāo)評(píng)價(jià)。
評(píng)價(jià)項(xiàng)目與指標(biāo)
序號(hào)
評(píng)價(jià)項(xiàng)目
評(píng)價(jià)指標(biāo)
責(zé)任部門
評(píng)價(jià)部門
1
嚴(yán)格程序、規(guī)范用印情況
差錯(cuò)次數(shù)
印信保管人
相關(guān)部門（單位）負(fù)責(zé)人
2
用印登記和用印臺(tái)賬使用情況
臺(tái)賬完整率
印信保管人
相關(guān)部門（單位）負(fù)責(zé)人
3
印章廢止、啟用情況
在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成相關(guān)手續(xù)
綜合管理部
和相關(guān)部門
分管領(lǐng)導(dǎo)
報(bào)告和記錄
表2給出了執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)形成的報(bào)告和記錄
報(bào)告和記錄
序號(hào)
名稱
填寫部門
保存地點(diǎn)
保存期限
1
內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章刻制審批單
相關(guān)部門（單位）、
綜合管理部
綜合管理部
長(zhǎng)期
2
內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章管理交接單
綜合管理部
綜合管理部
長(zhǎng)期
3
內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章外出使用登記審批表
綜合管理部
綜合管理部
長(zhǎng)期
4
內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司印章使用登記審批表
相關(guān)部門（單位）、
綜合管理部
綜合管理部
長(zhǎng)期
5
XX工程備案申請(qǐng)表法人簽字表單
相關(guān)部門（單位）
綜合管理部
長(zhǎng)期
*附件見(jiàn)文件
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