英文書(shū)信格式

　　英文書(shū)信格式

　　英語(yǔ)書(shū)信結(jié)構(gòu)一般有以下幾個(gè)部分組成：

　　1）信封（envelope）

　　英語(yǔ)的信封和中文的一樣，有三部分組成，即發(fā)信人地址、收信人地址和郵票。只不過(guò)英語(yǔ)信封的格式除了郵票所貼的位置（信封的右上角）和中文的一樣外，英語(yǔ)信封上要寫(xiě)的發(fā)信人和收信人的地址和中文的大不一樣。發(fā)信人的地址應(yīng)寫(xiě)在信封的左上角，收信人的地址應(yīng)寫(xiě)在信封偏中右偏下處，英文書(shū)信的地址應(yīng)從小寫(xiě)到大，先寫(xiě)門(mén)牌號(hào)碼，再寫(xiě)街道、城鎮(zhèn)、省或州及郵政編碼，最后是國(guó)家名稱(chēng)。國(guó)家名稱(chēng)的每一個(gè)字母都要大寫(xiě)。

　　2）信頭 (heading)

　　公司信紙上方居中一般都印有其名稱(chēng)、地址和聯(lián)系號(hào)碼，這就是通常所說(shuō)的信頭。在沒(méi)有信頭的普通信紙上寫(xiě)信，作者就需要寫(xiě)明回郵地址和聯(lián)系號(hào)碼。

　　3）封內(nèi)日期(Date Line)

　　封內(nèi)日期是寫(xiě)信或打字時(shí)的日期。封內(nèi)日期寫(xiě)在信頭或作者地址的下兩行。

　　4）封內(nèi)地址(Inside Address)

　　封內(nèi)地址是收信人的地址，包括姓名，職務(wù)(如適用)，公司名稱(chēng)(如適用)，街道名稱(chēng)或信箱號(hào)，城市，州或省，郵政編碼和國(guó)家。封內(nèi)地址通常寫(xiě)在左手邊，在日期線(xiàn)和稱(chēng)呼之間。

　　5）稱(chēng)呼(Salutation)

　　稱(chēng)呼是一封信開(kāi)頭對(duì)收信人的稱(chēng)呼，寫(xiě)在封內(nèi)地址或提示句下兩三行。稱(chēng)呼后可以寫(xiě)冒號(hào)或逗號(hào)。在商業(yè)信函或其他正式書(shū)信中，用冒號(hào)。

　　在非正式書(shū)信中，稱(chēng)呼后用逗號(hào)。(注意：盡量避免使用“To Whom It May Concern” 或“Dear Sir or Madam”,因?yàn)檫@種稱(chēng)呼已經(jīng)過(guò)時(shí)，并且不很友好。改進(jìn)方法是爭(zhēng)取確定收信人的姓名，或使用“Dear Human Resources Manager”，“Dear Friends”這樣的稱(chēng)呼。在給律師或外交領(lǐng)事寫(xiě)信時(shí)，可以使用“Esquire”或“Esq.”這樣的頭銜，但它們不應(yīng)出現(xiàn)在稱(chēng)呼中。同樣，如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”，如“George Bush,Jr.”也不能把它們包含在稱(chēng)呼中。)

　　6）頭銜(Titles)

　　除非寫(xiě)信人與收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上“Mr.”，“Professor”等表示禮貌的頭銜。

　　7）提示句(選擇性)Attention Line(optional)

　　提示句的用途是指明把信送給某個(gè)具體的人或部門(mén)處理，盡管信是寫(xiě)給這個(gè)組織的。另外，在指明的收信人不在時(shí)，它也允許組織中其他人查看信的內(nèi)容。提示句通常寫(xiě)在封內(nèi)地址的下兩行或封內(nèi)地址的上面。

　　8）主題句(選擇性)Subject Line(optional)

　　主題句簡(jiǎn)要說(shuō)明信的內(nèi)容。通常寫(xiě)在封內(nèi)地址和稱(chēng)呼之間。如果寫(xiě)信人不知道收信人的姓名，也可以用主題句代替稱(chēng)呼。為了收到最佳效果，可以給主題句加下劃線(xiàn)，或大寫(xiě)主題句。

　　9）正文(Body of the Letter)

　　正文的格式多種多樣。商業(yè)信函最好使用齊頭式。而私人信件通常不用齊頭式。在齊頭式書(shū)信中，全部?jī)?nèi)容包括日期和信尾問(wèn)候語(yǔ)，都從左側(cè)頂格開(kāi)始。段落開(kāi)頭不空格，各段之間空兩行。

　　修正齊頭式，是使用最為廣泛的一種格式，商業(yè)和私人信件都可以使用，盡管在私人信件中不一定要寫(xiě)回郵地址和封內(nèi)地址。使用沒(méi)有印刷信頭的普通信紙時(shí)，這種格式最合適。與齊頭式不同，發(fā)信人地址、日期，信尾問(wèn)候語(yǔ)和簽名都從中間開(kāi)始寫(xiě)。其余部分從左邊開(kāi)始。

　　10）寫(xiě)信人簽名(Writer's Identification/ Signature)

　　寫(xiě)信人的簽名、名字和頭銜(如果適用)，寫(xiě)在信尾問(wèn)候語(yǔ)同側(cè)三四行以下的位置。應(yīng)親筆簽上寫(xiě)信人自己的姓名。如果是用打字機(jī)或電腦寫(xiě)的信，在寫(xiě)信人簽名的上方，同樣應(yīng)該打上寫(xiě)信人的姓名。

　　11）附注(Notions)

　　附注寫(xiě)在寫(xiě)信人簽名下兩行的位置，附注包括參考縮寫(xiě)，附件的數(shù)目和內(nèi)容以及將收到這封信副本的人員名單。附注寫(xiě)在左側(cè)。

　　12）信尾問(wèn)候語(yǔ)(Complimentary Closing)

　　信尾問(wèn)候語(yǔ)是寫(xiě)在信尾的告別話(huà)語(yǔ)，例如Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,通常位于正文兩三行以下。第一個(gè)單詞的第一個(gè)字母要大寫(xiě)，最后以逗號(hào)結(jié)尾。

　　英文書(shū)信

　　Dear Sir:

　　It is my pleasure to recommend Mr. Fu-ping Wang for his application to graduate studies in your school.

　　Mr. Wang has been my research assistant of the National Science Council's project "The United States and the United Nations' Financial Crisis: The Role of U.S. Congress" since September 1997. His major responsibilities include information collecting, analyzing and translating. He is an enthusiastic and progressive young man with extremely high potentiality. Mr. Wang is not only quick at learning and good at solving difficult problems, but also with a logical mind that enables him to effectively analyze difficulties. All the work handed to him was completed satisfactorily. Actually, he is so reliable that I assign him with heavy responsibilities. With his help, I have been able to spend more time in writing the research paper. I really consider myself very fortunate to have such a capable assistant.

　　I am certain his diligence, coupled with a good competence and pleasant personality, will assure him of academic achievements in his future academic pursuits. I strongly recommend his admission without any reservation.

　　Sincerely yours,

　　Chung Wei-kuo

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