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文書檔案管理制度
文書檔案管理制度（一）
1、文書立卷
每年年初機關文書部門或業(yè)務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特征逐項分開。
�、俜帜甓�。將文件按其形成的年度分開。
�、诜旨墑e。將文件按其作者之間的關系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復、下級的請示應放在一起。
�、鄯謾C構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。
�、芊謫栴}。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
�、莘制谙�。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。
在文書分類的基礎上，根據(jù)實際情況，靈活運用文件各特征（問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機關），分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機關等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號；填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷；填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。
2、檔案管理
將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學習和掌握檔案保護技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。
3、檔案利用
準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關文件，需經(jīng)秘書長批準；對摘抄、復制的檔案資料進行審核、登記，然后在摘抄、復印件上注明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。
4、檔案統(tǒng)計
建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關部門。
5、檔案鑒定
根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業(yè)務部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、常委會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
文書檔案管理制度（二）
一、中心公文的起草、簽發(fā)，不準用圓珠筆、鉛筆、紅色筆。
二、以中心名義制發(fā)的所有公文，由擬稿人編寫發(fā)文稿紙，經(jīng)分管領導或科負責人核稿簽字后，由中心主任簽發(fā)。
三、中心檔案包括各種文字、圖表、簿冊、音像、磁盤、光盤等不同形式、不同載體的檔案材料。
四、歸檔范圍是國家、省、市、區(qū)文件；中心領導參加上級會議帶回的主要文件材料；中心的文件、會議記錄、領導講話、工作總結(jié)、資料、照片、音像材料；中心制定的章程、制度、規(guī)定等文字材料；中心干部檔案、干部花名冊、干部獎懲及調(diào)動等有關文字材料等內(nèi)容。
五、歸檔時間
（一）文書檔案，各科應隨時形成；
（二）會計檔案，由財務室整理編目并保存一年，在次年6月底前向檔案室移交；
�。ㄈ┞曄駲n案，在聲像檔案形成后一個月內(nèi)形成，當事人必須寫好材料說明后整理交檔案室；
�。ㄋ模┩獬鲩_會、考察、學習等活動帶回的文件材料，按規(guī)定處理完畢后及時交檔案室。
�。ㄎ澹└骺茩n案應于每年12月底歸檔完畢。
六、歸檔要求
�。ㄒ唬└骺频奈募牧希稍摽曝撠熓占R全、完整造冊，年底交檔案室管理。
�。ǘ┲谱鳉w檔的文件材料，須用紙規(guī)格統(tǒng)一，字跡工整，且只能用碳素墨水或藍黑墨水填寫、修改、審批和簽名，以便保護檔案。
�。ㄈ┓惨灾行拿x發(fā)出的文件，必須保存原稿，并附正式文件1份。
七、檔案室要建立檔案的登記、統(tǒng)計臺帳，及時記載檔案的收進、移出等變動情況，每年核對、檢查一次，做到帳實相符。
八、要保持檔案庫房的清潔、衛(wèi)生、整齊，嚴禁在庫內(nèi)吸煙、生火、存放易燃、易爆物品。
九、對破損、褪變檔案，及時進行修復、搶救；對保管期滿的檔案，要按照規(guī)定辦理鑒定銷毀手續(xù)。
十、要對室藏檔案劃定密級，對秘密以上檔案必須妥善保管，嚴格借閱手續(xù)，未經(jīng)中心領導同意不得借閱。
十一、借閱檔案者，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不能在檔案原件上劃線、圈點、加注、勾抹、涂改、污損。未經(jīng)批準，不得摘抄或復制檔案。
十二、對失去保存價值的檔案應編制銷毀清冊，寫出銷毀報告，報中心領導批準后銷毀。銷毀時，應指定二人以上工作人員監(jiān)銷，并在銷毀冊上簽名。
十三、凡應歸檔的文件材料，承辦部門均應按歸檔制度定期向檔案室移交，任何個人不得據(jù)為己有，否則按《檔案法》、《檔案法實施辦法》的有關條款規(guī)定予以處罰，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任。
文書檔案管理制度（三）
1、我院各科室、部門須對收到的各類文書檔案及時登記，造冊、傳閱等須按我院收文處理流程進行處理，處理完畢及時上架歸檔，避免檔案流失。
2、每年六月前把上一年的文書檔案整理歸類，按水礦總醫(yī)院檔案歸類范圍和分類標準進行歸類并進行編目，整理完畢移交給黨政辦檔案室。
3、黨政辦檔案室須對我院各科室、部門移交給的檔案進行驗收，驗收合格后，認真填寫移交清單，經(jīng)雙方簽字后才有效。
4、黨政辦檔案室對檔案進行歸檔，裝訂成冊，建全宗目錄等相關的檔案整理工作。
5、我院的檔案不得隨意復制，須經(jīng)黨政辦主任簽字認可才得以復制。
6、凡涉保密文件概不對外查閱，須經(jīng)分管院領導同意方可查閱。
7、黨政辦檔案室的管理嚴格按照防火、防水、防盜、防蟲、防鼠、防塵進行管理。
8、檔案人員應負責文件的收集、保管，并按期歸檔保證檔案的齊全和完整，違反者應給予批評、行政或經(jīng)濟處罰。
9、檔案遺失的人員處罰按《國家檔案法》規(guī)定執(zhí)行。
10、檔案人員每月對檔案管理狀況進行全面檢查，并作記錄。如有特殊情況立即檢查，發(fā)現(xiàn)問題向有關領導匯報，采取措施保護檔案的安全。
11、檔案人員對檔案的收進、移交、銷毀，全宗和案卷數(shù)，利用情況等及時做好統(tǒng)計工作。
12、檔案人員要嚴格執(zhí)行檔案材料的鑒定銷毀制度，維護檔案材料的完整與安全，未經(jīng)鑒定和批準的檔案材料不得銷毀。
13、檔案人員應積極創(chuàng)造條件研究并采用新的科學技術(shù)，使檔案管理逐步進入現(xiàn)代化、電子化管理。
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