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大學(xué)檔案銷毀制度

時(shí)間:2023-08-10 15:22:26 振濠 規(guī)章制度 我要投稿
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大學(xué)檔案銷毀制度(通用11篇)

  在現(xiàn)在社會,很多地方都會使用到制度,制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。什么樣的制度才是有效的呢?下面是小編為大家整理的大學(xué)檔案銷毀制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

大學(xué)檔案銷毀制度(通用11篇)

  大學(xué)檔案銷毀制度 1

  檔案館保管的檔案,經(jīng)認(rèn)真鑒定后,確認(rèn)沒有保存價(jià)值的或已經(jīng)保管期滿(長期保管為16——30年左右,短期保管為15年以下)的檔案就應(yīng)進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀工作是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作,必須認(rèn)真做好,為此,特制定如下銷毀制度。

  一、銷毀檔案的標(biāo)準(zhǔn)

  1.保管時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)

  短期保管的檔案,15年期滿,經(jīng)過認(rèn)真復(fù)查,校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可銷毀;30年保管的檔案, 50年期滿,經(jīng)再次鑒定確認(rèn)已無繼續(xù)保存的.必要,經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可銷毀。

  2.檔案內(nèi)容、來源、形式標(biāo)準(zhǔn) 檔案館對所管檔案在堅(jiān)持“期滿鑒定銷毀”的原則下,對原基礎(chǔ)不好的案卷或保管期限不明確的案卷,要再進(jìn)行一次認(rèn)真的鑒定,用檔案的內(nèi)容、來源、形式為標(biāo)準(zhǔn),重新判定檔案的價(jià)值,剔除無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。

  二、銷毀檔案的程序

  1.檔案館對已保管期滿,擬銷毀檔案提出存毀的初步意見;并對擬銷毀的檔案按類別造冊登記,分別送交檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。

  2.匯總初審意見,編造檔案銷毀清冊。銷毀清冊,是準(zhǔn)備剔除銷毀案卷的登記薄。同時(shí),還應(yīng)撰寫一份銷毀檔案的書面報(bào)告。

  3.銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報(bào)告送交校主管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)。

  4.銷毀時(shí)要進(jìn)行監(jiān)銷

  經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案,必須送指定地點(diǎn)化為紙漿;不準(zhǔn)出賣或做其它用;銷毀檔案時(shí),要有人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人要簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存,并在銷毀清冊上詳細(xì)注明。

  三、銷毀檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)

  1.檔案銷毀的具體工作由檔案館承辦,并將銷毀清冊立卷歸檔。

  2.送交檔案形成部門進(jìn)行初審的擬銷毀案卷的清冊,必須經(jīng)部(處)級主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,方為生效;并同檔案館形成的銷毀清冊一同加以妥善保管。

  大學(xué)檔案銷毀制度 2

  一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

  1、公司檔案管理由技術(shù)質(zhì)量部指派專人負(fù)責(zé),各部門應(yīng)指定人員兼職檔案資料管理工作。

  2、各部門的檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門的檔案資料和移送相關(guān)資料到技術(shù)質(zhì)量部。

  二、歸檔制度

  1、凡是反映公司開發(fā)、經(jīng)營、企業(yè)管理等技術(shù)資料、報(bào)告等,具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

  2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均實(shí)行集中統(tǒng)一管理,任何人不得擅自留存。

  3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或下屬機(jī)構(gòu)須保留的`,保存人必須到技術(shù)質(zhì)量部登記,技術(shù)質(zhì)量部保存復(fù)印件。

  4、以下文件資料應(yīng)統(tǒng)一由人事行政部歸檔管理:

  (1)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;

 。2)一切以公司名義發(fā)出的文件、函件等要留底稿及正文歸檔備查。

 。3)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并存檔;

  (4)上報(bào)和外發(fā)文件有上級來文的,要將上級來文一并附后歸檔。

 。5)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請示報(bào)告及公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù),涉及人力資源問題或?qū)俑犊钚再|(zhì)的,由技術(shù)質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部予以相應(yīng)處理后,由經(jīng)辦人整理后,移交人事行政部;

 。6)其它重要報(bào)告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交技術(shù)質(zhì)量部。

 。7)由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,均保留兩份原件,技術(shù)質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部各存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),技術(shù)質(zhì)量部保存原件,財(cái)務(wù)部保存復(fù)印件并注明原件存放處。

 。8)公司名義的收文、發(fā)文等文書、文檔資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔。

  1、以下文件資料應(yīng)統(tǒng)一由各部門歸檔管理:

 。1)各部門之間日常收文、發(fā)文由各部門自行保管。

  (2)各種傳真函件,由收、發(fā)函部門保存。

  三、檔案保管制度

  1、技術(shù)質(zhì)量部及各部門應(yīng)有存放檔案的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

  2、所有歸檔資料要分類進(jìn)行登記。

  3、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

  4、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保管期限。每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、銷毀。

 。1)技術(shù)資料、合同協(xié)議保管期限暫定為10年,有明確規(guī)定的,從其規(guī)定;

 。2)文檔性資料,保管5年;

 。3)其它資料銷毀時(shí)報(bào)批執(zhí)行。

  1、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

  2、檔案管理人員要定時(shí)檢查檔案專柜,核對件數(shù),發(fā)現(xiàn)異;虮槐I、丟失等情況,及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。

  3、凡公司工作人員調(diào)離工作崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

  四、檔案借閱制度

  1、檔案屬于公司機(jī)密檔案,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱任何資料。

  2、借閱由部門保管的檔案、材料,須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱技術(shù)質(zhì)量部統(tǒng)一保管的檔案、材料須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部經(jīng)理批準(zhǔn);借閱重要密件,必須經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱。

  3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

  4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過兩周,必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的,須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

  6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告技術(shù)質(zhì)量部及時(shí)予以處理。

  7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴(yán)重程度及所帶來的后果,追究有關(guān)人員的責(zé)任,依據(jù)公司《獎(jiǎng)懲條例》予以相應(yīng)的處罰。

  大學(xué)檔案銷毀制度 3

  一、認(rèn)真執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定,堅(jiān)持以件為單位進(jìn)行整理。

  二、遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,使整理后的'檔案便于保管和利用。

  三、注意區(qū)分檔案的不同價(jià)值,制定單位檔案保管期限表,使重要的檔案得到重點(diǎn)保護(hù)。

  四、按照“年度—機(jī)構(gòu)”分類法編制單位檔案分類大綱。

  五、歸檔文件要及時(shí)編目、裝盒,認(rèn)真填寫盒脊項(xiàng)目與備考表。

  六、檔號編制必須做到不重、不缺、不變、不繁。

  大學(xué)檔案銷毀制度 4

  一、用心宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。

  二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。

  三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管狀況,改善檔案保護(hù)技術(shù),嚴(yán)守國家機(jī)密。

  四、用心開展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者,迅速、準(zhǔn)確帶給所需檔案和資料。

  五、深入基層,開展對兼職檔案員的.業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。

  大學(xué)檔案銷毀制度 5

  一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下,由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個(gè)人初鑒、群眾審查,具體工作由檔案室組織。

  二、對在整理的.歸檔材料,要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價(jià)值,準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限,有異議時(shí)由鑒定組裁定。

  三、檔案到達(dá)開放期,由鑒定組作出是否向社會開放的決定。

  四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

  五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可存、毀。

  六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時(shí)光、參加鑒定人員);銷毀時(shí)由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。

  大學(xué)檔案銷毀制度 6

  一、檔案櫥具要規(guī)范排列,各種設(shè)備放置整齊、合理,櫥箱鑰匙統(tǒng)一編號,集中存放,不準(zhǔn)隨便攜帶。

  二、堅(jiān)持半年一次清點(diǎn),核對室藏檔案,登記清點(diǎn)結(jié)果,做到帳物相符。

  三、做好防盜、防火、防塵、防潮、防水、防蟲、防鼠、防強(qiáng)光工作,正確使用電器,熟練操作各種設(shè)備,做到人走燈滅、機(jī)停;門窗及時(shí)關(guān)閉、上鎖。

  四、保持庫內(nèi)清潔,嚴(yán)禁存放有毒和易燃易爆物品。不準(zhǔn)在庫內(nèi)吸煙和放置雜物、花草及可食物品。

  五、按時(shí)做好庫內(nèi)溫濕度測試、記錄,通過控制與調(diào)節(jié),使溫度力爭達(dá)到14-24οC,相對濕度達(dá)到45-60%的要求。

  大學(xué)檔案銷毀制度 7

  1.0主要內(nèi)容及適用范圍

  規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容?蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。

  2.0檔案的管理機(jī)構(gòu)

  2.1文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

  2.2各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

  2.3檔案室主要職責(zé):

  2.3.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;

  2.3.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;

  2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;

  2.3.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;

  2.3.5提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

  3.0檔案的種類

  3.1法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

  3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

  3.3計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

  3.4總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

  3.5批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

  3.6憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日;顒(dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

  3.7證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

  3.8匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

  3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

  3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

  3.11題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

  3.12技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

  4.0檔案管理的基本程序

  包括檔案的`收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨(dú)立,但又相互制約。

  5.0檔案的收集。

  就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

  5.1立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。

  5.2立卷歸檔的時(shí)間

  5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。

  5.2.2對于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。

  5.3立卷歸檔的要求

  5.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。

  5.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

  5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

  5.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。

  5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

  5.3.6立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

  5.3.7立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

  5.3.8立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

  5.3.9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

  5.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

  5.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。

  5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

  6.0檔案的借閱

  6.1檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級檔案。

  6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

  6.3檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

  6.4對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會有誤。

  6.5必要時(shí),檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

  6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

  6.7借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

  7.0檔案保密要求

  7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識,雙方共同做好保密工作。

  7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機(jī)密、秘密三級。

  7.3有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  7.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  7.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

  7.6外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

  7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

  7.8企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

  8.0超期檔案的銷毀

  8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

  8.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。

  8.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

  9.0檔案的保管

  檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

  大學(xué)檔案銷毀制度 8

  第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

  第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

  1、公司檔案工作實(shí)行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

  2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

  3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

  4、綜合管理部檔案管理員有職責(zé)對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

  第三條歸檔制度

  1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

  2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

  3、歸檔的文件資料,原則上務(wù)必是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。

  4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

  5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

  6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊狀況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。

  7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

  第四條檔案保管制度

  1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

  2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

  3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

  4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

  5、庫存檔案務(wù)必圖物相符,帳物相符。

  6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

  7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際狀況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

  8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的'檔案清單由檔案員永久保存。

  9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

  10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前務(wù)必做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

  第五條檔案借閱制度

  1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

  2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔務(wù)必在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

  3、借閱檔案,務(wù)必履行登記、簽收手續(xù)。

  4、借出檔案材料的時(shí)光不得超過一周,必要時(shí)能夠續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號、借閱時(shí)光、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

  6、借閱檔案資料者務(wù)必妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損,否則,追究當(dāng)事人職責(zé)。

  7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

  8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,務(wù)必借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,務(wù)必外借的,由總經(jīng)理審批。

  第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,務(wù)必保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

  第七條本制度從二Oxx年十月一日起執(zhí)行。

  大學(xué)檔案銷毀制度 9

  一、收集歸檔范圍

  本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中構(gòu)成的具有保存價(jià)值的,或者上級和下級送來的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報(bào)簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等,下同)都屬收集歸檔范圍,應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)光和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

  (一)本級文件

  1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀(jì)要。

  2、工作計(jì)劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報(bào)、簡報(bào)、通報(bào)、通知。

  3、各種綜合的或?qū)n}的調(diào)查、檢查、考察等報(bào)告。

  4、向上級請示,與其他單位的來往文書,對下級的指示、批復(fù)、通知。

  5、各項(xiàng)決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。

  6、各級領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。

  7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝狀況底圖、藍(lán)圖及文字材料。

  8、各種報(bào)表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。

  9、反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。

  10、電報(bào)、重要電話記錄、機(jī)關(guān)工作日記。

  11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本狀況綜合。

  12、本機(jī)關(guān)制發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。

  13、有關(guān)房產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈等的憑證,發(fā)放各種證明、證件存根。

  14、已故人員資料。

  15、重要的人民來信及處理材料。

  16、本機(jī)關(guān)修改、出版的書刊、資料樣板。

  17、本機(jī)關(guān)(包括上報(bào)和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團(tuán)干部名冊、年終統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。

  (二)上級文件材料

  1、上級(包括各部門及派駐本機(jī)關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組,下同)有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)工作或問題的'決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗(yàn)材料。

  2、各級領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機(jī)關(guān)、本地區(qū)時(shí)的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

  3、上級發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)冊、獎(jiǎng)?wù)、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。

  4、上級報(bào)刊刊載有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)狀況的文章。

  (三)同級文件材料

  1、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議,共同進(jìn)行工作,協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。

  2、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。

  3、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

  4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。 (四)下級文件材料

  1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。

  2、重要的調(diào)查報(bào)告、檢查報(bào)告、典型材料,比較重要的工作經(jīng)驗(yàn)、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。

  3、重要的名冊、登記表。

  4、大事記、基本狀況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。

  二、歸檔份數(shù)

  文書檔案一式兩份,其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用,一份作文件匯編用。

  三、歸檔時(shí)光和方法

  (一)凡經(jīng)過打字室打印的文件,打印好后由打字員收集,交文書檔案員歸檔。

  (二)凡各部門發(fā)出的文件,由各部門辦公室的有關(guān)人員收集,交由綜合檔案室歸檔。

  (三)一項(xiàng)工作已完成時(shí)(包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會議已結(jié)束,一個(gè)問題已解決,一件案件已處理等),由各部門辦公室的有關(guān)人員,將進(jìn)行該項(xiàng)工作構(gòu)成的全部文件材料,系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。

  (四)外出開會、考察、學(xué)習(xí)、參觀構(gòu)成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料,在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由文書檔案員歸檔。

  (五)年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊,應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。

  (六)每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔,各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求

  (一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。

  (二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。

  (三)歸檔文件材料注意:檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了,文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題,資料、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。

  (四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件,不得用復(fù)制件。

  (五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。

  (六)凡是歸檔的文件材料務(wù)必經(jīng)過初步整理,把同一具體問題的文件材料集中在一起,按文件的先后構(gòu)成排列好。

  大學(xué)檔案銷毀制度 10

  為加強(qiáng)和規(guī)范住房保障檔案管理工作,確保其完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用,根據(jù)《伊寧縣住房保障檔案管理辦法》特制訂本制度。

  一、住房保障檔案管理人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法,愛崗敬業(yè),忠于職守,具備檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識和技能,具體職責(zé)是:

 。ㄒ唬﹫(zhí)行住房保障檔案管理政策法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范;

  (二)對住房保障檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管、利用等;

  (三)按要求參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和技能考試,提高業(yè)務(wù)能力;

 。ㄋ模┚S護(hù)檔案信息安全,遵守檔案保密規(guī)定,提供昂檔案管理水平;

  二、收集歸檔范圍

 。ㄒ唬┳》勘U蠈ο髾n案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個(gè)人的檔案材料,收集歸檔范圍為:

  1、申請審核材料。住房保障工作中形成的具有保存價(jià)值,或上級和下級送來的與住房保障關(guān)系密切的文件,主要包括廉租房申請家庭的申報(bào)材料、公共租賃住房申請家庭的申報(bào)材料、各級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于住房保障工作的批示及各級有關(guān)住房保障的政策文件。

  2、實(shí)施保障材料。包括輪候記錄、實(shí)施保障通知書、房屋租賃合同等相關(guān)材料;

  3、動(dòng)態(tài)管理材料。包括對住房保障對象基本情況和住房、收入、財(cái)產(chǎn)狀況等定期或者不定期的審核材料,不良信用記錄集違規(guī)行為查處材料,變更或者終止保障等動(dòng)態(tài)變更材料;

 。ǘ┳》勘U想娮訖n案指住房保障管理工作中,通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成,以數(shù)碼形式存儲,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)文件。收集歸檔范圍為:

  1、紙質(zhì)檔案形成的電子文檔。包括住房保障對象和住房保障房源紙質(zhì)檔案的電子化文檔;

  2、住房保障管理信息系統(tǒng)的生成文檔。包括住房保障管理信息系統(tǒng)運(yùn)行中生成的文本文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件的電子文檔;電子檔案與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保持一致。內(nèi)容不一致時(shí),以紙質(zhì)檔案為依據(jù)進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整;對紙質(zhì)檔案材料存有疑義的,由住房保障主管部門組織核查鑒定后進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整。

  三、歸檔管理

  住房保障對象檔案按照“一戶一檔”的原則,根據(jù)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》等整理立卷,在申請人獲得住房保障后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。成套房屋應(yīng)當(dāng)按套建立檔案,宿舍應(yīng)當(dāng)按間建立檔案。住房保障房源使用管理情況的動(dòng)態(tài)變更材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔,或者根據(jù)工作需要單獨(dú)立卷歸檔,并與原檔的案卷號建立對應(yīng)關(guān)系,便于檢索查閱。當(dāng)檔案積累達(dá)到一定數(shù)量時(shí),住房保障檔案可以向伊寧縣城建檔案館移交。

  1、公共租賃住房申請家庭的申請材料與廉租住房家庭的申請材料應(yīng)分開存檔,按所在小區(qū)編號。

  2、申請家庭的申請材料應(yīng)按照編號的.順序排列存放。

  3、對于存檔材料應(yīng)制作目錄,方便檔案的查閱。

  4、每戶申請家庭的申請材料應(yīng)存放于一個(gè)檔案袋內(nèi),并在封皮上標(biāo)明申請人姓名及檔案編號。

  四、檔案借閱管理制度

  1、本科室人員借閱檔案,必須與檔案管理員辦理借閱手續(xù),任何人不得直接動(dòng)用。

  2、外來人員查閱檔案,需持單位介紹信并經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱,不得抄錄或借出。

  3、檔案借閱者必須做到愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。五、監(jiān)督管理

  住房主管部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行職責(zé),對住房保障檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,對違法違規(guī)行為責(zé)令限期改正,有下列行為之一的,由伊寧縣住房保障主管部門、有關(guān)主管部門對責(zé)任人員,依照《中華人民共和國公務(wù)員法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)給予處分;構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任;

 。ㄒ唬┎话匆(guī)定歸檔的;

  (二)涂改、偽造檔案的;

 。ㄈ┥米蕴峁⒊、公布、銷毀、出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的;

 。ㄋ模n案工作人員玩忽職守,造成檔案損失的;

 。ㄎ澹┢渌`反檔案管理法律法規(guī)的行為;

  大學(xué)檔案銷毀制度 11

  為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理,保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,提高機(jī)關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量,特制訂以下管理制度。

  (一)檔案安全保密制度

  1、檔案管理人員必須遵守保密守則,要嚴(yán)守秘密,嚴(yán)防泄密、失密。

  2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù),借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。

  3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念,經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時(shí),必須鎖好文件資料柜,關(guān)好門窗。

  4、銷毀檔案要登記造冊,經(jīng)分管副局長簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行,銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人,并履行簽字手續(xù)。

  5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,以防火災(zāi)。

  (二)檔案保管制度

  1、檔案室屬機(jī)要重地,外人不得隨便進(jìn)入。

  2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔,檔案分類排放、排列整齊。

  3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作,室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。

  4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況,對庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對,做到帳物相符。

  5、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房,更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。

  (三)檔案利用制度

  1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況,完善檔案檢索工具,及時(shí)準(zhǔn)

  確地提供檔案利用服務(wù)。

  2、市水利局本單位工作人員因工作需要,可查閱本部門形成的檔案。查(借)閱局會議記錄,必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料,須經(jīng)局黨總支書記或局機(jī)關(guān)支部書記批準(zhǔn)后方可查閱。

  3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》,未履行登記手續(xù),檔案管理員可拒絕查閱。

  4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案,必須持有單位介紹信,并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

  5、查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容,不得吸煙。

  6、歸還檔案時(shí),檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況,及時(shí)記載檔案的利用情況。

  (四)立卷歸檔制度

  1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作,所形成的具有參考利用價(jià)值的'各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料,均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。

  2、歸檔時(shí)間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整,次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計(jì)檔案一般在會計(jì)年度終了一年后移交給財(cái)務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室,集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份,每年12月提供局檔案室存檔。

  3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,分類整理立卷,案卷標(biāo)題簡明扼要,目錄頁號編制準(zhǔn)確,便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料,歸檔應(yīng)為原件,且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。

  4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單,歸檔時(shí),必須履行交接手續(xù),交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字,以備查考。

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