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學(xué)院黨委辦公室公文處理辦法
學(xué)院黨委辦公室公文處理辦法第一章 總 則
第一條為使我校公文處理工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，
提高公文質(zhì)和辦文效率，根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條件》（中辦發(fā)〔1996〕14號）、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）和教育部、廣東省有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實際情況，特制訂本辦法。
第二條學(xué)校公文（包括電報，下同）是學(xué)校在教學(xué)、教育、科研、管理等過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布條例、規(guī)定，施行管理措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，反映和報告情況，總結(jié)和交流經(jīng)驗的重要工具。
第三條公文處理包括收文和發(fā)文兩部分，指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。要堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全，確保國家機密。
第四條學(xué)校黨委辦公室和院長辦公室（以下簡稱“兩辦”）分別是學(xué)校黨、政公文處理的管理機構(gòu)，分別負責(zé)學(xué)校黨、政公文處理并指導(dǎo)機關(guān)處室的公文處理工作。
第五條機關(guān)各處（部、室）、各院（系、部）的負責(zé)人應(yīng)當(dāng)重視公文處理工作，遵守本辦法并加強對本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。各單位要指定人員負責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、廉潔正派，具備有關(guān)專業(yè)知識。
第二章收文辦理
第六條收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序（見附件一）。
第七條上級黨、政部門發(fā)來的公文分別由“兩辦”文秘人員負責(zé)簽收登記，由“兩辦”主任提出擬辦意見，校領(lǐng)導(dǎo)批示辦理意見，各有關(guān)部門負責(zé)承辦，“兩辦”負責(zé)催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。
各單位或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)如直接收到或代表學(xué)校參加有關(guān)會議帶回的上級文件，要按類別和性質(zhì)分別交黨委辦公室或院長辦公室處理。發(fā)給學(xué)校的上級公文不得存在二級單位或職能部門 和個人手里。
第八條“兩辦”收到的上級各類文件、函電，登記、提出擬辦意見和轉(zhuǎn)出的時間最長不超過一個半工作日，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)閱批時間最長不超過兩個工作日，職能部門辦理時間最長不超過1周。凡是急件均須即到即辦，需上報的視情況提前3——7天送“兩辦”核稿。
第九條學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對公文的審批應(yīng)當(dāng)簽署的明確意見。需幾個部門共同辦理的，要署明主辦單位。承辦單位應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。(www.panasonaic.com)屬幾個部門聯(lián)合承辦的文件，會辦單位應(yīng)積極配合，如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示的意見沒明確主辦單位，一般由排在首位的單位負責(zé)牽頭辦理。
凡需辦理的文件，因特殊情況不能按時辦妥的，承辦單位應(yīng)當(dāng)及時報告“兩辦”，并函（電）告來文單位。文件辦畢，主辦單位要向批文的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報處理結(jié)果，并在文件辦理欄內(nèi)注明。
第十條凡需傳閱辦理的文件，一律由“兩辦”文秘人員負責(zé)分送或通知有關(guān)人員閱讀，不得橫傳。傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全，機密以上密級的公文不得利用 計算機、傳真機傳輸。
第十一條上級行政機關(guān)的密級公文，除絕密和注明不準翻印外，經(jīng)院長或黨委書記或“兩辦”主任批準，可以翻印。翻印時應(yīng)注明時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密電混用。
第三章 發(fā)文辦理
第十二條發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序（見附件一）。
�。ㄒ唬┓惨渣h委或?qū)W校名義發(fā)文，由主辦單位擬稿，且需經(jīng)主辦單位領(lǐng)導(dǎo)和“兩辦”文秘人員雙重審核，并由“兩辦”主任復(fù)核，再由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。屬綜合性的和重要的公文，由學(xué)校正職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，正職領(lǐng)導(dǎo)不在家時，由主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，“兩辦”主任可代簽發(fā)以學(xué)�；螯h委名義發(fā)出的一般事務(wù)性的文件或函電。
校級文件的印制，由主辦單位將文稿及軟盤送院長辦公室機要文印室印制，主辦單位責(zé)核對。
�。ǘ┓矁�(nèi)容涉及兩個或兩個以上單位業(yè)務(wù)的公文，主辦單位應(yīng)主動與會辦單位協(xié)商，由處室負責(zé)人會簽。一般情況下，應(yīng)在對發(fā)文取得一致意見后再呈學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如確有重大分歧意見，無法在處室間協(xié)調(diào)解決的，可由主辦單位或“兩辦”將分歧意見列出，連同文稿一并送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審定。
�。ㄈ┓蚕蛏稀ν獍l(fā)文必須以學(xué)�；螯h委名義�！皟赊k”、紀委、監(jiān)察處、審計處、工會、團委等單位按其職能特點，也可對外發(fā)文，但必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其他單位一般只可對內(nèi)發(fā)文。機關(guān)處室、二級學(xué)院（系、部）對內(nèi)發(fā)文也必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準，其文件由發(fā)文單位負責(zé)印發(fā)。
四、部門間可聯(lián)合發(fā)文。聯(lián)合發(fā)文的單位均應(yīng)署名，并由主辦單位負責(zé)起草，辦理會簽，編主辦單位文號，由主辦單位的主管校領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)，主辦單位負責(zé)印發(fā)。
第十三條文種選擇。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文有命令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要等12類13種，要根據(jù)公文的內(nèi)容進行選擇。各文種的適用范圍按《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二章（見附件二）。
第十四條公文字號的編寫及主題詞的確定。學(xué)校公文的發(fā)文字號包括學(xué)校代字、年份、序號、如“MM學(xué)院黨〔200×〕 ××號”、“MM學(xué)院〔200×〕××號”。處室發(fā)文字號是在學(xué)校代字后加處室代字、年份、序號。如人事處發(fā)文字號為“MM學(xué)院人〔200×〕××號”。學(xué)校黨政公文分別由“兩辦”負責(zé)編號，并根據(jù)中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳和國家教育部確定的公文主題詞使用規(guī)定編寫主題詞。機關(guān)處室、二級學(xué)院（系、部）發(fā)文可編寫本單位的發(fā)文字號，幾個單位聯(lián)合發(fā)文的，只用主辦單位的發(fā)文字號。
第十五條行文關(guān)系處理
（一）學(xué)校向上級行文，一般不直接發(fā)送給該上級的下屬單位。如需向有關(guān)處室請示或報告工作，也須將文件報送至該處室的主管部、廳（業(yè)務(wù)聯(lián)系和上級部門要求的除外）。學(xué)校與平級機關(guān)或不相隸屬的單位聯(lián)系工作，行文時一般用“函”。
（二）向上級的請示，不要同時抄送下級單位；向下級單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)抄送直接上級單位。
�。ㄈ罢埵尽睉�(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)。如需同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，“請示”不得越級，不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，更不要同時報送幾位領(lǐng)導(dǎo)同志。
報告中不得夾帶請示事項。
�。ㄋ模C關(guān)處室、二級學(xué)院（系、部）向校內(nèi)發(fā)文時，除發(fā)主送單位外，要抄報校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，需要時，也可抄送校內(nèi)有關(guān)單位。給學(xué)校的請示、報告應(yīng)送“兩辦”，按辦文程序辦理。
第十六條公文草擬、核稿、審批要求
�。ㄒ唬┎輸M公文應(yīng)當(dāng)做到：
1、符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。前后發(fā)文的內(nèi)容不能互相矛盾，如有矛盾，應(yīng)說明以哪個文件為準；下級發(fā)文不能違反上級發(fā)文的有關(guān)規(guī)定。
2、情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，文字要精煉，書寫要工整，格式要準確，篇幅力求簡短。
3、人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體年、月、日。
4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。
5、須使用國家法定計量單位。
6、用詞用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并說明簡稱。引用有關(guān)文件時，先引文件題目，后引發(fā)文字號。公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語名中作詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。
7、要使用學(xué)校發(fā)文稿紙，并按稿紙格式要求逐項填寫清楚。書寫所用筆墨必須符合存檔要求（即不能用鉛筆或元珠筆）。不得在稿紙裝訂線外書寫。
�。ǘ⿲徍斯牡闹攸c：是否需要行文，是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，是否需要與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，文種使用、文字表達、公文格式是否符合本辦法和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)規(guī)定。
�。ㄈ╊I(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文的意見應(yīng)當(dāng)明確，署名要署姓名全稱及簽發(fā)時間。所用筆墨也應(yīng)符合歸檔要求。
第十七條公文格式、印制、繕印的要求
（一）制發(fā)公文，要符合《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三章《公文格式》的要求（見附件二）�！� （二）公文印發(fā)前要按公文簽發(fā)稿認真校對（校對人要在文稿上簽字以示負責(zé)），重要公文用章前要復(fù)核，保證發(fā)出的文件無差錯。[JP]
�。ㄈ┕挠≈埔逦⒄麧�，并嚴格按規(guī)定數(shù)量印制。印制部門不得隨意多印、自行發(fā)送、留用，密級內(nèi)容不得外傳。
�。ㄋ模┯≈坪玫男＜壒�，由“兩辦”蓋章，機關(guān)處室、二級學(xué)院（系、部）的公文蓋各自公章。
第四章 公文歸檔和銷毀
第十八條公文（含接收上級公文和發(fā)送學(xué)校公文）辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和原國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及我校的有關(guān)規(guī)定整理立卷，定期移交綜合檔案室保管。上級黨政文件和學(xué)校黨政發(fā)文分別由“兩辦”負責(zé)；機關(guān)處室、二級學(xué)院（系、部）發(fā)文，由發(fā)文單位負責(zé)；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位負責(zé)，其他單位保存復(fù)印件。立卷工作應(yīng)在綜合檔案室指導(dǎo)下進行。學(xué)校及機關(guān)各處室、二級學(xué)院（系、部）發(fā)文，都須留存簽發(fā)稿及正件（包括附件）一式二份，作立卷歸檔用。
第十九條公文移交綜合檔案室后，由綜合檔案室負責(zé)歸檔保管。
第二十條沒有存檔價值的公文，按本校制定的《檔案材料的鑒定和銷毀制度》及《檔案文件材料鑒定銷毀程序》進行銷毀，保證不丟失、不漏銷。
第五章 附 則
第二十一條本辦法由院長辦公室負責(zé)解釋。
第二十二條本辦法自發(fā)文之日起施行，其他有關(guān)公文處理的規(guī)定，與本辦法不一致的，以本辦法為準。
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