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大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法
大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法第一條 為規(guī)范我校電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效適用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《廣東省電子文件管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的精神，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱電子文件，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。
第三條 機(jī)關(guān)各處室、院（系、部）等單位和部門應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定專人（一般為單位或部門兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用工作納入單位（部門）文書(shū)處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
第四條 凡有保存價(jià)值的電子文件，文件形成單位（部門）均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分，參照紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第五條 電子文件的收集與積累要求
�。�1）收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC為通用格式；
�。�2）對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；
�。�3）對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；
�。�4）對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制成的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；
�。�5）對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式；
�。�6）對(duì)用通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)應(yīng)連同專用軟件一并收集。
第六條 電子文件歸檔的基本要求
�。�1）電子文件應(yīng)按照本單位（部門）紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進(jìn)行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：(www.panasonaic.com)只讀光盤、一次寫(xiě)光盤、磁帶、可擦寫(xiě)光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體）；
�。�2）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)；
�。�3）電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)填寫(xiě)《電子文件登記表》，與相應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。
（4）歸檔完畢，電子文件形成單位（部門）應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。
第七條 歸檔電子文件移交前，文件形成單位（部門）必須認(rèn)真檢測(cè)電子文件，并填寫(xiě)《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。登記表一式兩份，一份隨電子文件移交給綜合檔案室，一份由電子文件形成單位（部門）保存。
第八條 電子文件的檢驗(yàn)應(yīng)包括以下項(xiàng)目
�。�1）載體有無(wú)劃痕、是否清潔；
（2）有無(wú)病毒；
（3）核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)和審核手續(xù)；
（4）核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；
�。�5）對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。
第九條 綜合檔案室應(yīng)按照檢驗(yàn)要求對(duì)移交電子文件逐一驗(yàn)收，對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位（部門）重新制作。
第十條 移交綜合檔案室的電子文件應(yīng)一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。
第十一條 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：
�。�1）歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；
（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；
�。�3）存放時(shí)應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；
（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對(duì)濕度控制范圍為35%-45%。
歸檔電子文件在形成單位（部門）的保管，也應(yīng)參照上述條件。
第十二條 電子文件歸檔每滿一年對(duì)涉及的電子文件形成單位（部門）和檔案室的設(shè)備更新情況進(jìn)行檢查登記。設(shè)備更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對(duì)可擦寫(xiě)載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。
第十三條 檔案室對(duì)保管的電子文件應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存。
�。�1）對(duì)磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；
�。�2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留不少于4年。
第十四條 歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件；利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件；利用時(shí)要遵守保密規(guī)定；利用者對(duì)歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
第十五條 歸檔電子文件的鑒定和銷毀，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施；屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲(chǔ)在不可擦寫(xiě)載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除，不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。
第十六條 檔案室應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第十七條 本辦法自印發(fā)之日起施行，解釋權(quán)歸學(xué)院綜合檔案室，未盡事宜參照國(guó)家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。
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