如何當好外企秘書

　　如何當好外企秘書
　　
　　外企秘書，又稱奧菲斯小姐，因其幾乎百分之百由青春靚麗的女性擔任，而形成了上班族中一道獨特的風景。
　　
　　這確實一直是個引人注目的職業(yè)。工作干練、舉止得體、形象優(yōu)雅是奧菲斯小姐給人們的印象。當外企秘書能很快熟悉公司業(yè)務，能鍛煉辦事的綜合能力，能獲得升遷的機會……種種“好處”吸引著夢想當外企秘書的人。然而，要當好著實不易，工作瑣碎、辛苦不說，如果和老板相處不好，隨時都有被“炒”的危險。
　　
　　一位老板說： “我每天跟秘書在一起的時間甚至多于自己的太太，好秘書對老板至關重要�！�
　　
　　在老板眼中，兼?zhèn)湟韵聝煞N類型的才能是好秘書。一是影子型秘書：恪盡職守，默默工作，凡事不用老板監(jiān)督，只有她不在時才會引起老板注意；二是助理型秘書：能向老板提供中國文化咨詢、充當翻譯、會做公關及市場推廣工作。
　　
　　以下幾條是成為一個奧菲斯小姐的基本條件：踏實敬業(yè)，講究實效；有較寬的知識面和辦事能力；除了秘書工作需要的專業(yè)知識之外，外語水平要高、操作辦公自動化設備能力要強；講究禮儀禮貌，熟悉處事禮節(jié)，善于人際交往，情商較高。
　　
　　有人總結(jié)了外企秘書工作的十二字“要訣”：主動工作、彼此信任、辦事靈活。
　　
　　主動工作
　　
　　肖茵是名外企秘書，她的老板是一家外企公司營業(yè)總監(jiān)。剛進公司的時候，她對如何做好一個營業(yè)總監(jiān)的秘書十分茫然。但她是個聰明人，從進公司的第一天起，就沒有把自己定位在一個普通小秘書上，她的假想職位是僅次于總監(jiān)的總監(jiān)助理。她一邊跟同公司的秘書小姐學習事務性工作，一邊注意著總監(jiān)助理的一舉一動，暗暗努力要把助理的那套本事學到手。
　　
　　一般的秘書小姐對老板畢恭畢敬、一絲不茍，老板一不在就放松下來偷偷做些自己的私事。而肖茵一閑下來馬上就回想，最近幾天老板交代的事情自已有哪幾件還辦得不夠好，自己還有哪些方面不足需要繼續(xù)充電，然后利用空閑與其他公司的秘書小姐交換信息。還打聽哪里開張了新飯店，哪家五星級賓館請了新的法國廚師，這些情報在老板應酬客戶的時候都是關鍵，老板宴請是否得法，常常關系到經(jīng)營上的戰(zhàn)略部署。當然肖茵還要在各行各業(yè)建立一些自己的關系，以備不時之需。
　　
　　有一天快下班的時候，老板突然把助理叫到跟前說，今晚有朋友來，我請他們到賓館吃飯，你把這事辦一下。但老天故意作弄人，偏偏這一天賓館爆滿定不到位子，急得助理不知如何是好，只有向老板如實告知。肖茵在旁邊得知后說：讓我來試試。結(jié)果，肖茵辦妥了一切并得到老板的贊許。要不是平時的積累，燃眉之際是拿不出來的。
　　
　　一次肖茵跟老板去見合作伙伴，這天老板要和這位伙伴簽一個重要的合同，肖茵跟著老板下車的時候，天空中飄起了小雨，她故意放慢腳步，悄悄問司機車上有沒有傘，司機說沒有，于是肖茵摸出五百元對司機說，請你幫忙立刻到附近買一把名牌傘來，尺寸要大些。等老板簽完合約，從樓里出來的時候，大雨滂沱，肖茵緊走幾步，從司機手里拿過傘遞給老板，老板風度極好地為合作伙伴打起傘，送對方上車。一切漂亮圓滿，毫不拖泥帶水。終于有一天，老板把肖茵叫到面前對她說：從下周起，提升你為我的助理，同時擔任秘書工作，你一身兩職沒問題吧？
　　
　　與老板一起工作有兩大機會一定要抓�。阂皇怯袟l件了解公司的業(yè)務、老板的思想及許多幕后事情，業(yè)務部門職位有空缺時，老板首先會想到值得信賴的秘書，許多高級經(jīng)理原本就是做秘書的。
　　
　　彼此信任
　　
　　剛來公司的時候，官燕燕只會打字、接電話，英語水平一般，對保險投資業(yè)務一竅不通。而現(xiàn)在，除了一般的秘書工作外，官燕燕兼做公司的翻譯、出納，對公司的業(yè)務很熟悉，是老板名副其實的助手。
　　
　　宮燕燕能有今天，得益于進了一家小公司。因為大公司分工很細，秘書只能接接電話、打打字。而小公司則不同，只要肯干，總有機會做你沒做過的事。
　　
　　宮燕燕是個閑不住的人，剛來就把許多人不愿做的事攬下來。什么擦桌子掃地，端茶倒水，從沒有覺得這些是分外的事。反正有事干就高興。宮燕燕不聰明，但宮燕燕很勤奮。比如，接電話，不僅簡單地做記錄，而且把對方的意圖領會清楚；如果是替老板“傳話”，也希望不斷搞清楚他的工作思路。時間一長，燕燕對公司的情況越來越了解，工作也順手了。
　　
　　宮燕燕說，秘書和老板之間，如果彼此信任，工作中即使出現(xiàn)矛盾也容易解決，反過來則可能“無事生非”。人都有不高興的時候，老板也如此。因為秘書對老板工作以外的生活并不了解，偶爾出現(xiàn)小摩擦很自然。比如，某天老板心情不好，他帶著秘書和對手談判，談判中，秘書發(fā)現(xiàn)他用詞有誤，好意提醒他，老板卻不領情，大發(fā)雷霆，認為當眾傷了他的面子。再比如，秘書為老板約定了與客戶會談的時間，但因?qū)Ψ經(jīng)]有安排好，讓自己的老板空跑一趟，老板當然生氣，通常會認為自己的秘書工作沒做好。
　　
　　要避免這些麻煩，方法只有一個，讓老板信任你。平時秘書要兢兢業(yè)業(yè)地工作，老板在與不在都一樣認真工作，讓老板了解；他交辦的事，你會不打折扣地完成，這其實表明了你對老板工作能力的信任。老板對秘書信任了，遇事就不會馬上怪罪下來，而會多了解了解原因。官燕燕很幸運，能與老板彼此信任，工作合作得很愉快。
　　
　　去年，政府批準了宮燕燕公司在中國經(jīng)營保險業(yè)務，這次只批準了7家，是從世界80多家想在中國發(fā)展的同類公司中選出來的，一個國家只允許來一家公司。這是很高的榮譽，成功中有官燕燕的努力，官燕燕十分高興。
　　
　　宮燕燕在外企當了七年秘書。她的經(jīng)驗是：不要忘了你是誰——秘書是老板的助手，任何時候都不要替老板做決定。過分親密使不得——以為和老板熟就能隨時向他打聽私事；更不能開有損老板尊嚴的玩笑。修飾打扮別“過火”——秘書代表著公司的形象，衣飾要典雅大方。牛仔褲與“薄、透、露”均不宜進辦公室。最穩(wěn)妥的辦法是化淡妝，著職業(yè)裝。
　　
　　辦事靈活
　　
　　柳丹的老板是個思維很活躍的人，接受新事物很快。他喜歡科技開發(fā)，對電腦和INTERNET的發(fā)展跟得很緊，他的許多工作都在電腦上完成，日程表都在電腦里。秘書不用為他打字，但電腦操作水平得不斷提高以便更好地為他服務。因柳丹經(jīng)常要替他上網(wǎng)辦事，所以柳丹的計算機水平提高很快。老板日常也很“善變”，作為秘書，柳丹學會比他更善變，因而和他相處愉快。
　　
　　以前他讓柳丹發(fā)傳真，前5分鐘剛交給柳丹，后5分鐘就要修改內(nèi)容，而柳丹已手腳麻利地發(fā)了。后來，柳丹告訴自己：多等他一會，矛盾就這樣解決了。
　　
　　柳丹最得意的是去年為他安排的休假旅行。老板先是要到孟加拉國，柳丹預訂了機票，不幾天，他聽說孟加拉國局勢不穩(wěn)又決定去澳大利亞。直覺告訴柳丹，他有可能“變回來”，就沒取消預訂的機票。果然，過了兩天他興高采烈地說，去孟加拉國沒問題了，請柳丹快去訂機票，當時如果重新訂已經(jīng)來不及了，幸好柳丹早有準備。
　　
　　所以，職業(yè)生涯設計專家認為，有些人不適合當秘書，如性格內(nèi)向、思想保守、適應能力差的人，因為她們喜歡直線思維，辦事不靈活。只有頭腦靈活、善于應變的人，才能獲得老板的賞識。

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