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一份緊急公文辦理失誤帶來的反思
一份緊急公文辦理失誤帶來的反思作者/ 李文博
2012年6月,我市某部門收到上級部門一份關(guān)于做好某重要活動期間信訪維穩(wěn)工作的緊急通知。該部門及時按有關(guān)規(guī)定將文件呈送市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。但公文傳來傳去,最后送到市主要領(lǐng)導(dǎo)手上的時候,已到了活動結(jié)束的日期。這份緊急公文辦理的失誤,影響了領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)情況的及時了解和集體決策,雖未造成嚴重后果,其中的教訓(xùn)卻值得我們深思并引以為戒。
從客觀上分析,首先,需要閱看此份公文的領(lǐng)導(dǎo)較多,期間,個別領(lǐng)導(dǎo)在外開會或出差,一定程度上影響了公文的傳閱速度;其次,中間趕上周末休息,一定程度上延誤了公文的傳遞時間。
盡管存在這些客觀因素,但認真分析后不難發(fā)現(xiàn),主觀因素才是造成這次失誤的根源。首先,該部門沒有認真執(zhí)行緊急公文流轉(zhuǎn)的規(guī)定,沒有指定專人負責(zé)部門緊急公文的傳辦,也未及時與相關(guān)部門溝通、反饋。此外,這份緊急公文的文件夾上沒有反映緩急程度的明顯標識,導(dǎo)致有些同志麻痹大意。其次,辦文人員工作思想僵化,對時效性強、需緊急處理的公文仍按部就班組織傳閱,沒有做到特件特辦、靈活處理。再次,少數(shù)工作人員責(zé)任心不強,沒有及時認真查看公文的緊急程度和文件內(nèi)容,對公文的時效性沒有給予足夠重視,沒有起到上呈下達、協(xié)調(diào)左右的作用,存在“等人來拿”的依賴心理。
我們應(yīng)從上述事件中汲取教訓(xùn),引以為戒,提高公文辦理效率,確保政令暢通。
一是高度重視公文辦理工作。公文辦理不是小事,關(guān)系部門形象和政令暢通,緊急公文更是如此。緊急公文之所以緊急,就是因為其內(nèi)容的重要性和時間的緊迫性。如果沒有在規(guī)定時間內(nèi)呈報領(lǐng)導(dǎo)閱知,就有可能影響領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策,甚至造成嚴重后果。辦公室相關(guān)工作人員要對緊急公文格外重視,高看一眼,做到辦文“零停留”。
二是嚴格執(zhí)行公文流轉(zhuǎn)規(guī)范。緊急公文應(yīng)做到隨到隨辦,快中求準。要嚴格按照緊急公文處理規(guī)范要求,認真辦理各級來文來電,把好公文運轉(zhuǎn)關(guān)。要指定專人負責(zé)緊急公文的傳遞和催辦,做到勤送、勤催、勤取,提高傳遞周轉(zhuǎn)速度,避免文件積壓。
三是完善部門問的溝通機制。涉及跨部門或跨單位的緊急公文,傳遞時要主動加強溝通銜接,克服依賴思想,及時反饋公文傳閱的最新動態(tài),形成互通互助的工作氛圍。此外,緊急公文辦理要隨文附上辦理時間流程表,避免在某個部門長時間積壓。
四墨公文處理人員要增強責(zé)任感。傳遞緊急公文,相關(guān)工作人員要切實增強工作責(zé)任感和使命感,牢固樹立時效觀念,形成雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng),養(yǎng)成日清日畢的工作習(xí)慣,進一步提高工作效率,確保辦理的每份公文不在自己手中延誤。
五是既要講規(guī)則又要靈活處理。對于緊急公文,要打破常規(guī),優(yōu)先傳遞。按照公文緊急程度使用不同顏色文件夾,并貼上注有“急件”或者“特急件”字樣的標識,以引起領(lǐng)導(dǎo)重視,優(yōu)先閱示。如遇領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室或者出差在外,應(yīng)通過電話或短信的形式及時報告。特殊情況下可以不按從分管領(lǐng)導(dǎo)到主要領(lǐng)導(dǎo)的順序傳遞,直接呈送主要領(lǐng)導(dǎo)閱示。對不同領(lǐng)導(dǎo)的批示意見要及時傳達、報告,確保上級各項工作要求落到實處。
六是加強公文辦理情況考核。要對各單位、各部門公文辦理情況進行檢查、評比,對做得好的給予表揚和獎勵;對做得不好的進行通報批評或警示,并要求限期整改;對因延誤時限造成嚴重后果的要嚴格追究有關(guān)人員的責(zé)任。
。ㄗ髡邌挝唬荷綎|省萊西市委辦公室)
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