試談電子文件和紙質(zhì)文件歸檔的“兩套制”

試談電子文件和紙質(zhì)文件歸檔的“兩套制”
　　
　　口蔡和平
　　
　　根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定，“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件�！彪娮游募�有兩個基本特征：其一，電子文件由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此又稱為“數(shù)字文件”。其二，電子文件是文件的一種類型，具有文件的各種屬性，同樣有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別。從邏輯上講，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，即它既是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。
　　
　　隨著辦公自動化的運用，工作中產(chǎn)生了兩類需要歸檔的文件：電子文件和紙質(zhì)文件。電子文件在存儲、輸出、處理等方面具有紙質(zhì)文件無法比擬的優(yōu)越性，并日益為人們所矚目；紙質(zhì)文件作為檔案的傳統(tǒng)載體，發(fā)揮著電子文件不可替代的法律憑證作用。現(xiàn)筆者就電子文件和紙質(zhì)文件歸檔的“兩套制”談幾點粗淺的看法。
　　
　　一、定稿應當歸檔
　　
　　凡是發(fā)文，不論是手寫稿還是打印稿，各類文稿從起草、修改、審核直至簽發(fā)，每一個環(huán)節(jié)都貫穿、滲透著責任人的具體意見，特別是作為簽發(fā)人的各級領(lǐng)導同志，在文稿上修改、簽發(fā)意見，體現(xiàn)了領(lǐng)導者的責任，也是定稿得以成型的唯一依據(jù)，具有很高的存檔價值。因此，從存檔的角度來看，定稿應當存檔。
　　
　　二、定稿和部分存本不能只存電子件
　　
　　在實際工作中，許多單位常常將計算機輸出的稿件作為定稿并存檔。以往文稿的底稿大多為碳素墨水書寫，字跡耐久，利于保存；而圓珠筆、藍色鋼筆、鉛筆等書寫的文稿則不能歸檔。隨著計算機的普及，電子文稿最終將徹底取代手寫稿。那么電子文稿的定稿如何存檔呢？這就要求有關(guān)主管部門針對電子文稿的特性制定相關(guān)規(guī)定，以適應時代對文書處理和歸檔工作的要求，使有關(guān)人員在具體操作上有所遵循。在實踐中，可以把帶有歸檔標識的電子文件集中起來制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至可靠的載體上，至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用；必要時，可復制第三套異地保存。對于加密電子文件，應在解密后進行上述操作。
　　
　　三、電子文件與紙質(zhì)文件應一并歸檔
　　
　　鑒于目前紙質(zhì)文件和電子文件并存，相關(guān)技術(shù)環(huán)節(jié)、管理方法和手段尚不成熟的實際情況，今后一段時間內(nèi)，電子文件不可能完全取代紙質(zhì)文件。電子文件存在著自身無法克服的局限性：
　　
　　1．依賴性與不可識別性。電子文件是伴隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的，相對于紙質(zhì)文件而言，有信息與載體相分離、不能直觀閱讀等特點，必須依賴于軟件和硬件才能識別和利用。
　　
　　2．存儲內(nèi)容不穩(wěn)定。相對于紙質(zhì)文件而言，電子文件對環(huán)境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等特殊條件要求很高，稍不注意就會被損壞。比如，存貯在磁盤、磁帶或光盤等載體上的電子文件，在保管時一旦受到外界強磁的干擾，或因存貯環(huán)境溫濕度不宜，就會導致文件內(nèi)容的損壞。另外，電子文件在利用中若受到計算機病毒的侵襲或因設(shè)備故障等原因受到電磁脈沖的干擾，也可能導致存貯的內(nèi)容損壞，造成嚴重后果。
　　
　　3．原始性與合法性不易確認。眾所周知，電子文件容易被修改、復制、拷貝，而且修改以后幾乎不留痕跡，人們難以區(qū)分新舊文件。而在紙質(zhì)文件上進行任何修正或篡改都會留下蛛絲馬跡，因而也就容易被察覺。紙質(zhì)文件因其原始性、合法性與憑證性和完整性，在法律上的效力無可質(zhì)疑，得到國內(nèi)人士和法律界認可。
　　
　　4．保密性強。電子文件的共享性，使電子文件在保密方面存在缺陷，即容易泄密。一些機密文件，尤其是關(guān)系到國家、社會安全的重要文件如若泄密，將會帶來不可估量的損失。
　　
　　5．對操作人員要求高。加工處理電子文件需要一定的操作技術(shù)，這也成為一些“機盲”管理利用電子文件的障礙。目前，有的單位計算機設(shè)備沒有完全普及，懂計算機、會操作的人較少，即使會操作也是半路出家，技術(shù)環(huán)境一旦發(fā)生變化，就難以適應和掌握。
　　
　　綜上所述，不能因為有了電子文件就拋棄紙質(zhì)文件，更不能將紙質(zhì)文件輸入計算機后銷毀紙質(zhì)文件。
　　
　　四、發(fā)揮電子文件和紙質(zhì)文件優(yōu)勢，實行“兩套制”歸檔
　　
　　就目前情況來看，在相當長的一個階段，電子文件和紙質(zhì)文件一并歸檔的現(xiàn)象將長期存在。在工作條件還不十分完善的情況下，實行“兩套制”歸檔不失為一種比較保險的辦法。現(xiàn)在大部分機關(guān)和部門的文件是在計算機環(huán)境下形成的，在這種情況下，可以將電子文件拷貝和紙質(zhì)文件雙重歸檔。這樣做的好處有二：一是利用紙質(zhì)文件將電子文件的內(nèi)容固定下來，可解決電子文件易變動、易被修改的問題，確保其法律效力。二是發(fā)揮電子文件在檢索、傳輸、存儲方面的優(yōu)勢，可高效、方便地滿足社會對電子文件的利用需求。比如，2006年第1號強臺風“珍珠”5月18日2時15分在廣東登陸，我縣普降大暴雨，縣城花山溪最高洪水位達33.93米，超警戒水位1.93米，超保證水位0.13米，給我縣工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)造成極大損失。在抗洪救災過程中，縣防汛指揮部共發(fā)出了內(nèi)部明電12份、文件8份、汛情快報10期，刻錄制作了反映全縣人民抗洪救災全過程的《平和縣防御2006年第1號強臺風“珍珠”專題》影像光盤1盤，這些資料都實行電子文件和紙質(zhì)文件“兩套制”歸檔，現(xiàn)在查閱起來很方便，可極大地滿足人們了解當時情況的需求。
　　
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