秘書核稿的三層境界

秘書核稿的三層境界
　　
　　口李利利
　　
　　在秘書工作中，核稿雖是一項常規(guī)工作，但該項工作做得如何，不僅是秘書工作水平的體現(xiàn)，更會對文書工作質量、單位的形象甚至健康發(fā)展造成影響。故作為一名秘書，必須掌握核稿的技能技巧，把好關、站好崗，扎扎實實做好這項工作。筆者從日常的工作中探索總結出了一些經(jīng)驗，在此和大家一起分享。
　　
　　所謂核稿，是指辦公室秘書對已擬好的文稿在領導簽發(fā)之前審核把關的公務活動。一般情況下，秘書每天要修改、核查大量的文稿，核稿工作具有工作量大、耗時長、要求嚴、責任重等特點。
　　
　　一、驗“樣”境界
　　
　　核稿的第一層境界為驗“樣”。秘書對已經(jīng)擬好的文書的樣式等基礎內容進行檢驗核實，是秘書核稿的最基本要求，也是最基礎的境界。秘書應當從如下幾個方面驗“樣”：
　　
　　第一，明確行文方向。行文方向是公務文書的基本要素。任何文書的格式、內容、邏輯、措辭等要素均會受到行文方向的影響，所以秘書在核稿時首先要檢查文書的行文方向是否正確。明確了文書是上行文、下行文還是平行文，便為整個文書確定了方向、奠定了基調。
　　
　　第二，檢查文書格式。文書寫作的一項最基本要求便是格式正確。秘書在核稿的過程中，一定要從文書的字體字號、段落行距等方面對文書進行檢查，確保文書格式規(guī)范。在這一過程中，特別要檢查主送單位及抄送單位稱謂及文種選用等方面的內容。
　　
　　第三，修改行文病句。在明確行文方向、確保格式規(guī)范的基礎上，秘書應當逐字逐句地檢查行文中的措詞用語。主要從重復噦嗦、前后矛盾、搭配不當、表意不清、措詞錯誤等方面逐一核查，發(fā)現(xiàn)病句，應立即改正。同時，應當對標題、主送單位、正文中的標點符號加以認真檢查，確保標點符合應用正確合理。
　　
　　二、審“體”境界
　　
　　秘書核稿的第二層境界為審“體”。審體境界是比驗“樣”更高一層的境界，對秘書的核稿水平也提出了更高一層的要求。 (范文先生網(wǎng)　www.panasonaic.com) 這里的“體”，指的是文書的整體架構、各部分結構，以及結構與結構間、句子與句子間的搭配關系及行文邏輯。秘書應當從如下幾個方面來審“體”：
　　
　　第一，理清行文邏輯。行文邏輯是一篇文書的寫作主線，任何一篇文書，都應當有明確的行文邏輯，并沿著這一主線鋪開。在核稿的過程中，秘書應當明確文書是按照背景、原因、起因、過程、結果、需求、要求等邏輯展開，還是按照結果、背景、原因以及要求等邏輯展開，然后調整布局、理清行文邏輯。一般情況下，可根據(jù)常規(guī)的原因、過程、結果的思路展開文書，而對一些緊急、重要且篇輻較長的文書，則可采用“倒金字塔”式結構，，先開門見山寫結果或提要求，再從目的、原因、過程等方面展開。
　　
　　第二，調整文書架構。在理清行文邏輯之后，秘書要重新調整整個文書的架構。在調整的過程中，應當使結果、原因、過程等內容各自成段。當然，對于行文邏輯清晰、架構合理的文書只需做適當優(yōu)化即可。
　　
　　第三，優(yōu)化文書結構。在調整了文書架構之后，應當重點優(yōu)化文書結構。在這個過程中，秘書應當根據(jù)行文需要及邏輯關系，重點優(yōu)化三個方面的結構。一是優(yōu)化文書標題與整個文書之間的結構。秘書在核稿時應當對標題、正文等作出適當修改與調整，使標題與正文內容相互呼應、緊密聯(lián)系、配合得體。二是優(yōu)化段落之間的結構。要通過調整段落所處的位置，使段落與段落之間的關系符合行文邏輯。三是要通過核查與調整，使各部分之間、段落內各句子之間關系明確、銜接有序、搭配得體。
　　
　　三、追“魂”境界
　　
　　追“魂”是秘書核稿的最高境界。這里所說的追“魂”，是指秘書在核稿的過程中，在審核了樣式、調整優(yōu)化了框架結構的基礎上，對文稿的內容、發(fā)文意圖以及文字所反映出的職責與權力等進行審核。這要求秘書有扎實的文字功底及較高的寫作水平，在實際的核稿工作中積累總結，不斷沉淀。秘書應當從如下幾個方面來追“魂”：
　　
　　第一，抓住發(fā)文意圖。發(fā)文意圖可通過兩個方面獲得，一是通過采訪、詢問擬文者得知，一是通過審閱已經(jīng)擬好的文書獲得，兩者相輔相成。秘書在核稿的過程中，既要帶著發(fā)文意圖是什么的疑問去審稿，更要檢查文書是否準確、有效地反映了行文意圖，是否因為文字表述的原因而使行文意圖發(fā)生變化、扭曲或者淡化、不明。
　　
　　第二，校準行文定位。文稿定位不清是文書寫作中常見的錯誤。秘書在核稿時，應當重點從行文方向、行文意圖兩個方面對文書準確定位，并據(jù)此審核及修改文稿。文稿定位不當直接會對需要通過公務文書辦理的事件的結果產(chǎn)生重要影響。所以，秘書一定要突破局限，從全局出發(fā)，從整個單位的性質、職責以及在公務活動中所扮演的角色等方面全面考量，確保文書準確定位。
　　
　　第三，明晰權責劃分。公務文書具有法定的權威和效力，在文稿中如何劃分權責，是最難也是最為重要的內容。在日常工作中常常會碰到擬文者對發(fā)文單位與收文單位間的權責劃分不清的情況。秘書在核稿的過程中，應當在掌握發(fā)文意圖、明確定位的基礎上，重點審核文書中所反映的發(fā)文單位與收文單位之間的權責關系，避免出現(xiàn)權責不明、相互推諉的情況。秘書還應當認真思考一下，該文發(fā)出后會對收文單位產(chǎn)生什么樣的影響，會對相關的公務活動產(chǎn)生什么樣的影響，以及由此引發(fā)的對單位形象、聲譽以及社會公共關系等所造成的影響。這是秘書核稿中最重要也最難以把握的內容。
　　
　　總之，核稿是秘書日常工作的重要職責之一。在核稿的過程中，秘書應當遵循循序漸進、由簡入難、由表及里的原則，切實做好核稿工作，為單位各項工作的順利開展把好關、站好崗、服好務。
　　
　�。ㄗ髡邌挝唬褐袊�移動重慶公司城區(qū)一分公司）
　　
　　

【秘書核稿的三層境界】相關文章：

人生的境界..08-16

《人生的境界》..08-16

《人生的境界》08-16

人生的境界08-16

金子的境界08-18

境界的作文08-24

境界的作文10-14

《李子核》08-15

棗 核08-16