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寫(xiě)在第61個(gè)秘書(shū)節(jié)之際
寫(xiě)在第61個(gè)秘書(shū)節(jié)之際
作者/程林盛
自從1952年美國(guó)兩位資深秘書(shū)提議政府設(shè)立秘書(shū)節(jié)（周），后由國(guó)際專(zhuān)業(yè)秘書(shū)協(xié)會(huì)(ProfessionalSecretarieslntemational，現(xiàn)已改為國(guó)際行政專(zhuān)業(yè)協(xié)會(huì) Intemational Association of AdmirustrativeProfessionals)確認(rèn)設(shè)立秘書(shū)周和秘書(shū)節(jié)以來(lái)，世界各國(guó)廣泛將每年四月的最后一個(gè)完整星期定為“國(guó)際秘書(shū)周”，該周星期三定為“國(guó)際秘書(shū)節(jié)”，旨在肯定秘書(shū)工作者所作出的貢獻(xiàn)，并鼓勵(lì)年輕朋友們投身秘書(shū)職業(yè)。這也是國(guó)內(nèi)外僅有的幾個(gè)以職業(yè)命名的節(jié)日之一，其他如護(hù)士節(jié)、記者節(jié)、教師節(jié)等。可見(jiàn)，秘書(shū)節(jié)（周）對(duì)全世界在這個(gè)崗位上辛勤工作的人員來(lái)說(shuō)意義重大。
今年是第61個(gè)秘書(shū)周（4月22—28日）和秘書(shū)節(jié)（4月25日），同時(shí)適逢秘書(shū)周和秘書(shū)節(jié)60周年。這也是繼去年11月我國(guó)教育部正式將秘書(shū)學(xué)列入本科專(zhuān)業(yè)目錄后的第一個(gè)節(jié)日，也算是給秘書(shū)節(jié)（周）的一份厚禮吧。
一、秘書(shū)的角色認(rèn)知
秘書(shū)這一職業(yè)有著悠久的歷史。從古代的史官、師爺、秘書(shū)郎等幕僚性質(zhì)的職位，到如今各行各業(yè)的一個(gè)常設(shè)性職位，秘書(shū)不再僅僅是上司的“抄寫(xiě)員”、“錄字員”、“接線員”等“打雜人士”，而已成為專(zhuān)業(yè)的行政管理工作者。這一發(fā)展使得秘書(shū)的傳統(tǒng)角色不斷褪色，溝通性和管理性逐漸增強(qiáng)，成為“決策者的守門(mén)人”、“主管與員工的橋梁”、“組織的門(mén)面”、“主管的情報(bào)員”。這一角色職能的變化凸顯了這個(gè)職業(yè)的重要性。
二、秘書(shū)的職業(yè)定位
據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前秘書(shū)這一職業(yè)已經(jīng)進(jìn)入熱門(mén)行業(yè)排行榜，甚至在部分地區(qū)進(jìn)入了前十名。我們?cè)谡衅笗?huì)現(xiàn)場(chǎng)常會(huì)看到很多用人單位在招聘秘書(shū)、助理等人員，這只是從職業(yè)角度而言，這一職業(yè)的定位還有待凝聚。從秘書(shū)職業(yè)發(fā)展來(lái)看，它正由打雜型走向?qū)I(yè)化、職業(yè)化和社會(huì)化。在制度層面，國(guó)際上有各種秘書(shū)職業(yè)資格和從業(yè)認(rèn)證考試，如劍橋辦公管理國(guó)際證書(shū)考試、LCCIEB（倫敦工商會(huì)考試局）秘書(shū)證書(shū)考試、IAAP（國(guó)際職業(yè)秘書(shū)協(xié)會(huì)）秘書(shū)資格考試等；在國(guó)內(nèi)，我國(guó)原勞動(dòng)與社會(huì)保障部于1997年制訂了《國(guó)家職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)（秘書(shū)）》《國(guó)家職業(yè)資格鑒定規(guī)范（秘書(shū)）》，并于1998年試行國(guó)家秘書(shū)職業(yè)資格鑒定考試，2000年出臺(tái)了《招用技術(shù)工種從業(yè)人員規(guī)定》，其中要求從事秘書(shū)職業(yè)者需持證上崗。這是我國(guó)秘書(shū)職業(yè)制度化、專(zhuān)業(yè)化和職業(yè)化的開(kāi)端。隨著今天秘書(shū)學(xué)正式進(jìn)入本科專(zhuān)業(yè)目錄，其社會(huì)價(jià)值將進(jìn)一步體現(xiàn)，這是對(duì)高等秘書(shū)學(xué)教育的肯定與促進(jìn)，也是社會(huì)職業(yè)規(guī)范化管理的開(kāi)始。
同時(shí)，各行各業(yè)的用人單位還需用新的眼光認(rèn)識(shí)秘書(shū)這個(gè)職業(yè)。2012年秘書(shū)節(jié)（周）的活動(dòng)主題已由國(guó)際行政專(zhuān)業(yè)協(xié)會(huì)發(fā)布，為“秘書(shū)，辦公室的脈搏”（Admins，thePulseoftheOffice）。該協(xié)會(huì)認(rèn)為：“過(guò)去六十年，由于新工具、新科技以及經(jīng)濟(jì)與文化的影響，帶來(lái)行政崗位的巨大轉(zhuǎn)變，行政人員（秘書(shū)）是辦公室內(nèi)穩(wěn)定而有效率的核心，能確保職務(wù)在精確、準(zhǔn)時(shí)而又節(jié)約的狀況下執(zhí)行完畢。在如此復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，行政人員就是各項(xiàng)事業(yè)的引擎；在這個(gè)需要準(zhǔn)確、快速、高效處理信息的時(shí)代，行政人員（秘書(shū)）就是‘?dāng)?shù)據(jù)大師’（mastersofdata）。他們?cè)趫?zhí)行任務(wù)的時(shí)候，還需擔(dān)當(dāng)傳統(tǒng)角色下成為許多顧客、客戶(hù)和員工的守門(mén)人（gatekeepers）。因此，他們就是辦公室的脈搏�！泵}搏是生命運(yùn)行的象征，脈搏的正常搏動(dòng)代表著組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，一個(gè)主管掌控了脈搏，就基本掌控了整個(gè)組織的運(yùn)轉(zhuǎn)。所以，秘書(shū)職業(yè)在今天的行業(yè)發(fā)展、組織運(yùn)轉(zhuǎn)中起著關(guān)系組織命脈的作用。但究竟有多少行業(yè)與單位能夠正視這個(gè)“脈搏”的作用，還需要對(duì)秘書(shū)職業(yè)重新定位。
三、秘書(shū)的職業(yè)建設(shè)
秘書(shū)職業(yè)的準(zhǔn)確定位，決定著秘書(shū)人才的創(chuàng)新培養(yǎng)。當(dāng)前走向職場(chǎng)的秘書(shū)工作者，要么是高職高專(zhuān)培養(yǎng)的技術(shù)型秘書(shū)，他們主要擅長(zhǎng)于打理雜務(wù)；要么是正規(guī)院校培養(yǎng)的文科非秘書(shū)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生，他們由于沒(méi)有接受過(guò)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的科班訓(xùn)練，對(duì)秘書(shū)職業(yè)的角色認(rèn)知還不夠明朗，在崗位上依舊是重復(fù)處理雜務(wù)的角色。這種狀況致使秘書(shū)職業(yè)的發(fā)展受阻，甚至秘書(shū)學(xué)科的建設(shè)無(wú)法取得突破，在整個(gè)教育領(lǐng)域，本科以上層次的秘書(shū)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生寥寥無(wú)幾�，F(xiàn)在秘書(shū)學(xué)已經(jīng)名正言順，從原來(lái)寄生于漢語(yǔ)言文學(xué)專(zhuān)業(yè)下的母子學(xué)科變?yōu)槊撎ビ谄涞逆⒚脤W(xué)科，并且逐步向管理學(xué)科靠攏，希望秘書(shū)界趁著這次契機(jī)，深化秘書(shū)學(xué)專(zhuān)業(yè)教育，提升職業(yè)秘書(shū)的社會(huì)知名度與認(rèn)可度，推進(jìn)秘書(shū)技能的專(zhuān)業(yè)化、秘書(shū)工作的規(guī)范化、秘書(shū)觀念的職業(yè)化、秘書(shū)制度的體系化、秘書(shū)職責(zé)的制度化——我以為這是秘書(shū)學(xué)學(xué)科建設(shè)的一個(gè)目標(biāo)。
秘書(shū)職業(yè)化體系的構(gòu)建需要秘書(shū)學(xué)教育界、秘書(shū)職業(yè)界、用人單位和國(guó)家人力資源主管部門(mén)合力完成，將已有的制度與規(guī)范落到實(shí)處，并配套完善秘書(shū)從業(yè)者的社會(huì)保障體系、用人機(jī)制與培訓(xùn)體系以及職稱(chēng)評(píng)定體系，從而開(kāi)拓秘書(shū)職業(yè)正常發(fā)展的渠道，避免因秘書(shū)使用過(guò)程中的不規(guī)范產(chǎn)生秘書(shū)腐敗、秘書(shū)跳槽、工作不力等負(fù)面效果，從而使得秘書(shū)職業(yè)走上職業(yè)化發(fā)展的軌道，以適應(yīng)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，促進(jìn)工作效率的提高與人力資源的合理配置，形成人盡其才、崗盡其責(zé)、事盡其成的良好局面。
四、優(yōu)秀職業(yè)秘書(shū)必魯?shù)臈l件
秘書(shū)這一職業(yè)盡管在我國(guó)的現(xiàn)代化進(jìn)程中逐步為各行各業(yè)所重視，但在社會(huì)上還有很多誤解，如秘書(shū)常被人們當(dāng)作“吃青春飯的”、“小蜜（秘）”，也常成為“潛規(guī)則”、“性騷擾”等敏感話題中的中心人物。事實(shí)上，秘書(shū)職業(yè)非常崇高，它對(duì)從業(yè)者有很高的要求，特別是在現(xiàn)代化的辦公條件和復(fù)雜的人際關(guān)系環(huán)境下，秘書(shū)必須創(chuàng)新思維、善理事務(wù)、敬業(yè)樂(lè)群、崇尚道德、追求卓越。
21世紀(jì)的秘書(shū)絕不能再像傳統(tǒng)秘書(shū)那樣被動(dòng)適應(yīng)環(huán)境，消極地等待主管的命令去行事。秘書(shū)工作者不僅要具備從業(yè)所必需的基本素養(yǎng)（如忠誠(chéng)、保密、高尚、任勞任怨等）、基本知識(shí)（如寫(xiě)作、文書(shū)、檔案、財(cái)務(wù)、法律等）和技能（如辦公自動(dòng)化、攝影等），而且要具備處理復(fù)雜事務(wù)和應(yīng)對(duì)危機(jī)的能力，如信息鑒別和整合能力、減壓能力、公關(guān)能力、國(guó)際交流能力、時(shí)間管理能力、人際關(guān)系管理能力等。這是新世紀(jì)對(duì)職業(yè)秘書(shū)的素質(zhì)要求。
同樣，企業(yè)或組織也要為職業(yè)秘書(shū)的發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境，如加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)、實(shí)施人性化的組織管理，為職業(yè)秘書(shū)的成長(zhǎng)盡可能提供幫助。
在21世紀(jì)這個(gè)新的時(shí)代，誰(shuí)掌握了信息誰(shuí)就能占據(jù)主動(dòng)，而秘書(shū)在這一點(diǎn)上優(yōu)勢(shì)明顯，這將為他們承擔(dān)更多的輔助決策職責(zé)提供便利。因此，今天的秘書(shū)將比以往任何時(shí)候更需要充實(shí)自己的資訊接獲與處理能力，從而不斷提高適應(yīng)社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)力。
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