如何從新手成長為一名合格秘書

　　秘書是個很常見的職業(yè)，各行各業(yè)都會有這個崗位。但是大家對這個職業(yè)的認(rèn)識，往往停留在打雜，花瓶，技術(shù)含量低等層面上，這是對秘書行業(yè)的不了解造成的。下面是小編精心整理的如何從新手成長為一名合格秘書，希望對大家有所幫助。

　　1、秘書工作的重要性及工作內(nèi)容

　　秘書是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，工作的目標(biāo)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，幫助領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時間。一名優(yōu)秀的秘書要能分清事情的輕重緩急，減少領(lǐng)導(dǎo)等待的時間和耗費在低價值工作上的時間。

　　不同企業(yè)對秘書要求略有不同，但秘書的核心工作都可以概括為辦文，辦會和辦事。

　　辦文就要秘書熟練掌握如何寫材料，公文以及如何做PPT及各種表格。

　　辦會即組織各種會議。開低效會議往往是在浪費時間，如何組織高效的會議是一名優(yōu)秀秘書必須具備的能力。同時，會后跟蹤落實會議安排，也是秘書需要認(rèn)真完成的。

　　辦事的范疇比較廣泛，包括日程，差旅，接待，上傳下達，文件流轉(zhuǎn)等許多大事小情。這里就要求秘書具備較強的辦事能力，掌握高效的辦公工具，知分寸，懂禮儀，能把大事辦好，小事辦細(xì)。

　　2、如何成為一名優(yōu)秀的秘書

　　秘書要做很多瑣碎的工作，忙的時候恨不得自己能長出三頭六臂，變身千手觀音。那么如何把自己修煉成一名優(yōu)秀的秘書呢？

　　首先，要得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和支持。

　　作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，如果自己的工作連領(lǐng)導(dǎo)都不能認(rèn)可，那怎么可能得到其他同事的支持呢？領(lǐng)導(dǎo)的一次公開批評很可能讓秘書變成無本之木，事事難辦，在公司舉步維艱。

　　要獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和支持，除了勤勤懇懇、任勞任怨以外，還要增加對公司的了解，多學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)相關(guān)的知識，要跟上領(lǐng)導(dǎo)的思維模式，了解領(lǐng)導(dǎo)對公司的期望和對秘書這個崗位的期待。

　　其次，要學(xué)會向上管理。

　　德魯克曾經(jīng)說過，“你不必喜歡、崇拜或憎恨你的老板，但你必須管理他，讓他為你的成效、成果和成功提供資源�！�

　　向上管理就要求秘書非常了解自己的領(lǐng)導(dǎo)，同時更要認(rèn)真工作，善于助人，樹立一個良好的正面的形象，成為領(lǐng)導(dǎo)眼中，那個值得信任和委以重任的人。

　　做向上管理沒有什么復(fù)雜的技巧，做好主動匯報、兌現(xiàn)承諾和觀察總結(jié)這三點，堅持下去一定會有所收獲。

　　文秘需要具備的能力

　　1、寫作能力

　　具體是指公文和事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力，這和對記者、作家的寫作能力要求不同。秘書人員要寫好公文和應(yīng)用文，應(yīng)具有語法、修辭、邏輯知識，應(yīng)掌握大量的詞匯和不同的句式，應(yīng)具有公文和應(yīng)用文文體知識，應(yīng)掌握常用漢字和簡化字，掌握標(biāo)點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉(zhuǎn)化為寫作能力。應(yīng)該認(rèn)識到，寫作能力并不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、觀察能力和語言組織能力。這同樣是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。秘書還要練習(xí)書法，雖不必成為書法家，但要求把字寫得端正、勻稱、流利。

　　2、口頭表達能力

　　秘書不僅要會寫文章，還要能說會道。秘書要會說一口標(biāo)準(zhǔn)而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對領(lǐng)導(dǎo)講話語言要簡明扼要，對群眾講話切忌羅嗦，更不要拖音帶腔。同樣，思維清楚才能說話清楚。要使說話有條有理，秘書要多思考，說話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問一句答一句。

　　3、聽知能力

　　秘書要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，要能從別人的冗長、反復(fù)的發(fā)言中找出要領(lǐng)，或是從眾口交加、激烈爭論中抓住重點，并且能轉(zhuǎn)化為自己清晰簡明的語言加以復(fù)述。聽知能力還意味著秘書應(yīng)努力掌握方言、外語和民族語言。我國疆土遼闊、民族眾多，現(xiàn)在實行開放政策，橫向聯(lián)系和國際交流日益增多，秘書多懂一種方言、多懂一種民族語言和外語，就是多了一樣交際工具，多了一條信息渠道。

　　4、閱讀概括能力

　　秘書要善于閱讀，既善于精讀，又要善于快讀和泛讀。

　　5、社交活動能力

　　現(xiàn)代社會中的秘書不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經(jīng)常要參加各種社會活動，外出聯(lián)系工作，調(diào)查情況，收集信息，進行協(xié)調(diào)，參加各種會議、會談或宴會，甚至有參加外事活動的機會。秘書人員必須具有一定的社會活動能力，懂得各種場合的禮儀、禮節(jié)，善于待人接物，善于處理復(fù)雜的人際關(guān)系。

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