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做好辦公室信息工作的思路和方法
做好辦公室信息工作的思路和方法信息工作是辦公室的一項(xiàng)重要工作，對輔助領(lǐng)導(dǎo)決策有著重要作用。這項(xiàng)工作說起來只是“收收整整”，但真正做好并不容易。在實(shí)際工作中，只有形成正確的思路，掌握有效的方法，才能提高信息服務(wù)水平�？偨Y(jié)幾年來的工作經(jīng)驗(yàn)，有幾點(diǎn)思路和方法與大家共同探討。
一是深化思想認(rèn)識。信息工作重在反映情況，這毋庸置疑，但不能僅停留在這個(gè)認(rèn)識層面上。從信息范疇來講，信息可分為內(nèi)部信息和外部信息。內(nèi)部信息重點(diǎn)反映的是內(nèi)部的全面情況，對解決內(nèi)部問題十分重要。報(bào)內(nèi)部信息既要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和做法，又要反映矛盾和問題，即要既“報(bào)喜”又“報(bào)憂”，報(bào)“喜”可以得到上級的認(rèn)可，報(bào)“憂”可促使問題的解決。實(shí)際工作中解決問題的途徑很多，但往往層級較多、程序較多，有些問題易造成積壓，不能被及時(shí)解決。而通過信息渠道可以很快地將問題反映給領(lǐng)導(dǎo)，只要是真實(shí)的、重要的、必須解決的問題，領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)重視的，也會(huì)及時(shí)解決的。外部信息重在反映外部環(huán)境的變化和影響，由于種種原因往往不被重視，實(shí)際上收集與本單位相關(guān)的外部信息十分重要。外部信息在一定程度上可稱為情報(bào)，在戰(zhàn)爭時(shí)期，擁有準(zhǔn)確、及時(shí)的情報(bào)會(huì)決定一場戰(zhàn)爭的勝負(fù)；在和平時(shí)期，仍然有各種間諜被政府或企業(yè)重用，他們獲取的有效情報(bào)直接影響著政治或經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。從事情報(bào)工作的人員，通常都具有很強(qiáng)的觀察、分析、總結(jié)、判斷問題的能力。因此，認(rèn)為信息工作只是“收收整整”的人，一是認(rèn)識不到位，二是看不起自己。信息工作十分重要，整個(gè)過程都是工作人員能力和價(jià)值的體現(xiàn)，在一定程度上可以說是一項(xiàng)戰(zhàn)略工作，做好了對輔助領(lǐng)導(dǎo)決策十分重要。同時(shí)，對自己的成長也非常有利，因?yàn)閺氖滦畔⒐ぷ鞯娜藛T離領(lǐng)導(dǎo)比較近，做出點(diǎn)成績領(lǐng)導(dǎo)會(huì)看在眼里、記在心里。
二是堅(jiān)持供需結(jié)合。在信息工作中，一方面要把下面的信息收集上來，供本級領(lǐng)導(dǎo)參考；另一方面要把本級的信息報(bào)送上去，供上級領(lǐng)導(dǎo)參考。領(lǐng)導(dǎo)對工作人員收集整理的信息是否感興趣，很大程度上取決于供需結(jié)合的緊密程度。采編信息必須抓住領(lǐng)導(dǎo)的需求，就是本級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注什么，上級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注什么，找到供需的結(jié)合點(diǎn)。這個(gè)點(diǎn)可從以下幾個(gè)方面來找：第一，從會(huì)議中找。從中央到地方，從上級到下級，每年都要召開不同類型和規(guī)模的會(huì)議，工作總結(jié)會(huì)、任務(wù)部署會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，有全年的，有半年的，有長期的，有短期的，這些會(huì)議的內(nèi)容都很重要，大家十分關(guān)注。信息工作人員要及時(shí)了解會(huì)議的主題和精神，掌握會(huì)議安排的工作任務(wù)，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示要求，結(jié)合本單位的貫徹情況，找出信息選題的供需結(jié)合點(diǎn)。第二，從公文中找。公文是傳達(dá)貫徹黨和國家方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和回答問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，它所承載的內(nèi)容是大家必須學(xué)習(xí)和執(zhí)行的，信息工作人員可從中選題。不管是上級的、本級的還是下級的公文，都要認(rèn)真地學(xué)習(xí)研究�？梢圆扇÷宰x和精讀相結(jié)合的方法，抓住重點(diǎn)和要點(diǎn)，避免花費(fèi)過多精力。第三，從調(diào)研中找。一方面，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)研活動(dòng)。領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研都有目的性，在調(diào)研過程中也會(huì)發(fā)表一些意見或提出一些要求，及時(shí)地了解掌握，可以發(fā)現(xiàn)上級、本級領(lǐng)導(dǎo)在某個(gè)階段關(guān)注的重要問題。另一方面，主動(dòng)開展調(diào)查研究，全面了解基層的真實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中存在的問題，找到上下需求的結(jié)合點(diǎn)。此外，通過電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等媒體也可獲知一些重要情況，可從中尋找信息采編的要點(diǎn)。
三是把握報(bào)送時(shí)機(jī)。信息的時(shí)效性非常強(qiáng)，有些信息一旦錯(cuò)過某個(gè)時(shí)間段就失去價(jià)值了，所以對大部分信息要及時(shí)編報(bào)，一部分信息要選擇合理時(shí)機(jī)編報(bào)。比如，月度、季度、年度工作任務(wù)指標(biāo)的完成情況，工程項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)展情況，召開的重要會(huì)議和舉辦的重要活動(dòng)等常規(guī)性信息，時(shí)間到了或工作完成了就要立即編報(bào)，但要避免“超前報(bào)”，人為地把工作提速、把成績夸大。有個(gè)例子可以給大家一些啟示：深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)剛進(jìn)入第二階段，一些單位就上報(bào)了已取得豐碩成果的信息，這樣做很容易給領(lǐng)導(dǎo)和群眾留下作風(fēng)不實(shí)的印象。對于重大突發(fā)性事件，必須按程序及時(shí)上報(bào)，來不得半點(diǎn)馬虎和拖延。對有些涉及要錢、要物、要政策的問題性信息，則應(yīng)當(dāng)選擇適當(dāng)時(shí)機(jī)，慎重報(bào)送。比如，A地區(qū)油氣管道腐蝕嚴(yán)重或超期服役，由于資金緊張不能及時(shí)更換，存在著隨時(shí)泄漏的安全隱患，通過正常渠道上報(bào)更新計(jì)劃，批復(fù)過程十分緩慢。這期間，B地區(qū)一條油氣管道因泄漏造成嚴(yán)重火災(zāi)，造成了較大的經(jīng)濟(jì)損失和不良的社會(huì)影響。于是，A地區(qū)的辦公室信息工作人員抓住這個(gè)時(shí)機(jī)，舉一反三，立即上報(bào)了油氣管道存在安全隱患急需更換的信息，上級領(lǐng)導(dǎo)看后及時(shí)組織研究，很快解決了問題。這是一個(gè)選擇適當(dāng)時(shí)機(jī)報(bào)送信息的好例子。
四是提高信息價(jià)值。信息的價(jià)值對不同對象而言是不同的，表現(xiàn)形式也不盡相同。有些情況領(lǐng)導(dǎo)掌握不全面，通過信息渠道了解了；有些信息反映了問題，領(lǐng)導(dǎo)看后問題及時(shí)解決了；有些信息對領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生了啟迪作用，對決策起到了輔助作用：這些都是信息價(jià)值的體現(xiàn)。實(shí)際工作中，真正能夠引起領(lǐng)導(dǎo)重視的信息比較少，這是辦公室工作人員普遍感到困惑的問題。特別是隨著電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等媒體的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)了解到多方面情況。要進(jìn)一步提高信息工作水平，就必須在提高信息價(jià)值上下功夫。首先，選題要準(zhǔn)確。選擇重要問題，大家關(guān)注的問題，這一點(diǎn)十分重要。如果所選問題本身沒有什么意義，寫得再好也沒什么價(jià)值。其次，標(biāo)題要醒目簡練。標(biāo)題要引起讀者的注意，信息編寫人員就需要具備高度的概括能力，抓住事情的主題和要害，有“一語道破天機(jī)”的功力。有人寫信息題目喜歡用一些形容詞，比如“某單位上半年經(jīng)濟(jì)發(fā)展勢頭良好”、“某項(xiàng)工作取得顯著成效”，其實(shí)像“勢頭良好”、“顯著成效”這些詞語太模糊，缺乏對實(shí)際工作的高度提煉，因而針對性較差，如引用數(shù)據(jù)或采用對比的方式表示則更為確切，更容易引起人的興趣。第三，內(nèi)涵要深刻。即所報(bào)送的信息要供領(lǐng)導(dǎo)所需、適領(lǐng)導(dǎo)所想、補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)所缺、釋領(lǐng)導(dǎo)所疑，讓領(lǐng)導(dǎo)有所思考。比如，有些信息領(lǐng)導(dǎo)很關(guān)注，而采編人員沒有寫好，或者偏離了信息本身真正的內(nèi)涵，或因編寫質(zhì)量較差，引不起領(lǐng)導(dǎo)的重視，信息的價(jià)值就得不到體現(xiàn)。當(dāng)然，寫作上一定要實(shí)事求是，內(nèi)容簡約凝練，不求辭藻華麗，更要避免空洞無物，有時(shí)還要蘊(yùn)含一些提示和建議，使人有所啟示和收獲。
（作者單位：勝利油田辦公室）
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