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科研檔案管理暫行辦法
科研檔案管理暫行辦法
為使學(xué)院科研工作穩(wěn)步、快速、有序地發(fā)展，規(guī)范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研資源，進(jìn)一步形成學(xué)院以教學(xué)為中心，教學(xué)、科研相互促進(jìn)的良好機(jī)制，特制定如下暫行辦法。
一、建檔的主要目的
（一）科研成果建檔是高校檔案工作的重要組成部分，是實施產(chǎn)、學(xué)、研三結(jié)合的重要工作內(nèi)容。對科研檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是提高教學(xué)科研整體水平、完善科研管理工作的必要條件。
（二）分時段、分類別、系統(tǒng)收集我院教職員工科研成果，并進(jìn)行統(tǒng)計分析，為學(xué)院及上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)準(zhǔn)確、有效地提供相關(guān)信息作好基礎(chǔ)工作。
（三）對科研成果的全面收集、系統(tǒng)整理、歸檔保存、建立調(diào)檔、提檔、保密等管理條例，是有效、充分利用科研資源，實施科研成果轉(zhuǎn)化的有力措施。
二、 科研檔案管理原則
（一）我院科研檔案實施院、分院二級建檔，由科研處統(tǒng)一管理。
（二）凡分院（部）建檔的材料均需上報一份給科研處。科研處負(fù)責(zé)全院科研檔案的收集、整理、分析。各分院（部）負(fù)責(zé)本分院（部）的科研成果建檔管理工作。
（三）科研成果以保存原始材料為主，至少應(yīng)有成果的復(fù)印件。
（四）應(yīng)盡量分時間、分類別、分對象按照本單位的特點設(shè)立建檔項目，做到完整不漏，分類清晰、簡明易查。
（五）考慮到檔案的變化情況，要實行靜、動結(jié)合的檔案管理模式，年內(nèi)要動態(tài)地不斷修改充實原有檔案，年終都要綜合整理核查一次后歸檔靜態(tài)保存，任何修改都要履行嚴(yán)格審批手續(xù)后方可進(jìn)行。
（六）科研檔案管理應(yīng)遵循保密原則。凡屬保密的科研成果必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)方可調(diào)閱或借閱，原則上禁止外借。
三、科研檔案歸檔范圍
凡具有指導(dǎo)性、理論性、學(xué)術(shù)性、技術(shù)性、應(yīng)用性、科普性、檢索性的文、理、工、藝等領(lǐng)域的文章、論文、有學(xué)術(shù)價值的自編教材和實驗報告、專利及教學(xué)科研成果的系統(tǒng)資料均屬重點歸檔范圍，具體作如下分類：
（一）科研文書檔案
1．上級機(jī)關(guān)有關(guān)科研工作文件、通知。
2．本院（分院、部）科研管理條例、制度、辦法。
3．本院（分院、部）科研工作文件、工作計劃、總結(jié)。
4．本院（分院、部）科研成果的統(tǒng)計分析資料。
5．科研項目的申請及批復(fù)。
6．科研成果的評審結(jié)果和獲獎情況登記。
7．科研學(xué)術(shù)活動審批存單。
8．科研項目、學(xué)術(shù)活動、財務(wù)核算清單。
9．本校教職員工在各類學(xué)術(shù)組織任職情況。
（二）科研信息檔案
1．國內(nèi)外相關(guān)專業(yè)的科研動態(tài)。
2．國內(nèi)外高校管理及教育研究動態(tài)。
3．高等職業(yè)教育專業(yè)設(shè)置、課程改革、學(xué)科建設(shè)、產(chǎn)學(xué)研結(jié)合動態(tài)。
4．全國職業(yè)本科院校系列學(xué)術(shù)交流活動動態(tài)。
（三）科研成果檔案
1．有一定學(xué)術(shù)價值的自編教材、實驗指導(dǎo)教材和實驗報告的原稿或印制品。
2．已出版的著、譯作或主要部分的復(fù)印件。
3．國內(nèi)外各類報刊上發(fā)表的論文、文章的復(fù)印件（包括刊物封面、目錄、英文目錄、正文、英文摘要、封底）。
4．在省級以上各類學(xué)術(shù)會議上發(fā)表的論文復(fù)印件。
5．獲省級獎勵多媒體課件。
6．各類相關(guān)科研的省市級以上的獎勵證書獎品原件或復(fù)制品、照片
7．專利證書、編文證書復(fù)印件。
8．科研成果轉(zhuǎn)讓協(xié)定書復(fù)印件、成果利用或推廣的使用資料。
四、歸檔要求和程序
（一）歸檔材料由個人或項目組負(fù)責(zé)人收集提供，材料必須真實可靠，最好提供原始資料。
（二）歸檔資料紙質(zhì)要優(yōu)良，字跡要清晰，嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，紙張規(guī)格統(tǒng)一為16開（或A4）書寫紙。
（三）歸檔材料必須一年進(jìn)行一次系統(tǒng)整理，按卷、冊、袋、盒組成保管單元系列，并貼上封面標(biāo)識，由有關(guān)人員撰寫好歸檔序言或歸檔說明。
（四）一般成果歸檔一份，重要的使用頻繁的歸檔兩份。
（五）學(xué)院科研歸檔材料由科研處第一負(fù)責(zé)人審核后歸檔；分院（部）科研材料由分院（部）主任審核后歸檔。
（六）檔案要妥善保管，防止泄密和遺失。
五、檔案管理與交接
（一）檔案不僅僅是為了保存，更重要的是為了利用，要充分發(fā)揮科研檔案的應(yīng)用功能，檔案工作者應(yīng)盡量滿足、方便利用者的需要。
（二）檔案主要為校內(nèi)教師和職工服務(wù)，一般不對外。
（三）調(diào)檔或借閱要經(jīng)過主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理調(diào)檔或借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)迅速退還，不得拖延。
（四）不論何種原因造成泄密、遺失事實，要追究有關(guān)人員責(zé)任并給予必要處理。
（五）院、分院（部）兩級要指派行政領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。主管領(lǐng)導(dǎo)或工作人員變動時，必須履行交接手續(xù)，并將交接雙方簽字的交接手續(xù)存檔備查。
六、本暫行規(guī)定由科研處解釋。
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