文秘-新時期辦公室人員應具備的基本素質

做好文秘工作不容易，有很多技巧，本站www.panasonaic.com精心收集的文秘文檔希望能給你有一定的幫助！ 　一、既要思維敏捷、頭腦靈活，善于及時準確地領會領導意圖，又要嚴守本份、忠誠老實
　　秘書人員要很靈敏，對周圍發(fā)生的事，必須能夠見微知著，一葉知秋，善于在復雜的環(huán)境中把握住事物的本質特征。這樣才能爭取主動，提高效率。要做到這一點，必須下功夫做有心人。要經常看書學習，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時了解基層群眾在想什么，機關干部在想什么，領導同志在想什么，做到胸中有數，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會聰明反被聰明誤。準確領會領導意圖，決不能見風使舵，投領導所好，看眼色行事。秘書人員必須忠誠老實，按事物的本來面貌反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好領導而隨便夸大或縮小。一句話：秘書人員目光要敏銳，工作能力要強，政治上又要忠誠可靠；適應性要強，原則性又不能差。
　　二、既要忠實地按領導指示辦事，又要敢于在某些問題上提出自己的不同意見
　　秘書與領導的關系是助手與首長的關系，這決定了處于被領導地位的秘書人員必須聽從領導指揮，忠實地按領導指示行事，把自己的公務活動嚴格限定在領導指定的工作范圍之內，不得自行其是。領導的指示具有嚴肅性和權威性，秘書人員必須不折不扣地忠實執(zhí)行，要圍繞領導人的活動，積極開展工作，下大力氣幫助領導抓出成效來。秘書要學會從被動中求主動，要善于觀察掌握領導者的性格、作風等個性特征，便主動配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴格按領導指示行事，不等于盲目服從、曲意逢迎。辦公室負有參與決策的職能，在決策過程中，要敢于在某些問題上提出自己的不同意見，敢于反映領導同志尚未意識到的或者認識不盡完善的客觀情況和問題。在工作中要以黨的路線、方針、政策為行為的準則，一旦遇到領導作出不妥的決定或者明顯失誤時，秘書人員應該出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得領導的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。在一般情況下，秘書人員既要敢于提出自己的意見，同時也要注意擺正自己的位置，不可固執(zhí)己見。
　　三、既要能勤勤懇懇、吃苦耐勞，又要能忍受怨言、經得起委屈和挫折
　　辦公室工作是非常辛苦的，幾乎沒有節(jié)假日，不分上下班，自己能夠自由支配的時間很少，腦神經長處于緊張的備戰(zhàn)狀態(tài)。越是危急的時候，如災情發(fā)生等等，辦公室同志越緊張。他們擔負的任務很重，常年累月辛勤為黨工作，兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，不為名，不為利，從事寂寞事業(yè)，甘當無名英雄，"只問耕耘，不問收獲"，這是相當難能可貴的。但是，作為秘書人員，僅僅做到這一點還不夠，還要有忍受怨言，經得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬，度量要大，甜酸苦辣都要能裝。因為文秘工作，功勞往往不明顯，問題卻表現(xiàn)得非常突出，而且影響很大，有時還會吃力不討好。秘書人員，要有強烈的革命事業(yè)心，要有較高的黨性修養(yǎng)，要腿勤、手勤、嘴勤、腦勤，尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調動各方面積極性，把工作做好。在方法上既要學會"搬道岔"，又要學會"彈鋼琴"。"搬道岔"就是分解矛盾，"彈鋼琴"就是綜合協(xié)調。
　　四、既要盡心盡力、細致周到地做好領導的服務工作，又要注意不給領導幫倒忙
　　辦公室必須從各方面做好領導的服務工作。要圍繞黨委、政府工作的關鍵環(huán)節(jié)和中心任務，高效率地處理電文，適時安排有關活動，主動收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為領導決策和進行管理提供優(yōu)質服務。要善于行使領導賦予的職權去完成領導交辦的任務，如實施檢查督促、搞好綜合協(xié)調等，保證領導指示的貫徹執(zhí)行。還要把文書收發(fā)、登記、打電話、接待來訪、上令下達等事務性工作有條不紊地處理好。但是，對領導服務也要掌握分寸，孔子講"過猶不及"，服務不周到要影響領導工作，做過了頭則會影響領導形象。既要搞好服務，又不給領導幫倒忙，必須遵循以下幾條原則：一是要按規(guī)定辦事。辦公室在執(zhí)行過程中可以結合自己的實際情況予以實施。但是，決不能過分和出格。否則，看上去是為領導著想，實際是給領導幫倒忙。二是要多作請示匯報。遇到規(guī)定不明確或自己吃不準的事，應及時向領導匯報，請作定奪，切勿自作主張。不經領導授權，不可私用領導名義辦事或回答問題。三是要做好思想工作。有的群眾因為切身問題得到了解決，請秘書代向領導表達他們的一點"心意"，對這種情況，要把好關口，多作說服教育，請他們尊重領導、理解領導。四是要嚴格要求自己。秘書人員不掌權，但接近權渠道，如不嚴格要求自己就會損害領導者的形象。
　　五、既要干好參與決策、組織協(xié)調等重要公務，又要細致扎實地干好每一件具體瑣事
　　從某種意義上講，辦公室是"不管部"，上自領導決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管，黨政領導管的事要管，黨政領導不管的事也得管。因此，秘書人員必須文武兼?zhèn)�、粗細結合，大事要干得了，小事也要能干。古人說"諸葛一生唯謹慎，呂端大事不糊涂"。我們要取二者之長，做到"大事不糊涂，小事能謹慎"，無論大事小事，確保辦一件成一件。要干好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強獨立思考能力、識別是非能力、綜合分析能力。在組織協(xié)調方面，辦公室不光要搞好戰(zhàn)略協(xié)調、計劃協(xié)調、政策協(xié)調和事務協(xié)調，還要搞好上下左右以及領導成員之間人際關系的協(xié)調，這是做好辦公室工作的重要基礎。因此，秘書人員要通過自己的工作消除領導之間可能出現(xiàn)的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負責的態(tài)度搞好謄寫校對、打印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛(wèi)生等工作。這些小事一絲不茍地做好了，可以從一個側面反映秘書人員兢兢業(yè)業(yè)的嚴謹作風，給人?quot;于細微處見精神"的好印象。秘書人員不論分工干什么都要具備一定的文字表達能力，因為辦公室各方面的工作交往、聯(lián)系都離不開文字材料。對文字秘書的要求則應更高，必須能搞指導性較強、層次較高、份量較重的文字材料，同時還要能搞領導臨時交辦的突擊性材料。
　　為了適應辦公室工作的特殊要求，所有秘書人員必須按"四性"的標準要求自己：一是堅持真理的原則性；二是從實際出發(fā)的靈活性；三是對事物發(fā)展的預見性；四是隨機應變處理事務的果斷性。按照這四性的要求，我們在平時的工作中，必須把原則性和靈活性，預見性和果斷性，德和才，文和武，甚至快和慢，粗和細，內和外等等，結合得很緊密，擺布得很妥當，處理得很貼切。這些是基本素質，也是基本功，是我們秘書人員的努力方向。
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