檔案管理制度
檔案管理制度1
檔案管理制度
1、分局所有檔案由綜合檔案是集中管理,不得分散和私人保存。
2、各科室應(yīng)按要求向檔案室移交清潔、全面、完整的檔案。
3、文檔人員必須確保檔案的安全、完整。要定期清點(diǎn)整理檔案資料,對(duì)殘缺或變質(zhì)的檔案及時(shí)補(bǔ)充確保完整。要保持檔案室的.清潔美觀,搞好檔案室衛(wèi)生工作。
4、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、大聲喧嘩,不準(zhǔn)進(jìn)行與查閱檔案無(wú)關(guān)的活動(dòng)。
5、非文檔人員不得自行翻閱檔案。
6、參觀人員必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),在檔案員的陪同下方可參觀。
檔案管理制度2
公司為進(jìn)一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作,提高管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,特制定本制度。
一、制度
所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認(rèn)書、價(jià)格變動(dòng)函等(包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào))。
二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,收取相應(yīng)客戶的資質(zhì)、往來(lái)的調(diào)查表等,也屬本管理制度的歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的采購(gòu)、銷售均須訂立合同。
2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案,由銷售部管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷售部指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有銷售業(yè)務(wù)合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章,屬銷售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷售部。
2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外,其余均由指定人員保管。
3、各業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應(yīng)填寫用章登記表,并附上用章的文本原件或復(fù)印件,交由銷售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí),須辦借用手續(xù),使用完畢后即行交回。
五、合同文檔的'管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號(hào)”規(guī)定進(jìn)行分類編號(hào)。
2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。
3、合同管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的登計(jì)、監(jiān)督工作,要以原始記錄為依據(jù),編制合同統(tǒng)計(jì)清單。
4、合同檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檢索工具,以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù),合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
五、附則:
1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。
2、本制度由銷售部負(fù)責(zé)解釋。
六、附件:《合同檔案登記表》
檔案管理制度3
檔案庫(kù)房管理制度目的是確保檔案的安全,最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。
一、 為了維護(hù)庫(kù)房管理秩序,保證檔案資料的完整與安全,非庫(kù)房管理人員不得進(jìn)入庫(kù)房。
二、 認(rèn)真做好防高溫高濕、防光、防盜、防霉、防蟲、防暑、防塵、防有害氣體、防震、防雷擊工作。加強(qiáng)電源、消防器材管理。庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、生火、存放易燃易爆物品。庫(kù)房窗、門要及時(shí)關(guān)閉上鎖。做好對(duì)平時(shí)溫濕度測(cè)試和記錄,采取有效措施調(diào)節(jié)庫(kù)房的溫濕度。
三、 對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的保管情況,每月進(jìn)行一次抽查,每季進(jìn)行一次大查,并做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并進(jìn)行妥善處理。
四、 接收、移出、借閱、銷毀檔案資料和工作人員調(diào)動(dòng)必須嚴(yán)格嚴(yán)格手續(xù)。檔案資料要進(jìn)行消毒、殺蟲處理,定期更換防蟲藥物。建立檔案資料、檢索工具、設(shè)施設(shè)備的統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,做到帳物相符。
五、 檔案資料排放要整齊有序,調(diào)出的案卷入時(shí)入庫(kù)、對(duì)號(hào)入座,不得放在辦公室。保持庫(kù)房?jī)?nèi)外清潔衛(wèi)生,不準(zhǔn)堆放公私雜物。
六、 檔案管理人員要忠于職守,充分履行自己的職責(zé);不失密、不泄密,不得私自將檔案資料帶出庫(kù)外或摘抄有關(guān)內(nèi)容。對(duì)違反規(guī)定造成不良后果者追究其責(zé)任。
檔案查閱利用制度
一、查閱利用我館檔案資料,利用者須憑本人在工作單位或鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村委會(huì)、居委會(huì)介紹信;查閱利用開放檔案亦可憑本人身份證。
二、查閱檔案資料,利用者須填寫查閱利用檔案資料申請(qǐng)單。
三、利用者領(lǐng)出、交還檔案必須當(dāng)面清點(diǎn),并只能在查閱室查閱檔案;不得抄閱與介紹信和申請(qǐng)單上無(wú)關(guān)的檔案資料;不得將檔案資料轉(zhuǎn)給他人抄閱。
四、查閱檔案時(shí)不準(zhǔn)在閱覽室吸煙、喝茶、喧鬧;不準(zhǔn)在檔案資料上圈點(diǎn)、劃線、折疊、抽頁(yè)、裁剪;不準(zhǔn)在檔案原件和檔案館出示的檔案證明上涂改。違者造成不良后果的依法追究責(zé)任。
五、摘抄、復(fù)制檔案資料須經(jīng)接待人員同意并使用檔案館統(tǒng)一印制的檔案史料摘錄卡。制發(fā)檔案證明由接待人員摘抄或復(fù)印,經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后加蓋業(yè)務(wù)專用章,否則不能作憑證使用。
六、查閱機(jī)密性質(zhì)的檔案,必須經(jīng)縣委主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則不予接待。
七、館藏檔案的.公布、出版權(quán)屬于我館所有,未經(jīng)我館同意,任何機(jī)關(guān)和個(gè)人無(wú)權(quán)公布、出版。
檔案銷毀制度
一、 為了提高館藏質(zhì)量,有效地保護(hù)檔案,對(duì)確認(rèn)失去保管價(jià)值的檔案,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行銷毀。
二、 銷毀檔案必須經(jīng)本館鑒定小組嚴(yán)格鑒定后進(jìn)行,嚴(yán)禁任何個(gè)人擅自銷毀。
三、 檔案銷毀前,必須造具銷毀清冊(cè),輸審批手續(xù),報(bào)縣委分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),銷毀1949年以前的歷史檔案,必須同時(shí)報(bào)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)。
四、 銷毀檔案時(shí),必須指定銷毀地點(diǎn),并派出兩個(gè)以后監(jiān)銷人員實(shí)施。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員須在銷毀清冊(cè)上簽字,并注明銷毀方式和日期。
五、 嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作廢品賣給收購(gòu)商,或作其它用途,嚴(yán)防泄密。
六、 銷毀清冊(cè)應(yīng)歸檔保存,以便日后查考。
“十防措施”
為了切實(shí)做好防高溫、高濕、防火、防光、防盜、防霉、防蟲、防鼠、防塵、防有害氣體、防雷擊(含防震)工作,根據(jù)衡東氣候特點(diǎn)及我館實(shí)際情況,特制訂如下措施:
一、庫(kù)房溫濕度常測(cè)記,適時(shí)通風(fēng)和密閉,使用空調(diào)去濕機(jī)、使用木炭、化學(xué)吸濕劑。
二、庫(kù)內(nèi)使用白熾燈,安裝鐵窗、鐵門,報(bào)警器。
三、建立消防安全隊(duì),加強(qiáng)培訓(xùn),提高技能,嚴(yán)禁煙、火,防止事故發(fā)生;庫(kù)外設(shè)立安全區(qū),消防器材和電源落實(shí)到人管理。
四、建立值班責(zé)任制,加強(qiáng)巡邏保安全,庫(kù)房管理設(shè)專人,無(wú)關(guān)人員不入內(nèi);接待查閱設(shè)專人,防止檔案被盜、丟失、撕頁(yè)、裁剪和涂改。
五、柜內(nèi)常換防霉防蟲藥,檔案資料進(jìn)館先消毒;管理人員勤清掃、勤檢查,防止霉菌、蟲卵入庫(kù)內(nèi)。
六、定期放鼠藥,隨時(shí)關(guān)門窗,防止老鼠入庫(kù)內(nèi)。
七、庫(kù)內(nèi)、庫(kù)外、查閱室清潔衛(wèi)生常保持,檔案資料、檢索工具、檔案用品常除塵。
八、庫(kù)房周圍搞綠化,美化環(huán)境,凈化空氣,減少有害氣體。
九、安裝避雷設(shè)施,及時(shí)檢維修,確保安全有效。
消防安全人員
領(lǐng)導(dǎo)小組
第一負(fù)責(zé)人:法人代表 局長(zhǎng)
組長(zhǎng):分管副局長(zhǎng)
副組長(zhǎng):檔案管理股股長(zhǎng)
消防安全員:檔案管理股全體人員
防火負(fù)責(zé)人職責(zé)
一、認(rèn)真貫徹上級(jí)有關(guān)消防安全工作的指示、規(guī)定,將防火安全工作納入議事日程與行政管理制度規(guī)劃,做到同計(jì)劃、同布置、同檢查、同總結(jié)、同評(píng)比。
二、抓好干部、職工的法制教育和防火安全教育,以增強(qiáng)全員法制觀念和防火安全意識(shí)。
三、組織制訂防火安全制度,并認(rèn)真部署貫徹。
四、認(rèn)真組織防火檢查、監(jiān)督,主持研究整改火險(xiǎn)隱患。
五、按消防安全法規(guī),配備和管理好消防安全設(shè)施,定期組織消防訓(xùn)練,豐富全員消防安全知識(shí),以達(dá)到自防、自救、自衛(wèi)和自治的需要。
六、對(duì)本單位的火災(zāi)事故,積極組織群眾加以撲救,并負(fù)責(zé)查明原因,提出處理意見。
檔案管理制度4
加強(qiáng)檔案資料管理,有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料,維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化,便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內(nèi)容:
1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;
2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;
3、財(cái)務(wù)檔案:逐年形成的財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;
4、文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
5、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。
(二)管理措施:
1、制定檔案制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;
2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的.管理員擔(dān)任),專室專柜,編目造冊(cè),存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;
3、科學(xué)管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達(dá)100%;
4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理,計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息,提高管理水平。
檔案管理制度5
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫,統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳,寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無(wú)歧義。
4、 根據(jù)文件屬性、類別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),根據(jù)編號(hào)定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無(wú)誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的`文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對(duì)有密級(jí)程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。
9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀,需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)
1、 內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程:提出申請(qǐng),辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
(二) 文書管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào))、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。
3、 除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。
4、 根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理,定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規(guī)范
1、 根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排,起草編寫內(nèi)部公開文書,張貼公示學(xué)習(xí)。
2、 按照文書管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書,需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。
4、 按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對(duì)照編號(hào)列出整理清單。
5、 根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性,對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀;須上級(jí)審批同意,方可銷毀。
6、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實(shí)向主管部門報(bào)告,若未查明原因,則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。
7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。
第三條 流程設(shè)計(jì)
起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè),及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。
2、 檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。
3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號(hào),對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。
第二條 制度規(guī)范
1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。
2、 所有歸檔文書材料經(jīng)過(guò)初步整理,根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。
3、 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對(duì)照編目,列出清單。
4、 各部門需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過(guò)后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。
第三條 流程設(shè)計(jì)
根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退
檔案管理制度6
引言
高校學(xué)生黨員檔案是一個(gè)學(xué)生黨員在校期間政治生活軌跡及參加社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄,是黨組織考察和了解一名學(xué)生黨員政治表現(xiàn)的第一手資料,也是一名學(xué)生黨員政治生涯的重要組成部分。[1]隨著民族地區(qū)高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大,高校學(xué)生黨員數(shù)量的日趨增加,學(xué)生黨員在校期間所形成的各種相關(guān)材料不斷增多,這給管理學(xué)生黨員檔案的工作人員帶來(lái)了很大的壓力。要加強(qiáng)對(duì)民族地區(qū)高校學(xué)生黨員檔案的管理,必須進(jìn)一步改革學(xué)生黨員檔案管理制度。
1.當(dāng)前民族地區(qū)高校學(xué)生黨員檔案管理方面最常見的問(wèn)題
長(zhǎng)期以來(lái),由于諸多原因民族地區(qū)高校學(xué)生黨員檔案未能得到應(yīng)有的重視,加上管理行為不規(guī)范,使學(xué)生黨員檔案材料收集和歸檔不全,質(zhì)量不高,不能準(zhǔn)確全面地反映高校學(xué)生黨員的全貌,甚至出現(xiàn)檔案等嚴(yán)重問(wèn)題。
1.1民族地區(qū)高校學(xué)生黨員檔案管理人員素質(zhì)不高,管理意識(shí)薄弱
高校學(xué)生黨員檔案是高校檔案的一個(gè)重要分支,但由于民族地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較滯后,教育條件也相對(duì)落后,民族地區(qū)高校只能以高就業(yè)率來(lái)吸引新生的眼球,以便廣泛招生。這使得部分高校往往只重視教學(xué)和財(cái)政等其他檔案管理工作,對(duì)學(xué)生黨員檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,沒有將學(xué)生黨員檔案管理工作提到日常議程。
1.2民族地區(qū)高校缺乏學(xué)生黨員檔案管理制度,管理行為不規(guī)范
民族地區(qū)高校學(xué)生黨員檔案管理不僅普遍存在歸檔文件材料不齊全問(wèn)題,而且還存在對(duì)已歸文件材料缺乏規(guī)范化整理問(wèn)題。[3]究其原因,主要是對(duì)學(xué)生黨員檔案管理缺乏重視,缺少學(xué)生黨員檔案管理制度,管理行為不規(guī)范。如民族地區(qū)部分高校沒有設(shè)立專門的學(xué)生黨員檔案管理部門,也沒有建立學(xué)生黨員檔案管理制度,檔案管理經(jīng)費(fèi)不足,導(dǎo)致檔案收集不齊、文字材料規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、遺失等一系列問(wèn)題,管理體制明顯不完善。
1.3民族地區(qū)高校檔案管理員缺乏檔案保護(hù)和歸檔意識(shí)
民族地區(qū)部分高校檔案管理人員缺乏檔案保護(hù)和歸檔意識(shí),表現(xiàn)為檔案保密制度缺失,檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)。例如,在學(xué)生黨員檔案的管理過(guò)程中常出現(xiàn):“個(gè)別工作人員、教職工為了工作方便,常沒有證明審批手續(xù)就要求借用、查閱學(xué)生檔案,有的檔案材料不能及時(shí)收集歸檔”等問(wèn)題,[4]如果不及時(shí)歸檔,日后檔案管理人員自己也難以追憶齊全和保全最原始的學(xué)生黨員檔案資料。
2.常見民族地區(qū)高校學(xué)生黨員檔案管理制度改革措施
2.1提高民族地區(qū)高校檔案工作人員素質(zhì),加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理水平的高低,關(guān)鍵在于檔案管理人員的素質(zhì)和覺悟。[5]檔案管理人員應(yīng)定期培訓(xùn),與時(shí)俱進(jìn),增加檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)量和提高管理檔案的質(zhì)量,同時(shí)不可忽視思想政治方面的教育,及時(shí)了解檔案領(lǐng)域的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)。如掌握計(jì)算機(jī)的基本操作,加強(qiáng)電子檔案的管理等。再者,可以對(duì)認(rèn)真履行工作職責(zé),遵紀(jì)守法,積極主動(dòng)地做好檔案工作的優(yōu)秀管理人員,進(jìn)行表?yè)P(yáng)贊美,通過(guò)發(fā)揮他們的先鋒模范帶頭作用,提高檔案管理人員的工作積極性,穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍。
2.2民族地區(qū)高校應(yīng)制定和完善學(xué)生黨員檔案管理制度。
合理完善的學(xué)生黨員檔案管理制度,是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的保證。民族地區(qū)高校的各院系內(nèi)部應(yīng)制定嚴(yán)格管理制度并認(rèn)真落實(shí),如《高校學(xué)生黨員檔案管理制度》、《高校學(xué)生黨員檔案保管制度》、《高校學(xué)生黨員檔案移交制度》、《高校學(xué)生黨員檔案借閱制度》等,用規(guī)章制度規(guī)范每位負(fù)責(zé)人的管理行為,實(shí)行規(guī)范化的管理,確保學(xué)生黨員檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)工作落到實(shí)處,同時(shí)防止檔案資料的流失與泄密,保證檔案管理工作的順利高效進(jìn)行。
2.3民族地區(qū)高校應(yīng)建立切實(shí)有效的學(xué)生黨員檔案監(jiān)管機(jī)制。
民族地區(qū)高校各院系要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生黨員檔案資源的監(jiān)管,從源頭抓起,形成切實(shí)有效的監(jiān)管機(jī)制。針對(duì)民族地區(qū)高校學(xué)生黨員少數(shù)民族的民族性質(zhì)多樣及人員多的特點(diǎn),各院系要明確具體的責(zé)任人,檔案每到一個(gè)地方都要求經(jīng)手人簽字記錄,嚴(yán)防作弊,杜絕工作方法上銜接不上的問(wèn)題,保證檔案的真實(shí)性和可靠性。
2.4民族地區(qū)高校學(xué)生黨員檔案管理應(yīng)該加強(qiáng)檔案保護(hù)意識(shí)
高校學(xué)生黨員檔案屬于機(jī)密檔案,民族地區(qū)高校檔案管理人員應(yīng)規(guī)范管理行為,嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》和保密規(guī)定,保護(hù)檔案的安全與隱私,不得泄露檔案內(nèi)容。如借閱者要嚴(yán)格制定查閱、借閱制度,不得私自復(fù)印、拍照、不得在材料上批注、劃線、剪裁等。[7]同時(shí)加大宣傳力度,讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生加深對(duì)學(xué)生黨員檔案的`了解,提高他們的檔案管理和保護(hù)意識(shí)。
總結(jié)
檔案是歷史的軌跡,是一筆無(wú)形的資產(chǎn)。民族地區(qū)高校學(xué)生黨員檔案的規(guī)范化管理,具有極其重要的意義。[8]搞好民族地區(qū)高校學(xué)生黨員檔案的管理,不僅可以提高工作的效率,同時(shí)提高了自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力,推動(dòng)了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。通過(guò)查閱相關(guān)的文獻(xiàn)并歸納總結(jié),我認(rèn)為以上的措施對(duì)于解決目前高校檔案管理存在的問(wèn)題十分有效,特別是民族地區(qū)的高校。
檔案管理制度7
原始資料,包括原始記錄,死因登記冊(cè),各種報(bào)表和個(gè)案數(shù)據(jù),填報(bào)的《居民死亡醫(yī)學(xué)證明(推斷)書》按檔案管理要求長(zhǎng)期保存。
2、要定期下載死亡個(gè)案數(shù)據(jù)和儲(chǔ)存網(wǎng)絡(luò)上報(bào)原始數(shù)據(jù)庫(kù),并采取移動(dòng)存儲(chǔ)或光盤刻錄等有效方式進(jìn)行數(shù)據(jù)長(zhǎng)期備份,確保報(bào)告信息數(shù)據(jù)安全。
3、按照有關(guān)規(guī)定對(duì)于死亡統(tǒng)計(jì)信息分析的'資料統(tǒng)一管理,不得擅自公布。
4、對(duì)于其他需要使用死亡信息的應(yīng)由申請(qǐng)人按有關(guān)行政審批程序進(jìn)行審批,申請(qǐng)應(yīng)注明信息的用途、范圍、時(shí)段和類別。
檔案管理制度8
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則,做好檔案室的管理工作,落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅(jiān)持值日值班制度,堅(jiān)持每天下班前檢查門窗是否關(guān)好,電源開關(guān)是否關(guān)閉。對(duì)所保管的案卷,半年進(jìn)行一次抽查,年終進(jìn)行一次全面檢查。嚴(yán)禁在檔案室抽煙、吐痰。外來(lái)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。
三、新接收的檔案資料,必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格核查和消毒處理后才能進(jìn)庫(kù)上架
四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄,做好溫濕度的`調(diào)節(jié)工作(標(biāo)準(zhǔn)溫度為攝氏14—24℃,相對(duì)濕度為45%—60%)。
五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進(jìn)行檢查,壞了要及時(shí)報(bào)告或維修,保證各項(xiàng)設(shè)施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生,堅(jiān)持做到每周一小掃,每月一大掃。
檔案管理制度9
一、高度認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性,嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),必要時(shí)報(bào)請(qǐng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的`檔案內(nèi)容 。
四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問(wèn)題,后果由利用者負(fù)責(zé)。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料,須交由學(xué)校集中銷毀。
六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下,做好檔案密級(jí)變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
檔案管理制度10
一、立卷歸檔制度
1、凡本單位在黨、政、工團(tuán)、基建、教學(xué)形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料(包括文字、統(tǒng)計(jì)數(shù)學(xué)、圖紙、相片、錄音(像)、報(bào)表等)均屬歸檔范圍。
2、每年文書檔案由文書人員負(fù)責(zé)在第二年三月份結(jié)束歸檔工作,學(xué)籍檔案、德育檔案、實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案、信息技術(shù)檔案、電教檔案、圖書室檔案由負(fù)責(zé)人在第二常年度9月份結(jié)束歸檔工作。立卷歸檔,并向綜合檔案室移交。
3、歸文件材料必須收集齊全,組卷合理,分類清楚,卷內(nèi)文件排列系統(tǒng),保管期限劃分準(zhǔn)確,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,裝訂結(jié)實(shí)、美觀,字跡工整、清晰。
二、檔案借閱制度
1、凡本單位人員因工作需要查檔案,一般在檔案室查閱,如需借出,須辦妥手續(xù)后方可借出,并在2—3天內(nèi)歸還。
2、借閱檔案,必須履行登記手續(xù),填寫借閱登記及檔案利用效果。
3、查閱或需摘錄機(jī)密檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在指定地點(diǎn)查閱,不得翻閱其他無(wú)關(guān)材料。
4、凡外單位來(lái)查閱檔案,須持單位介紹信,并說(shuō)明查閱內(nèi)容,年代和目的`才能查閱,除特殊情況外,一律不外借。
5、借閱檔案必須妥善保管,愛惜使用,禁止私看折卷,抽頁(yè),隨意涂改做記號(hào),不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借他人或單位,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)依法處理。
6、凡未經(jīng)整理,登記完畢的檔案,一律不外借。
三、檔案保密制度
1、嚴(yán)守有關(guān)保密守則。
2、不隨便攜帶機(jī)密材料和檔案庫(kù)房、箱、廚鑰匙。
3、不準(zhǔn)將機(jī)密材料、內(nèi)部資料、作為廢紙出售。
4、提供利用秘密文件資料,嚴(yán)格按照密級(jí)規(guī)定執(zhí)行審批手續(xù)。
四、檔案室管理制度
為了加強(qiáng)檔案室管理工作,切實(shí)做到“八防”,確保檔案的安全和質(zhì)量,特制定本制度:
1、檔案室應(yīng)有專人專管,非檔案工作人員未經(jīng)同意不得隨意入內(nèi)、開啟。
2、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,工作人員離開檔案室時(shí),要關(guān)閉門窗,切斷電源。
3、檔案室內(nèi)要經(jīng)常進(jìn)行通風(fēng),打掃,保持清潔干燥,按時(shí)更換防蟲藥品。
4、檔案箱排列整齊,分類存放,每年清庫(kù)查對(duì)檔案一次,確保檔案安全。
5、調(diào)查檔案要嚴(yán)格履行登記手續(xù),做到調(diào)卷登記,還卷注銷。
五、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交制度
檔案統(tǒng)計(jì):
1、建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,對(duì)收進(jìn)、移出的檔案資料做到帳物相符。
2、編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表,提供利用檔案資料定期匯綜上報(bào)。
檔案鑒定和移交:
1、成立檔案鑒定工作小組。
2、根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,制定本單位保管期限表,定期對(duì)已經(jīng)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行再鑒定,準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。
3、銷毀無(wú)保存價(jià)值的檔案,須由鑒定小組提出意見。登記造冊(cè),經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字。
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