財務規(guī)章制度
凡借現(xiàn)金1000元以上的必須提前與出納約定,以便提前準備.
勞務費發(fā)放時間定為每周五下午.各項目勞務費自發(fā)放之日起限三個月內(nèi)取走,超過三個月不取者視為自動放棄,數(shù)額歸所有.
各部門所收現(xiàn)金要嚴格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度,于當天下班之前交財務出納統(tǒng)一管理,不準挪用.
支票管理制度
支票必須符合以下要求方能收取
①不能撕毀,破損或涂改.
②簽發(fā)的支票是以墨汁或炭素墨水筆填寫;簽發(fā)單位印簽完整清楚;支票右上部應有交換行號;加密的支票應提供密碼.
③支票有效期為十天,對于已填好的支票,必須檢查大小寫金額是否相符,收款單位,日期,用途填寫是否正確.
使用支票需由經(jīng)手人填寫"支票借款申請單",經(jīng)項目經(jīng)理,部門經(jīng)理,總經(jīng)理審批后到財務辦理支票領用手續(xù).支票領出后十天內(nèi)持發(fā)票到財務報銷,如不及時報銷,出納有權拒發(fā)新的支票.
100元以上的費用支出,原則上以支票結(jié)算為主,領用支票后應妥善保管,不得丟失,如由于責任心不強丟失支票,損失由個人負責.
項目費用(帶項目號的)申請及報銷
凡項目費用需在項目經(jīng)理,部門經(jīng)理,總經(jīng)理審批的"立項通知書""項目預算表"送達財務后方可申請項目費用.
購買項目用品,支付項目費用需由部門指定人員根據(jù)項目預算計劃,填好現(xiàn)金或支票借款單,經(jīng)項目經(jīng)理,部門經(jīng)理簽字,報財務審核并由財務負責報總經(jīng)理審批后予以領取現(xiàn)金或支票.
項目費用的報銷:必須在原始發(fā)票背面注明項目號,由經(jīng)手人,項目經(jīng)理,部門經(jīng)理簽字,經(jīng)手人要填寫"支出憑單"將單據(jù)粘貼在支出憑單后,根據(jù)所支出款項的用途分類填寫,報財務審核并由財務負責報總經(jīng)理審批后予以報銷.
給外地協(xié)作單位辦理電匯,匯票等匯款的,應先取得協(xié)作單位開據(jù)的正式發(fā)票,然后填寫"匯款通知"并付與協(xié)作單位簽訂的付款協(xié)議一并由項目經(jīng)理,部門經(jīng)理,在發(fā)票背后及"匯款通知"上簽字,報財務審核并由財務負責報總經(jīng)理審批后出納于一個月內(nèi)辦理匯款.
支付項目勞務費,由相關督導填寫"勞務費發(fā)放表" 經(jīng)項目經(jīng)理,部門經(jīng)理簽字,需要由銀行代發(fā)的于每月10日之前報財務由財務負責報總經(jīng)理審批后統(tǒng)一辦理,需要本人領取現(xiàn)金的于每周周三前報財務由財務負責報總經(jīng)理審批后于每周五下午1:00—5:00發(fā)放.
差旅費報銷由報銷人按差旅費報銷規(guī)定填寫"差旅費報銷單",經(jīng)出納審核后報項目經(jīng)理,部門經(jīng)理簽字, 由財務負責報總經(jīng)理審批后予以報銷.未能在規(guī)定時間內(nèi)報銷的,不預支付下一次差旅借款;如特殊原因?qū)е掳l(fā)生的費用超出差旅費報銷規(guī)定的,需寫明原因,由部門經(jīng)理,總經(jīng)理審批后予以報銷.
附件: 差旅費報銷規(guī)定
員工出差一般選擇乘坐火車,如遇特殊情況,需填寫購買機票申請單,經(jīng)部門負責人,總經(jīng)理批準后,方可乘坐飛機.
差旅費借款,應在立項通知書送達財務后方可支取,出差回來后五日內(nèi)報銷.
住宿標準及差旅補助標準:
單位:元
人 員
住宿標準
食雜補助
正式員工
200
80
臨時人員
200
60
出差當日12:00前離京,補助按一天計算;12:00后離京,補助按半天計算.出差返京之日8:00前到京,無差旅補助;8:00----12:00到京,補助按半天計算;12:00后到京,補助按一天計算.
往返機場一律乘坐民航大巴.如果班機過早(過晚)或攜帶物品較多可申請派車接送.
賓館住宿費中一律不得包含餐費(包括早餐).
返程車票或機票在22:00之前的,應在12:00之前退房.返程車票或機票在22:00之后的應在18:00前退房.
出差人員的住宿費超支自理,交通費,電話費實報實銷,差旅補助按實際出差天數(shù)計算.
兩人(同性)同時在同一地點出差,住宿費標準按一人報銷.
出差乘坐火車的可領取乘車補助(短途除外),按每小時8元計算.(乘車時間以鐵路列車時刻表為準.
加班交通費及誤餐費
如員工加班,員工乘由公交開出的空調(diào)大巴士,小公共,專線車,地鐵,公共汽車回家,可根據(jù)有效報銷憑證報銷交通費,加班至晚上9:00以后或因特殊原因由主管經(jīng)理批準后,可以乘出租車回家,可根據(jù)有效報銷憑證報銷交通費;加班至晚上7:30以后的可由前臺預定10元/人標準以下盒飯,并登記項目號.
銷售費用申請及報銷
1. 各研究,支持部門所需發(fā)生的費用(除與項目有關的費用),根據(jù)部門預算計劃由經(jīng)手人填好現(xiàn)金或支票借款單,經(jīng)部門經(jīng)理簽字,報財務審核并由財務負責報總經(jīng)理審批后予以領取現(xiàn)金或支票.
銷售費用的報銷,必須在原始發(fā)票背面由經(jīng)手人,部門經(jīng)理簽字.經(jīng)手人要填寫"支出憑單"將單據(jù)粘貼在支出憑單后,根據(jù)所支出款項的用途分類填寫,報財務審核并由財務負責報總經(jīng)理審批后予以報銷.
管理費用申請及報銷
購置辦公用品及支付辦公費用,需有行政部門指定人員根據(jù)購置,審批計劃,由經(jīng)手人填好現(xiàn)金或支票借款單,經(jīng)部門經(jīng)理簽字,報財務審核并由財務負責報總經(jīng)理審批后領取現(xiàn)金或支票.
辦公費用的報銷,必須在原始發(fā)票背面由經(jīng)手人,部門經(jīng)理簽字,經(jīng)手人要填寫"支出憑單"將單據(jù)粘貼在支出憑單后,根據(jù)所支出款項的用途分類填寫,報財務審核并由財務負責報總經(jīng)理審批后予以報銷.
發(fā)票的開具及管理
項目負責人應根據(jù)項目要求,按時從項目管理系統(tǒng)中打印出開具正式發(fā)票的申請單(地稅發(fā)票,形式發(fā)票),經(jīng)部門經(jīng)理簽字后,報財務開具正式發(fā)票.
為了確保開出的每一張發(fā)票都能迅速,安全地到達客戶手中,減少因發(fā)票丟失給帶來的損失,請項目負責人按以下規(guī)定執(zhí)行.
①發(fā)票的送達
正式發(fā)票 同城:速遞或在方便的情況下親自送達
異地:郵政快遞
形式發(fā)票:根據(jù)實際情況選擇電子郵件,傳真,平信,掛號,航空及快遞等方式.
為避免發(fā)票遺失,請將發(fā)票用信封裝好或訂在一同寄出的合同上.
②發(fā)票的確認
在發(fā)票送出前要通知收件人送達時間,并要求收件人收到后及時反饋,作好確認工作.如使用同城速遞,請要求速遞員在送達郵件時,請收件人當場打開郵件,回電寄件人確認發(fā)票已經(jīng)收到(請在發(fā)出前與收件人打好招呼,并通知前臺,由前臺向速遞提出要求).
③處罰措施
由于未按照規(guī)定送達發(fā)票,造成發(fā)票遺失,將根據(jù)造成的損失給予一定的經(jīng)濟處罰.
報銷時間及報銷憑證的規(guī)定
所有當月發(fā)生的費用應于當月報銷,最遲不能超過10日,否則需由經(jīng)手人直接報部門經(jīng)理,總經(jīng)理審批后,財務予以報銷.
所有填制的報銷單據(jù),應字跡清楚,不能涂改,否則財務不予受理.
所有由外部取得的報銷憑證,必須是稅務部門或財政局統(tǒng)一規(guī)定使用的正式單據(jù),(印稅務局章,財政局章并蓋有收款單位財務章)一切非正式單據(jù)不能作為報銷憑證;報銷憑證抬頭一定要寫上單位名稱.
凡購置金額在500元以上的項目費用,銷售費用及辦公費用需在發(fā)票背后注明收款方單位名稱,聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話.
華通2005年11月30日
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