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在學(xué)分制視域下對(duì)高校教學(xué)秘書工作的思考
在學(xué)分制視域下對(duì)高校教學(xué)秘書工作的思考一、學(xué)分制下教學(xué)秘書工作面臨的新問題
1.教學(xué)秘書本身的問題。①人員構(gòu)成復(fù)雜。從目前教務(wù)秘書人員構(gòu)成上看，來源極為復(fù)雜：有應(yīng)屆本科畢業(yè)生，有轉(zhuǎn)崗的專業(yè)教師和輔導(dǎo)員，有專職的行政人員，也有引進(jìn)高層次人才的隨調(diào)人員等。②業(yè)務(wù)能力參差不齊。有些教學(xué)秘書對(duì)所在學(xué)院的各專業(yè)教育規(guī)律和教學(xué)管理理論知之甚少，無法用理論來指導(dǎo)實(shí)踐工作。實(shí)踐證明，既有教育學(xué)專業(yè)背景又有一定教學(xué)經(jīng)歷和教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)的教務(wù)秘書其業(yè)務(wù)能力相對(duì)較高，往往能夠創(chuàng)造性地開展工作，實(shí)際上，這樣的教務(wù)秘書亟缺。③待遇低，發(fā)展空間窄。目前各高校普遍實(shí)行崗位津貼制，主導(dǎo)精神是向教學(xué)科研一線、優(yōu)秀骨干教師、拔尖人才、管理骨干傾斜，這種分配制度改革有利于調(diào)動(dòng)廣大教職工的積極性，有益于學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。但在身份認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)秘書的教學(xué)管理一線作用。教務(wù)秘書工作任務(wù)重，自由支配的時(shí)間不足，不能評(píng)職稱，個(gè)人發(fā)展空間一定程度受限。
2.教學(xué)秘書工作面臨的新問題。①面臨新的教學(xué)文件和教學(xué)運(yùn)行機(jī)制的問題。學(xué)分制下，教學(xué)秘書將面臨的是不熟悉的新的教學(xué)文件（具有一定彈性和靈活度的各專業(yè)指導(dǎo)性教學(xué)計(jì)劃、課程內(nèi)容簡介、選課指南等），新的基本制度（選課制、導(dǎo)師制），新的運(yùn)行機(jī)制（選課運(yùn)行體制、學(xué)籍管理運(yùn)行體制）以及新的教學(xué)環(huán)節(jié)。教學(xué)秘書不僅需要面對(duì)每一位學(xué)生，每一位任課教師，以及教務(wù)處和相關(guān)職能部門，而且還需要了解每位教師的專業(yè)特長，每位學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，以便更好地進(jìn)行協(xié)調(diào)工作。教學(xué)秘書如何采用有效的操作方法使各環(huán)節(jié)得以正常、有序的進(jìn)行，對(duì)學(xué)分制的有效實(shí)施起著重要作用。②面臨復(fù)雜的課程安排問題。學(xué)分制管理的主要模式有很多類型，但無論哪種類型的學(xué)分制，其核心是選課制。學(xué)年制下的學(xué)生，從一進(jìn)校門起，只能按照一個(gè)事先制定好的統(tǒng)一的嚴(yán)格的課程教學(xué)計(jì)劃進(jìn)行學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書按此教學(xué)計(jì)劃工作相對(duì)容易，相同專業(yè)，相同年級(jí)每班均執(zhí)行同一種課表。從管理角度來講較單純，透明度較高。改制后，允許并且鼓勵(lì)學(xué)生根據(jù)自己的能力和愛好，跨年級(jí)、跨專業(yè)、甚至跨系、跨校選修課程。數(shù)千人按照自己設(shè)計(jì)的課表選課，而且有的學(xué)生缺乏自我設(shè)計(jì)能力，不適應(yīng)新的學(xué)習(xí)要求，盲目選課或趨易避難，或者對(duì)自己的選擇把握不定。這就給排課、選擇教師、組織考核、學(xué)分統(tǒng)計(jì)等帶來一定難度，極易產(chǎn)生管理上的某些混亂。③面臨復(fù)雜的學(xué)生學(xué)籍管理問題。目前，大多數(shù)高校的學(xué)籍管理體制都是根據(jù)國家大學(xué)生管理?xiàng)l例結(jié)合本院具體情況制定的學(xué)年制《學(xué)生手冊(cè)》，對(duì)學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、授予學(xué)位、學(xué)業(yè)警告等都做了明確規(guī)定。管理和操作起來相對(duì)容易。改制后，新的學(xué)分制《學(xué)生手冊(cè)》規(guī)定在學(xué)籍管理上實(shí)行學(xué)分績點(diǎn)制。即在學(xué)生成績總表中要將學(xué)分績點(diǎn)記載清楚，取消留降級(jí)，但在學(xué)期或?qū)W年中對(duì)于達(dá)不到規(guī)定的最低學(xué)分者，則應(yīng)退學(xué)，以確保優(yōu)勝劣汰。由于選課制的產(chǎn)生，使每一位學(xué)生會(huì)有不同的成績總表，使得成績管理、學(xué)籍管理的過程繁雜化，這給教學(xué)秘書在操作時(shí)帶來相當(dāng)大的麻煩。
二、教學(xué)秘書的特點(diǎn)和工作職責(zé)
1.教學(xué)秘書的特點(diǎn)。①輔助性。教學(xué)秘書是學(xué)院、系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。所以，輔助性是教學(xué)秘書工作的基本特征。所以教學(xué)秘書應(yīng)兼有咨詢和補(bǔ)償功能。②服務(wù)性。教學(xué)秘書工作就是為學(xué)院、系領(lǐng)導(dǎo)和師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的，要為領(lǐng)導(dǎo)的決策性工作創(chuàng)造方便條件，提高工作效率和質(zhì)量。教學(xué)秘書要為院、系各部門服務(wù)，為教師和學(xué)生服務(wù)，只有全心全意為這三方面服務(wù)，才能保證學(xué)院、系教學(xué)任務(wù)的順利完成。③政策性。任何一個(gè)單位，任何一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都要在自己的工作中貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策。作為助手的教學(xué)秘書，工作內(nèi)容都與政策緊密相連，要認(rèn)真貫徹執(zhí)行相關(guān)政策和規(guī)定。
2.教學(xué)秘書的工作角色。①稱職的參謀和助手。教學(xué)秘書隊(duì)伍是教學(xué)工作的最基層管理團(tuán)隊(duì)，是面向師生的服務(wù)者，這就要求教學(xué)秘書明確角色、正確定位，協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)做好日常教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書要切實(shí)做好有關(guān)文件的貫徹執(zhí)行，維持正常的教學(xué)秩序，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門的決策提供可靠的第一手信息，在必要的情況下提出建設(shè)性的意見和建議，當(dāng)好參謀助手。②求真務(wù)實(shí)的信息員。教學(xué)秘書是學(xué)校教務(wù)管理部門與具體教學(xué)單位間的橋梁，是師生溝通的紐帶，起著上令下達(dá)、下情上報(bào)，聯(lián)絡(luò)師生的重要作用。教學(xué)秘書是學(xué)校教務(wù)部門與具體教學(xué)單位的橋梁。同時(shí)，教師調(diào)（代）課和停課、教學(xué)安排、學(xué)生對(duì)教師教學(xué)手段與教學(xué)方法的意見和建議等，也通過教學(xué)秘書聯(lián)系和傳遞，是師生聯(lián)系的紐帶。③熱情周到的服務(wù)員。全面地服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生，是教學(xué)秘書的中心任務(wù)和本職工作。教學(xué)秘書從事的工作是教學(xué)行政管理即教學(xué)管理，是對(duì)教學(xué)計(jì)劃實(shí)施過程中的常規(guī)管理，其主要目的是維持正常的教學(xué)秩序、保證教學(xué)任務(wù)的順利完成。真正把服務(wù)落實(shí)于各項(xiàng)教學(xué)管理工作中，為日常教學(xué)活動(dòng)的順利進(jìn)行保駕護(hù)航。④嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理員。在教學(xué)管理工作中，針對(duì)學(xué)校教學(xué)工作中發(fā)生的各類具有保存價(jià)值的文字、圖片、圖表、影像以及數(shù)據(jù)資料，教學(xué)秘書要有計(jì)劃地將其按一定順序或規(guī)則進(jìn)行收集、整理、補(bǔ)充、存檔。比如，培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、教學(xué)工作量、教學(xué)日歷、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)課表、學(xué)生檔案、學(xué)生成績表、過往試卷、實(shí)習(xí)材料、畢業(yè)論文等，這些作為教學(xué)活動(dòng)不可或缺的證據(jù)資料，因此必須做好教學(xué)檔案收集、整理、存檔，確保檔案的條理性、完整性和正確性。
三、做好教學(xué)秘書工作的路徑
實(shí)行學(xué)分制是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，牽動(dòng)著學(xué)校工作的方方面面。除以上列舉的諸多問題之外，還會(huì)有主輔修制、導(dǎo)師制、雙學(xué)位制等其他方面的問題，這就需要教學(xué)秘書充分認(rèn)識(shí)到自己工作的特點(diǎn)和在工作中扮演的角色，以積極的態(tài)度，提高自己的水平，切實(shí)做好教學(xué)秘書的工作。
1.理論上要理解熟悉學(xué)分制。教學(xué)秘書首先要通過認(rèn)真學(xué)習(xí)，全面理解學(xué)分制，提高理論水平。弄懂高校改革為什么要實(shí)行學(xué)分制，學(xué)分制與舊的學(xué)年制比較有什么優(yōu)勢。只有從理論上明白了，才能在實(shí)際工作中方向明確，做到心中有數(shù)。其次要熟悉學(xué)分制下的專業(yè)培養(yǎng)（教學(xué)）計(jì)劃以及選課原則，熟悉各專業(yè)的學(xué)分制指導(dǎo)性教學(xué)計(jì)劃，這有利于配合教師教學(xué)，指導(dǎo)學(xué)生選課。
2.思想上要明白管理就是服務(wù)。教學(xué)秘書要協(xié)助教學(xué)主任做好教學(xué)管理工作，既要協(xié)調(diào)好與上級(jí)主管部門教務(wù)處的關(guān)系，又要協(xié)調(diào)好與教師和學(xué)生的關(guān)系，對(duì)各方面工作都應(yīng)做到熱情服務(wù)，盡量避免因?yàn)樽约旱氖韬鲈斐晒ぷ鲹p失。在與上級(jí)主管部門教務(wù)處聯(lián)系方面，做好教務(wù)處布置下來的工作。在與教師聯(lián)系方面，學(xué)生選課需要了解任課教師，因此，教學(xué)秘書必須了解每位任課教師的學(xué)歷、職稱、專業(yè)特長、學(xué)術(shù)成果、教學(xué)水平等基本情況，選課前對(duì)學(xué)生進(jìn)行介紹，最好建立計(jì)算機(jī)庫，以便查尋。在與學(xué)生聯(lián)系方面，由于選課有一定的自由度，更容易造成工作混亂，因此，與學(xué)生的聯(lián)絡(luò)暢通顯得相當(dāng)重要�？赏ㄟ^團(tuán)學(xué)聯(lián)、學(xué)生干部建立一個(gè)完善有效的信息網(wǎng)絡(luò)，充分利用現(xiàn)代化的通訊設(shè)備，做到上情下達(dá)，下情上達(dá)，順暢無阻。通過這個(gè)網(wǎng)絡(luò)向?qū)W生發(fā)布選課情況、課程變化、考試安排、學(xué)習(xí)成績等各種信息，同時(shí)，學(xué)生反饋的信息，也可通過這個(gè)網(wǎng)絡(luò)很快反應(yīng)到系里來。
3.工作中要提高管理水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。首先，要熟悉學(xué)院或系里整套的教學(xué)管理文件，了解各管理環(huán)節(jié)的工作程序。其次，整個(gè)管理要靠手工操作是難以辦到的，因此，必須應(yīng)用計(jì)算機(jī)來展開工作。教學(xué)秘書應(yīng)盡可能參與開發(fā)學(xué)分制的教務(wù)管理軟件。教學(xué)秘書熟悉教務(wù)管理的實(shí)際流程，以便用軟件能自動(dòng)處理每個(gè)學(xué)生的選課單、各門課程的學(xué)時(shí)數(shù)等各種統(tǒng)計(jì)信息，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)形成各種標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表，簡化教務(wù)管理中諸多煩瑣的工作。在學(xué)生成績管理模塊中應(yīng)提供多種靈活的數(shù)據(jù)錄入瀏覽方式，特別是提供學(xué)生選課信息，并能自動(dòng)生成學(xué)生補(bǔ)考、重修清單，以及進(jìn)行成績績點(diǎn)、學(xué)分績點(diǎn)計(jì)算。在學(xué)籍管理模塊中應(yīng)提供各種查詢統(tǒng)計(jì)方式，并快速組表輸出，自動(dòng)篩選符合條件的學(xué)生，對(duì)不符合條件的學(xué)生自動(dòng)生成未授學(xué)位、證書原因。
4.管理上建立目標(biāo)競爭激勵(lì)機(jī)制。獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，優(yōu)上劣下，開展教學(xué)秘書之間的崗位競優(yōu)活動(dòng)，對(duì)工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、業(yè)績突出的給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在工作中推諉扯皮、不負(fù)責(zé)任、管理能力差、不適合教學(xué)秘書這一崗位的應(yīng)給予處分或調(diào)離。這能有效調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極性，促進(jìn)教學(xué)管理事業(yè)的發(fā)展。
綜上所述，學(xué)分制下，教學(xué)管理的主要變化特點(diǎn)是由靜態(tài)管理變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，教學(xué)秘書在這由靜變動(dòng)的過程中，應(yīng)明確自己的職責(zé)，認(rèn)識(shí)到發(fā)生的新變化，努力學(xué)習(xí)，熟悉理解學(xué)分制，提高自身的管理水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，主動(dòng)熱情地為師生服好務(wù)，這樣才能適應(yīng)改革，勝任工作。
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