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助學(xué)濟(jì)困聯(lián)合會(huì)執(zhí)行委會(huì)員第一次會(huì)議紀(jì)要
廣州市蘿崗區(qū)草根助學(xué)濟(jì)困聯(lián)合會(huì)執(zhí)行委會(huì)員第一次會(huì)議紀(jì)要[2013]31 號(hào)
二○一三年九月十六日 簽發(fā)：黎小東
2013年9月15日下午，廣州市蘿崗區(qū)草根助學(xué)濟(jì)困聯(lián)合會(huì)（簡(jiǎn)稱“草根助學(xué)會(huì)”）在科學(xué)城圓滿召開了半年工作會(huì)議暨第一次會(huì)員代表大會(huì)，會(huì)議通過差額選舉誕生了第一屆執(zhí)委會(huì)成員。會(huì)后， 執(zhí)委委員召開了第一次會(huì)議，會(huì)長(zhǎng)黎小東，副會(huì)長(zhǎng)王又鋒，第一屆執(zhí)行委員會(huì)委員、工作人員羅慧梅、何放權(quán)、張進(jìn)步、余銀標(biāo)、黃少燕、陳妮妹等參加了會(huì)議，會(huì)議紀(jì)要如下：
一、確認(rèn)執(zhí)行委員會(huì)及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人
經(jīng)會(huì)長(zhǎng)提名，會(huì)議表決通過執(zhí)行委員會(huì)及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人任命事宜，會(huì)議決定：
聘饒登興為執(zhí)行委員會(huì)總干事；
聘黃愛華為執(zhí)行委員會(huì)副總干事，主持執(zhí)行委員會(huì)日常工作，兼任發(fā)展規(guī)劃部部長(zhǎng)；
聘鐘飛興為品牌推廣總監(jiān)；
聘夏曉英為行政事務(wù)部部長(zhǎng)；
聘郭文青為助學(xué)管理部部長(zhǎng)；
聘羅慧梅為會(huì)員管理部部長(zhǎng)；
聘何放權(quán)為品牌推廣部部長(zhǎng)；
聘鐘怡為助學(xué)管理部副部長(zhǎng)；
聘江文健為會(huì)員管理部副部長(zhǎng)；
聘何鳳賢為會(huì)員管理部副部長(zhǎng)；
聘夏黎為監(jiān)事會(huì)主席；
聘孫方方為監(jiān)事會(huì)監(jiān)事。
上述人員，聘期兩年，從二○一三年九月十五日至二○一五年九月十四日止。
二、研究執(zhí)行委員會(huì)內(nèi)設(shè)部門工作分工
會(huì)議對(duì)各部門工作分工進(jìn)行了討論交流，決定如下：
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1、制、收、發(fā)文件材料，起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿、邀請(qǐng)函和匯報(bào)材料；
2、整理、保管草根助學(xué)會(huì)文件檔案；
3、經(jīng)辦草根助學(xué)會(huì)綜合性、專題性會(huì)議；
4、承辦對(duì)外交流、考察接待，協(xié)調(diào)公共關(guān)系；
5、管理公共郵箱，受理相關(guān)咨詢；
6、保管證照、印章，辦理證照年審和相關(guān)資格認(rèn)定工作；
7、辦理草根助學(xué)會(huì)財(cái)務(wù)管理工作；
8、負(fù)責(zé)人事管理工作；
9、物資采購(gòu)、收發(fā)及保管；
10、承辦黨支部、會(huì)長(zhǎng)、執(zhí)委會(huì)交辦的其他事務(wù)。
（二）品牌推廣部
1、培育和維護(hù)宣傳資源；
2、開展對(duì)外宣傳；
3、編印內(nèi)部刊物；
4、維護(hù)和推廣各宣傳平臺(tái)；
5、處理公共危機(jī)；
6、制作宣傳資料；
7、建立宣傳檔案與收集稿樣。
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1、制訂發(fā)展規(guī)劃；
2、牽頭制訂規(guī)章制度與工作流程；
3、審核各部門規(guī)章制度，協(xié)調(diào)部門間的銜接和配合；
4、組織策劃公益項(xiàng)目和大型活動(dòng)；
5、審核分支機(jī)構(gòu)成立、合并與注銷；
6、檢查、指導(dǎo)、考核分支機(jī)構(gòu)工作；
7、負(fù)責(zé)各部門、執(zhí)行委員會(huì)成員業(yè)績(jī)考核；
8、開展對(duì)外聯(lián)誼工作，維護(hù)公共關(guān)系。
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1、采集、核實(shí)、發(fā)布、維護(hù)求助信息；
2、建立助學(xué)款物收支臺(tái)帳；
3、收集助學(xué)登記卡，建立資助人、受助人名冊(cè)；
4、指導(dǎo)分支機(jī)構(gòu)運(yùn)用當(dāng)?shù)仄脚_(tái)籌集助學(xué)款物；
5、審核助學(xué)款物發(fā)放申請(qǐng)；
6、送達(dá)助學(xué)款物并進(jìn)行反饋；
7、回訪助學(xué)款物使用情況；
8、與資助人、受助人保持聯(lián)系，跟蹤反饋信息；
9、會(huì)同發(fā)展規(guī)劃部，策劃實(shí)施助學(xué)項(xiàng)目。
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1、辦理會(huì)員入會(huì)申請(qǐng)；
2、建立會(huì)員檔案、會(huì)員名冊(cè)；
3、與會(huì)員保持溝通聯(lián)系；
4、建立會(huì)員能進(jìn)能出機(jī)制；
5、做好會(huì)員服務(wù)、會(huì)員考核、會(huì)員激勵(lì)工作；
6、配合監(jiān)事會(huì)對(duì)會(huì)員違紀(jì)行為進(jìn)行核查、處理；
7、志愿時(shí)系統(tǒng)相關(guān)工作。
三、任命分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人
依據(jù)章程修正案，會(huì)議研究討論了分支機(jī)構(gòu)人選，并決定：
任命饒登興兼任貴州地區(qū)聯(lián)絡(luò)組組長(zhǎng)；
任命張進(jìn)步為河源地區(qū)聯(lián)絡(luò)組組長(zhǎng)；
任命胡暨江為廣州地區(qū)聯(lián)絡(luò)組組長(zhǎng)；
任命梁詩為衡陽聯(lián)絡(luò)組組長(zhǎng)；
會(huì)議要求，上述分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)盡快組建工作團(tuán)隊(duì)，報(bào)執(zhí)行委員會(huì)備案。
四、研究討論各部門近期重點(diǎn)工作
會(huì)議聽取了與會(huì)人員對(duì)下一步工作的意見建議，并進(jìn)行了交流討論，明確了各部門重點(diǎn)工作：
第一，會(huì)員管理部要完善會(huì)員管理制度和流程，建立會(huì)員檔案，加強(qiáng)會(huì)員考勤和考核，激勵(lì)會(huì)員發(fā)揮作用；
第二，品牌推廣部要加強(qiáng)宣傳策劃，通過網(wǎng)站建設(shè)、編印簡(jiǎn)報(bào)、推出“草根好人”等形式宣傳草根，增加宣傳亮點(diǎn)，擴(kuò)大草根影響；
第三，助學(xué)管理部要加強(qiáng)求助學(xué)生后續(xù)跟蹤反饋工作，同時(shí)要主動(dòng)尋找有車的會(huì)員和愛心人士參與助學(xué)活動(dòng)；
第四，發(fā)展規(guī)劃部要牽頭制訂草根助學(xué)會(huì)規(guī)章制度和工作流程，編制草根助學(xué)會(huì)制度匯編，要總結(jié)項(xiàng)目運(yùn)行和事務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，固化工作模式；
第五，行政事務(wù)部要加強(qiáng)文檔管理、物資管理工作，并做好理事聯(lián)絡(luò)服務(wù)工作；
第六，監(jiān)事會(huì)要抓好工作督辦，對(duì)執(zhí)委及會(huì)員、理事言行監(jiān)督。
五、研究其他事項(xiàng)
會(huì)議根據(jù)與會(huì)人員的意見建議，明確以下工作：
要加強(qiáng)會(huì)員人文關(guān)懷，定期開展會(huì)員生日聚會(huì)活動(dòng)，走訪慰問患病會(huì)員；
要加強(qiáng)會(huì)員發(fā)展工作，提高會(huì)員發(fā)展質(zhì)量，對(duì)會(huì)員進(jìn)行考核，對(duì)會(huì)員履行義務(wù)進(jìn)行提醒和警示，并對(duì)不符合要求的會(huì)員及時(shí)清退；
要加強(qiáng)活動(dòng)物資采購(gòu)預(yù)算控制，充分利用現(xiàn)有物資，精打細(xì)算，避免重復(fù)采購(gòu)和浪費(fèi)；
要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，養(yǎng)育核心骨干。重點(diǎn)是各部門要主動(dòng)物色合適人選，吸納人才，壯大部門工作隊(duì)伍，培養(yǎng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，儲(chǔ)備優(yōu)秀人才；
要嚴(yán)格會(huì)議制度，保持月度網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，嚴(yán)格會(huì)議考勤、會(huì)議記錄，并形成會(huì)議紀(jì)要。
由胡暨江牽頭制訂百名貧困學(xué)生課外輔導(dǎo)計(jì)劃，于2013年9月25日前報(bào)蘿崗區(qū)慈善會(huì)申報(bào)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)及廣州市慈善會(huì)申報(bào)“相伴成長(zhǎng)”專項(xiàng)基金；
由夏曉英、羅慧梅協(xié)助會(huì)長(zhǎng)黎小東跟進(jìn)草根助學(xué)會(huì)黨支部活動(dòng)室裝修工作。
會(huì)長(zhǎng)黎小東進(jìn)行了會(huì)議總結(jié)，首先祝賀執(zhí)行委員會(huì)的順利成立，并表示執(zhí)行委員會(huì)作為草根助學(xué)會(huì)的決策機(jī)構(gòu)，必須務(wù)實(shí)地推進(jìn)草根助學(xué)會(huì)各項(xiàng)工作，并要求執(zhí)行委員會(huì)委員、各部門要在做好本職工作的同時(shí)，要做好以下工作：
第一，沒有擔(dān)任部門負(fù)責(zé)人的執(zhí)委會(huì)成員和其他工作人員，根據(jù)個(gè)人特長(zhǎng)主動(dòng)申報(bào)并參與有關(guān)部門工作。
第二，各部門要于國(guó)慶節(jié)前制訂本部門工作制度、工作流程及表格。
第三，執(zhí)行委員會(huì)、部門負(fù)責(zé)人要思考本部門和本崗位工作，并于2013年10月1日前就實(shí)現(xiàn)草根轉(zhuǎn)型提出書面建議。
第四，執(zhí)行委員會(huì)要定期召開會(huì)議，研究工作。執(zhí)行委員會(huì)委員參加會(huì)議、表決決策事項(xiàng)，會(huì)長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)、品牌推廣、監(jiān)事會(huì)主席列席會(huì)議。
第五，草根助學(xué)會(huì)全體工作人員要開設(shè)微博、微信，積極宣傳草根，相互互動(dòng)，并作為工作人員考核的指標(biāo)。
第六，要發(fā)公告通知草根助學(xué)會(huì)原有工作人員在國(guó)慶節(jié)前志愿申請(qǐng)到新的部門參加工作，讓有熱心的人重新點(diǎn)燃激情，把不適應(yīng)組織發(fā)展形勢(shì)和要求的人員清理出工作隊(duì)伍，打造忠誠(chéng)、勤勉、高效的草根助學(xué)會(huì)工作團(tuán)隊(duì)；同時(shí)創(chuàng)建草根助學(xué)會(huì)執(zhí)行委員會(huì)工作人員群，通知團(tuán)隊(duì)工作人員加入，并嚴(yán)格限定入群人員；原草根助學(xué)會(huì)工作人員由群創(chuàng)建人員自行關(guān)閉。
第七，全體工作人員要提供一張正式一點(diǎn)的個(gè)人半身生活照片，于9月25日前發(fā)到行政事務(wù)部夏曉英處，用于網(wǎng)站上公示團(tuán)隊(duì)工作人員之用。
出 席：（16人）
黎小東、王又鋒、郭文青、江文健、宋小奮、高銘涓
黃愛華、何放權(quán)、胡暨江、黃少燕、羅慧梅、何鳳賢
張進(jìn)步、余銀標(biāo)、陳妮妹、孫方方
記 錄：孫方方
請(qǐng) 假：夏曉英、車立斌
發(fā)：工作人員
草根助學(xué)會(huì)行政事務(wù)部 2013年9月16日印發(fā)
校對(duì)人：孫方方 審核人：黃愛華
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