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“簽發(fā)人”標注成規(guī)范
“簽發(fā)人”標注成規(guī)范口胡嘉辰
國家標準《國家行政機關公文格式》(GB/T9704-1999)（以下簡稱《恪式》），規(guī)定了國家行政機關公文首頁的兩種版面樣式，其中帶有“簽發(fā)人”標識的首頁版式習慣上稱為上報公文的首頁版式，也就是通常意義上所說的“上行文格式”�！秶倚姓䴔C關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）對于“簽發(fā)人”的使用作了明確要求，《格式》也對“簽發(fā)人”的標注作了詳細的說明。但一些基層單位在“簽發(fā)人”的使用上出現(xiàn)了一些本不應該出現(xiàn)的錯誤，濫用“簽發(fā)人”的現(xiàn)象較為普遍，在一定程度上造成了公文處理的混亂。針對這一現(xiàn)象有必要談談“簽發(fā)人”的規(guī)范使用問題。
“簽發(fā)人”的濫用主要表現(xiàn)在兩個方面：
一是一些基層單位在行文時，不管什么文種都出現(xiàn)“簽發(fā)人”字樣及“簽發(fā)人”姓名。也就是說，不管是請示、報告還是常用的通知，都采用首頁帶有“簽發(fā)人”標識區(qū)域的版式；無論是上行文、下行文還是平行文，只要發(fā)文都要求使用上行文格式，眉首部分出現(xiàn)“簽發(fā)人”標識區(qū)域，并標注“簽發(fā)人”姓名。一些基層單位的文件，“下行文標注簽發(fā)人姓名者有之”，“平行文標注簽發(fā)人姓名者有之”，“把平行文當作上行文而標注簽發(fā)人姓名者亦有之”。
二是“簽發(fā)人”姓名的使用缺乏嚴格規(guī)范，一些本不應該作為“簽發(fā)人”的姓名錯誤地出現(xiàn)在了“簽發(fā)人”標識區(qū)域內。在上報的公文中，單位的一些副職領導的姓名被作為“簽發(fā)人”標注；一些業(yè)務部門的內部文件，負責人的姓名也被標注為“簽發(fā)人”；更有甚者，將文件的擬稿者標注為“簽發(fā)人”。
造成“簽發(fā)人”濫用的原因主要有以下幾條：
一是混淆了“簽發(fā)”與“簽發(fā)人”的概念，錯把“簽發(fā)”行為當作“簽發(fā)人”使用。
“簽發(fā)”是發(fā)文處理過程中的一道必備程序，同時也是單位領導人加強對文件的控制、把握文件走向的一種重要手段。“簽發(fā)是決定文稿最后定稿與批準發(fā)出的一個關鍵性環(huán)節(jié)，是機關領導人參與和掌握公文處理的具體行動，也是領導人行使職權，代表領導機關或部門對文稿負責的具體體現(xiàn)”�！昂灠l(fā)”是公文生效的標志性要素，公文一經領導人“簽發(fā)”，就意味著該公文已經產生法定效力。國家行政機關的所有文種都必須經過“簽發(fā)”程序才能最終發(fā)出�！昂灠l(fā)”不需要區(qū)別對待公文的行文方向，不論是上行文、下行文還是平行文，發(fā)出時都必須履行“簽發(fā)”的相關程序和手續(xù)�！昂灠l(fā)”不僅要求領導人親筆簽署自己的姓名、注明簽發(fā)的時間，還要求領導人注明具體的簽發(fā)意見，它是單位制發(fā)文件的重要依據(jù)。不管是“簽發(fā)”還是聯(lián)合行文中的“會簽”，它都是在公文的發(fā)文稿紙上進行的，領導者的親筆簽名只會在公文的發(fā)文稿紙上出現(xiàn)。
“簽發(fā)人”是上行文文面中的結構要素之一�！昂灠l(fā)人”標識區(qū)域內的領導人姓名不是領導者的親筆簽名，也不能采用加蓋簽名章的方式，“簽發(fā)人”姓名是在繕印時打印到文件上的�！昂灠l(fā)（會簽）人”的標注僅對上行文適用�！掇k法》規(guī)定“上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名”，《格式》也要求“上報的公文需標識簽發(fā)人姓名”，這說明文件在繕印時標注“簽發(fā)人”及其“簽發(fā)人”姓名只針對上行文。之所以規(guī)定“上行文”、“上報的公文”必須標注“簽發(fā)人”姓名，目的在于“表明公文的具體負責者，督促有關領導人認真嚴肅地履行權利義務，強化公文質量；同時讓上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責，為直接聯(lián)系工作、迅速有效地詢問和答復有關問題提供方便”。國家行政機關的文種中，請示、報告以及按請示性公文程序和要求辦理的意見，應該采用上行文首頁的版式，在“簽發(fā)人”標識區(qū)域標注“簽發(fā)人”及領導人姓名。下行文、平行文中的文種，如通知、函等，屬于非“上報的公文”，不適合使用上行文格式，不應該出現(xiàn)“簽發(fā)人”標識區(qū)域，自然也就不應該標注“簽發(fā)人”字樣及其姓名。
“簽發(fā)”以及“簽發(fā)人”都與單位的領導人有關�！昂灠l(fā)”是領導人行使職權的一種行為，是發(fā)文處理的一道程序和必備環(huán)節(jié)�！昂灠l(fā)人”是上行文的必備格式要素，它是單位領導人對文件負責、對上級負責的一種體現(xiàn)。所有公文都必須“簽發(fā)”，而標注“簽發(fā)人”僅適用于上行文。文稿在“簽發(fā)”時領導的署名，是上行文格式中標注“簽發(fā)人”姓名的前提條件。但標注“簽發(fā)人”姓名只限于上行文，并非像一些基層單位那樣，制發(fā)的所有公文都采用上行文的樣式，只要單位發(fā)文都要求標注“簽發(fā)人”姓名。
二是未嚴格按照“簽發(fā)人”的標注規(guī)范辦理，出現(xiàn)了不宜出現(xiàn)在“簽發(fā)人”標識區(qū)域內的領導者姓名。
《辦法》規(guī)定：“以本機關名義制發(fā)的公文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)�！边@一規(guī)定是對公文簽發(fā)的要求，也是對“簽發(fā)人”標注的一種要求。就上行文而言，“簽發(fā)人”標識區(qū)域內出現(xiàn)的姓名，應是單位的“主要負責人”或是“主持工作的負責人”。單位的主要負責人，按照我國現(xiàn)行行政體制，應是單位的正職領導，對上級負責任的也應該是單位的正職領導。因特殊原因，副職領導主持單位工作的應視為單位的主要負責人，即通常意義上的單位“一把手”，“簽發(fā)人’’標識區(qū)域內應標注單位“一把手”的姓名。“上行文設置簽發(fā)人格式的目的，就是為了表明對公文內容負責，而能對公文內容負全責的在行政機關只有主要負責人一人�！彼�，在公文中標注“簽發(fā)人”姓名時，只能標注單位“一把手”的姓名。單位的主要負責人或者主持工作的負責人，因特殊原因需授權某位副職領導簽發(fā)文件并上報，這時能否將副職領導的姓名標注在“簽發(fā)人”標識區(qū)域內呢？按照我國行政首長負責制的要求，副職領導的姓名出現(xiàn)在“簽發(fā)人”標識區(qū)域內是不合適的。副職領導人簽發(fā)上報文件，只是一種接受授權的行為，而真正對簽發(fā)文件負責的依舊是單位的“主要負責人或者主持工作的負責人”。
另外一些基層單位制發(fā)的內部文件，出于職權分工的考慮，也錯誤使用上行文的首頁樣式；如是部門負責人簽發(fā)的，還將其姓名標注在“簽發(fā)人”標識區(qū)域內：這是對“簽發(fā)人”使用要求的誤解。至于將擬稿人作為文件“簽發(fā)人”標注，更是不懂公文處理常識的一種表現(xiàn)。
總之，公文都須簽發(fā)，它是制發(fā)公文的一道必經程序；而“簽發(fā)人”的標注僅針對上行文而言，它的標注《辦法》和《格式》都作了明確規(guī)定。濫用“簽發(fā)人”格式及錯誤標注“簽發(fā)人”姓名，都將給公文處理工作帶來不必要的麻煩�！昂灠l(fā)人”格式的使用以及“簽發(fā)人”的標注，應該嚴格按照國家公文處理的相關要求加以規(guī)范。一些基層單位濫用上行文格式及錯誤標注“簽發(fā)人”姓名的問題，應引起相關單位的足夠重視。文件制作者應加強公文理論知識的學習，糾正公文寫作及處理中出現(xiàn)的錯誤，促進我國公文管理工作的健康發(fā)展。
注釋：
[1]常青，大學應用寫作[M].北京：北京大學出版社，2006：146．
[2]邱相國．從告知函未標簽發(fā)人被退說開去[J]秘書之友，2009(12)．
[3]謝大亨，尷尬的”簽發(fā)人”[J]．秘書工作，2005(9)．
[4]夏海波．論”簽發(fā)”、“簽發(fā)人”、“簽署”之異同[J].檔案管理，2002(3)．
[5]葉黔達，應用寫作[M].成都：四川人民出版社，2002．
[6]夏海波，論簽發(fā)人格式與機關正副職領導人之關系——上行文的簽發(fā)人能否由副職領導人署名?[J]．檔案管理，2003(1)．
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