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文檔管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)
文檔管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)
林丹萍
通過兩周的文檔管理實(shí)訓(xùn)，不僅僅是為了鞏固了課堂的理論知識(shí)，而且提高了我們的文書文書處理，檔案整理等檔案工作的日常工作實(shí)操能力；更重要的是通過實(shí)訓(xùn)培養(yǎng)自身嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)和良好的溝通合作能力。為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)將本次實(shí)訓(xùn)報(bào)告如下：
一、 實(shí)訓(xùn)任務(wù)
① 能正確判斷歸檔與不歸檔材料
�、凇∧苁炀毜匮b訂檔案材料
�、邸‰娮游臋n工作介紹及檔案信息系統(tǒng)操作
�、堋≌韺W(xué)生檔案
⑤ 整理專門的檔案及匯報(bào)
�、蕖≌韺W(xué)生檔案
⑦ 參觀學(xué)院檔案室及廣東省檔案館并且撰寫參觀體會(huì)
�、唷∑髽I(yè)文檔工作調(diào)查并匯報(bào)
�、� 撰寫實(shí)訓(xùn)總結(jié)及交流
二、經(jīng)驗(yàn)
�。ㄒ唬┳龇诸�，讓文件井然有序
沒有工作閱歷、理論與實(shí)際存在差別等各種因素給我們實(shí)訓(xùn)期間的檔案整理工作有一定的難度，但是通過指導(dǎo)老師所給指導(dǎo)意見和各組間的交流、所給的材料進(jìn)行訓(xùn)練及糾正，更好地判斷歸檔與不歸檔的材料、掌握較好的分類標(biāo)準(zhǔn)、分類方法以及熟悉一些材料的組合案卷的工作程序。即使是在這段過程當(dāng)中，會(huì)有文件涉及范圍廣和所給時(shí)間很短的情況下，無法精確分類歸檔；任務(wù)多，時(shí)間安排不合理；理論知識(shí)不扎實(shí)；焦頭爛額，因在某些問題上存在著一定程度的偏見而吵架的時(shí)候，但是慶幸我們小組每一個(gè)成員能夠進(jìn)行很好的溝通和討論，最后展現(xiàn)我們小組的勞動(dòng)成果。即使結(jié)果可能不圓滿，但是在這個(gè)過程中大家都能相互溝通，尋找最佳方案這就足夠。
（二）做整理、做調(diào)查，讓理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際中
這次任務(wù)中，我們有電子文檔、專門檔案整理的項(xiàng)目。在電子文檔的實(shí)訓(xùn)中，掌握了一定的電子文檔工作的操作方法，如文件的錄入、文件的處理、文件的分發(fā)、打扮打扮的利用、檔案的提供利用等等一系列的操作。這其中必定少不了嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度和高度的集中力，切記文件錄入的錯(cuò)誤等等，如果有錯(cuò)，必將重新來過，最嚴(yán)重的是會(huì)給以后的工作造成一定的影響。
接下來，我們對(duì)學(xué)院學(xué)生檔案進(jìn)行整理進(jìn)行了為期半天的實(shí)訓(xùn)。我們?cè)诶蠋煹闹笇?dǎo)下，明白了具體的工作程序，從打開捆綁繩子的第一步到按照檔案目錄一項(xiàng)一項(xiàng)地清點(diǎn)，都要求我們必須要有謹(jǐn)慎的、一絲不茍和保密的工作作風(fēng)。
同時(shí)，在謝彩英老師的指導(dǎo)下我們進(jìn)行了文書檔案和視頻資料整理的專門檔案實(shí)訓(xùn)。通過對(duì)100個(gè)文件和教學(xué)課程視頻等等資料的收集、篩選、整理、分類等等一系列環(huán)節(jié)后完成了為新就任的就業(yè)辦主任的資料的整理。該實(shí)訓(xùn)任務(wù)是為了方便和提高新就任的就業(yè)辦主任的工作，發(fā)揮這些檔案的最大的用處。雖然在面對(duì)如此巨大的工作量、U盤有限的容量、"中午不睡，下午崩潰"的危險(xiǎn)、組員之間意見的分歧、組員電腦的死機(jī)等各種各樣的情況，但是我們還是成功的完成了此項(xiàng)任務(wù)，最重要的是我們小組養(yǎng)成了很好的默契。
最后，我們接受企業(yè)文檔工作調(diào)查的任務(wù)，這次的任務(wù)讓我感受到了如何獲得調(diào)查渠道也是看我們?nèi)穗H交往范圍的時(shí)候。我們小組的成員主要通過QQ聯(lián)系自己工作了的朋友和師姐。在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)調(diào)查的企業(yè)文檔，與課本理論知識(shí)有著一定的差別。每個(gè)公司都會(huì)有一定的分類標(biāo)準(zhǔn)、分類類目、歸檔的范圍。因?yàn)槲覀冋{(diào)查各個(gè)成員調(diào)查的企業(yè)類型不同所以其歸檔范圍和類目有著較大差異。而且我們也注意到了，現(xiàn)在企業(yè)對(duì)電子檔案的利用越來越重視，很多公司會(huì)將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行掃描整理成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化。
三、體會(huì)
（一）與其一人奮戰(zhàn)，不如團(tuán)結(jié)一致
實(shí)訓(xùn)活動(dòng)，不僅在挑戰(zhàn)我們每個(gè)人的能力，更是在挑戰(zhàn)HR班各組組員的團(tuán)結(jié)，實(shí)訓(xùn)過程中必然涉及到觀點(diǎn)的不同，可能會(huì)發(fā)生矛盾，然而我們都是為了活動(dòng)更加完美的結(jié)束，讓我必須進(jìn)行溝通，如何分工，合作才能是成功的第一步，從我們實(shí)訓(xùn)的各個(gè)匯報(bào)、調(diào)查、成果可以看出我們小組的合作，分工的合理性，用一句話概括，與其一人奮戰(zhàn)，不如團(tuán)結(jié)一致。
�。ǘ﹨R報(bào)交流之"取其長(zhǎng)，補(bǔ)我短"
在每個(gè)小組實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目后，小組的成員都會(huì)進(jìn)行討論、總結(jié)匯報(bào)環(huán)節(jié)、小組匯報(bào)、老師點(diǎn)評(píng)等環(huán)節(jié)。小組之間的匯報(bào)交流，我們可以看到自己的優(yōu)缺點(diǎn)。例如在專門檔案的整理過程中第二小組的煽情攻略讓大家感動(dòng)不已，這將她們整理的班級(jí)檔案的意義展露無遺。讓我學(xué)到了工作上要有其符合的基調(diào)，才能使工作成果更好地呈現(xiàn)。但是第三小組在進(jìn)行企業(yè)文檔調(diào)查匯報(bào)過程中，沒有使她們的成果完整地展現(xiàn)出來，在這個(gè)過程中，她們遇到了PPT打不開，因?yàn)榕c課室OFFICE軟件版本不符；視頻沒辦法播放完整，因?yàn)樾〗M規(guī)定匯報(bào)時(shí)間過了，我認(rèn)為他們沒有與秘書的工作聯(lián)系在一起，不難知道這也是未來秘書人員所具備的職業(yè)素養(yǎng)。
在匯報(bào)過程中，我們可以通過小組代表交流來了解到其他小組的解決問題的不同方法、不同思路，是我們學(xué)到了其他組的優(yōu)點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到了自己缺點(diǎn)。
做過的事情不總結(jié)，那只能是經(jīng)過，而不是經(jīng)歷。我想此次的文檔管理實(shí)訓(xùn)，在一定的程度上提高了我對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)，明白了我們不單單要在專業(yè)方面上提高認(rèn)識(shí)，也要在這過程中提高自己的職業(yè)素養(yǎng)、個(gè)體在不同場(chǎng)合扮演的角色、以及時(shí)間觀念和細(xì)節(jié)等等。自己要求自己達(dá)到更好的層次，找出不足，不滿足于現(xiàn)狀，不斷學(xué)習(xí)被人的長(zhǎng)處摒棄自己的短處，不斷完善自己。善于學(xué)習(xí)，努力提高分析和思考問題的能力，加強(qiáng)自己各方面的能力，例如如何營(yíng)造團(tuán)結(jié)和諧的良好工作氛圍，工作時(shí)主動(dòng)付出，相互信任，相互支持，時(shí)刻牢記團(tuán)隊(duì)的力量。以大局為重，共事多溝通，牢記有問題來溝通，來溝通沒問題！
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